Förslag angående styrelsens förberedelser inför sektionens årsmöten Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2005

Till: Styrelsen
Från: Magnus Öhman, medlem och Fredrik Mattsson, sekretariatet
Datum: 8 september 2005

Förslag angående styrelsens förberedelser inför sektionens årsmöten

Introduktion

Det har sedan länge förts ett arbete inom sektionen som syftar till att sektionsstyrelsen ska fokusera mer på policydiskussioner och strategiska beslut, och inte ägna tid på praktiska frågor. Dessutom har man velat minska styrelsens totala arbetsbörda. Betydande framgång kan sägas ha gjorts inom dessa områden, men det finns fortfarande saker som kan förbättras.

Ett exempel på detta är förberedelserna inför sektionens årsmöten. Även om styrelsen tidigare inte lagt ned speciellt mycket tid på frågor angående årsmötena så har diskussionerna ofta legat på mycket praktisk och detaljerad nivå.

För att komma tillrätta med detta gav styrelsen i maj 2005 i uppdrag till styrelsesekreterare Fredrik Mattsson och avgående styrelseledamot Magnus Öhman att genomföra en översyn av existerande praxis och till septembermötet inkomma med förslag till förändringar syftande till att göra styrelsens beredning mer strategisk (förslagen nedan skulle även leda till en minskning av pappersmängden för styrelsen).

Det existerande systemet

Tabellerna nedan visar dagordningen för styrelsens beredning inför årsmöten. Frågorna föredras antingen av personalrepresentant eller av styrelsens (informellt) utsedde kontaktperson angående årsmötena. Punkter i fet stil kräver i dagsläget styrelsebeslut. Punkter markerade (*) är inte uteslutande relaterade till årsmötena, och kommer inte att diskuteras vidare här.

september

Möte med valberedningen

oktober
Tidsplan för styrelsens arbete inför årsmötet Liknande dessa tabeller

december
Godkännande av distriktets budget för årsmötet Arrangerande distrikt lämnar förslag till budget för årsmötets arrangerande
Förslag till seminarier
Förslag till dagordning Modifieras ofta senare
Årsmötesavgift och senaste anmälningsdag
Förslag till arbetsordning och årsmöteshandbok
Förslag till gäster
Förslag till kallelse till årsmötet
Förslag på ordförande och rapportörer I plenum samt i beredningsgrupper
Grovplanering (gäster, seminarier, dagordning)
Direktiv för valberedningen *
Granskningskommitténs rapport * Till budgetmötet

januari
Fortsatt planering (gäster, andra sektioner, seminarier etc)

mars
Yttande över inkomna motioner Endast de år beslutande möte hålls
Styrelsens förslag till årsmötet Endast de år beslutande möte hålls
Förslag till funktionärer
Fastställande av verksamhetsberättelse och årsredovisning *
Genomgång av styrelsens arbetsfördelning under årsmötet
Möte med valberedningen Ofta via telefon

april/maj
Möte med föreslagna plenumordförande Diskussion kring dagordning etc.
Sista genomgång av styrelsens arbetsfördelning under årsmötet Angående exempelvis sent inkomna motioner

Vårt förslag

Vi föreslår att många av de punkter som presenteras i tabellerna tas bort från styrelsemötenas dagordning. Undantagna är de punkter som inte uteslutande är relaterade till årsmötena (tex. Granskningskommitténs rapport). Även styrelsens förslag till årsmötet och yttrande över motioner bör aktuella år finnas på dagordningen, samt mötena med de föreslagna plenumordförandena och med valberedningen.

Inledningsvis anser vi att styrelsen bör formellt utse en ledamot som ansvarar för styrelsens kontakter med sekretariat och arrangerade distrikt angående det kommande årsmötet. Detta bör ske vid junimötet, då även andra ansvarsområden fördelas. För att inte öka ordförandens arbetsbörda bör en annan ledamot utses. Kontaktpersonen blir ansvarig för styrelsens beredning inför årsmötet, och tar initiativ när hela styrelsen bör diskutera relaterade frågor. De flesta av dessa diskussioner och några av besluten tas per capsulam (se nedan). Vi föreslår även att styrelsen vid septembermötet fastslår ett tema inför årsmöten som inkluderar en konferens om de mänskliga rättigheterna. Om styrelsen så anser kan den även fastslå ett tema för beslutande årsmöten, som då styr val av gäster och om lämpligt även seminarier.

Det finns flera frågor som vi inte anser att styrelsen över huvudtaget behöver fatta beslut om. Exempel är förslag till ordföranden och rapportörer i beredningsgrupperna. Andra exempel rör det arrangerande distriktets förslag till budget (sekretariatet fattar beslut om betydligt större summor än så) samt förslag till gäster, seminarier etc. Styrelsens strategiska styrning består i att fastslå årsmötets tema, och sekretariatet arrangerar sedan årsmötet utifrån detta beslut.

Vi föreslår därför att enbart följande frågor diskuteras på styrelsemötena (punkterna markerade (*) måste alltså finnas med, då de inte är uteslutande relaterade till årsmötena).

juni
Styrelsens kontaktperson utses

september
Möte med valberedningen
Tema för nästa årsmöte NY PUNKT, diskussion initieras av ansvarig person per capsulam

oktober
Tidsplan för styrelsens arbete inför årsmötet Information från utsedda ansvariga

december
Direktiv för valberedningen *
Granskningskommitténs rapport * Till budgetmötet

januari
Inget Möjligtvis information som övrig punkt

mars
Yttande över inkomna motioner Endast de år beslutande möte hålls
Styrelsens förslag till årsmötet Endast de år beslutande möte hålls
Fastställande av verksamhetsberättelse och årsredovisning *
Genomgång av styrelsens arbetsfördelning under årsmötet Om nödvändigt
Möte med valberedningen Ofta via telefon

april/maj
Möte med föreslagna plenumordförande Diskussion kring dagordning etc.
Sista genomgång av styrelsens arbetsfördelning under årsmötet Angående exempelvis sent inkomna motioner

Beslut som fattas per capsulam inför styrelsens oktobermöte :

1. Förslag till årsmötespresidium (ska enl. beslut 54 vid årsmötet 2001 ske senast sex månader i förväg).

Beslut som fattas per capsulam inför styrelsens decembermöte :

1. Årsmötesavgift och senaste anmälningsdag (fastslås enligt stadgarna (9.2) av styrelsen).

2. Kallelse (ska enligt stadgarna (7.2) utsändas av styrelsen).

3. Förslag till dagordning (ska enligt stadgarna (7.5) upprättas av styrelsen).

Styrelsens kontaktperson har ansvar för arbetsordningen och årsmöteshandboken, och om förslag till förändringar jämfört med tidigare år finns, tas även dessa upp för diskussion och beslut per capsulam .

Övriga beslut överlämnas till sekretariatet, som arrangerar årsmötet i enlighet med det tema som styrelsen beslutat. Sekretariatet kan även få instruktioner genom andra styrelsebeslut, tex. i samband med slutrapporten från uppdragsgruppen om ”Utvärdering av årsmötets nuvarande innehåll och form” (inlämnas före styrelsemötet i mars 2006). Styrelsen bör sträva efter att hålla beslut om sektionens årsmöten på ett strategiskt plan.


Förslag till beslut :

att styrelsen antar detta underlags förslag angående ett nytt system för styrelsens förberedelser inför sektionens årsmöten. Detta system gäller tillsvidare.

att dessa reformer så långt som det är möjligt introduceras redan under perioden fram till årsmötet 2006.