Ekonomisk rapport till och med andra tertialet 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2000

Till: Styrelsen och Granskningskommitén
Från: Sekretariatet
Datum: 20 september 2000


Ekonomisk rapport till och med andra tertialet 2000
(6 bilagor)


Inledning
På årsmötet 1996 beslutade man att tillsätta en Granskningskommitté (f.d. Finansutskottet). I deras direktiv står det att de ska rapportera till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet avseende det innevarande årets första och andra tertial. Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla handläggare. Sedan hösten 1996 har dessa genomgångar sammanställts till tertialrapporter där Granskningskommittén stått som särskild mottagare av rapporten. Förutom en genomgång av intäkter och kostnader behandlas i rapporten också verksamheten i stort genom kopplingar till sekretariatets verksamhetsplan och sektionens handlingsplan.

På styrelsemötet i juni 1997 beslutade styrelsen att börja utforma budgeten på ett nytt sätt. Detta nya sätt att budgetera innebär bl a att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september och som underlag till dessa beslut ska tertialrapporten ligga. Denna rapport är dock ej något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (hitintills beslutad fast och disponibel del), årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader för aktuell period under de senaste åren
2. Intäktsuppföljning; inkluderande en helårsprognos för 2000
3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 2000
4. Diagram över rullande 12-månadersutfall; enligt nuvarande modell
5. Nyckeltal
6. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget / Denna bilaga är ännu inte klar


De ekonomiska förutsättningarna
I juni 1999 beslutade styrelsen att 2000 års budget skulle vara balanserad på en nivå om 39,6 Mkr. I december beslutade styrelsen definitivt om en balanserad budget om 39,6 Mkr. Av denna totala budget fick den fasta verksamheten om 23 150 tkr, decemberdelen av disp 1 om 11 939 tkr samt decemberdelen av disp 2 om 1 680 tkr klartecken vid detta möte.
Styrelsen beslutade på sitt junimöte 2000 att sätta igång ytterligare verksamhet för 1 855 tkr i disp 1 och 300 tkr i disp 2. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 676 tkr enligt nedan

Total budget 39 600
Fast del -23 150
Dec disp 1 -11 939
Dec disp 2 -1 680
Juni disp 1 -1 855
Juni disp 2 -300
Kvarvarande del 676

På septembermötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 642 tkr i disp 1 och 34 tkr i disp 2. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Observera att när det fortsättningsvis talas om budget när det gäller kostnaderna är det den budget om 38 924 tkr som styrelsen fattat definitivt beslut om som avses. Däremot när det gäller intäkterna är det budgeten om 39 600 tkr som avses.

Utöver budgeterad verksamhet har styrelsen under år 2000 fattat beslut om ett Autogiroprojekt om 1 155 tkr och en informationsfilm om 166 tkr (slutlig kostnad 83 tkr). Enligt styrelsebeslut skall kostnaderna för dessa projekt tas från Amnestys reserver och ligger således utanför budget. Kostnaderna har i prognosen redovisats under Insamlingsarbete respektive MR-undervisning.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.
Beträffande verksamhet och utfall till och med andra tertialet är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden och en prognos för 2000

Periodens intäkter (januari-augusti)

Augusti
Intäkterna för augusti månad är 769 tkr högre än i augusti 1999. De största skillnaderna utgörs
av Bidrag från grupper +351 tkr (tack vare gåva från Halmstadsgruppen), Gåvor från medlemmar och allmänhet samt insamlingsaktioner +226 tkr och Testamenten +162 tkr.

Sammantaget är intäkterna 61% högre jämfört med augusti 1999.

Ackumulerat januari-augusti
Intäkterna uppgår efter andra tertialet 2000 till 23 624 tkr, motsvarande 60, % av budget. Intäkterna är 114 tkr högre än motsvarande period föregående år vilket procentuellt sett är en försumbar skillnad.

Intäkterna för både hel- och delbetalande medlemmar är ca 705 tkr lägre än intäkterna för andra tertialet 1999. Per den sista augusti i år var antalet medlemmar 59 501 st, vilket är 3 798 st färre än i augusti 1999.

När det gäller försäljningen ligger den försäljning som rör Rapporter och Almanackan o dyl 28 tkr lägre än efter motsvarande period 1999. Anledningarna till detta är bland annat att Årsrapporten hitills i år har sålt för 26 tkr, vilket är 18 tkr mindre än per augusti 1999.

Annonsförsäljningen i Amnesty Press uppgår till 36 tkr vilket är 16 tkr lägre än föregående år
och 45 % av budgeterade intäkter.

Beträffande intäktsslaget prenumerationer motsvarar årets intäkter i stort föregående års intäkter samt budgeterade intäkter. Kortkampanjen har gått något sämre än fjoråret.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger följande intäktsslag noterbart högre efter augusti 2000 än augusti 1999; Spontana gåvor + 916 tkr , Insamlingar + 226 tkr och AmnestySupporter + 167 tkr.

Human- och Hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista augusti tillsammans gett
11 572 tkr, vilket är 4 672 tkr över budget. Per 31 december 1999 erhölls 12 830 tkr från Human- och hjälpfonden. Nedgången mot föregående år beror sannolikt till största delen på börsnedgången då antalet givare inte förändrats nämnvärt.

Intäktsslag som ligger lägre efter augusti 2000 än efter samma period 1999 är: Grupper & Distrikt -179 tkr, Almanackan -82 tkr och Speciella insamlingsprojekt -66 tkr.

För Wanted-kampanjen redovisas endast 4 tkr i intäkter mot 500 tkr i budget. Detta beror på att intäkter från kampanjen inte kunnat särskiljas i redovisningen. Under året gjordes också en omprioritering där medel från Wanted-kampanjen fördes över till andra projekt vilket resulterade i lägre intäkter för kampanjen.

Intäktsprognos för 2000
Enligt prognosen kommer intäkterna totalt sett att överstiga de budgeterade med 2 384 tkr.

Största anledning till denna avvikelse är att prognosen över utdelning från Humanfond och Hjälpfond inte görs med den försiktighetsmarginal som finns i budgeten. Prognosen grundar sig istället direkt på den utdelning Amnesty var berättigad till per 31 augusti. Således överstiger prognosticerad utdelning budgeterad med 4 672 tkr. Om samma försiktighetsmarginal skulle användas i prognosen som i budgeten skulle prognosticerad utdelning uppgå till 8 100 tkr (70 % x 11 572 tkr) mot budgeterad utdelning om 6 900 tkr.

Frånräknat utdelning från Human- och Hjälpfonden understiger prognosticerade intäkter budgeterade intäkter med 2 288 tkr. Större avvikelser mot budget utgörs av;
Avgifter -1 343 tkr (p g a minskade medlemsavgifter) , Insamlingar -200 tkr, Spontana gåvor -200 tkr och Wanted kampanjen -496 tkr . Gåvor från Grupper och distrikt beräknas överstiga budget med 400 tkr.

Viktigt att notera är att intäkter från medlemsavgifter fortsätter minska. Prognosen för i år tyder på en nästan lika stor nedgång som föregående år d v s med 600 tkr. Gåvor & bidrag beräknas understiga budget men här sker i vart fall enligt prognosen en ökning mot föregående år med c a 1 Mkr.

Kostnader för perioden (januari - augusti) samt en prognos för 2000

Augusti
Kostnaderna för augusti månad är ca 141 tkr högre än för samma period 1999.

Ackumulerat januari-augusti
Kostnaderna uppgår efter åtta månader till 22 917 tkr, 59 % av budget. Utfallet efter åtta månader 1999 var 24 648 tkr eller 65 % av dåvarande budget.

De direkta programkostnaderna uppgår efter åtta månader till 6 949 tkr, 59,4 % av budget. Efter åtta månader 1999 var utfallet 6 675 tkr, dvs 274 tkr lägre.

Kostnadsprognos för 2000
Nedan kommenteras kortfattat de största förändringarna i utfallet per augusti samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar).

I de fall prognosticerade kostnader för ett program understiger budgeterade framgår detta som ett negativt belopp nedan.

Utredning och aktioner
Aktioner och kampanjer -55 tkr, programmet beräknas få ett utfall understigande budget med 55 tkr.
Lobby -15 tkr beroende på att avgiften till EU association blev lägre än budgeterat.
Flyktingfrågor -13 tkr p g a att det hållits färre möten än planerat.

Medlemsaktiviteter
Arbetsgrupper -33 tkr, kostnaderna beräknas understiga budgeterade med 33 tkr. Detta främst beroende på lägre kostnader för Gruppbildargrupp.
Samordningsgrupper +92 tkr då lönekostnader för Samo-projektet belastar programmet medan dessa finns budgeterade under Kostnader för översyn av sekretariatet.
Aktionsmaterial -30 tkr.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning +83 tkr, kostnaderna beräknas överstiga budget med 83 tkr. I maj 2000 togs styrelsebeslut om att en informationsfilm avsedd för skolor skulle produceras. Det fanns ingen budget för denna utan styrelsen beslutade att kostnaderna för filmen skulle tas från sektionens reserver.

Medlemmar och organisation
Ungdomssatsning -20 tkr, kostnaderna beräknas understiga budget med 20 tkr då ungdomsläger inte blir av.
Utveckling AI +67 tkr. Programmet har belastats med kostnader för stöd till Sierra Leone vilket innebär att prognosen överstiger budget med 67 tkr.
Intersektionella möten +13 tkr då möteskostnaderna riskerar bli högre än beräknat.
Personalutbildning -55 tkr eftersom hela budgeten ej hinner utnyttjas.
Årsmötet -78 tkr då årsmötet i Malmö ej gick med förlust, någon avgiftssubvention behövdes därmed inte betalas ut.
Oförutsedda utgifter -300 i budgeten ingår kostnader för en extra flyktinghandläggartjänst. Någon sådan har inte tillsatts därav det beräknade lägre utfallet.

Information och kommunikation
Årsrapporten +70 tkr. Kostnaden för årsrapporten överstiger budgeten då korrekturläsning och granskning tagit längre tid än beräknats. Det finns inte längre någon som arbetar gratis med rapporten.
Landinformation -25 tkr. Porto och tryckkostnader blir lägre än budgeterat. Detta kan bero på ökat internetanvändande.
Amnesty Press -271 tkr. Nr 2 hade färre sidor än beräknat om man inte räknar med verksamhetsberättelsen vilken belastade ett annat program. Färre antal medlemmar än budgeterat ger lägre tryck- och portokostnader.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna + 88 tkr. Med tanke på att 2 220 tkr har budgeterats är den prognosticerade avvikelsen liten. Denna beror bland annat på större portokostnader än beräknat.
Insamlingsarbe + 1 165 tkr. Anledningen till att prognosticerade kostnader överstiger budgeterade är att i de prognosticerade kostnaderna ingår 1 155 tkr avseende Autogiroprojektet. Detta är ett projekt som inte har budgeterats. Beslut om Autogiroprojektet togs av styrelsen i mars och juni 2000. Medel för projektet anslogs ur Amnestys reserver. För en korrekt jämförelse mot budget skall därmed beloppet ifråga räknas från prognosen. Avvikelse mot budget blir då 10 tkr.
Almanackan -118 tkr. Då almanackan var mindre än normalt blev porto- och tryckkostnader lägre.

Gemensamma kostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnader -76 tkr. Hyran beräknas bli 94 tkr lägre än budgeterat och portokostnaderna 82 tkr lägre än budgeterat. Att protokostnaderna minskar är troligen ett resultat av ökad användning av e-post En upplösning av en kostnadsminskningspost om 72 tkr ökar prognosticerade kostnader.
Tryckeri -18 tkr p g a lägre kostnader för service- och underhåll.
Personal -32 tkr. Personalkostnaderna uppgår efter åtta månader till 6 401 tkr, 66,0 % av hitintills beslutad budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året. Inga större avvikelser per delprogram mot budget är prognosticerade.

Internationella rörelsen
Internationella sekretariatet +20 tkr. I intäktsprognosen beräknas intäkterna bli väsentligt högre än de prognosticerade. Eftersom en ny beräkningsgrund har använts blir inte den prognosticerade IS-avgiften särskilt mycket högre än budgeterat.

Sammanfattning
Budgeten för år 2000 bedöms kunna hållas. Intäkterna prognosticeras till 41 984 tkr vilket är
2 384 tkr högre än budget. Kostnaderna prognosticeras till 40 437 tkr. Resultatet för år 2000 blir då +1 547 tkr.

Intäktsprognosen är osäker då den till så stor del är beroende av börskursen, men även om en börsnedgång skulle minska bidraget från Humanfonden med 2 384 tkr mot prognosen (eller med 21 %) så håller intäktsbudgeten.

Kostnadsprognosen är säkrare än intäktsprognosen. I denna har samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1 & 2 för beslut i juni och september tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj. Av de prognosticerade kostnaderna om 40 437 tkr avser 1 155 tkr ett tillkommande Autogiroprojekt och 83 tkr en informationsfilm. Dessa projekt ingår inte i budgeterad verksamhet. Kostnaderna för dessa projekt skall enligt styrelsebeslut tas ur Amnestys reserver. För en korrekt jämförelse mot budget skall således dessa kostnader räknas bort. Prognosticerat utfall för budgeterad verksamhet blir då 39 199 tkr (40 437 - 1 155 - 83) vilket är 401 tkr (39 600 - 39 199) lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar.