Bilaga 8: Frivilligorganisatör i region Väst Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2000

Till: Styrelsen Punkt 11: Bilaga 8
Från: Regionrådet
Datum: 28 augusti 2000


FRIVILLIGORGANISATÖR I REGION VÄST
TIDSPROSPEKT: 010101-021231

Distriktet Stor-Göteborg har under ett 20-tal år haft en verksamhet i olika lokaler runt Göteborg. Genom frivilliga insatser kunde kontoret bemannas för att ta emot förfrågningar från allmänheten, vilket gjorde Amnesty mer tillgängligt för skolor, blivande medlemmar, flyktingar och andra intresserade.

Denna "jourverksamhet", som det har kallats för i Göteborgsdistriktet, har också varit grunden för att projektet med en regional samordnare kunnat tillsättas och en helt ny regional verksamhet har vuxit fram.

1. Lägesbeskrivning
Liksom i Amnesty i stort står vi inför en generationsväxling. Tre av veckans dagar bemannas kansliet i Göteborg av hängiva men åldersstigna personer som av naturliga och objektiva skäl i liten grad är förändringsbenägna. De sköter inköp, handkassa, utskick av info-material (om det finns färdigt) och svarar i telefonen. Detta är viktiga uppgifter, men fyller inte upp tiden och svarar inte till sitt utförande heller fullt ut mot de många behoven. De uppgifter som involverar vanlig datorhantering och IT, vilket fler och fler uppgifter gör, överlämnas till de anställda och hamnar ovanpå deras ordinarie arbete. Dessutom är flera av frivilliglagen dåligt uppdaterade på Amnestys utveckling och lämnar därför ofta tveksam eller, i vissa fall, rent felaktig information vid telefonförfrågningar och motsvarande. Sådana förfrågningar handlar inte bara om distriktets angelägenheter utan gäller ofta allmänna amnestyfrågor från icke-medlemmar eller specifika problemframställningar från t ex asylsökande. Nämnda personer - inom frivilliglagen - ställer upp regelbundet, utför viktiga uppgifter och är djupt engagerade amnestymänniskor. Den kritik som således framställs inom ramen för det aktuella problemet skall därmed ses i ljuset av de ökade krav - både internt inom Amnesty såväl som utåt mot allmännheten - som dagens informationshantering och arbetsförhållanden kräver. Sistnämnda avser primärt korrekhet, teknikkännedom samt klart ökat arbetstempo.

Vi ser idag att vi är i behov av mer riktade frivilliginsatser för att skapa en organisation som bättre möter upp mot allmänhetens och medlemmarnas krav och Amnestys utveckling. De flesta frivilliga som finns på kontoret idag har inga möjligheter att fullt ut arbeta på det sätt som vi nu är i behov av. Det föranleder vidare mycket stora svårigheter att löpande rekrytera nya frivilligt arbetande personer som besitter relevant kompetens då arbetet på kansliet inte är - och under nuvarande förhållanden inte kan vara - organiserat på ett sådant sätt att specifika kompetenser tas tillvara och användas meningsfullt och effektivt. Detta innebär att sådana personer, om de initialt faktiskt påbörjat visst arbete efter rekrytering, oftast slutar efter en kort tid då de finner att deras arbete inte på ett meningsfullt sätt kan tas tillvara. Mot denna bakgrund står det klart att det är angeläget att på något sätt förbättra och förändra aktuell situation.

2. PROJEKTIDÉ

2.1 Förslag
Visa av erfarenheter efter att ha byggt upp en helt ny struktur - nämligen regionen - vet vi att det tar tid, kräver planering och engagemang och diskussioner på många olika nivåer. Vidare är det viktigt att vi utvecklar bra mätinstrument och relevanta utvärderingsmöjligheter. Vi anser att regionrådet och distriktsstyrelsen har en viktig funktion att fylla och vet att vi kan möta upp mot nuvarande och kommande krav.

För att kunna bygga upp en ny frivilligverksamhet krävs extra resurser under begränsad tid. Detta då den regionala samordnartjänsten inte ensam kan axla det utökade och genomgripande arbete som uppbyggnaden av en ny frivilligorganisation och struktur kräver. Om nämnda utveklings -och förändringarbete åläggs samordnartjänsten utöver nuvarande arbetsuppgifter skulle detta leda till en klar försämring och i viss mån förlust av det upparbetade innehåll som under senare år frambringats genom just samordnartjänsten. En sådan situation innebär därmed även en förlust av ett innehåll och arbete som idag kommit att bli mycket viktigt och avgörande för regionen och således i förlängningen för sektionens och organisationens arbete och utveckling. Vidare åligger det regionen - liksom sektionen och dess olika delar i sin helhet - att bringa frivilligverksamhetens inrikting i överensstämmelse med handlingsplanens mål - att öka aktivismen, effektivisera fundraising och öka våra möjligheter att informera och delta i opinionsbildingen på ett effektift och målinriktat sätt. Den nya tänkta frivilligorganisationen är i sig en ny form för medlemmar att vara aktiva, då vi tänker oss en organisation där frivilliga med olika specialkunskaper och intressen får specifika uppgifter.

Vi föreslår därmed att sektionen projektanställer en person på halvtid i 2 år, dvs. 2001-01-01 till 2002-12-31 med uttalat syfte att bygga upp en ny frivilligorganisation i region väst.

Tidsramen ger en rimlig tid att genomföra en bestående förändring av arbetet och att göra en meningsfull utvärdering av projektet. Vi vill dock understryka att när den nya strukturen kring frivilligverksamheten väl upparbetats skall det fortsatta löpande arbetet återföras till regionsamordnartjänsten.

2.2 Innehåll och krav
De olika uppgifterna utförs olika dagar, förslagsvis: 1 dag viks åt fundraising riktad mot företag, 1 dag åt annan fundraising inkl. stöd till grupperna, 1 dag åt IT, 1 dag åt marknadsföring och 1 dag åt MR-info. De frivilligas arbetsinsats ökas till 4 tim vilket ger rätt till lunchersättning, som bekostas av sektionen. De frivilliga bör skriva på ett kontrakt för en bestämd period. Dessutom bör de frivilliga först ha en prövotid för att se hur de fungerar på kontoret. Då kan, vid behov, andra typer av arbetsuppgifter erbjudas istället.

Vi behöver vi frivilliga som,
kan eller kan/vill lära sig amnesty-arbetet och har förutsättningar att hänga med i den omvälvande utveckling som Amnestyrörelsen nu är mitt uppe i
kan möta upp mot den handlingsplan som nu ligger - delvis med fokusering och/eller i sin helhet
har specialkunskaper inom bl.a. marknadsföring, "fundraising", IT och informationshantering i övrigt

Den projektanställdes arbetsuppgifter kommer att vara (enligt preliminär del och punktbeskrivning),
FAS 1
Behovsinventering
Utarbetande av arbetsmanualer
Rekrytering och utbildning av frivilliga (det senare med stöd av befintlig personal)
FAS 2
Löpande rekrytering av frivilliga
Löpande utbildning av frivilliga
Utveckling av arbetssätt och -manualer
FAS 3
Praktisk utvärdering av arbetsuppgifter och rutiner
FAS 4
Avveckling av projektet och överlämnande till regionsamordnaren av de arbetsuppgifter som behövs för att bibehålla den nya organisationen. Den projektanställde bör i första hand vara en god projekt- och arbetsledare i syfte att från ett överblickande perspektiv kunna skapa en bestående struktur för aktuellt arbete och ta tillvara på allmänna och specifika kompetenser och styra dessa mot avsett mål.

2.3 Utvärdering
Det är av stor vikt att en meningsfull utvärdering av själva projektet görs. Under hösten skall en adekvat utvärderingsmetod arbetas fram. Utvärderingen bör göras utifrån mätbara resultat som t.ex. antal aktiva medlemmar och insamlade medel. Inom ramen för projekttjänstens arbetområde bör ligga att frambringa och bistå med underlag för utvärderingen. Dock skall sammanställning och bedömning av underlaget inte göras inom denna ram. Arbetet med utvärderingen samt bestämningen av metod bör åligga distriktstyrelsen i nära samarbete med regionen samt, om möjligt, med stöd och råd av inom området kunnig personal i sektionen. En total projektutvärdering och lägesbeskrivning skall kunna presenteras för sektionen senast 2003-04-01.