Förslag till rapportering av tematiska ansvarsområden Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2007


Till: Styrelsen
Datum: 12 juni 2006

Riktlinjer för rapportering av tematiska ansvarsområden
Antagna av styrelsen i februari 2005

Förutom distriktsansvaret har styrelsen inom sig fördelat ett antal tematiska ansvarsområden. Arbetet med dessa fortgår löpande under året. Än så länge har rapportering skett på styrelsemötena i den mån det då funnits något att berätta.

I enlighet med beslut vid septembermötet 2004 (§51) framläggs här ett förslag som syftar till att rapporteringen formaliseras något, samt görs skriftlig, som ett komplement till det ledamöterna tar upp på mötena.

Tanken är att detta dels ska ge lättillgänglig information för styrelsemedlemmarna, nuvarande och kommande. Dessutom ska informationen kunna spridas inom organisationen, och därigenom öka insynen i vår verksamhet. Rapporterna publiceras i Styrelsens Hörna, som i dagsläget uppdateras ganska sällan. Vissa ansvarsområden (tex. kontaktperson för granskningskommittén och valberedningen) kan anses vara av sådan natur att styrelsen inte lämna en löpande rapportering.

Det är en fördel om rapporterna inte kommer i klump, utan utspritt över året. Rapport om ansvarsområdena sker två gånger per år, enligt ett löpande schema som innebär att en (ibland två) rapport(er) lämnas in vid varje månads slut, med undantag för juli och augusti).

Kalendern för rapportering har satts så att minst fyra månader (sommarmånaderna undantagna) ska hinna förlöpa mellan varje tillfälle. Arbetet med mångfalds- och genusfrågor kommer båda rapporteras i april och december (dessa är nyckelfrågor för sektionen, så det kan vara bra om färska rapporter finns klara vid årsmötet och vid årsslutet). Arbetet med EU-föreningen rapporteras maj, då den ansvarige kan presentera sina tankar från föreningens årsmöte, som hålls i början av den månaden.

Kontaktperson för specialgrupper januari + juni
Kontaktperson för Amnestyfonden januari+ juni
Kontaktperson för samordnare februari + september
Kontaktperson för ungdomsrådet mars + oktober
Mångfaldsfrågor april + november
Genusfrågor april + november
Representant i EU-föreningen maj + december

Spec.grp SAMO Ungdom Mångfald Genus EU-fören. AI-Fonden
Januari X X
Februari X
Mars X
April X X
Maj X
Juni X X
Juli - - - - - - -
Augusti - - - - - - -
september X
Oktober X
November X X
December X

Frågor som dyker upp inom styrelsen angående rapporterna kan tas i styrelsens diskussionsforum, och medlemmarna kan använda den frågefunktion som finns i Styrelsens Hörna. För närvarande uppdateras Styrelsens Hörna av styrelsesekreteraren, så ledamoten skickar sin rapport till denne.

Innehåll:

· Max 1 A4-sida. Många av våra aktivister vill i allmänhet ha mer kortfattad information, och färre långa rapporter.
· Kort om ansvarsområdet och de frågor man främst brottas med
· Vad har de som arbetar med ansvarsområdet gjort sedan sist
· Vad har den ansvarige i styrelsen gjort sedan sist
· Vad planerar man att göra under den kommande perioden