Förslag till ansvarsfördelning inom styrelsen 2007-2008 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2007

Till : Styrelsen
Från : Christine Pamp
Datum : 2007-05-29

Förslag till ansvarsfördelning inom styrelsen 2007-2008

Bakgrund

Sedan styrelseåret 2005-2006 har styrelsen valt att dela in sig i tre strategigrupper. Bakgrunden till beslutet var bland annat ett underlag om »Överlämning och Introduktion» som pekade på problemen med enmansuppdrag och avsaknaden av ett mentorskap inom styrelsen.
I diskussionerna kring underlaget framkom bara positiva reaktioner på förslaget om att arbeta i team inom styrelsen. Därför valde styrelsen en ansvarsfördelning som byggde på att styrelsen under de senaste två åren har arbetat i tre team, och kallat dem »strategigrupper». Alla de traditionella ansvarsområdena inom styrelsen, utom distriktsansvaren, fördelades på de tre strategigrupperna.

Mål

Styrelsen har det övergripande ansvaret för sektionen mellan årsmöten. Vårt uppdrag är att ansvara för att målen i handlingsplanen uppnås med bästa tänkbara resultat, samt att årsmötets beslut verkställs. Styrelsen ska enbart arbeta med och fatta beslut i strategiskt viktiga frågor. Det är av stor vikt att styrelsen inte lägger sig i det operativa arbetet som sköts av vårt sekretariat under ledning av generalsekreteraren. När styrelsen vill genomföra utredningar av olika slag tillsätter vi uppdragsgrupper. Uppdragsgrupperna består huvudsakligen av personer utanför styrelsen.
Målet med att arbeta i strategigrupper är att tydliggöra styrelsens prioriteringar och styrelsens arbete med målen i handlingsplanen samt att förbättra kommunikation och samarbete inom styrelsen.

Syfte och arbetssätt

Syftet med en indelning i tre strategigrupper är främst att förbättra och effektivisera styrelsens beredande, beslutande och uppföljande funktioner, bland annat genom att göra det enklare för nya styrelseledamöter att komma in i styrelsearbetet samt att underlätta samarbetet mellan styrelsens ledamöter. Beredningen av styrelsens möten och utbildningar förbättras genom att varje punkt på dagordningen har en naturlig koppling till en strategigrupp, som tar ansvar för att underlagen finns tillgängliga i tid och håller god kvalitet, samt för att förbereda styrelsens diskussion i ärendet. Diskussionen börjar med fördel redan i styrelsens forum.
Genom strategigrupperna har styrelsen möjlighet att tydligare knyta sitt arbete till de aktuella etappmålen samt till antagna strategier och bättre bevaka strategiskt viktiga områden i samband med planering och utvärdering, framför allt i budgetprocessen. Ansvaret för att förbereda organisationsdialogen ligger också på en strategigrupp. Syftet med strategigrupperna är inte att genomföra utredningar. Dessa delegeras även fortsättningsvis till uppdragsgrupper.
Inom strategigrupperna finns ett naturligt mentorskap som hjälper nya ledamöter att snabbare komma in i styrelsearbetet. De enskilda ansvarsområdena ska knytas till enskilda ledamöter, men den uppdelningen ansvarar respektive strategigrupp själva för. Varje strategigrupp skall också ha en gruppledare, framför allt för att underlätta kommunikationen mellan strategigrupperna. Föreslagna gruppledare är markerade med understrykning i förslaget nedan.

Strategigrupper 2007-2008

Följande förslag bygger på att styrelsen, även för arbetsåret 2007-2008, väljer att dela in sig i tre strategigrupper.

1. Strategigrupp Demokrati och Kommunikation

Gruppen ansvarar för frågor som handlar om att förbättra demokratin och deltagandet inom rörelsen, kommunikationen inom styrelsen, styrelsens kommunikation med övriga delar av sektionen, samt med den internationella rörelsen.

1.1 Medlemmar: Ebba Hagander, Ida Burlin , Lisa Moraeus och Madelaine Seidlitz

1.2 Relevanta etappmål:

1.3 Relevanta strategier

• Mångfaldspolicyn

• Kommunikativa plattformen

1.4 Övriga ansvarsområden:

• Interna hemsidan/styrelsens forum

• Samordning och information kring »Dignity»-kampanjen
• Styrelseutbildning
• Organisationsdialogen
• Överlämning och introduktion
• Samordning och kontaktperson EU-föreningen
• Kontaktperson för ungdomsrådet

2. Strategigrupp Aktivism & Organisation

Gruppen ansvarar för frågor som handlar om att öka aktivismen samt effektivisera och förbättra organisationsformerna inom sektionen.

2.1 Medlemmar: Shirin Heidari, Sune Montán, Åsa Vinge och Andrea Bodekull
2.2 Relevanta etappmål:

2.3 Relevanta strategier

• Strategi för att öka aktivismen

• Strategi för MR- och medlemsutbildning
• Mångfaldspolicyn

2.4 Övriga ansvarsområden:

• Kontaktperson för samordnare
• Kontaktperson för specialgrupper
• Kontaktperson för valberedningen
• Övergripande distriktsansvar

3. Strategigrupp Växa genom aktivism och mångfald

Gruppen ansvarar för frågor som handlar om att öka förutsättningarna för sektionen att växa, både genom aktivism och mångfald, fler medlemmar och ökade finansiella resurser. Dessutom ansvarar gruppen för styrelsens arbete med att förbättra metoderna för målstyrning och uppföljning av beslut.

3.1 Medlemmar: Anna Nilsdotter , Jörgen Qvist, Maria Landenius

3.2 Relevanta etappmål:

3.3 Relevanta strategier

• Strategi för fundraising

• Strategi för att öka aktivismen
• Mångfaldspolicyn

3.4 Övriga ansvarsområden:

• Öka distriktens intresse för och inflytande i budgetprocessen
• Förberedelser inför Budgetmötet
• Kontaktperson för Amnestyfonden
• Kontaktperson för Granskningskommittén
• Mångfalds- och jämställdhetsansvar
• Samordning ABG

Förslag till beslut

att besluta att styrelsen under arbetsåret 2007–2008 arbetar i tre strategigrupper
att anta förslaget på strategigrupper och ansvarsfördelning enligt ovan
att ämnet för organisationsdialogen under hösten 2008 är
a) »Dignity»-kampanjen
b) »Aktivism»
att utse Anna Nilsdotter till styrelsens representant i ABGs styrelse 2007-2008
att uppdra åt SG III att se över styrelsens representation i ABGs styrelse och återkomma
med eventuella förslag på förändring till styrelsens möte i december 2007
att utse Lisa Tönnes till styrelsens kontaktperson i EU-föreningen 2007–2008