Utvärdering av beredningsorganisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2005

Till: Styrelsen
Från: Åsa Fahlbeck och Christian Gräslund
Datum: 29 maj 2005

Rapport från uppdragsgruppen för utvärdering av beredningsorganisationen (1 bilaga)

Inledning
Denna utvärdering rapporterades preliminärt till styrelsemötet i maj. Detta är vår slutliga rapport inför styrelsemötet i juni.

Direktiv
För utredningsuppdraget finns tydliga direktiv daterade 30 juni 2004.

Arbetssätt
I direktiven föreslås ett antal frågor som bör besvaras. Vi har därför per telefon intervjuat så många deltagare i olika uppdragsgrupper vi kunnat få tag på. Alla har inte varit anträffbara. Vi har också kontaktat styrelseledamöter som varit knutna till beredningsgrupper. Dessutom har vi talat med Mats Engman och Dan Grundin på sekretariatet. Vår slutrapport omfattar för det första ge en sammanställning av intervjusvaren på frågorna. Avslutningsvis pekar vi på några slutsatser vi tycker oss kunna dra. Vi ger inga förslag till beslut, utan vi tycker att det är styrelsen själv som ska göra detta.

Svar på frågorna med kommentarer
Fråga: "Hur många uppdrag har definierats och hur många uppdragsgrupper har tillsatts?"
Sekretariatet har försett oss med en lista, som bifogas. Av de 17 uppdragsgrupper som bildats tycker vi att de två som handlar om sektionens handlingsplan inte är några riktiga uppdragsgrupper, eftersom de nästan enbart består av styrelseledamöter och på sätt bildar en arbetsgrupp inom styrelsen. Uppdragsgrupper, menar vi, utför sitt arbete utanför styrelsen i syfte att minska styrelsens arbete så att den blir mer strategisk. Utredningen om distriktens roll och arbetsuppgifter var dessutom en surdeg, som ärvts från utskotten, innan styrelsn till slut kunde avföra frågan. Uppdragsgruppen som ska planera utvärderingen av sektionens handlingsplaner har vad vi förstår bara till uppdrag att formulera direktiv. AIK ingår också i utredningsuppdraget, trots att denna kommitté i stort sett fungerar precis som de tidigare utskotten, bortsett från att den har en ständig sammankallande.

Fråga: "Har antalet uppdrag minskat eller ökat i förhållande till dem som tidigare fördelades till utskotten?"
Denna fråga är svår att besvara tillfredsställande. De uppdrag som lades på utskotten varierade mycket till antal beroende på om årsmötet hade fattat många beslut eller om det hade kommit många remisser från IS. Vi tycker dock att det verkar som om ärendena som har lagts på uppdragsgrupper är färre än antalet ärenden som i genomsnitt lades på de fyra utskotten. Detta kan möjligen bero på att styrelsen eller sekretariatet gör utredningar och förberedelser som inte karakteriseras som utredningsuppdrag. Exempel kan vara utbildning av styrelsen, som tidigare lades på ett av utskotten. AIK har också svarat för flera remissvar, som skulle ha kunnat tilldelas en utredningsgrupp.

Fråga: "Har alla uppdrag som styrelsen delegerat slutförts?"
Svaret är ja.

Fråga: "Har uppdragsgrupperna fått klart formulerade direktiv från styrelsen?"
Av intervjuerna framgår att för de flesta uppdragsgrupperna har funnits klara direktiv. Några har svarat att man behövt diskutera direktiven för att helt förstå dem. I några fall har uppdragsgrupperna själva behövt formulera direktiven.

Fråga: "Har uppdragsgrupperna upplösts efter uppdraget eller har de pålagts nya uppdrag?"
Vi kan inte se att de har fått nya uppdrag.

Fråga: "Har uppdragsgrupperna fått tillräckligt stöd från sekretariatet?"
Våra intervjusvar visar att i den mån grupperna har behövt stöd så har man fått det.Ett par avvikande svar har vi dock fått.

Fråga: "Hur har kontakten mellan uppdragsgrupperna och styrelsens kontaktperson fungerat?"
Eftersom styrelseledamoten i de grupper vi hittills undersökt aktivt deltagit i arbetet, är vår bedömning att kontakterna har varit goda. Vi tror det är typiskt för engagerade styrelseledamöter att de vill deltga i utredningsuppdragen, d v s arbeta operativt.

Fråga: "Har updragsgruppernas rapporter hållit god kvalitet?"
Vi anser att kvaliteten har varit illräcklig, eftersom rapporterna har legat till grund för styrelsens ställningstaganden  När vi har intrvjuat de aktivister som deltagit i uppdragsgrupper förklarar de sig nöjda med vad de har åstadkommit.

Fråga: "Hur har rekryteringen av aktivister till uppdragsgrupperna skett och vilka urvalsprinciper har tillämpats?"
Det vanligaste svaret på denna fråga är att man blivit tillfråga av den sammankallande eller av Dan Grundin/Mats Engman. Den främsta urvalsprincipen tycks ha varit kompetens, ibland önskan om specialkompetens. Många tillfrågade har dock avböjt att delta i uppdragsgrupper, vilket har försenat starten på arbetet i dessa fall. Geografisk spridning har varit en princip, utom då personliga möten varit önskvärda.

Fråga: "Har man funnit den kompetens som efterfrågats?"
Det förefaller så, men i några fall har även ganska oerfarna medlemmar engagerats i syfte är bredda deras kompetens. De flesta har haft erfarenhet från grupparbete eller specialgrupp.

Fråga: "Har uppdragsgrupperna präglats av mångfald avseende ålder, kön och etiskt ursprung?"
Ålder har vi inte alltid frågat efter, men deltagarnas ålde har varierat från under 20 till 70+. Om man bortser från styrelseledamöter och sekretariatspersonal har det varit precis lika många män som kvinnor i uppdragsgrupperna. Frågan om etniskt ursprung kan vi inte besvara, eftersom begreppet inte är entydigt.

Fråga: "Har personer som inte tidigare haft några särskilda uppdrag inom sektionen rekryterats till uppdragsgrupper?"
Frågan är inte så lätt att besvara. Vi har dock funnit några som bara arbetat på gräsrotsnivå eller i specialgrupper. Vi har ställt en kompletterande fråga om man är villig att ta på sig andra liknande uppdrag och vanligen fått ett positivt svar. I varje fall två personer har deltagit i den frivilliga ledarskapsutbildningen.

Fråga: "Har personer utanför Amnesty ingått i uppdragsgrupper?"
Svaret är nej.

Fråga: "Har det varit lättare att rekrytera aktivister till uppdragsgrupper än till de tidigare utskotten?"
Det förefaller så, dock med några undantag.

Fråga: "Hur många aktivister har deltagit i uppdragsgrupperna?"
Förutom styrelseledamöter och sekretariatspesonal är svaret 26. Dessutom 4 i AIK.

Fråga: "I hur hög grad har aktivister varit erfarna Amnestymedlemmar, kanske med tidigare erfarenhet från utskott eller förtroendeuppdrag, och i hur hög grad har 'nya' aktivister rekryterats?"
Det förefaller som om flertalet varit ganska erfarna. I några fall etablerade sedan många år.

Fråga: "Har den nya beredningsorganisationen lett till att medlemskåren fått en ökad insyn i styrelsens arbete?"
Vi kan inte se att så har varit fallet.

Fråga: "Har fler eller färre aktivister engagerats i uppdragsgrupper i förhållande till utskotten?"
Vi kan inte svara på denna fråga.

Fråga: "Har det nya arbetssättet stärkt styrelsens strategiska roll och har den minskat arbetsbördan?"
Våra intervjuer ger oss inte något klart svar på detta. Men vi tror att om styrelsen förutsätter sig att vara strategisk, så blir den också det.

Fråga: "Har någon ur den uppdragsgrupp invalts i styrelsen?"
Johan Bäck, som genomgått utbildningen i friviligt ledarskap och deltagit i Mångfaldsgruppen invaldes i sektionsstyrelsen.

Fråga: "Har AIK haft en rimlig arbetsbelastning"
Stefan Johansson som är sammankallande svarar ja på denna fråga. Men vi vill påpeka att hans arbetsinsats är den klart dominerande i AIK.

Fråga: "Hur många aktivister har deltagit i AIK:s nätverk?"
Stefan Johansson trodde det har varit mellan 10 och 15.

Fråga: "I hur hög grad har styrelseledamöter deltagit i AIK:s arbete?"
Om man undantar ordföranden, som är medlem i AIK, verkar styrelsens deltagande ha varit marginellt.

Fråga: "Har AIK fått tillräckligt stöd från styrelsen?"
Ordföranden har ju varit medlem i AIK.

Slutsatser
Vår utredning har lett oss till följande konstateranden:

- Det finns skiljaktiga meningar om fördelarna med den nya beredningsorganisationen jämfört med den tidigare organisationen med fasta utskott
- Uppdragsgrupperna, inklusive AIK, har utfört sitt arbete med gott resultat
- För vissa frågor, t ex ekonomiska, hade en permanent grupp varit fördelaktig
- AIK fungerar som ett utskott
- Styrelsemedlemmarna har inte blivit befriade från operativa arbetsuppgifter; det verkar inte som om det är deras önskemål
- Det är alldeles för få personer som är aktiva inom AIK

Bilaga 1

Uppdragsgrupper 2002 - 2004

Uppdrag formulerade 2002:

Det nya åtagandet

Sammansättning: AIK och sekretariatet (Maria Ros, Agneta Söder, Maja Åberg)
Status: Det nya åtagandet formulerat på svenska 2002 och sedan kommunicerat via information och utbildningar vidare i organisationen. Skrevs in i stadgarna av årsmötet 2003.

Översyn av specialgruppernas ställning och organisation

Sammansättning: David Langlet (styrelsen), Monica Hagbok (AMD), Martin Nyman (juristgruppen), Marianne Levander (översättargruppen), Mats Engman (sekretariatet).
Status: Förslag framlagt för styrelsen i januari och mars 2003.

Revidering av sektionens stadgar

Sammansättning: Hanna Roberts (styrelsen), Rikard Backelin (juristgruppen), Dan Grundin (sekretariatet)
Status: Förslag till reviderade stadgar framlagt till årsmötet i Härnösand 2003.

Distriktens roll och arbetsuppgifter

Sammansättning: Henrik Zetterquist (styrelsen), Maria Lindgren (Västerbotten), Mats Engman (sekretariatet)
Status: Förslag framlagt för styrelsen i januari 2003.

Utbildning i frivilligledarskap

Sammanstättning: Maria Eklund (styrelsen), Mats Engman (sekretariatet), Dan Grundin (sekretariatet)
Status: Förslag framlagt för styrelsen i december 2002.

Uppdrag formulerade 2003:

ISP/Svenska sektionens handlingsplan 2004-2010

Sammansättning: Christain Gräslund, Sune Montán, Maria Eklund, Anja Persson (alla styrelsen), Stig Johnell (Stockholm)
Status: Förslag till handlingsplan 2004-2010 framlagt till årsmötet i Stockholm 2004.

CAP och samordningarnas roll i framtidens Amnesty

Sammansättning: Magnus Öhman (styrelsen), Jan Ristarp, Sten-Göran Dahlgren, Pedro da Cruz, Ulrika Nilsson, Charlotta Savander (alla samordnare), Katarina Hellström/Eva Dalekant (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i december 2004

Utvärdering av MR-konferens som årsmötesform

Sammansättning: Magnus Öhman (styrelsen), Elisabet Stålhane (Stockholm), Eva Sandhammar (Södra Norrland), Maria Eklund (Södra Norrland)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i januari 2005

Utvärdering av distriktscentret i Malmö

Sammansättning: Christian Engberg (styrelsen), Tony Öhrling (Skåne-Blekinge), Eva Ingemarsson/Dan Grundin (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i mars 2004

Riktlinjer för decentralisering och utlokalisering av verksamhet

Sammansättning: Christian Engberg (styrelsen), Martin Rydehn (Göteborg), Sara Chaara (Skåne-Blekinge), Dan Grundin (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i september 2004

Internutredning av den nya beredningsorganisationen

Sammansättning: Anja Persson (styrelsen), Dan Grundin (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i december 2003

Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi

Sammansättning: Jeanette Irekvist (styrelsen), Bo Lindblom (Halland), Ernesto Katzenstein (Mälardalen), Sofia Karlsson (Stockholm), Malin Nyberg (Stockholm)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i juni 2004

Översyn av sektionens reservpolicy

Sammansättning: Jeanette Irekvist, Patrik Cedemar (Stockholm), Jörgen Persson (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i december 2004

Mångfald och jämställdhet i svenska sektionen

Sammansättning: Lisa Moraeus, Carl-Axel Johansson (Skåne-Blekinge), Meriam Chatty (Örebro), Sofia Halth (Skåne-Blekinge), Johan Bäck (Skåne-Blekinge), Anna Olsson (sekretariatet)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i mars 2005

Uppdrag formulerade 2004:

Planering och utvärdering av sektionens handlingsplaner

Sammansättning: Sune Montán (kontaktperson i styrelsen)
Status: Ej påbörjad

Ungdomsrådets roll

Sammansättning: Ida Burlin (styrelsen), Malin Bergman (Västerbotten), Johan Sunnerstam (Värmland)
Status: Rapport framlagd för styrelsen i januari 2005

Utvärdering av beredningsorganisationen

Sammansättning: Christian Gräslund (Stockholm), Åsa Fahlbeck (Linköping), Anja Melin (kontaktperson i styrelsen)
Status: Delrapport framlagd för styrelsen i maj 2005, slutrapport i juni 2005