Förslag om budgetmötet Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2005

Till: Styrelsen
Från: Magnus Brattgård
Datum: 26 maj 2005


Förslag om budgetmötet

Bakgrund
Styrelsen gick till årsmötet om ett förslag att få fria händer så att det kunde bli möjligt att ändra budgetmötet för att förbättra den demokratiska processen och öka intresset. Beslutet årsmötet fattade var följande:

att ge styrelsen i uppdrag att årligen anordna ett budgetmöte med syftet att ge grupper och distrikt demokratiskt inflytande i budgetprocessen, samt att förankra styrelsens förslag till budget,

att härmed återkalla alla tidigare årsmötesbeslut rörande budgetmötets utformning och innehåll.

Anledningen till förslaget var att deltagarantalet vid budgetmötet under senare år har minskat. I november förra året var endast sex distrikt av 18 möjliga närvarande. Samtidigt är budgetmötet viktigt. I och med att budgeten inte diskuteras vid årsmötet behövs någon form av tillfälle för diskussion om budgeten. I många organisationer har man någon form av beredningsprocess – även om det precis som hos oss är styrelsen som fattar beslutet. Budgetmötet blir ett bra tillfälle till att fördjupa diskussionen om de prioriteringar som måste göras och hur handlingsplanen kommer att genomföras. Kopplat till detta lägger också Granskningskommittén sin rapport. Granskningskommittén bör ha ett fullvärdigt möte att lägga fram sin rapport. (För vidare information se styrelsens förslag till årsmötet.)

Att ta hänsyn till
Idag börjar arbetet med budgeten vid styrelsens junimöte då principiella beslut fattas om omslutning, direktiv mm. I oktober behandlar styrelsen sedan det första förslaget. Förslaget presenteras senare vid budgetmötet (medio november) samt för att sedan i slutet av december slutbehandlas av styrelsen.

Idag har sektionen ett riktigt bra fungerande forum för diskussion med distrikten och det är distriktsombudsmötet. Detta hålls av tradition samtidigt med styrelsens septembermöte för att möjliggöra en diskussion mellan styrelse och distriktsombud (DO). Fördelen med att ha mötet i september är att de flesta distrikt håller sina distriktsmöten under oktober. Men det finns naturligtvis en möjlighet att ändra på detta. Jag vet inte om de distrikt som har mötena före DO-mötet ser det som en stor nackdel att träffa sina kollegor efter att de haft sitt möte och ta del av den information och diskussion som läggs fram vid DO-mötet?

Det är viktigt att ta hänsyn till sekretariatets möjlighet att arbeta fram ett förslag till styrelsen. Idag börjar sekretariatets planeringsarbete den 1 september för att då avslutas så att man kan lägga ett förslag i början av oktober. Som jag ser det så finns möjlighet att ändra på detta, även om den nuvarande ordningen innebär en mer behaglig planeringssituation med det främsta arbetet efter semestrarna.

Granskningskommittén är, förutom styrelsen, den sista intressenten i detta. Deras intresse torde vara att kunna lägga fram en rapport till ett möte som har mandat att diskutera den, samt att inte hamna för nära årsmötet. Det ska ju vara en ”halvtidsrapport”.

Analys
Jag kan se två möjliga alternativ. Den ena bygger på att man flyttar både DO-mötet och budgetmötet till mitten av oktober i samband med styrelsemötet. Detta skulle ge flera fördelar. Sekretariatet och styrelsen behöver inte förändra sin planeringsprocess. DO-mötet och budgetmötet är i hög grad samma deltagare, vilket skulle innebära ett minskat resande för ombuden. Granskningskommittén skulle fortfarande ligga hyggligt i mitten av perioden.

Nackdelen ligger i att vi får en minskad möjlighet att under DO-mötet föra upp frågor som vi gärna vill diskutera i en organisationsdialog, förra året exempelvis ”full spectrum”. En annan nackdel torde vara att vi får ett möte mindre. Vi har inte ett överskott av möten där vi kan diskutera vår verksamhet och prioriteringar. DO vill fortsatt ha tid för många andra frågor och en övergripande verksamhetsdiskussion och granskningsrapporten tar tid i anspråk. Jag har fortfarande en förhoppning om att många tycker det är värt tiden att komma på dessa möten om de känns meningsfulla och ger energi tillbaka.

Det andra alternativet, som jag idag förordar, innebär att DO-mötet blir kvar i september som tidigare men att sekretariatet till detta möte får i uppdrag att presentera ett förslag till budget som innehåller de breda dragen i verksamheten hur förslaget förhåller sig till handlingsplanen och de större satsningar som planeras. Mötet blir en viktig värdemätare på om grunddragen håller, om förslaget är tillräckligt expansivt, defensivt mm.

Efter detta möte presenterar sedan sekretariatet i oktober för styrelsen ett förslag till budget. Detta förslag går sedan vidare till budgetmötet, som liksom tidigare förläggs i mitten av novmber, för en fördjupad diskussion. Till detta möte bjuds också samordnare, specialgrupper med flera in.

Det är viktigt att betona att underlagen i än högre grad ska belysa hur vi ska förverkliga handlingsplanen samt andra viktiga principiella beslut. Det detaljerade underlaget som presenteras i november ska i princip användas för nogsam fördjupning för den som så önskar.

Förslag till beslut

att sekretariatet får i uppdrag att presentera ett budgetförslag till DO-mötet innehållande hur sektionen ska arbeta vidare för att förverkliga målen i handlingsplanen, de direktiv och beslut styrelsen fattade i juni, hur dessa beslut ska förverkligas i budgeten samt ramar för programområdena

att sekretariatet presenterar ett förslag till hur de aktiva medlemmarnas deltagande i budgetmötet kan breddas och beslut om detta delegeras till ordförande och kassör

att förändringen utvärderas nogsamt och nytt beslut om processen fattas i juni 2007.