Direktiv för budgetarbetet 2006 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2005

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 maj 2005


Direktiv för budgetarbetet 2006
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2006. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet

1. Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2006 är sektionens handlingsplan 2004-2010, fastställd av årsmötet i Hallunda 2004. Handlingsplanen pekar ut sju prioriterade områden i form av etappmål under perioden 2004-2006:

1. Hävda rätten till fysisk och psykisk integritet

2. Slå vakt om kvinnors rättigheter

3. Skydda flyktingars rättigheter

4. Kräva rättvisa och bekämpa straffrihet

5. Utbildning inom ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter

6. Skapa en dynamisk organisation

7. Växa

Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens etappmål för verksamhetsåret 2006.

2. De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur mycket pengar som beräknas komma att kunna samlas in under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

I 2004 års årsredovisning gjordes en avsättning till Humanfondsreserven om 207 tkr. En avsättning till Humanfondsreserven får tas i anspråk två år efter att den gjordes. Det innebär att styrelsen kan besluta att använda denna del av Humanfondsreserven 2006.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång beräknas finnas en "överreserv" om 1 360 tkr.

2.1 Intäktsbudgeten
Ett förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna intäktsbudget bygger på att en extrasatsning på fundraising om 1 000 tkr görs. Vid dessa förutsättning omfattar intäktsbudgeten 42 140 tkr.

Den extra satsningen på fundraising bedöms öka intäkterna med 700 tkr 2006, eftersom det handlar om värvning av autogirogivare ökar även intäkterna kommande år.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka 2006 tack vare de värvningar av autogiromedlemmar som görs.

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras något lägre än 2005 då det visat sig blivit svårare att sälja annonsbilagor i AmnestyPress.

Prenumeration
Intäktsgruppen budgeteras efter prognosen 2006 vilket innebär en mindre intäktsminskning jämfört med budget 2005.

Gåvor och bidrag
Frånräknat Humanfonden beräknas intäktsgruppen Gåvor och bidrag öka från 2005 års prognos om 21 820 tkr till 23 415 tkr (+1 595 tkr).

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras till samma belopp som prognosen 2005 och budget 2004. Eftersom den största givaren Byring & Bråte sitter på ett rivningskontrakt finns det en risk att gruppgåvorna snabbt kan minska om de förlorar detta.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen och budget 2005.

Allmänna Arvsfonden kommer att fortsätta stödja MR-utbildningsprojekt Rättighetspiloterna.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras som i prognosen och budget för 2005.

Insamlingsbrev budgeteras lägre än budgeten och prognos för 2005. Så länge det är kostnadseffektivare att satsa pengar på värvning av autogirogivare kommer inte insamlingsbreven att prioriteras och därmed sjunker intäkterna från dessa.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro bedöms öka med 2 500 tkr jämfört med prognos och budget 2005. Av ökningen består 700 tkr i den extra fundraising satsningen. Resterande del är den ökning som kommer av våra "normala" autogirovärvningsaktiviteter. Ökningen från 2005 till 2006 kan tyckas stor men mellan 2004 och 2005 beräknas autogirointäkterna öka med 2 200 tkr.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras något högre än budget och prognos för 2005.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2005, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Testamenten budgeteras 600 tkr högre än 2005. Uppgift finns om att två större testamenten kommer att betalas ut i skiftet 2005/2006.

Spontana gåvor budgeteras till samma belopp som prognosen och budgeten för 2005.

2.2 Kostnaderna
2.2.1 Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002. I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid tre tillfällen.

Programmen grupperas i fem programområden som följer det arbete som den svenska sektionen utför:
1. Kampanjer
2. Information och kommunikation
3. Stöd till aktivism
4. Medlemmar och organisation
5. Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs i samband med budgeten 2005 och förhoppningen är att den skall vara lättare att förstå för läsaren än den tidigare varianten.

2.2.2 Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen skall bedriva verksamhet i samma omfattning som 2005 bedöms kostnaderna för detta rymmas inom en budgetram om 42 Mkr (inkl den extra fundraisingsatsningen om 1 000 tkr).

Prognos 2007 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.

Under de närmaste åren förväntas inga större intäkts- eller kostnadsökningar. Det finns vissa möjligheter till reservupplösningar som kan påverka kommande budgetramar.

En prognos kommer att tas fram till styrelsemötet i oktober.

3. Ekonomiska ramar
Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på det beräknade utfallet 2006 vilket i sin tur baseras på prognosen för 2005. För 2006 bedöms intäkterna uppgå till drygt 42 Mkr.

Kostnaderna för att bibehålla verksamheten på 2005 års nivå ryms inom 42 Mkr. Det är därför inte nödvändigt att exempelvis använda Humanfondsreserven om man inte vill utöka verksamheten. Om styrelsen önskar göra större satsningar utöver tdigare verksamhetsnivå kan det dock bli aktuellt med reservupplösningar.

4. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 4 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.

- I november hålls budgetmötet (preliminärt).

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.

Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten skall vara balanserad

att budgeten tills vidare skall omsluta omkring 42 Mkr

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.

att verksamheter för år 2006 enligt bilaga 2 godkänns.




Bilaga 2

Verksamhet 2006 för beslut 2005

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2006. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

-Kortkampanjen

-Amnesty Press
sekretariatet föreslår att det budgeteras för fyra nummer.

-RGB-stöd
kostnaden för avgift till Rådgivningsbyrån uppgår till 100 tkr och därutöver föreslås att ett bidrag lämnas om 110 tkr. Rådgivningsbyrån har ekonomiska problem och riskerar stora nedskärningar i verksamheten om medlemsorganisationerna minskar sitt stöd.

-EU-föreningen

-Medlemsvärvning (medlemsåret 2006 startar i samband med Amnestyveckan i oktober 2005)