Ekonomisk rapport för första tertialet 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2005

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 maj 2005


Ekonomisk rapport för första tertialet 2005
(5 bilagor)

1. Inledning

1.1 Bakgrund
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos för årets intäkter och kostnader. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognostiserat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla dispdelar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2004, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2005.
3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2005.
4. Nyckeltal
5. Direkta samt fördelade programkostnader; lönekostnader och administrativa kostnader fördelade på program.

1.2 De ekonomiska förutsättningarna
På decembermötet 2005 beslutade styrelsen om en budget med intäkter om 38 080 tkr och kostnader om 38 840 tkr. Vilket ger ett resultat på -760 tkr som balanseras mot en upplösning av Humanfondsreserven.

I bilagorna har i budgetkolumnerna för 2005 lagts till ytterligare 860 tkr lagts på intäktssidan (benämns Allmänna arvsfonden i bilaga 2) och samma belopp har lagts till på kostnadssidan (benämns Rättighetspiloterna i bilaga 3). Dessa poster har inte formellt antagits som en del av budgeten utan har lagts in för att öka jämförbarheten mellan budget och prognos.

På styrelsemötet i juni skall ställning tas till om ytterligare verksamhet för 1 819 tkr ska få sättas igång. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

1.3 Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

2. Intäkter och kostnader för perioden januari till april 2005

2.1 Periodens intäkter (januari-april) och en jämförelse med januari - april föregående år
Bilaga 2

2.1.1 Sammanfattning intäkter
Fram till och med april uppgår sektionens intäkter till 14 117 tkr mot 14 959 tkr år 2004 (-842 tkr).




Att intäkterna ligger under föregående år beror i huvudsak på att medlemsavgifterna allt mer betalas via autogiro istället för med hela beloppet i början på året.

Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

2.1.2 Intäktsgruppen avgifter
Hittills har vi fått in 7 187 tkr i medlems- och gruppavgifter, det är 84 % av förra året (-1 342 tkr).

Allt fler medlemmar betalar sin medlemsavgift via autogiro. Därför blir intäkterna mer utspridda över året. Detta förklarar till en stor del varför medlemsavgifterna fram till april är lägre än föregående år. Skillnaden kommer att minska under året.

Intäktsslaget delbetalande medlemmar har hittills nått 72 % av förra året medan intäktsslaget helbetalande medlemmar nått 70 %.
Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro uppgår till 151 % av föregående år. Antalet autogirobetalande medlemmar har sedan 2004 ökat från 18 200 till 27 800. Vid årsskiftet 2004/2005 betalade 48 % av våra medlemmar avgiften via autogiro.

2.1.3 Intäktsgruppen försäljning
Försäljningsintäkterna uppgår till 83 tkr mot 20 tkr 2004.

2.1.4 Intäktsgruppen prenumerationer
Prenumerationsintäkterna uppgår till 380 tkr mot 410 tkr förra året.

Förra året gjordes en extrasatsning för att värva in Kortkampanjsprenumeranter. Antalet prenumeranter ökade då kraftigt men har nu börjat minska igen.

2.1.5 Intäktsgruppen gåvor och bidrag
Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag uppgår till 6 466 tkr jämfört med
5 997 tkr vid samma tid föregående år, (+ 469 tkr).

Inom intäktsgruppen finns flera olika intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna uppgår till 793 tkr vilket är lika med föregående år. Störst bidrag har Lundragrupperna (400 tkr) och Halmstadgrupperna/Byring & Bråte (200 tkr) lämnat.

Gåvan från Lundagruppen skall täcka sekretariatets lönekostnader för den projektanställde i distriktscentret för Skåne/Blekinge i Malmö.

Allmänna arvsfonden: Under våren beviljade Allmänna arvsfonden (AA) en ansökan från Amnesty. AA kommer att finansiera MR-utbildningsprojektet Rättighetspiloterna . Under året kommer AA att betala 860 tkr till Amnesty, dessa medel intäktsförs efter hand som de förbrukas.

Företagssamarbete: De bolag Amnesty har samarbete med är Nudiejeans, Bokningsbolaget och Bra Böcker, varav Bra Böcker är ny sedan förra året. Pengar kommer att komma från företagen senare under året.

Företagsgåvor: Intäkterna uppgår till 118 tkr mot 158 tkr föregående år. Intäkterna kommer till största delen från Amnestysupporters vilket är företagens autogirogivande.

Insamlingsbrev: Insamlingsbrev är de brev vi skickar varannan månad till våra givare. Intäkterna uppgår t o m april till 949 tkr vilket är 163 tkr mindre än förra året. Eftersom vi i huvudsak bara nyrekryterar autogirogivare minskar antalet "vanliga" givare stadigt, vilket förklarar de minskade intäkterna.

Gåvor via autogiro: Intäktsslaget avser gåvor som inbetalas varje månad via autogiro . Intäkterna uppgår till 3 876 tkr mot 3 150 tkr förra året.

Så gott som all värvning är inriktad på autogirobetalare vilket är det kostnadseffektivaste sättet för att få in gåvor och medlemmar. Antalet autogirogivare har sedan föregående år ökat från 13 100 st till 18 000 st.


Diagrammet visar intäkter från insamlingsbrevs- och autogirogivare.

Övriga insamlingsaktiviteter: Intäktsslaget uppgår till 421 tkr mot 611 tkr föregående år. Till intäktsslaget inräknas exempelvis månadsgåvan som hittills gett 220 tkr.

Human- och Hjälpfonden: Hur mycket vi får från Bancos Human- och Hjälpfond bestäms av fondernas kurs den 31 december. Om utdelningsdag skulle varit 30 april hade vi fått 5 628 tkr från Humanfonden och 276 tkr från Hjälpfonden.

Antalet sparare i Humanfonden har sedan föregående år minskat med 350 st till
8 683 st (- 4 %). Det är samma minskningstakt som mellan 2004 och 2003.

Testamenten: Intäkterna från testamenten uppgår till 685 tkr mot 330 tkr föregående år.

Spontana gåvor: Intäktsslaget spontana gåvor utgörs av intäkter från gåvor som inte kan spåras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna uppgår till 200 tkr mot 274 tkr föregående år.

Amnestyfondens andel är den del av gemensamt insamlade medel som tillfaller Amnestyfonden. Enligt avtalet med Amnestyfonden får den ingen del av Allmänna Arvsfondspengarna eller Lundagruppernas lönebidrag.

2.2 Periodens kostnader (januari till april)

2.2.1 Periodens totala kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 13 784 tkr, 37 % av den totala budgeten. Periodens kostnader berörs mer utförligt under avsnitt 3.3.

2.2.2 Direkta programkostnader + fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas. Exempelvis har ett programområde som Medlemsaktiviteter relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många inom programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

3. Prognos för 2005

3.1 Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1.

Prognosen upprättad tertial 1 visar på ett överskott om 736 tkr att jämföra med ett budgeterat underskott om 760 tkr. Intäkterna beräknas bli 40 990 tkr och kostnaderna 40 254 tkr.

De budgeterade intäkterna 2005 uppgår till 38 940 tkr och de budgeterade kostnaderna till 39 700 tkr (inkl allmänna arvsfonden).

Prognosens intäktsdel måste betraktas som osäker. Framförallt är storleken på Humanfondsutdelningen svår att bestämma. Hur mycket pengar vi får från Humanfonden avgörs först per sista december 2005. De prognoser vi får från Banco varierar med börsens svängningar och skiljer ofta med stora belopp mellan månaderna.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.

3.2 Intäktsprognos för 2005 och en jämförelse med budget
Bilaga 2.

3.2.1 Sammanfattning intäktsprognos
Intäkterna prognosticeras till 40 990 tkr mot budgeterade 38 940 tkr (med tillägg för allmänna arvsfondens bidrag), det är 105 % av budget (+2 050 tkr).

Största skillnaden mot budget är den beräknade utdelningen från Humanfonden där prognosen är 2 000 tkr över budget.

Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

3.2.2 Intäkter från medlemsavgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms komma att uppgå till 12 620 tkr mot budgeterat 12 390 tkr (102 % av budget).

Intäktsslagen hel- och delbetalande medlemmar avser intäkter från medlemmar som betalar hela medlemsavgiften direkt. Dessa intäktsslag går sämre än budget. Däremot går intäktsslaget för autogirobetalande medlemmar bättre än budget till följd av de extrasatsningar som gjorts och planeras göras.

3.2.3 Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 280 tkr mot budgeterade 320 tkr.

Anledningen till att budget inte nås är att vi inte bedömmer oss kunna sälja annonsbilagor i Amnesty Press i den utsträckning vi budgeterat.

3.2.4 Prenumerationer
Intäkterna för 2005 beräknas uppgå till 390 tkr mot budget 450 tkr.

Intäkter från annonser blir lägre än budgeterat då vi inte kommer att kunna sälja så många annonsbilagor i Amnesty Press som planerat.

3.2.5 Gåvor och bidrag
Utfallet för 2005 beräknas i sin helhet uppgå till 27 450 tkr vilket motsvarar 108 % av budget.

Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna beräknas nå budget. Prognosen har gjorts efter kontakt med Byring & Bråte som är den största bidragsgivaren.

Allmänna arvsfonden : Bidraget från allmänna arvsfonden ingår egentligen inte i budget men har lagts till för att underlättare läsningen av resultatrapporten.

Företagssamarbete: För helhåret 2005 beräknas intäkterna nå budget d v s 250 tkr. Intäkterna kommer i huvudsak från Bokningsbolaget och Nudiejeans.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2004 är 3 600 tkr mot budgeterat 3 800 tkr, 95 % av budget. Ett försök att värva in nya insamlingsbrevsgivare kommer att göras under året.

Gåvor via autogiro: Prognosen är 12 540 tkr mot budgeterat 12 670 tkr. F2F värvningarna ger lägre medelgåva än budgeterat, medel kommer att styras om från andra budgetdelar för att förlänga aktiviteten.

Övriga insamlingsaktiviteter : Intäkterna beräknas bli 1 300 tkr mot budgeterat 1 200 tkr. En stor del av intäkterna inom intäktsslaget kommer från aktiviteten månadsgåvan. Månadsgåvan har ersatt Amnestykalendern.

Humanfonden : Prognosen baseras på vad vi skulle fått om utdelningsdagen varit 30 april. Då skulle intäkterna blivit 5 630 tkr mot budgeterat 3 675 tkr. Anledningen till att Humanfondsutdelningen beräknas överstiga budget med så mycket pengar är att den budgeteras försiktigt. Hur mycket vi slutligen kommer att få avgörs av kursen den 31 december.

Hjälpfonden: Hjälpfonden skulle om utdelningsdag varit 30 april givit 270 tkr mot budgeterat 265 tkr.

Testamenten: Intäkterna beräknas bli 1 900 tkr mot budgeterat 1 400 tkr. Det är sannolikt att två större testamenten kommer att betalas ut i slutet av året.

Spontana gåvor: Intäkterna bedöms bli 740 tkr mot budgeterat 780 tkr. Intäktsslaget är självfallet svårprognosticerat.

Amnestyfondens andel: Eftersom intäktsgruppens reslutat beräknas bli något bättre än budgeterat ökar också Amnestyfondens andel av intäkterna till 3 240 tkr mot budgeterat 2 990 tkr. Amnestyfondens andel bestäms som 11 % av intäktsgruppens totala intäkter med undantag för Lundagruppens "lönegåva" och medlen från Allmänna Arvsfonden.

3.3 Kostnadsprognos för 2003
Bilaga 3

3.3.1 Sammanfattning kostnadsprognos
De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 40 254 tkr. Det är 554 tkr högre än den totalt budgeten (inklusive alla disponibla delar) eller 101 % av budget.

Att kostnaderna bedöms bli större än budgeterat beror på IS-avgiften som ökar i och med att intäkterna bedöms öka.

3.3.2 Direkta programkostnader
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

3.3.2.1 Kampanjer
Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen Kampanjer till 1 125 tkr, prognosticerat utfall 1 148 tkr, 102 % av budget.

3.3.2.2 Information och kommunikation
Programgruppen innefattar lobby och mediaarbete.

Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen till 3 187 tkr, prognosticerat utfall 3 251 tkr.

3.3.2.3 Stöd till aktivism
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 954 tkr, prognosticerat utfall 947 tkr.

3.3.2.4 Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 767 tkr, prognosticerat utfall 736 tkr.

Under utfall till och med april visar kostnadsslaget Årsmötet upp negativa kostnader. Det beror på att deltagarvgifterna intäktsförts samtidigt som inte alla kostnader gått in i bokföringen ännu.

3.3.2.5 Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning och insamling.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 6 720 tkr, prognosticerat utfall 6 743 tkr.

Budgetöverdraget beror på en utökad telefonpåminnelse till de som inte betalt medlemsavgiften. Aktiviteten har gett många autogiromedlemmar och eftersom den går så bra vill vi utöka denna något.

3.3.3 Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd m m. Kostnaderna bedöms i stort sett överensstämma med budget.

Personalkostnaderna har budgeterats till 10 007 tkr och prognosen avviker inte från detta belopp.

3.3.4 Internationella rörelsen
IS-avgiften är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har. Vi får göra avdrag för våra insamlingskostnader.

Kostnaden för 2005 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 2002 och 2003.
2. Reserv från 2003 att upplösa.
3. Reservering för IS-avgiften 2007 baserad på avgiftsunderlag 2004 och 2005.

IS-avgiften har budgeterats till 13 122 tkr, prognosen uppgår till 13 627 tkr. Anledningen till budgetöverdraget är att intäkterna blir större än budgeterat och att därmed IS avgiften ökar.

4. Eget kapital och reservens storlek
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en reserv och en resterande del (ibland kallad "överreserven"). Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir en "överreserv". "

Förutsatt att 2005 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 10 770 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör den budgetbaserade reserven 2005 uppgå till 8 468 tkr. Därtill kommer en Humanfondsreserv om 943 tkr.

Amnestys kapital kommer därmed att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 1 360 tkr (10 770 - (8 468 + 943)).

5. Slutord
Prognosen för första tertialet visar på ett överskott om 736 tkr att jämföras med det budgeterade underskottet om 760 tkr. Resultatet beräknas alltså bli 1 500 tkr bättre än beräknat.

Det positiva resultatet kommer av Humanfondsutdelningen som prognosticeras till 2 000 tkr över budget samtidigt som IS-avgiften blir 500 tkr högre till följd av intäktsökningen.

Om prognosen slår in kommer sektionen vid årets slut att ha en "överreserv" på 1 360 tkr.