Svenska sektionens ekonomiska planering Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: D-utskottet
Datum: 15 april 2002


Svenska sektionens ekonomiska planering

Inledning
Den nya budgetmodellen har i och med budgetprocessen för år 2002 nu tillämpats i fem år. För- och nackdelar med modellen börjar nu bli allt tydligare.

D-utskottet fick i sina direktiv för 2001/2002 bl.a. i uppdrag att arbeta vidare med budgetmodellen, främst med inriktning på ökad enkelhet och tydlighet samt hur gemensamma kostnader bättre kan fördelas på respektive program. Detta dokument kommer framförallt att granska enkelheten och tydligheten i budgetmodellen.

Budgetmodellens målsättning
Den nya budgetmodellen infördes budgetåret 1998.

Utdrag ur antaget förslag till styrelsen den 13-15 juni 1997:

Målsättning
" Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar. "

För att öka flexibiliteten och handlingsutrymmet skall budgeterade intäkter och kostnader delas in tre kategorier: En fast del, disponibelt 1 och disponibelt 2. De disponibla budgetdelarna blir tillgängliga först efter styrelsebeslut. Beslutstillfällena är i december året före budgetåret, juni och september. På detta sätt var det tänkt att neddragningar snabbt skulle kunna göras i budgeten.

Uppföljning av budgetmodellen
D-utskottet gjorde under våren 1999 en mindre granskning av budgetmodellen.

D-utskottet tyckte i sin granskning av budgetmodellen under 1999 att den i det stora hela fungerar bra. Man ansåg dock att den fortfarande inte är implementerad till fullo och föreslog att man fortsätter utveckla arbetet, framförallt vad gäller att prioritera verksamheten samt att fortsättningsvis inte bara utarbeta en långsiktig handlingsplan för kostnadssidan utan även för intäktssidan. Man ansåg vidare att det är viktigt att styrelsen inför varje budgetår tar ställning till om budgeten ska vara balanserad eller ej, d v s om intäkterna och kostnaderna ska vara lika stora eller om man vill ta ifrån reserven eller fylla på dessa.

Styrelsen antog D-utskottets förslag (ORG 53/049/1999) på sitt möte i maj 1999.

Enligt styrelsebeslut ska även en större utvärdering av budgetmodellen göras när den har hunnit användas i några år. Denna större utvärdering har gjorts under 2001. Utvärderingen innefattade enkäter till styrelsen och budgetansvariga på sekretariatet. Under 2001 inträffade också en oväntad intäktsnedgång, en minskning av budgetens kostnadsdel blev nödvändig. På detta sätt testades budgetmodellens flexibilitet i praktiken. Utifrån enkätsvaren och gjorda erfarenheter kan sägas att budgetmodellen i stort sett fungerar tillfredsställande. Några genomgripande förändringar behöver därför inte göras. Vissa förbättringar/förtydligande är dock önskvärda. Dessa är:

-Endast en disponibel del
-Ingen uppdelning av delprogram i prioritetsordning
-Förtydligande kring den långsiktiga budgeten

Endast en disponibel del
Inledning
D-utskottet föreslår att man förenklar budgetmodellen på så vis att man bara har en disponibel del uppdelad på de olika beslutstillfällena.

Bakgrund
Enligt styrelsens beslut den i maj 1999 förändrades definitionerna för disponibelt 1 och 2 något och är följande:

" DISP 1 kan definieras som den del som ska upprätthålla nivån på vår nuvarande verksamhet. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar.

De olika verksamheterna inom disponibelt 1 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter.

DISP 2 omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet.

De olika verksamheterna inom disponibelt 2 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter.

Beslut om finansiering av disponibelt 1 och 2 bör tas år för år, dvs. huruvida budgeten ska vara balanserad eller inte (skall intäkter och kostnader vara lika stora eller ska reserven fyllas på alternativt tas i anspråk.) ".

Motivering
En uppdelning av disponibelt i 1 och 2 kan ge intryck av att det är vad som historiskt gjorts som är det som ligger till grund för vad som skall göras under budgetåret inte vad som beslutats i handlingsplanen. De budgetdelar som hamnar under disp 2 kan vara mer relevanta för att uppfylla handlingsplanen än budgetdelarna i disp 1.

Det vore kanske av intresse att tydligt kunna se vad som är ny verksamhet inom sektionens arbete. De definitioner som ges för disp 1 och 2 är dock inte tillräckligt klara. Det leder till godtycklighet i uppdelningen och därmed svårighet med att veta vad som egentligen är ny verksamhet.

Uppdelningen i disp 1 och 2 gör att budgeten blir svårare att förstå för alla intressenter.

Vid ett besparingsläge är det på inte självklart att den verksamhet som definierats som disp 2 är mindre viktig än vad som definierats som disp 1. Därmed är uppdelningen inte till någon hjälp när verksamhet skall tas bort ur budget.

Förslag till beslut

D-utskottet föreslår styrelsen följande:

att disponibelt 1 och 2 slås ihop till en disponibel del

Prioriteringar
Inledning
D-utskottet föreslår att prioritetsuppdelningen av disponbla delar tas bort.

Bakgrund
Styrelsen beslutade vid sitt möte 6-7 maj 1999 att budgeten inom disponibelt 1 ska delas in i tre klasser:
Klass H: högprioriterade aktiviteter
Klass M: mellanprioriterade aktiviteter
Klass L: lågprioriterade aktiviteter
Man bör eftersträva att en tredjedel av kostnaderna läggs inom varje kategori, dock får högst 2/3 tillsammans ligga inom kategorierna H och M.

Vad gäller disponibelt 2 bestämdes att aktiviteterna ska prioriteras i rangordning (1,2,3,4.....9,10..).

Motivering
Att göra en bra prioritetsindelning kräver en hel del arbete från sekretariatets sida. Med tanke på att sektionen sällan befinner sig i situationer där besparingar är nödvändiga blir det arbete som läggs ned i regel meningslöst.

När styrelsen fattar beslut om hela budgeten kan man knappast ta ställning till prioritetsindelningen av alla disponibla delar. Ett sådant arbete skulle vara alltför omfattande. Rimligare är att en prioritetsindelning görs om det föreligger besparingsbehov när beslut skall fattas om de disponibla delarna i december, juni och september. Därmed kan en prioritetsindelning göras utifrån den då aktuella situation, vad som ansetts högprioriterat i december året före budgetåret behöver ju inte anses högprioriterat nio månader senare. Prioritetsindelningen skall då göras av sekretariatet.

Under 2001 befann sig sektionen i ett läge där besparingar var nödvändiga. Någon prioriteteringsindelning hade inte gjorts i samband med att budgeten togs fram. Istället gick sekretariatet igenom inför varje tillfälle där beslut skulle fattas om de disponibla delarna vilka inbesparingar som var möjliga att göra. Detta tillvägagångssätt fungerade bra. Ett allmänt problem är att vid beslutstillfället i juni har för kort tid på året gått för att kunna säga om inbesparingar behöver göras. I september, när man har en tydlig indikaiton på årets resultat är problemet istället att det mesta av budgeten redan är intecknad och det därmed inte finns mycket att spara in på. Detta understryker vikten av att sektionen har tillräckligt stora reserver för att klara ett dåligt resultat. D-utskottet håller för närvarande på att se över sektionens reservpolicy.

Förslag till beslut

D-utskottet föreslår styrelsen följande:

att kravet på uppdelning av de disponbila delarna i prioritetsordning tas bort.


Långsiktig ekonomisk planering
Inledning
D-utskottet föreslår att en budget över två år skall upprättas. För det andra budgetåret skall budgeten vara mer översiktlig, intäktssidan skall uppdelas i samtliga intäktsslag medan det är tillräckligt om kostnadssidan delas upp i de övergripande kostnadsslagen.

Dessutom föreslår D-utskottet att en intäktsprognos över fem år görs och biläggs budgeten.

Bakgrund
Utdrag ur antaget förslag till styrelsen den 13-15 juni 1997:

Målsättning
"Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar.... Beslut om budgeten ska årligen fattas för det kommande året och preliminärt för de två därpå följande åren. "

Motivering
Under 2001 gick en enkät ut till styrelse och sekretariat. Den behandlade bland annat den långsiktiga budgeten. Även om svaren uttrycker olika åsikter ansåg flertalet att en tvåårsbudget är tillräcklig. Budgetens bör inte vara detaljerad och beslut om budgeten skall fattas av styrelsen.

Att förutsäga Amnestys intäkter är oerhört svårt. Ett särskilt stort problem är Humanfonden, den beräknade utdelningen från denna kan variera med närmare en miljon kronor från en månad till en annan. Om inte intäkterna kan bestämmas med någorlunda säkerhet blir det svårt att göra en användbar kostnadsbudget, detta då storleken på kostnadsbudgeten självklart är beroende av beräknade intäkter.

Budgeten för andra budgetåret kan ha betydelse som varningssignal för att exempelvis sektionens fasta kostnader är för höga. Med tanke på den osäkerhet som råder är det inte meningsfullt att göra en alltför detaljerad budget.

Anledningen till att en intäktsprognos för fem år föreslås upprättas är att en sådan i vilket fall måste göras och rapporteras till Internationella sekretariatet. Denna intäktsprognos kommer självfallet att vara mycket osäker och är bland annat beroende av hur stora medel styrelsen är villig att tilldela insamlingsarbetet.

Förslag till beslut

D-utskottet föreslår styrelsen följande:

att budgeten skall innefatta två år,
att budgeten för det andra året kan vara övergripande,
att styrelsen fattar beslut om det andra årets preliminära budget samt
att en intäktsprognos över fem år bifogas budgeten.