Kommunikationspolicy för svenska sektionen av Amnesty International Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 24 april 2002


Kommunikationspolicy för svenska sektionen av Amnesty International

  1. Varför en kommunikationspolicy?
  2. Värdeord för all kommunikation
  3. Vårt språk
  4. Varningsord
  5. I vår kommunikation ska vi vara
  6. Budskap krävs för lyckad kommunikation
  7. Planering krävs för lyckad kommunikation
  8. Samordning krävs för lyckad kommunikation
  9. Omvärldsbevakning krävs för att vi ska agera effektivt
  10. Var ska Amnesty synas och med vem kan vi samarbeta?
  11. Webben
  12. Vem får uttala sig i Amnestys namn?
  13. Ansvarsfördelning

Varför en kommunikationspolicy?

"Den yttersta tragedin är inte de onda människornas brutalitet utan de goda människornas tystnad"
Martin Luther King.

Amnesty International är en oberoende frivilligorganisation som arbetar för de mänskliga rättigheterna. Med över en miljon medlemmar i 140 länder är Amnesty världens största medlemsbaserade MR-organisation. Arbetet utgår ifrån FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.
Amnestys vision är en värld där varje enskild individ får sina mänskliga rättigheter tillgodosedda. För att nå dit genomför Amnesty utredningar och aktioner som ska förhindra grova kränkningar av rätten till psykisk och fysik integritet, yttrande- och åsiktsfrihet och frihet från diskriminering.

Kommunikation genomsyrar hela verksamheten och är en förutsättning för att vi ska nå vårt mål. Denna policy gäller för hela den svenska sektionen, såväl för sekretariat som för medlemmar, och den ger riktlinjer för hur vi ska kommunicera. Den ska hjälpa oss att tala med en tunga - att vi är samordnade och konsekventa i det vi säger och i vårt förhållande till omvärlden. Policyn fastställer också en ansvarsfördelning.

Kommunikationspolicyn utgår från kommunikationsplattformen som fastställer de övergripande kommunikativa målen och de prioriterade målgrupperna.

Värdeord för all kommunikation - vad vi säger

Innehållet i all vår kommunikation ska präglas av våra värdeord:

trovärdighet : Vi ska hålla oss till de frågor som ryms inom vårt åtagande. Budskapet i vår kommunikation utgår från gediget utredningsarbete. Om vi inte kan eller har något att säga, ska vi inte heller göra det. Vi spekulerar aldrig.

mod: Vi finns där även i obekväma situationer. Vi ser, vi hör och vi rapporterar. Vi kräver att alla människor ska få sina rättigheter tillgodosedda och vi kritiserar förövare oavsett vem det är.

engagemang : Vi är en organisation som bygger på varje enskild individs engagemang och aktivitet och vi ger aldrig upp.

aktuell: Vi kommunicerar rätt budskap till rätt personer vid rätt tillfälle Vi informerar om det som händer nu utifrån våra rapporer samtidigt som vi noga följer det som händer omkring oss så att vi snabbt kan reagera.

aktiv: Vi är snabba och envisa. Vi tar egna initiativ.

Vårt språk

För att nå fram med vårt budskap måste vi uttrycka oss enkelt. En person som är oinsatt i frågan ska kunna förstå.

Vi ska uttrycka oss så att vi välkomnar människor, vi är en öppen organisation där alla får plats. I vår kommunikation - i tal och skrift - ska vi undvika att fjärma människor genom en vi-dem-känsla. Exempelvis kan "Vi inom Amnesty tycker"... kan i vissa sammanhang uppfattas utestängande.

Det finns ord och uttryck som vi ska undvika eftersom de lätt används av slentrian och som har fått en annan innebörd internt än vad det faktiskt betyder. Ord som tiggarbrev och uttrycket ekonomisk oberoende organisation är exempel på detta. Istället för tiggarbrev ska vi använda insamlingsbrev och vi är i högsta grad ekonomiskt beroende, vi måste få in pengar för att kunna bedriva en verksamhet.

All information från vårt huvudkontor är på engelska. För att våra översättningar ska vara samstämmiga ska vi ha en översättarhandbok som kontinuerligt uppdatera s. Vår strävan är att översätta alla centrala strategi- och åtagandedokument. Det fin ns också annat material som ska översättas, till exempel:

  • Visst kampanjmaterial till grupperna
  • Pressnotiser
  • vädjandebrev

Varningsord

Floskler : Floskler blir lätt tomma ord och det går att uttrycka det vi vill säga på ett annat sätt. Till exempel: Ingen varaktig fred kan uppstå utan respekt för de mänskliga rättigheter. Istället: Fred kan inte skapas samtidigt som människors hem blir förstörda om de blir beskjutna och godtyckligt dödade, om de konstant blir förnedrade. Människors rättigheter måste först respekteras.

Stelbenthet : Vi ska undvika att fastna i tänkandet -så har vi alltid gjort och så har vi alltid uttryckt oss.

" Kanslisvenska ": Juridiska uttryck behöver oftast förklaras. Undvik förkortningar som MR och ESK-rättigheter, om de används måste de även skrivas ut. Olika organs funktioner som t. ex FN:s behöver oftast förklaras. De flesta vet inte vad människorättskommittén har för uppgift eller vad UNHCR gör.

I vår kommunikation ska vi vara - hur vi uttrycker oss

Raka: Vi är ärliga, sakliga och lätta att förstå.

Mänskliga: Hjärtat ska alltid finnas med och det ska vara tydligt att det är människor det handlar om.

Tillgängliga: Vi är lätta att nå och svarar så snabbt som möjligt på frågor. I alla kontakter - i brev, e-post, på webben, informationsmaterial, etc - ska det alltid tydligt framgå var man kan vända sig för mer information.

Ödmjuka: Vi lyssnar och visar respekt, men vi viker inte från vår sak.

Genomtänkta : Vi är väl förberedda.

Hoppfulla : Vi tror på det vi gör och det ger resultat.

Korrekta : Vi formulerar vädjandebrev till myndighetspersoner med gängse inlednings- och avslutningsfraser och utan att i övrigt använda ord och uttryck som kan uppfattas som oartiga.

Budskap krävs för lyckad kommunikation

Vad vill vi egentligen säga? Tänk alltid på vilket budskap du vill få fram - i kontakten med grupper, planering av aktioner, möten, mediakontakter eller brevskrivning m.m. Undvik att ha för många olika budskap vid ett och samma tillfälle. Sålla och renodla.

Planering krävs för lyckad kommunikation

För en effektiv och lyckad kommunikation krävs planering. Vid en kampanj ska en kommunikationsplan alltid upprättas (gör en enkel, inte överambitiös, det ska vara ett stöd och en påminnelse så att man inte glömmer viktiga frågor). Tänk på:

Syfte/budskap - Vad vill vi uppnå?

Berörda internt Vilka berörs internt och vilka bör vara med i arbetet?

Målgrupp Vem vänder vi oss till?

Budget Vilka resurser har vi?

Aktivitet/Kanal Vad lämpar sig bäst för ändamålet?

Ansvarsfördelning Vems är ärendet och vem ska utföra arbetet?

Tidsplan När ska det vara klart?

Uppföljning Uppnådde vi det vi ville?

Utvärdering Använde vi rätt metod?

Samordning krävs för lycka kommunikation

Vi finns och är verksamma på såväl internationell, nationell, regional och lokal nivå. För att vi ska uppnå bästa resultat och arbeta effektivt krävs samordning.

Samordning geografiskt

Sekretariatet ansvarar för att samordna information som kommer från huvudkontoret i London (IS) om aktioner, kampanjer och organisationsförändringar och sprida den vidare till de lokala och regionala grupperna i Sverige. Sekretariatet har också ett samordnande ansvar för övergripande kampanjer som genomförs samtidigt på många platser i landet.

Landsamordnarna och specialgrupperna ansvarar för att upprätthålla kontakten med sina respektive kontaktpersoner på IS för att hålla sig uppdaterade och kunna sprida aktuell och relevant information till grupper, sekretariat och allmänhet.

Samordning inom sekretariatet

Det ska finnas forum över teamgränserna där vi kan identifiera samarbetsområden.

Var ska Amnesty synas och med vem kan vi samarbeta?

För att vara effektiva och nå bäst resultat kan det vara bra att samarbeta med andra aktörer och delta på seminarier, föredrag och i debatter. Men för att det inte ska slå fel och för att vi ska behålla vår trovärdighet och vårt oberoende är det viktigt att,

  • det alltid framgår vad Amnesty står för och vad vi ställer oss bakom och vad det är som inte är Amnestys utan andra aktörers budskap och fakta.
  • tänka på vad samarbetspartnerna/arrangörerna står för, både i sak och symboliskt. Kan det skada Amnesty?
  • vilka andra deltar?
  • undvik partipolitiskt känsliga sammanhang. Alla politiska partier bör vara inbjudna. Om bara några partier sen ställer upp får man göra bedömningen om det finns en risk för att Amnestys opartiskhet står på spel.
  • står Amnesty som medarrangör till t. ex. en manifestation, så måste man försäkra sig om att Amnestys budskap verkligen går fram. Helst ska detta ske genom att Amnesty har en egen talare som kan förmedla organisationens ståndpunkter. Detta är extra viktigt om man har representanter/talare som uttrycker åsikter som Amnesty inte kan ställa upp på. Om möjligt försöka ta reda på vilket som är de andra talarnas (och därmed organisationernas) huvudbudskap. Detta dels för att undvika att förknippas med deras ståndpunkter (om AI inte håller med) och dels för att kunna klargöra att Amnesty inte står bakom deras budskap.

Sekretariatet ska alltid kontaktas och rådfrågas om det finns en tvekan eller osäkerhet.

Omvärldsbevakning krävs för att vi ska agera effektivt

Amnesty ska agera snarare än reagera. Vi ska ta egna initiativ både utifrån vårt kampanj- och utredningsmaterial och utifrån det som händer runt omkring oss - riksdagsdebatter, statsbesök, media etc.

För att vårt agerande ska ge resultat krävs det att vi har en effektiv omvärldsbevakning. Respektive handläggare ansvarar för att hålla sig ajour med vad som händer inom sitt arbetsområde och de kopplingar som finns till de prioriterade arbetsområdena (se verksamhetsmål och prioriterade målgrupper).

Det ska finnas en gemensam lista eller liknande där vi tar upp viktigare händelser (datum för t. ex riksdagsdebatter, yttranden, publikationer, konferenser, möten inom EU/FN, statsbesök etc).

Webben

Externt

Webben är en av våra viktigaste informationskanaler och ska vara uppdaterad. Ny relevant information ska läggas ut snarast möjligt. Arbetet med webben ska överensstämma med verksamhetsmål och prioriterade målgrupper. Generalsekreteraren är ansvarig utgivare. Den som ansvarar för en fråga ansvarar också för att informationen läggs ut på webben och att gammal information tas bort. Pressekreteraren ansvarar för att informationen på startsidan överensstämmer med Amnestys åtagande och värderingar.

Internt

Intranätet ska vara en källa till information, ett debattforum och en möjlighet för medlemmar att kommunicera med varandra. Sekretariatet ska också använda Intranätet som en intern informationskanal. E-postadressen "sekretariatet" ska endast användas i nödfall.

Vem får uttala sig i Amnestys namn?

Alla medlemmar och anställda har rätt att uttala sig i Amnestys namn inom sitt kompetensområde och så länge det överensstämmer med Amnestys åtagande och värderingar. Det måste alltid göras en klar åtskillnad mellan personliga åsikter, andra organisationers uppgifter, etc och Amnesty. Om det är större sammanhang ska sekretariatet alltid kontaktas och rådfrågas. Vem som ska kontaktas beror på vad frågan gäller, om det rör exempelvis marknadsföring, media, kampanjer, flykting etc.

Uttalanden om övergripande frågor av policykaraktär ska göras av generalsekreteraren och ordföranden eller av handläggare som har fått rätten att uttala sig i frågan.

Varje gång en amnestymedlem undertecknar ett vädjandebrev till en myndighetsperson i ett annat land uttalar han/hon sig i Amnestys namn. Det finns tydliga regler för hur sådana brev bör vara skrivna. Se häftet 'Vi skriver brev', som kompletterar och preciserar kommunikationspolicyn.

Pressekreteraren ska kontaktas om någon upptäcker att Amnestys namn används felaktigt. Pressekreteraren kontaktar i sin tur aktuell redaktion och om det är en person som felaktigt använt Amnestys namn ska även han eller hon kontaktas.

Ansvarsfördelning

Styrelsen är ytterst ansvarig för all verksamhet, såväl för den interna som för den externa kommunikationen. De ansvarar för att fastställa policys, strategier och mål för kommunikation. Styrelsen har delegerat ansvaret för att uttala sig i Amnestys namn till Generalsekreteraren.

Ordföranden, ansvarar för att viktigt information från styrelsen sprids internt och uttalar sig om övergripande medlemsorienterade frågor.

Generalsekreteraren, ansvarar för den externa informationen som berör verksamheten.

Kanslichef , ansvarar för den interna informationen på sekretariatet

Teamsamordnarna - fungerar som en länk mellan ledning och teamen och ska sprida relevant information till, från och inom teamet.

Aktivistteamet - kommunikation med medlemmar, grupper, samordnare etc

Infoteamet - extern kommunikation med bland annat allmänhet, riksdag, regering, departement och media. Amnesty Press ingår även i teamet.

Fundraisingteamet - marknadskommunikation, kommunikation med givare och stödmedlemmar

Resursteamet - personalfrågor och intern service, IT

Grupper - gruppsekreteraren ansvarar för kontakten med sekretariatet

Distriktsombud - samordnar aktiviteter inom distriktet.

Specialgrupper - ansvarar för kontakt med relevanta experter på IS och för att sprida info vidare till grupper, sekretariat och allmänhet.

Landsamordnare - ansvarar för kontakt med relevanta researchteam på IS och för att sprida info vidare till grupper, sekretariat och allmänhet.

Alla anställda och aktiva medlemmar har ett ansvar att ta till sig och söka information som krävs för att kunna utföra sina respektive arbeten.