Förslag till en ny beredningsorganisation Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts, Dan Grundin
Datum: 24 april 2002

Förslag till en ny beredningsorganisation

Inledning
För att minska antalet beredningsformer och minska styrelsen operativa arbete och samtidigt förstärka styrelsens strategiska roll föreslås utskotten avskaffas. Första delåtgärden är att styrelsen skall äga frågorna (årsmötesbeslut, handlingsplaneåtgärder, policyutredningar m m) längre, vilket också hänger samman med förslaget till ny årscykel. Styrelsen kommer på junimötet att identifiera uppdragen och ägna septembermötet till att ställa samman direktiv till, av styrelsen definierade, uppdragsgrupper.

Vad gäller styrelsens arbetsutskott (AU) föreslås att AU får en ny sammansättning och funktion.

Uppdragsgrupper
Styrelsen kan vid behov besluta tillsätta speciella uppdragsgrupper, vars uppgift är att utifrån styrelsens direktiv göra utredningar och ta fram beslutsunderlag i olika frågor. En uppdragsgrupp ska endast arbeta med ett uppdrag åt gången och sättas samman utifrån karaktären hos varje enskilt uppdrag. I allmänhet tillsätts uppdragsgrupper på styrelsens septembermöte, men kan tillsättas närhelst styrelsen finner det nödvändigt. Styrelsen ska vid sammansättningen av en uppdragsgrupp tillse att få den kompetens som eftersöks för det speciella uppdraget, men också att gruppen representerar lämpliga delar av organisationen, d v s medlemmar och anställda på olika nivåer. Styrelsen har dock alltid möjlighet att ge uppdrag till endast en person. Även personer utanför organisationen kan komma i fråga för olika uppdrag. En uppdragsgrupp ska alltid ha en sammankallande. I strategiska frågor som rör medlemsorganisationen bör sammankallande vara en medlem.

Styrelseansvar för uppdragsgrupperna
När en uppdragsgrupp tillsätts bör en enskild styrelseledamot utses att vara huvudansvarig för kontakterna med gruppen tills uppdraget är slutfört. Styrelseledamoten rapporterar regelbundet till styrelsen om uppdragsgruppens arbete.

Uppdragsgruppernas sammansättning
Efter att styrelsen formulerat direktiv, tidsram och budget för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att komma med förslag på sammansättning. Sekretariatet bör vad gäller medlemmarna i uppdragsgrupperna föreslå personer som har dokumenterad kompetens och erfarenhet inom det aktuella området, men även mindre erfarna personer som visat intresse av att aktivt delta i sektionens beredningsarbete. Uppdragsgrupperna ska ses som en möjlighet till lärande och ska så långt det är möjligt präglas av mångfald avseende ålder, kön och etniskt ursprung.

För att uppnå en bred representation av medlemmar i beredningsorganisationen är det viktigt att sekretariatet har löpande kontakter med distrikt och grupper och underhåller aktuella databaser över förtroendevalda i sektionen.

Uppdragsgruppernas direktiv
För varje uppdrag ska styrelsen ta fram en projektbeskrivning enligt nedanstående modell:

1. Bakgrund/beslut
2. Syfte
3. Formulering av uppdraget/uppgifter
4. Metoder
5. Tidsram
6. Budget
7. Uppdragsgruppens sammansättning
8. Kontaktperson i styrelsen

Punkterna 3-5 och 7 kommer att vidareutvecklas av uppdragsgruppen när den väl tillsatts. De underlag uppdragsgrupperna tar fram till styrelsen ska följa dispositionen i "Riktlinjer för underlag till styrelsen" (ORG 53/005/2002).

Permanenta grupper
Utöver den särskilda gruppen för flyktingarbete föreslås styrelsen att årligen tillsätta en internationell kommitté, vars uppgift är att följa den internationella rörelsens arbete. Kommittén ska fungera som remissinstans för internationella frågor, följa arbetet i de internationella permanenta kommittéerna, samt tillsammans med ICM-delegationen arbeta med förberedelser och uppföljning av ICM.

Styrelsens arbetsutskott (AU)
AU föreslås bestå av ordföranden, vice ordföranden, vice mötesordföranden och kassören. AUs framtida uppgift inskränker sig till att förbereda styrelsemöten. AU kommer således inte att vara beslutande. Alla icke-delegerade beslut fattas av styrelsen på styrelsemöten eller per capsulam. Till AU adjungeras generalsekreteraren, kontorschefen och styrelsesekreteraren. AU sammanträder via telefonmöten.

Förslag till beslut

att anta förslaget om en ny beredningsorganisation med start styrelseåret 2002/2003