Förslag till förändringar av valberedningens riktlinjer samt ett förtydligande av sektionens stadgar § 10.2 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 9 mars 2012

Förslag till förändringar av valberedningens riktlinjer samt ett förtydligande av sektionens stadgar § 10.2

Bakgrund
På ICM 2011 fattades beslut (beslut 15) om regler vad gäller styrelsemedlemmars möjligheter att tillträda vissa typer av anställningar inom Amnesty International efter fullgjort förtroendeuppdrag samt möjligheten för vissa kategorier anställda att ta på sig styrelseuppdrag efter avslutad anställning. Det handlar om potentiella intressekonflikter och de två viktigaste delarna i beslutet lyder som följer:

- Chairs and members of the board of Sections and Structures may not be appointed to any senior salaried post in that Section for two years following the end of their elective mandate;

- Senior salaried staff of a Section or Structure may not stand for membership elected Board positions in that Section or Structure for two years following the end of office;

Sekretariatets tolkning av ICM-beslut 15:2011
Eftersom det är ett ICM-beslut ser vi det som tvingande att sektionen följer detta. Vi ser det dock inte som nödvändigt att förändra sektionens stadgar utifrån beslutet och kan också konstatera att lydelsen i de internationella stadgarna inte förändrats utifrån detta beslut.

Vi anser att ansvaret för implementeringen av de två delarna i beslutet för sektionens del ligger på flera händer: Den första delen av beslutet bör bakas in i styrelsens respektive sekretariatets arbetsordning, den andra delen av beslutet påverkar valberedningens riktlinjer och är alltså ett årsmötesbeslut.

I det nedanstående (se bilaga) ger vi förslag på ett tillägg till valberedningens nuvarande riktlinjer (rödmarkerade) under punkten 3. Uppgifter, underrubrik Urval, med anledning av ICM-beslut 15:2011.

Den engelska textens “senior salaried staff” har vi helt enkelt översatt till de nuvarande funktionerna på ledningsnivå på sektionens sekretariat, nämligen generalsekreteraren och avdelningscheferna. Vi är medvetna att detta är en pragmatisk snarare än ordagrann översättning av originaltexten, men tycker den tillsvidare är den mest praktiska. Att använda en mer generell benämning, t ex “chefsposition”, tycker vi är ett sämre alternativ, eftersom vi har tjänster med chefsliknande ansvar inom vår face-to-face- och telemarketingverksamhet, men de är inte att anse som “seniora” tjänster.

Förtydligande med anledning av sektionens stadgar § 10.2
Vid årsmötet 2011 uppstod en diskussion om hur man bör gå tillväga om en situation uppstår där det blir en vakans i styrelsen som resultat av valprocessen. Det är sekretariatets mening att årsmötet enligt sektionens stadgar § 10.2 kan välja att rösta fram ett “ofullständigt” förslag till styrelse. Om vakansen rör en ordinarie post, går första suppleanten in automatiskt under styrelseåret, rör vakansen en suppleantspost får styrelsen klara sig med en suppleant under mandatperioden. Sektionen har dock förstås möjlighet att vid ordinarie årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval. I enlighet med stadgarnas § 10.8 är det dessutom möjligt för styrelsen att adjungera en ledamot utan rösträtt.

§ 10.2
Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter väljs av årsmötet för en tid av ett år. Ledamöter och suppleanter kan återväljas. Vid vakans kan årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.

§ 10.8
Styrelsen äger att till sig adjungera en eller flera personer utan rösträtt.

Det är vidare sekretariatets mening att det är upp till årsmötet att via årsmötespresidiet besluta om hur man löser problemet med eventuella vakanser. Valberedningen bör stäva efter att presentera ett fullständigt förslag till årsmötet, men om det inte låter sig göras måste man överlåta till årsmötespresidiet att hantera processen under årsmötet. För att förtydliga detta föreslår vi ytterligare ett tillägg (rödmarkerad ny punkt e) i valberedningens riktlinjer under punkten 3. Uppgifter, underrubrik På årsmötet, och att styrelsen i samråd med valberedningen lägger valberedningens förändrade riktlinjer som ett förslag till årsmötet 2012.

Förslag till beslut

att utifrån ICM-beslut 15:2011 uppdra till styrelsen och sekretariatet att i respektive arbetsordning implementera tillämpliga delar av beslutet,

att utifrån ICM-beslut 15:2011 samt som en förtydligande av sektionens stadgar § 10.2 i samråd med valberedningen föreslå årsmötet 2012 förändringar av valberedningens riktlinjer enligt nedanstående.

Bilaga - Förslag till nya riktlinjer för valberedningen i den svenska sektionen av Amnesty International

1. Övergripande ansvar och syfte

Valberedningen ska vara en strategisk grupp förtroendevalda, som genom sina förslag på kandidater till olika förtroendeuppdrag inom föreningen verkar för föreningens utveckling och förnyelse.

2. Val av valberedning

Valberedningens tillsättning, sammansättning och uppdrag regleras i sektionens stadgar.

3. Uppgifter

Allmänt

Valberedningen ska

a. arbeta i enlighet med internationella direktiv inom Amnesty, riktlinjer från samverkansorganisationerna FRII och SFI, samt riktlinjer och policies antagna av svenska sektionen.

b. inte enbart förlita sig på nomineringar från medlemmarna utan arbeta proaktivt och aktivt under hela mandatperioden.

c. i början av verksamhetsåret lägga upp en plan för arbetet under året.

d. informera medlemmarna om syftet med valberedningen.

e. genom kontakter med organisationen (t ex medlemmar, förtroendevalda och anställda) skaffa sig en uppfattning om dels hur föreningens verksamhet fungerar och vilka behov som finns av förnyelse och kompetens, dels hur de förtroendevalda sköter sina uppdrag. Resultatet ska sammanställas i en behovsanalys.

Kandidater och nomineringar

Valberedningen ska

f. efter upprättad behovsrapport upprätta en eller flera profiler för de kandidater man söker.

g. i god tid innan årsmötet underrätta medlemmarna om de kommande valen samt profilerna för de kandidater man söker. Kontaktuppgifter till den/de av valberedningens ledamöter som svarar på frågor under nomineringstiden ska framgå i uppropet. Nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast den tio veckor innan årsmötet.

h. senast tio veckor innan årsmötet tillfråga samtliga styrelseledamöter samt revisorer och deras ersättare om de står till förfogande för förnyat mandat.

Urval

Valberedningen kontaktar de aktuella kandidaterna (nominerade och egna) och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningens organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang.

Med hjälp av de metoder (frågeformulär, intervjuer, tester etc.) valberedningen valt utvärderas kandidaterna; efter detta fattar valberedningen beslut om sitt förslag.

Valberedningen ska beakta att enligt beslut 15 på ICM 2011 får person som varit anställd som generalsekreterare eller avdelningschef vid sektionen inte ställa upp för val till styrelsen förrän tidigast två år efter avslutad anställning.

Inför årsmötet

Valberedningens förslag ska delges medlemmarna innan årsmötet, utskicket samordnas med övriga handlingar. Till förslaget ska bifogas förteckning över samtliga nominerade personer samt presentation av föreslagna kandidater.

På årsmötet

Valberedningen ska

a. vara representerad på årsmötet.
b. innan man presenterar sitt förslag informera årsmötet om sin sammansättning, arbetssätt och resultatet av den behovsanalys man gjort.
c. redogöra för eventuella jävsförhållanden.
d. föredra sitt förslag samt övriga nomineringar för årsmötet
e. sträva efter att lämna ett fullständigt förslag till samtliga valbara poster på årsmötet. Skulle vid årsmötet antalet kandidater vara färre än antalet valbara platser åligger det årsmötespresidiet att genomföra valet i enlighet med sektionens stadgar.

4. Åtagande

Ledamot av valberedningen

a. har ansvar för att valberedningens uppdrag fullföljs.
b. ska behandla känslig information om enskilda personer som framkommer genom valberedningens arbete konfidentiellt.
c. ska inte vara anställd av Amnesty eller inneha andra förtroendeuppdrag på sektionsnivå.
d. ska tydligt deklarera eventuella jävsförhållanden.

Hela valberedningen

Valberedningen ska rapportera viktiga händelser inom sitt ansvarsområde till medlemmarna (nya riktlinjer, förtroendevalda som avgår, fyllnadsval etc).

Valberedningen ska årligen utvärdera riktlinjerna. Eventuella ändringar i dessa riktlinjer kan föreslås av valberedningen eller övriga medlemmar i föreningen. Förändringsförslag läggs fram till årsmötet i form av motion eller förslag.