Förslag till mötescykel för sektionsstyrelsen 2012/2013 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2 mars 2012 (reviderat 13 mars 2012)

Förslag till mötescykel för sektionsstyrelsen

Inledning

Styrelsen fattade i februari 2012 följande beslut:

att sekretariatets rapportering vad gäller ekonomi fr o m 2012 övergår från tertial- till kvartalsrapporter,

att sekretariatets rapportering vad gäller verksamhet fr o m 2012 övergår från tertial- till halvårsrapporter,

att verksamhetsrapporten ska fokusera på planens del- och resultatmål och innehålla “trafikljus” eller liknande för att övergripande sammanfatta sekretariatets bedömning av måluppfyllelse samt innehålla ett sammanfattande förord av generalsekreteraren.

att uppdra åt sekretariatet att till marsmötet ta fram ett översiktligt förslag till möteskalender 2012/2013 med fokus på det huvudsakliga innehållet på respektive styrelsemöte samt en beskrivning av sektionens budgetprocess.

Besluten om en förändrad rapportering vad gäller ekonomi och verksamhet får återverkningar på såväl styrelsearbetet som sektionens budgetprocess.

Sektionens budgetprocess

Sektionens årliga budgetprocess har tidigare startat i samband med styrelsens junimöte då sekretariatet presenterat ett förslag till direktiv för nästkommande budgetår. Direktiven har innehållit ett första beslut om ramen för budgeten, där styrelsen fått ta ställning till om budgeten ska vara balanserad eller inte samt innehållit beslut om långsiktig verksamhet (på senare år rörande utgivningen av Amnesty Press, medlemskapet i Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar, samt avgiften till European Institutions Office, EIO).

Sekretariatets förslag till direktiv har byggt på prognoser baserade på årets första tertial (januari-april) och en svårighet i sammanhanget har varit att så tidigt prognostisera intäkterna för det nästkommande året. I den nya rapportordningen kommer vi vid styrelsens junimöte dessutom enbart ha det första kvartalet (januari-mars) att utgå ifrån och vårt förslag är därför att direktiven för budgetarbetet presenteras på styrelsens septembermöte, då också verksamhetsmötet hålls, och att de bygger på prognoser gjorda av sekretariatet utifrån årets två första kvartal (januari-juni). Till septembermötet föreslås också Granskningskommittén (GK) presentera sin rapport baserad på årets sex första månader (se separat underlag).

Vidare föreslår sekretariatet att, liksom 2011, i fortsättningen endast ett förslag till budget presenteras under hösten och att det sker på styrelsens decembermöte.

En översiktlig beskrivning av budgetprocessen ser ut som följer:

Början av september: Sekretariatets planeringsdagar

Slutet av september: Styrelsemöte, verksamhetsmöte, GK presenterar sin halvårsrapport, styrelsen fattar beslut om direktiv för arbetet med kommande års budget utifrån sekretariatets prognoser

Oktober/November : Styrelsemöte, möjligt tillfälle för sekretariatet att lyfta frågor i budgetprocessen som kräver styrelsens vägledning eller beslut, t ex utifrån Global Priority Statement (GPS) som för närvarande slås fast i oktober ojämna år

December: Styrelsemöte, beslut om budget

Styrelsens möteskalender 2012-2014

Innehållet på styrelsemötena kommer att förändras en del som en konsekvens av omläggningen av rapporteringen och budgetprocessen. Nedan ett förslag till övergripande möteskalender för styrelsen under perioden juni 2012 - maj 2014, där de viktigaste frågorna på respektive styrelsemöte har angetts.

Juni 2012 (prel 8-10 juni, två dagar + halvdagsutbildning på sekretariatet)

- Styrelseutbildning på sekretariatet (halvdag)
- Uppföljning årsmötesbeslut
- Styrelsens interna ansvarsfördelning
- Ekonomisk rapport första kvartalet 2012
- Riskanalys av sektionens verksamhet och intäkter

September 2012 (prel 22-23 september, två dagar)

- Ekonomisk rapport andra kvartalet 2012
- Första verksamhetsrapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden januari-juni 2012
- Verksamhetsmöte (inkl GKs rapport)
- Rambeslut och direktiv för budget 2013 (inkl beslut om långsiktig verksamhet)
- Möte med valberedningen

Oktober/November 2012 (prel 27-28 oktober, en dag + ev. en utbildningsdag)

- Första förberedelser inför årsmötet 2013, bl a förslag till årsmötespresidium
- Första förberedelser inför ICM 2013

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

December 2012 (prel 8-9 december, två dagar)

- Ekonomisk rapport tredje kvartalet 2012
- Eventuella revideringar av verksamhetsplanen 2012-2013
- Beslut om budget 2013
- Vissa beslut rörande årsmötet 2013
- Beslut om eventuella ICM-resolutioner (deadline för resolutioner normalt i mitten av januari)

Februari 2013 (prel 2-3 februari, en dag + ev. en utbildningsdag)

- Diskussion om styrelsens förslag till årsmötet

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

Mars 2013 (prel 16-17 mars, två dagar)

- Ekonomisk rapport fjärde kvartalet 2012, årsredovisning 2012
- Rapport om gruppernas redovisning 2012
- FRII:s kodrapport 2012
- Andra verksamhetsrapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden juli-december 2012 samt årssammanfattning
- Styrelsens yttranden över inkomna motioner samt styrelsens förslag till årsmötet
- Rapport om årlig arbetsmiljöenkät på sekretariatet

Maj 2013 (prel 2-3 maj, två halvdagar)

- Genomgång av resolutioner till ICM (first batch)
- Sista genomgång inför årsmötet
- Utvärdering av styrelseåret

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

Juni 20 1 3

- Styrelseutbildning på sekretariatet (halvdag)
- Uppföljning årsmötesbeslut
- Styrelsens interna ansvarsfördelning
- Ekonomisk rapport första kvartalet 201 3
- Riskanalys av sektionens verksamhet och intäkter
- ICM-förberedelser

September 2013

- Ekonomisk rapport andra kvartalet 201 3
- Rapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden januari-juni 201 3
- Verksamhetsmöte (inkl GKs rapport)
- Rambeslut och direktiv för budget 2014 (inkl beslut om långsiktig verksamhet)
- Möte med valberedningen
- Uppföljning ICM
- Förberedelser verksamhetsplan 2014-2015 (utifrån draft GPS3)

Oktober/November 2013

- Första förberedelser inför årsmötet 2014, bl a förslag till årsmötespresidium

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

December 2013

- Ekonomisk rapport tredje kvartalet 2013
- Beslut om verksamhetsplanen 2014-2015
- Beslut om budget 2014
- Vissa beslut rörande årsmötet 2014

Februari 2014

- Diskussion om styrelsens förslag till årsmötet

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

Mars 2014

- Ekonomisk rapport fjärde kvartalet 2013, årsredovisning 2013
- Rapport om gruppernas redovisning 2013
- FRII:s kodrapport 2013
- Rapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden juli-december 2013 samt årssammanfattning
- Styrelsens yttranden över inkomna motioner samt styrelsens förslag till årsmötet
- Rapport om årlig arbetsmiljöenkät på sekretariatet

Maj 20 1 4

- Sista genomgång inför årsmötet
- Utvärdering av styrelseåret

Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet.

Förslag till beslut

att anta det förändrade förslaget till budgetprocess enligt ovan, samt

att tillsvidare anta förslaget om ny möteskalender för styrelsen.