Rekommendationer – hur får vi grupperna att känna mer ansvar för ekonomin? Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2005

Till: Styrelsen
Från: Jeanette Irekvist, Bo Lindblom, Ernesto Katzenstein, Sofia Karlsson, Malin Nyberg
Datum: 25 februari 2005

Rekommendationer – hur får vi grupperna att känna mer ansvar för ekonomin?

a. Information

En starkt bidragande orsak till att grupperna inte bidrar till ekonomin tycks vara att de saknar tillräcklig förståelse för ekonomin och betydelsen av att de bidrar till den. Detsamma gäller för distrikten. Utredningen har genom intervjuerna funnit att det viktigaste arbetet ligger i information och utbildning som båda är utformade på ett så pedagogiskt sätt att medlemmarna kan ta den till sig även om de inte är ekonomiskt skolade.

Kommentar: Rent allmänt så har arbetsgruppens papper ökat motivationen för att göra Amnestys ekonomiska information mer tillgänglig. En förändring är att Amnestys kostnadsredovisning i och med 2005 års budget kommer att få en mer logisk uppdelning i olika funktioner.


1. Informationspaket

Trots att medlemmarna vanligen vet att informationen finns tillgänglig så tar de sig sällan tid att läsa den, eller att informera sin grupp och sitt distrikt. Offensiv information är därför nödvändig, dvs. att vi ifrån styrelsens och sekretariatets sida aktivt och regelbundet informerar om ekonomin, inte bara skriftligen via de kanaler vi har, utan även genom personliga besök och utbildningar.
Det bör finnas ett “informationspaket” som kan användas av t ex styrelseledamöter, distriktsombud, gruppsekreterare vid distriktsmöten, gruppmöten, etc. Det kan bestå av:
· Overhead-presentationer som kan användas på olika möten och utbildningar. Presentationen bör vara i ”två nivåer”:
- En kort serie på några få bilder (3-5) som kan användas vid allmän information om Amnesty. Kort sammanfattning (några exempel) om hur mycket verksamhet kostar, vad pengarna kommer ifrån och grundläggande information om organisationen
- En längre serie som kan riktas till aktivister och kan användas t ex i introduktionskurser och medlemsmöten. En djupare information om hur Amnesty organiserar sig, IS och svenska sektionens sekretariats arbete och kostnader.
· En text lik den som finns i det ”lilla vita” häftet ”Fängslande läsning om mänskliga rättigheter” (se bilaga 11).
· En längre text i stil med ”Amnesty International - Facts and Figures: The work of Amnesty International” som finns på den internationella rörelsen hemsida.
· Utbildningsmaterial för utbildning av kassörer (se nedan).

Kommentar: Det har inte tagits fram ett sådant här material. Det är ett omfattande arbete även om en del redan finns och det är även svårt att hålla materialet uppdaterat. En stor svårighet i detta är att få fram lämpligt material från IS som man bygga någon information på. En lämplig distributionsform kan vara interna hemsidan, men även ett kortare paket som bör användas på kassörsutbildningarna, dras för DO på deras utbildningar samt av styrelsemedlemmar på distriktsmöten


2. Budgetmötet

Budgetmötet hålls enligt de riktlinjer som årsmötet 1991 beslutade om. Det innebär att:
* distrikten representeras av sina distriktsombud samt eventuellt en medlem med ekonomiska kunskaper eller intressen, vald av distriktsmötet och därmed med mandat att i dessa frågor föra distriktets talan,
* distrikten fortlöpande får information om aktuella problem i det pågående budgetarbetet och på så sätt ges möjlighet att ta upp dessa på höstens distriktsmöten,
* distriktsombuden får tillgång till uppgifter om gruppernas ekonomiska insatser i det egna distriktet och ges möjlighet att vid distriktsmötet planera ekonomiska insatser under det kommande året, eventuellt också distriktsgemensamma verksamheter då det gäller olika former av penninginsamling

Kommentar: Detta är något som togs upp på budgetmötet av deltagarna själva och styrelsen rekommenderades att skriva ett förslag till årsmötet. Detta har gjorts och därmed kommer budgetmötena att ses över 2005.


3. Årsmötet

De översikter av utgifter och intäkter som görs inför varje årsmöte kunde ges en utformning som ökar läsbarheten. En tydligare och gärna bättre illustrerad grafik skulle troligen göra nytta. Eftersom en stor del av medlen går till den internationella verksamheten, borde en sammanfattande översikt av dess inkomster och utgifter också ingå, gärna med konkreta exempel på vad en utredning kostar i genomsnitt, eller en utredningsresa med därpå följande rapport. Detta har redan använts i årets verksamhetsberättelse och i årsredovisningen, och presentationen på årsmötet följde detta grafiska upplägg. Detta upplägg har fått mycket bra och uppskattande återkoppling, och är därför något som bör användas även i fortsättningen.

Kommentar: Den presentation som framlades 2003 har fått många uppskattande kommentarer eftersom den inte fokuserade på bokslut, utan på att koppla vår ekonomi till den verksamhet som vi driver. Detta är något som även kommer att göras 2005, och borde kunna göras av framtida kassörer också.


4. Grupptrycket

Grupptrycket är nog i dagsläget den bästa informationskällan om ekonomi för grupper. Där finns ofta en liten ekonomispalt som kort, och förhoppningsvis begripligt, beskriver vad som händer med ekonomin.

Kommentar: Här bör man fortsätta att informera om ekonomin och dess utveckling (görs av ekonomiansvariga varje gång). Dessutom informeras om större fundraisingsatsningar av fundraisingteamet.


5. Hemsidan

Hemsidan har en länk till en speciell ekonomihemsida. Här finns mycket info. Sidan är främst skriven för journalister och studerande.

Hemsidan förbättras kontinuerligt, men det är ett relativt nytt sätt att sprida ekonomisk information över Internet. Den mer ”tunga” ekonomiska informationen ligger i styrelsens databas. Dock kan denna upplevas som svår att hitta till, därför kan ekonomin och budgeten få en egen sida på den interna hemsidan för att bli lättare åtkomlig för alla medlemmar, och särskilt de som har intresse av att hitta informationen.

Kommentar. Vi föreslår här inte någon förändring vad gäller externa ekonomihemsidan. Däremot rekommenderar vi att ekonomin och budgeten får en egen del på interna hemsidan som gör den mer lättåtkomlig och lätt att hitta. Då den interna hemsidan håller på att ses över kan detta framföras till sekretariatet så att man tar hänsyn till detta behov.


b. Utbildning

1. Kassörsutbildning

Vi har inte hållit någon kassörsutbildning tidigare. Om intresse finns kan vi hålla en halvdagsutbildning en gång om året. En idé har varit att lägga kassörsutbildningen tillsammans med budgetmötet för att evenemangen skall locka publik åt varandra. Tyvärr hamnar då utbildningen väl sent för nytillträdda kassörer. Vid efterfrågan kan kassörsutbildning hållas för intresserade distrikt.

Kommentar:
Under 2005 har tre kassörsutbildningar varit utlysta:
1. I september hölls en utbildning i Uppsala. Denna var välbesökt. initiativ till utbildningen togs från distriktet.
2. I samband med budgetmötet utlystes en kassörsutbildning. Tre stycken var intresserade vilket bedömdes vara för få för att genomföra en utbildning.
3. I november hölls en kassörsutbildning i Malmö. Runt sex personer var med.

Till utbildningarna har ett enkelt informationspaket tagits fram till kursdeltagarna. Det finns också ett lärarmanus. Detta gör att det är ganska enkelt att hålla en utbildning om intresse finns.

Därmed får vi anse att rekommendation har genomförts. Dessutom finns det material för att genomföra mer utbildningar om intresse finns.

c. Krav på grupper

1. Ekonomin i gruppers och distriktens stadgar

Ekonomiska frågor hanteras idag väldigt kortfattat i distriktens stadgar, och grupperna har vanligen inga egna stadgar. Det som vanligtvis nämns i stadgarna är att vid gruppernas eller distriktens upplösning de pengar som finns kvar på konton ska tillfalla sektionen.

Det är dock viktigt att grupperna hanterar pengarna på rätt sätt (se bilaga 11). Även om man inte har detta tydligt utskrivet i stadgarna. Utredningen tycker inte att förändringar i stadgarna är det viktigaste i denna fråga, och även om man genomför förbättringar inom detta område torde det inte förändra eller förbättra de omständigheter som ligger bakom gruppens uppdrag.

Kommentar: Ingen rekommendation.

2. Redovisningsmall för grupperna

Många grupper och distrikt uttrycker att man har svårt att veta vilken information som är viktig och sprida och skicka in till sekretariatet. Dessutom vet man inte alltid vad man bör följa upp för sin egen del för att följa god redovisningssed. Amnesty bör därför erbjuda grupperna en redovisningsmall för gruppernas ekonomi (se nedan en tabell med rubrikerna, ”kontoplan”) samt arbeta för att få alla att använda den. Det är dock viktigt att denna inte görs för svår med risk att grupperna då inte kommer att använda den och att många grupper istället aktivt vänder sig mot alla typer av redovisning. Därför har utredningsgruppen tagit fram ett förslag på en förenklad kontoplan som kan användas av grupperna.

Dessutom har utredningen ansett det viktigt att redovisningen ska vara enkel att administrera både för gruppens kassör och av sekretariatet. Grupperna bör därför kunna redovisa på Internet. Utredarna har diskuterat frågan med den dataansvarige på sekretariatet och han ser inga större svårigheter med att genomföra detta. Förmodligen krävs bara hans tid för genomförandet. En ”användarhandbok” behövs också. Tanken är att kassören i varje grupp vid årets slut ska gå in på Internetsidan och mata in sin grupps årsredovisning. Data ska lagras i en enkel ”databas” och kan användas av ekonomiansvariga och kassören. Givetvis ska det gå att redovisa på papper, och det ska finnas en likvärdig mall att använda för dem som inte har tillgång till dator. Dock ska det uppmuntras att man gör det via Internet eftersom det underlättar den administrativa hanteringen betydligt.

För att locka grupper att använda detta, föreslår vi att man tar fram ett enkelt Excel-ark med lite funktionalitet för att tjänstgöra som kassabok som ska kunna laddas ner från en hemsida av grupperna. Detta ska kunna göras med frivilliga insatser. De enda kostnader utöver personalkostnader är serverutrymme och underhåll på Internetsidan och databasen.

Det är också viktigt att påpeka att det är ytterst viktigt att hanteringen av ekonomin sköts helt korrekt för att vi inte på minsta vis ska kunna riskera felaktigheter som kan skada Amnestys goda namn.

Kommentar: Om grupperna skall redovisa sin ekonomi till distriktet enligt en fastställd mall måste styrelsen fattar ett formellt beslut om detta.

Annica har tagit fram en kassabok i Excel som följer den kontoplan arbetsgruppen föreslagit i detta dokument. Kassaboken har delats ut i samband med de kassörsutbildningar som hållits. Annica kan göra den tillgänglig interna hemsidan.

Någon användarhandbok har inte tagits fram. Det saknas också möjlighet att redovisa på Internet. Den första skulle kunna vara användbar för många och bör drivas vidare. Vad gäller redovisning på Internet så bör den frågan tas i samband med diskussionen på internationell nivå om hur sektionen kommer att redovisa mot den internationella rörelsen för att man ska kunna konsolidera hela rörelsens resultat samt få transparens genom hela verksamheten.