Tidigareläggande av sektionens årsmöte Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2005

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 25 februari 2005

Tidigareläggande av sektionens årsmöte

Bakgrund

Den av styrelsen utsedda uppdragsgruppen som undersökt sektionens årsmöte föreslår i en av sina rekommendationer att årsmötet hålls i april i stället för i maj, vilket varit tradition under en lång följd av år. Styrelsen uppdrog på sitt januarimöte 2005 åt sekretariatet att undersöka konsekvenserna av att förlägga årsmötet 2006 i april. Man bad sekretariatet att i första hand se på förutsättningarna att göra detta utan att behöva föreslå stadgeändringar.

Årsmöte i april inom ramen för nuvarande stadgar

April månads helger (fre-sön) 2006 ser ut som följer:

7-9 april
14-16 april (långfredag-påskdagen)
21-23 april
28-30 april (30 april är valborg)

Av dessa helger är 7-9 och 21-23 "vanliga helger". Att ha årsmöte under påskhelgen ser vi som uteslutet. Eftersom Sveriges skolor har påsklov både före och efter påskhelgen kan helgerna 7-9 och 21-23 april också bli problematiska. Även helgen 28-30 april kan bli problematisk då många kanske reser bort en sådan långhelg (måndag 1 maj är helgdag).

Alternativ 7-9 april

Kallelsen måste skickas ut senast vecka 2 (9-15 januari) och bör då helst vara klar till styrelsens decembermöte 2005. Årsmöteshandlingarna (inkl årsredovisningen) måste skickas ut senast vecka 8 (20-26 februari), vilket innebär att revisionen måste vara klar och årsredovisningen klar för styrelsens underskrift absolut senast i början av vecka 7 (istället för som 2005 i slutet av vecka 9). Motionerna måste vara styrelsen tillhanda senast 27 januari (vecka 4).

En konsekvens av detta alternativ är att hela årsmötesförberedelserna måste "tidigareläggas ett styrelsemöte", d v s decembermötet måste ta upp frågor som normalt hanteras i januari och styrelsens marsmöte med styrelsens förslag till årsmötet och yttranden över motioner måste äga rum i slutet av januari/tidigt i februari. Om man inte vill ha två styrelsemöten med några veckors mellanrum måste beslut om årsredovisningen tas per capsulam och årsredovisningen skickas ut på cirkulation i landet för underskrift. Sekretariatet ser stora problem med att ha bokslutet och slutrevisionen klara så tidigt på året.

Alternativ 21-23 april

Kallelsen måste skickas ut senast vecka 4 (23-29 januari) och bör då helst vara klar till styrelsens decembermöte 2005, alternativt får styrelsemötet i januari 2006 hållas redan 14-15 januari. Årsmöteshandlingarna (inkl årsredovisningen) måste skickas ut senast vecka 10 (6-12 mars), vilket innebär att revisionen måste vara klar och årsredovisningen klar för styrelsens underskrift absolut senast i slutet av vecka 7 (istället för som 2005 i slutet av vecka 9). Motionerna måste vara styrelsen tillhanda senast 10 februari (vecka 6).

En konsekvens av detta alternativ är att årsmötesförberedelserna måste tidigareläggas. Januarimötet bör hållas tidigare och även marsmötet tidigareläggas till 25-26 februari. Om styrelsen ska ha underlagen i tid, d v s en vecka före styrelsemötet, måste bokslutet och slutrevisionen äga rum absolut senast i början av vecka 7, vilket är problematiskt med den arbetskapacitet och de rutiner vi har idag.

Alternativ 28-30 april

Kallelsen måste skickas ut senast vecka 5 (30 jan-5 feb) och måste vara klar till januarimötet som bör hållas 21-22 januari. Årsmöteshandlingarna (inkl årsredovisningen) måste skickas ut senast vecka 11 (13-19 mars), vilket innebär att revisionen måste vara klar och årsredovisningen klar för styrelsens underskrift absolut senast i slutet av vecka 8 (istället för som nu i slutet av vecka 9) och marsmötet bör därför tidigareläggas till 25-26 april. Motionerna måste vara styrelsen tillhanda senast 17 februari (vecka 7).

En konsekvens av detta alternativ är att årsmötesförberedelserna måste tidigareläggas. Både januari- och marsmötet bör tidigareläggas.

Slusatser

Just år 2006 verkar april vara en ganska olämplig månad ur årsmötessynpunkt, eftersom påskhelgen ligger mitt i månaden. Detta innebär att för uppskattningsvis hälften av Sveriges skolor kommer påsklovet att starta helgen 7-9 april, för den andra halvan slutar påsklovet helgen 21-23 april. Dessutom infaller valborg detta år på en söndag.

Från sekretariatets synvinkel och främst med tanke på bokslutsarbetet och slutrevisionen ser det ut som om den tredje och fjärde helgen i april skulle vara möjliga, dock med tillägget "ju senare desto bättre". Att anordna årsmötet 21-23 april nästa år skulle ge oss väldigt små marginaler i arbetet.

År 2006 är båda de första helgerna i maj "vanliga" helger. År 2007 ligger påsken tidigt i april, vilket gör att helgen 20-22 april är en "vanlig" helg.

Stadgeändringar

Stadgeändringar vad gäller utskick av kallelse (tolv veckor före mötet), inlämnande av motioner (10 veckor) samt utskick av årsmöteshandlingar (6 veckor), skulle naturligtvis underlätta ett årsmöte i april, i synnerhet om man minskade tiden för utskick av årsmöteshandlingar till t ex fyra veckor. Det innebär å andra sidan att medlemmarna skulle få mindre tid till sina årsmötesförberedelser, vilket kanske skulle upplevas som negativt.

Förslag till beslut

Sekretariatet föreslår styrelsen

- att 2006 förlägga årsmötet någon av de första helgerna i maj