Ekonomisk redovisning 2004: Kommentarer till ekonomiskt årsutfall 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2005

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: Februari 2005

Kommentarer till ekonomiskt årsutfall 2004
(6 bilagor)

Inledning
Denna text, 2004 års tredje tertialrapport, är ett komplement till verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. Den tar upp de ekonomiska aspekterna på år 2004.

Årets resultat
För år 2004 redovisar Amnesty ett positivt resultat om 200 tkr. Hela det ekonomiska överskottet sätts enligt Amnestys interna regler av till Humanfondsreserven. Resultatet efter denna avsättning är 0.

Intäkterna (bilaga 2)
Årets intäkter uppgår till 38 154 tkr jämfört med budget 36 020 tkr (+2 134 tkr). Jämfört med 2003 har intäkterna minskat med 300 tkr.



Amnestys intäkter delas i bilaga 2 upp i fem intäktsgrupper, intäktsgrupperna delas i sin tur in i olika intäktsslag. Kommentarerna nedan följer denna uppdelning.





Intäkter från intäktsgruppen Medlemsavgifter understiger budget med 80 tkr, 99 % av budget har nåtts. Jämfört med föregående år är utfallet 50 tkr bättre. Antalet medlemmar har minskat från 57 000 år 2003 till 56 000 år 2004. Att intäkterna ändå ökar marginellt beror på att vi nu har fler helbetalande medlemmar. Intäktsslaget Medlemsskap via autogiro går väsentligt bättre än budget då extra satsningar har gjorts på medlemsvärvning som inte budgeterats.

Vid årsskiftet 2004/2005 betalade nästan hälften av medlemmarna sin avgift via autogiro. Den ökande andelen autogiromedlemmar leder till att vi tappar allt färre medlemmar.

Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning uppgår till 215 tkr. Det är under budgeten på 300 tkr och beror på att vi inte lyckats sälja så många annonsbilagor i Amnesty Press som vi hoppats.

Intäkter från intäktsgruppen Prenumerationer går bättre än budget tack vare en lyckad marknadsföring av Kortkampanjen. Kortkampanjen har nu nästan 3 200 prenumeranter mot 2 200 år 2003.

Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag överstiger budget med 2 180 tkr, 110 % av budget har nåtts. Jämfört med föregående år är utfallet 400 tkr sämre. Varje intäktsslag inom intäktsgruppen kommenteras nedan.

Intäktsslaget Gåvor från grupper och distrikt går nästan exakt lika med budget. Intäktsslagets resultat är till största delen beroende av gåvor från Hörbygruppen, Halmstadsgruppen och Lundagrupperna. Hörby och Halmstad bidrar med pengar från sin andrahandsförsäljning medan Lundagrupperna har fått ett par större testamenten.



Ovanstående fyra givare bidrar med sammanlagt 85 % av årets gruppgåvor.

Intäktsslaget Företagssamarbete överstiger budget med 90 tkr, 140 % av budgeten har nåtts. Utfallet är 110 tkr bättre än föregående år. Intäkterna kommer från Nudie Jeans, Bokningsbolaget och Bra Böcker.

Intäktsslaget Insamlingsbrev understiger budget med 520 tkr, 89 % av budgeten har nåtts. Jämfört med föregående år är intäkterna 350 tkr lägre. Intäktsslaget avser intäkter från insamlingsbreven som går ut varannan månad. Eftersom så gott som all givarvärvning numera syftar till att få in autogirogivare minskar successivt det antal givare som man kan skicka insamlingsbrev till.




Gåvor via autogiro ökar kraftigt 2004 till 10 395 tkr. Intäktsslaget når budget och överträffar föregående år med 2 400 tkr. Större extrasatsningar på givarvärvning utöver budget har gjorts under året. Av intäktsökningen kommer 185 ktr från den gemensamma insamlingen med Amnestyfonden (tidigare fondengivare).

Intäktsslaget Humanfonden går 2 860 tkr bättre än budget, 200 % av budgeten har nåtts. Jämfört med 2003 är intäktsökningen 640 tkr. Ökningen kommer av börsuppgången. Antalet sparare i Humanfonden har minskat med 4 % sen förra året (- 325 st). Det är oroande att antalet sparare minskar när nu Humanfonden ökar i värde. En värvningskampanj har genomförts i samarbete med Banco men den har inte vänt trenden. genomförts.

Intäktsslaget Hjälpfonden gav 300 tkr mot budgeterat 150 tkr.

Intäkter från testamenten uppgår till 1 024 tkr mot budget 1 650 tkr och föregående års utfall på 2 000 tkr. Nedgången för testamenten är den största enskilda anledningen till att vi inte når 2003 års resultat.

Från intäktsgruppen avgår Amnestyfondens andel om 3 000 tkr. Det är Amnestyfondens del av gemensamt insamlade medel. Amnestyfonden har fått något större intäkter än budgeterat men har samtidigt lämnat ett större bidrag till fundraisingkostnaderna än budget.


Kostnaderna (bilaga 3 och 4)

Sammanfattning
De sammanlagda kostnaderna för 2004 uppgår till 37 947 tkr. Årets kostnader är 1 770 tkr högre än totala budgeten eller 105 % av totala budgeten. Störst budgetöverdrag står personalkostnaderna för med nästan 1 000 tkr.

Amnestys kostnader delas upp i fyra kostnadsslag som i sin tur delas upp i program och delprogram.

Den procentuella fördelningen av kostnaderna på de olika kostnadsslagen framgår nedan.



Programkostnader
Nedan görs en jämförelse mellan utfall och budget för de olika programgrupperna. Jämförelsen görs för direkta kostnader som resor, porto etc (bilaga 3) och dels med de indirekta kostnaderna/fördelade kostnaderna inräknade vilka innefattar löner och sekretariatskostnader (bilaga 4).

Nyckeln för fördelningen av de indirekta kostnaderna är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

Det kan vara intressant att se hur personalneddragningarna påverkat de olika programområdena. Därför redovisas hur många tjänster som använts i respektive programgrupp och hur många tjänster som användes 2003.




Diagrammet visar de största kostnadsgrupperna.


Utredningar och aktioner
De direkta kostnaderna inom programgruppen uppgår 2004 till 1 076 tkr vilket är 110 tkr under budget. Det är budgeten för kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor som överskridits. Anledningen till det är att p g a en vakans 2003 togs inte allt material fram till kampanjen som planerats. Detta fick istället göras 2004 och därmed blev det nödvändigt att överskrida budgeten.

De fördelade kostnaderna (lön och administration) uppgår tillsammans med de direkta kostnaderna till 5 000 tkr (f g år 3 968 tkr). För programgruppen har 3,7 tjänster (2,3) använts. Den extra tjänsten har använts för att ta fram och arbeta med rapporten " Mäns våld mot kvinnor i nära relationer ".

Medlemsaktiviteter
De direkta kostnaderna inom programgruppen uppgår till 650 tkr vilket är 180 tkr under budget.

Främst är det kostnaderna för Samordningsgrupper och Kortkampanjen som blivit lägre än planerat.

Fördelade kostnader och direkta kostnader uppgår totalt för programgruppen uppgår till 3 786 tkr (3 750 tkr). För programgruppen har 2,95 tjänster (3,1) tagits i anspråk.

Medlemmar och organisation
De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 1 100 tkr vilket är 272 tkr över budget. Regiontjänsten i Malmö var inte budgeterad för hela året 2004 då beslut om att den skulle vara kvar inte tagits när budgeten togs. Förlängningen av projektet har inneburit att kostnaderna blivit 200 tkr högre än budget.

Totala kostnader inklusive fördelade uppgår till 3 045 tkr (2 919 tkr). För programgruppen har 2,8 tjänster (2,8) tagits i anspråk.

Information och kommunikation
De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 1 871 tkr vilket är 40 tkr under budget.

Totala kostnader för programgruppen uppgår till 3 045 tkr (2 919 tkr). För programgruppen har 2,8 tjänster (3,1) tagits i anspråk.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Detta programområdes budget utgör 53 % av den totala budgeten för direkta programkostnader.

De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 5 253 tkr vilket är 62 tkr över budget.
Som avgående post under programgruppen finns Amnestyfondens del av insamlingskostnaderna. Den uppgår till 413 tkr.

Totala kostnader för programgruppen uppgår till 4 794 tkr (5 083 tkr). För programgruppen har 1,8 tjänster (1,6) tagits i anspråk.

Sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna för 2004 slutade på 3 700 tkr, vilket är 280 tkr under budget. Bland annat har kostnaderna för telefon, el, porto och IT blivit lägre än beräknat.

Personalkostnader
Personalkostnaderna uppgår till 10 174 tkr vilket är 987 tkr över budget. Styrelsen har löpande under året informerats om anledningarna till budgetöverskridandet. Dessa kan sammanfattas i följande:

- I budgeten har förutsatts att tjänster kan hållas vakanta, besparingen med hjälp av vakanser bedömdes kunna uppgå till 277 tkr. Sådana vakanser har inte kunnat hållas p g a den pressade personalsituationen.
- Föräldraledigheter har medfört att vikarier gått dubbelt under en upplärningsperiod.
- Redaktören för AmnestyPress har gått tillbaka till heltid. Registret har haft en kvarts tjänst extra under sommaren.
- Vikarier och ersättare har i flera fall fått högre lön än sina företrädare.
- Vikarierna har varit mer benägna än ordinarie anställda att ta ut intjänad semester i pengar.
- Regionsamordnartjänsten i Göteborg har förlängts.
- Under året har det varit ett stort antal praktikanter på sekretariatet det har medfört ökade kostnader för lunchersättningar.

Internationella rörelsen
Årets kostnad för obligatoriskt bidrag till den internationella rörelsen är 14 125 tkr, 760 tkr mer än budget. I beloppet ryms dels den faktiska kostnaden 2004 om 12 760 tkr och dels en reserv för IS-avgiften 2006 om 1 365 tkr.

Att IS-avgiften blir högre än budget beror på att intäkterna på vilka IS-avgiften beräknas blivit högre än budgeterat. Dessutom var IS-avgiften underbudgeterad.

Funktionsindelning av kostnaderna (årsredovisningen)
I årsredovisningen delas kostnaderna upp efter funktion.



I tabellen visas kostnaderna för funktionen i relation till verksamhetsintäkterna.

Till ändamålskostnader räknas bland annat sektionens bidrag till det internationella sekretariatet samt lönekostnader för aktivist- och informationsteamet. Som insamlingskostnader räknas bland annat kostnader för insamlingsbrev, lön till insamlingsansvariga och större delen av kostnaden för medlemsregistret. Till administrationskostnader räknas bland annat löner för ekonomipersonal och personalansvarig.

De funktionsindelade kostnadsslagen summerar inte till 100 % då intäkterna inte varit lika med kostnaderna de redovisade åren. Då Amnesty 2002 tog medel från eget kapital och använda i verksamheten visar detta år på en hög andel ändamålskostnader. 2003 är andelen ändamålskostnader lägre samtidigt har andelen insamlings- och administrationskostnader sjunkit och är inom Stiftelsen för Insamlingskontrolls riktlinjer (max 25 %). För 2004 har procentsatsen för ändamålskostnader ökat jämfört med 2003. Det beror på att det inte varit något överskott 2004. Insamlingskostnaderna har ökat då det gjorts flera större extrasatsningar på fundraising under året.

Inte bara SFI utan även media är intresserade av den procentuella fördelningen mellan de olika funktionerna. Det är viktigt att Amnesty på sikt håller sig inom SFI:s ramar.

Sektionens egna kapital (bilaga 5)
I balansräkningen redovisas sektionens egna kapital. Det utgörs av sektionens tillgångar minus skulder. Det egna kapitalet uppgår till 10 034 tkr. Jämfört med 2003 har det egna kapitalet ökat från 207 tkr (= 2004 års överskott).

Det egna kapitalet delas enligt amnestys interna regler upp i budgetbaserad reserv, Humanfondsreserv och överreserv (fri reserv).

Den budgetbaserade reserven skall enligt styrelsebeslut från maj 1998 följa den internationella normen. Denna säger att reserven skall uppgå till 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inklusive avskrivningar. Den budgetabaserade reserven skall uppgå till 7 885 tkr vilket som framgår av not 8 i årsredovisningen den också gör.

På januarimötet 2000 beslutade styrelsen om ändrade redovisningsprinciper för Humanfonden. Eftersom Humanfonden kommit att utgöra en allt större del av sektionens intäkter, och eftersom storleken på Humanfondsutdelningen är beroende av marknaden ville styrelsen minska den påverkan utdelningen har på resultatet. Den nya principen innebär att en Humanfondsreserv skapas. Till den reserven sätts ett eventuellt överskott mellan Humanfondsbudgeten och det verkliga utfallet från Humanfonden. Avsättningen regleras dock så att det totala resultatet ej blir negativt, dvs om övriga intäktsslag varit överbudgeterade eller kostnadsramen överskridits justeras avsättningen så att det totala resultatet som sämst blir ett nollresultat. Detta överskott kan sedan lösas upp efter två år. För 2004 överstiger Humanfondsutdelningen budget varför en avsättning görs till Humanfondsreserven med 207 tkr. Den totala Humanfondsreserven uppgår därmed till 1 041 tkr varav 934 skall lösas upp 2005 och 207 tkr löses upp 2006.

Amnesty har ett eget kapital som överstiger reservkraven med 1 008 tkr. Denna del av det egna kapitalet benämns "överreserv" eller i not 8 till årsredovisningen "ej reserverat eget kapital".

Sammanfattning
Överskottet 2004 på 207 tkr innebär att vi nu har så stora reserver som vi föresatt oss att ha och dessutom en "överreserv" på 1 000 tkr.

Det fattas 700 tkr för att insamlingsresultatet skall nå intäktsbudgeten utan hjälp av den försiktigt budgeterade Humanfonden.

För ovanlighetens skull har kostnaderna blivit större än budget. Till en del beror det på att intäkterna blivit högre än budgeterat vilket i sin tur lett till ett högre bidrag till Internationella sekretariatet än budgeterat. Värre är att personalkostnaderna överstigit budet med nästan 1 000 tkr. För 2005 har en mer försiktig budget lagts för personalkostnaderna, det saknas exempelvis sparbeting.

Sammantaget måste Amnestys ekonomiska sektion ses som stabil.

Bilagor
Den svenska sektionen delar in sina intäkter i sex intäktsgrupper (i bilaga 2 redovisas intäktsgruppen "Gruppavgifter" under "Avgifter" därför finns det bara fem intäktsgrupper på denna bilaga). Inom varje intäktsgrupp finns sedan flera intäktsslag vilket framgår av bilaga 2.

Kostnaderna delas in i fyra kostnadsgrupper, se bilaga 1. Kostnadsgrupperna delas i sin tur upp i program som är uppdelade i delprogram, se bilaga 3.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning resultatrapport 2004, januari - december; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och de fyra kostnadsgrupperna.
2. Intäktsrapport 2004 , januari - december ; intäkterna fördelade på intäktsslag
3. Uppföljning av programkostnader 2004, januari - december; en tabell som visar de direkta programkostnaderna
4. Programkostnader 2004 inkl fördelade programkostnader; en tabell som visar de direkta och indirekta kostnaderna
5 . Sektionens reserver
6. Nyckeltal