Uppdragsbeskrivning för kontaktpersonerna fonden-sektionen Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2004

Uppdragsbeskrivning för kontaktpersonerna fonden-sektionen

Bakgrund
I maj 2003 beslöt årsmötet att ändra i stadgarna så att sektionen inte längre utser ledamöter till fondstyrelsen. I och med detta ska i stället kontaktpersoner utses, från vardera styrelse, som enligt stadgeändringsförslaget "ansvarar för ett fortlöpande informationsutbyte mellan de två styrelserna". I stadgeändringsförslaget står även att "syftet är att ge en tydlig, transparent och ändamålsenligt struktur för informationsutbyte". I det första förslaget som presenterades för styrelserna av Raul Granqvist och David Langet står att "utgångspunkten för detta förslag ... är att de [styrelserna] är autonoma inom sina respektive områden och att kontakten dem emellan därmed bör bygga på ömsesidigheten".

Kontaktpersonerna är en ny funktion i styrelsearbetet och det är därför viktigt att diskussionen framöver hålls levande.

Former för informationsutbytet
Det är viktigt att det är klart och tydligt hur utbytet av information ska ske, men att det finns mycket utrymme för flexibilitet. Detta är basen för informationsutbytet:

· Som kontaktperson ska man i början av sin styrelseperiod träffa den andra styrelsen, till exempel i samband med ett styrelsemöte. Detta ger kontaktpersonen inblick i styrelsens arbete och ger styrelsen möjlighet att träffa kontaktpersonen.

· Inför varje möte: kontaktpersonerna förser varandra med dagordning samt relevanta underlag och diskuterar de punkter som kan vara av intresse.

· Under varje möte: en rapportpunkt ska finnas på respektive styrelses dagordning. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara om möjligt.

· Efter varje möte: kontaktpersonerna förser varandra med protokoll från det egna styrelsemötet, och diskuterar relevanta punkter.

· Innehållet i informationsutbytet kommer att vara av all möjlig karaktär. Dyker det upp stora viktiga teman, såsom till exempel insamlingsverksamheten, bör vi även i fortsättningen tillsätta speciella samverkansgrupper.


Lisa Moraeus och Elisabeth Lundgren
sektionens och fondens kontaktpersoner
februari 2004