Kommentarer till det ekonomiska utfallet 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2004

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: Mars 2004


Kommentarer till ekonomiskt årsutfall 2003
(6 bilagor)

Inledning
Denna text, 2003 års tredje tertialrapport, är ett komplement till verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. Den tar upp de ekonomiska aspekterna på år 2003.

Årets resultat
För år 2003 redovisar Amnesty ett positivt resultat om 2,5 Mkr. En del av överskottet sätts enligt Amnestys interna regler av till Humanfondsreserven. Resultatet efter denna avsättning är 1,6 Mkr.

Intäkterna

Kommentarer till intäktsrapporten för 2003 (bilaga 2)
Årets intäkter uppgår till 38 476 tkr jämfört med budget 35 740 tkr (+2 736 tkr). Intäkterna 2002 uppgick till 36 200 tkr (+2 276 tkr).

Intäktsbudgeten har nåtts till 108 %, septemberprognosen till 104 % och förra årets insamlingsresultat till 106 %. Det är alltså inte fråga om en stor avvikelse jämfört med budgeten.

Amnestys intäkter delas i bilaga 2 upp i fem intäktsgrupper, intäktsgrupperna delas i sin tur in i olika intäktsslag. Nedanstående kommentar följer denna uppdelning.

Intäkter från intäktsgruppen Medlemsavgifter understiger budget med 745 tkr, 94 % av budget har nåtts. Jämfört med föregående år är utfallet 69 tkr sämre, en nedgång med 1 %. Antalet medlemmar har minskat från 58 000 år 2002 till 57 000 år 2003. Jämfört med 2002 har delbetalande medlemmar minskat och autogirobetalande medlemmar ökat. Detta är helt i linje med Amnestys strategi. Medlemsavgifter via autogiro når inte budget vilket bland annat beror på att direktdialogvärvningen drog ut på tiden.

Intäkterna från medlemsavgifter har stadigt minskat de senaste åren. Minskningen 2002 och 2003 är dock obetydlig. Att medlemstappet avstannat beror sannolikt på att vi lyckats få många medlemmar att betala via autogiro vilket minskar avhoppsfrekvensen.

Av intäktsförda medlemsavgifter betalades 29 % via autogiro. För 2002 var denna siffra 22 % och 2001 13 %.

Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning uppgår till 265 tkr vilket överensstämmer med budget. Jämfört med föregående år är utfallet 23 tkr bättre.

Intäkter från intäktsgruppen Prenumerationer understiger budget med 126 tkr, 72 % av budget av budgeten har nåtts. Jämfört med föregående år är utfallet 56 tkr sämre. Antalet prenumeranter på Kortkampanjen minskar vilket leder till minskade intäkter för detta intäktsslag. I budgeten 2004 har avsatts pengar för att marknadsföra Kortkampanjen.

Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag överstiger budget med 3 445 tkr, 116 % av budget har nåtts. Jämfört med föregående år är utfallet 2 394 tkr bättre. Varje intäktsslag inom intäktsgruppen kommenteras nedan.

Intäktsslaget Gåvor från grupper och distrikt överstiger budget med 2 132 tkr, 258 % av budget. Intäktsslagets resultat är till största delen beroende av gåvor från Hörbygruppen, Halmstadsgruppen och Lundagrupperna. Hörby och Halmstad bidrar med pengar från sin andrahandsförsäljning medan Lundagrupperna har fått ett par större testamenten.



Ovanstående fyra givare bidrar med sammanlagt 94 % av årets gruppgåvor.

Intäktsslaget Företagssamarbete överstiger budget med 114 tkr, 214 % av budgeten har nåtts. Utfallet är 111 tkr bättre än föregående år. Intäkterna kommer från Nudie Jeans och Marcel Bokning AB.

Intäksslaget Spontana gåvor understiger budget med 294 tkr, 92 % av budgeten har nåtts. Jämfört med föregående år det en nedgång med 298 tkr. Intäktsslaget är uppdelat i Spontana gåvor < 10 tkr, Spontana gåvor > 10 tkr och Testamenten.

Spontana gåvor < 10 tkr gick 153 tkr bättre än förra året. Amnestys förmåga att identifiera vilken kampanj olika inbetalningar avser har förbättrats, därför borde denna typ av intäkter egentligen minska. Att intäkterna istället ökat kan bero på att Amnesty lyckats synas mer under 2003, exempelvis med hjälp av den nya reklamfilmen.

Spontana gåvor > 10 tkr är 190 tkr lägre än föregående år. Under året har Amnesty fått 10 gåvor över 10 tkr. Gåvorna kommer både från organisationer och privatpersoner. Den största gåvan är på 40 tkr. Föregående år fick Amnesty 13 gåvor över 10 tkr.

Intäkter från testamenten ligger 261 tkr under föregående år. Under året har vi fått sju testamenten utbetalda som överstiger 100 tkr. Eftersom vi ofta testamenteras aktier och fondandelar har börsnedgången inneburit att vi fått sämre betalt än tidigare när vi sålt dessa.

Intäktsslaget Insamlingsbrev understiger budget med 669 tkr, 88 % av budgeten har nåtts. Jämfört med föregående år är intäkterna 726 tkr lägre. Intäktsslaget avser intäkter från insamlingsbreven som går ut varannan månad. Eftersom så gott som all givarvärvning numera syftar till att få in autogirogivare minskar successivt det antal givare som man kan skicka insamlingsbrev till. Budgeten överensstämde med utfallet 2002 vilket måste sägas vara en överbudgetering. Den kraftiga nedgången för givarbrev är likväl bekymmersam och under 2004 finns pengar avsatta för att öka antal givarbrevsgivare och förbättra selekteringen av utskicken.



Intäktsslaget Autogiro överstiger budget med 723 tkr, 110 % av budget. Jämfört med föregående år är ökningen 1 990 tkr. Budgeten kunde överträffas då det gjordes en extra satsning på autogirovärvning i slutet på 2002 som ger intäkter kommande år.

Intäktsslaget Amnesty supporter understiger budget med 131 tkr, 67 % av budgeten har nåtts. Resultatet är i stort sett detsamma som föregående år.

Intäktsslaget Almanackan är nerlagt. De pengar som kommit på intäktsslaget härrör från gamla almanackor.

Intäktsslaget Speciella insamlingsprojekt gav intäkter på 302 tkr mot budgeterat 0. Jämfört med föregående år är det en ökning med 179 tkr. Till tidigare almanacksgivare har speciella inbetalningskort kallade "månadsgåvan" skickats. Denna aktivitet har gått bra men den kan ha konkurrerat med givarbreven.

Intäktsslaget Humanfonden går 946 tkr bättre än budget, 123 % av budgeten har nåtts. Jämfört med 2002 är intäktsökningen 997 tkr. Ökningen kommer av börsuppgången. Antalet sparare i Humanfonden har minskat med 5 % sen förra året. Det är oroande att antalet sparare minskar när nu Humanfonden ändå ökar i värde. En förklaring till minskningen är att Banco inte marknadsfört Humanfonden nämnvärt under 2003. Förhoppningsvis kan Amnesty medverka till att nya sparare rekryteras under 2004.

Intäktsslaget Hjälpfonden har budgeterats till 0 men gav 295 tkr i intäkter. Anledningen till den försiktiga budgeteringen var att Skandialink som är största säljaren av Hjälpfonden tagit bort den ur sitt sortiment. År 2002 gav Hjälpfonden 247 tkr. Eftersom vi inte får någon statistik från Skandialink går det inte att säga hur många sparare som finns kvar i Hjälpfonden.

Intäkterna från intäktsgruppen övrigt är 120 tkr högre än budget, 220 % av budget. Anledningen till detta är att ränteintäkterna blivit större än budgeterat. Eftersom Amnestys egna kapital minskat 2003 har ränteintäkterna blivit lägre än 2002.

Kostnaderna (bilaga 3 och 4)

Sammanfattning
De sammanlagda kostnaderna för 2003 uppgår till 35 895 tkr. Årets kostnader är 155 tkr högre än totala budgeten, 100,4 % av totala budgeten. Budgeten 2003 var mycket knapp och det är glädjande att vi i stort sett kunnat hållas oss inom denna.

Amnestys kostnader delas upp i fyra kostnadsslag som i sin tur delas upp i program och delprogram.

Den procentuella fördelningen av kostnaderna på de olika kostnadsslagen framgår nedan.



Programkostnader
Nedan görs en jämförelse mellan utfall och budget för de olika programgrupperna. Jämförelsen görs för direkta kostnader som resor, porto etc (bilaga 3) och dels med de indirekta kostnaderna/fördelade kostnaderna inräknade vilka innefattar löner och sekretariatskostnader (bilaga 4).

Nyckeln för fördelningen av de indirekta kostnaderna är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

Det kan vara intressant att se hur personalneddragningarna påverkat de olika programområdena. Därför redovisas hur många tjänster som använts i respektive programgrupp och hur många tjänster som användes 2002.

Utredningar och aktioner
De direkta kostnaderna inom programgruppen uppgår 2003 till 283 tkr vilket är 155 tkr under budget. Främst är det kampanjbudgeten för kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor som inte använts, detta då kampanjtjänsten stått vakant. För att inte komma i ett alltför besvärligt läge kommer kampanjen att behöva överskrida sin budget 2004.

De fördelade kostnaderna (lön och administration) uppgår tillsammans med de direkta kostnaderna till 3 331 tkr (f g år 3 988 tkr). För programgruppen har 2,3 tjänster (2,9) använts.

Medlemsaktiviteter
De direkta kostnaderna inom programgruppen uppgår till 700 tkr vilket är 169 tkr under budget.

Främst är det kostnaderna för stöd till specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt och samordningsgrupper som blivit lägre än budgeterat.

Fördelade kostnader och direkta kostnader uppgår totalt för programgruppen uppgår till 3 749 tkr (4 069 tkr). För programgruppen har 2,7 tjänster (3,1) tagits i anspråk.

Främja de mänskliga rättigheterna
Endast ett program ingår i denna programgrupp och det är MR-undervisning . Fördelade kostnaderna uppgår till 22 tkr.

Medlemmar och organisation
De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 1 149 tkr vilket är 276 tkr under budget.

Årsmöteskostnaderna och personalutbildningskostnaderna blev lägre än budgeterat.

Totala kostnader inklusive fördelade uppgår till 2 920 tkr (3 267 tkr). För programgruppen har 1,6 tjänster (2,0) tagits i anspråk.

Information och kommunikation
De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 1 619 tkr vilket är 18 tkr under budget.

Totala kostnader för programgruppen uppgår till 5 083 tkr (5 271 tkr). För programgruppen har 3,1 tjänster (3,3) tagits i anspråk.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Detta programområdes budget utgör 53 % av den totala budgeten för direkta programkostnader.

De direkta kostnaderna för programgruppen uppgår till 4 691 tkr vilket är 386 tkr över budget, 101 % av budget.
Största anledningen till budgetöverdraget är att delar av en tjänst i fundraisingteamet har ersatts med konsultarbete. För att vara helt rättvisande borde därför konsultarbetet ha belastat budgeten för personalkostnader vilket inte skett.

Totala kostnader för programgruppen uppgår till 6 440 tkr (7 564 tkr). För programgruppen har 1,6 tjänster (1,8) tagits i anspråk.

Sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna för 2003 slutade på 3 684 tkr, vilket är 231 tkr under budget eller 94 % av budget. Bland annat har portokostnaderna och avskrivningarna blivit lägre än budgeterat.

Personalkostnader
Personalkostnaderna uppgår till 8 961 tkr vilket är 352 tkr över budget. I personalbudgeten låg ett sparbeting som inte helt kunde nås, delvis på grund av att personalkostnaderna var underbudgeterade.

Internationella rörelsen
Årets kostnad för obligatoriskt bidrag till den internationella rörelsen är 14 350 tkr, 308 tkr mer än budget. Bidragets storlek bestäms efter hur stora inkomster Amnesty haft 2000 och 2001. Det goda insamlingsresultatet 2003 medför att en reserv läggs för IS-avgift 2005 då denna baseras på 2002 och 2003 års resultat.

Kostnaden består således av tre delar, det som betalats till IS under året (13 705 tkr), upplösning av den avsättning för kommande höjning av IS-avgiften som gjorts två år tidigare (0 tkr) och avsättning till IS-reserven avseende avgiften för år 2005 (645 tkr).

Funktionsindelning av kostnaderna (årsredovisningen)
I årsredovisningen delas kostnaderna upp efter funktion.



Till ändamålskostnader räknas bland annat sektionens bidrag till det internationella sekretariatet samt lönekostnader för aktivist- och informationsteamet. Som insamlingskostnader räknas bland annat kostnader för insamlingsbrev, lön till insamlingsansvariga och större delen av kostnaden för medlemsregistret. Till administrationskostnader räknas bland annat löner för ekonomipersonal och personalansvarig.

De funktionsindelade kostnadsslagen summerar inte till 100 % då intäkterna inte varit lika med kostnaderna de redovisade åren. Då Amnesty 2001 och 2002 tog medel från eget kapital och använda i verksamheten visar dessa år på en hög andel ändamålskostnader. 2003 är andelen ändamålskostnader lägre samtidigt har andelen insamlings- och administrationskostnader sjunkit och är nu inom Stiftelsen för Insamlingskontrolls riktlinjer.

Sektionens egna kapital (bilaga 5)
I balansräkningen redovisas sektionens egna kapital. Det kan förklaras som sektionens tillgångar minus skulder. Det egna kapitalet uppgår till 9 827 tkr. Jämfört med 2002 har det egna kapitalet ökat från 7 246 tkr. Ökningen kommer av det postiva resultatet 2003.

Tidigare delades det egna kapitalet upp i bunden reserv, fri reserv, Humanfondsreserv och "överreserv". I samband med årsmötet 2003 bestämdes att uppdelningen av reserven i fri och bunden skall tas bort. Vad som tidigare var bunden och fri reserv benämns nu budgetbaserad reserv.

Den budgetbaserade reserven skall enligt styrelsebeslut från maj 1998 följa den internationella normen. Denna säger att reserven skall uppgå till 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inklusive avskrivningar. Den budgetabaserade reserven skall uppgå till 7 435 tkr vilket som framgår av not 8 i årsredovisningen den också gör.

På januarimötet 2000 beslutade styrelsen om ändrade redovisningsprinciper för Humanfonden. Eftersom Humanfonden kommit att utgöra en allt större del av sektionens intäkter, och eftersom storleken på Humanfondsutdelningen är beroende av marknaden ville styrelsen minska den påverkan utdelningen har på resultatet. Den nya principen innebär att en Humanfondsreserv skapas. Till den reserven sätts ett eventuellt överskott mellan Humanfondsbudgeten och det verkliga utfallet från Humanfonden. Avsättningen regleras dock så att det totala resultatet ej blir negativt, dvs om övriga intäktsslag varit överbudgeterade eller kostnadsramen överskridits justeras avsättningen så att det totala resultatet som sämst blir ett nollresultat. Detta överskott kan sedan lösas upp efter två år. För 2003 överstiger Humanfondsutdelningen budget med 934 tkr varför en avsättning till Humanfondsreserven har gjorts med detta belopp.

Amnesty har ett eget kapital som överstiger reservkraven med 1 458 tkr. Denna del av det egna kapitalet benämns "överreserv" eller i not 8 till årsredovisningen "ej reserverat eget kapital".

Sammanfattning
Överskottet 2003 på 2,5 Mkr innebär att vi nu har så stora reserver som vi föresatt oss att ha och dessutom en "överreserv" på nästan 1,5 Mkr.

Insamlingsverksamheten går bra och intäkterna är säkrare än tidigare då många givare och medlemmar betalar via autogiro. Till följd av börsnedgången har beroendet av Humanfonden minskat och Humanfondsutdelningen står nu bara för 13 % av intäkterna. Eftersom direktdialogvärvningen börjat gå sämre 2003 gäller det att antingen utveckla denna metod, eventuellt i egen regi, eller att hitta medlems- och givarvärvningsmetoder som kan ersätta eller i vart fall komplettera denna.

Kostnadsminskningar gjordes i programverksamheten i budgeten 2002 och personalneddragningar gjordes inför budgeten 2003. Amnestys kostnader har därmed minskats med ett relativt stort belopp vilket innebär att mindre pengar behöver samlas in årligen.

Sammantaget visar detta på att Amnestys ekonomi är relativt stabil för tillfället.

Bilagor
Den svenska sektionen delar in sina intäkter i sex intäktsgrupper (i bilaga 2 redovisas intäktsgruppen "Gruppavgifter" under "Avgifter" därför finns det bara fem intäktsgrupper på denna bilaga). Inom varje intäktsgrupp finns sedan flera intäktsslag vilket framgår av bilaga 2.

Kostnaderna delas in i fyra kostnadsgrupper, se bilaga 1. Kostnadsgrupperna delas i sin tur upp i program som är uppdelade i delprogram, se bilaga 3.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning resultatrapport 2002, januari - december; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och de fyra kostnadsgrupperna.
2. Intäktsrapport 2002 , januari - december ; intäkterna fördelade på intäktsslag
3. Uppföljning av programkostnader 2002, januari - december; en tabell som visar de direkta programkostnaderna
4. Programkostnader 2002 inkl fördelade programkostnader; en tabell som visar de direkta och indirekta kostnaderna
5 . Sektionens reserver
6. Nyckeltal