Personalrapport 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2004

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/Anna Niva
Datum: 2004-01-30


Personalrapport 2003

Vi inledde året med fem färre anställda på sekretariet i Stockholm. Under året har kontinuerliga diskussioner förts om prioriteringar och anpassningar av vårt arbetssätt för att hitta en balans mellan resurser, konkreta planer, kort- och långsiktiga mål och ambitionsnivå.

Göteborg har haft en utökad bemanning under 2003, med två anställda, totalt 1,25 tjänster. Projektet i Malmö har fortlöpt under 2003, med en ny projektledare fr.o.m. augusti 2003.

Vi har haft en låg personalomsättning under året och därmed har den genomsnittliga anställningstiden ökat med sex månader, till 5 år och 3 månader. Två tillsvidareanställda har avslutat sina anställningar på egen begäran. Personalneddragningarna som gjordes inför 2003, har inte påverkat personalomsättningen, vilket annars ofta blir en bieffekt. Det kan delvis bero på bristen på lediga tjänster inom den ideella sektorn. För personalgruppen har det varit en fördel under året som gått. Flera av de vikarier vi har anställt har arbetat hos oss tidigare, varför även korttidsanställningarna har tillfört Amnestyerfarenhet och en trygghet i att arbeta med kända kollegor.

Året har även präglats av förberedelser inför 2004 med den kommande kvinnokampanjen och med de tjänstledigheter som träder i kraft 2004. Ett stort antal anställda har blivit, eller kommer att bli, föräldrar, vilket påverkar sekretariatet i form av deltidstjänster och vikariat.

Vi har vakanshållt receptionstjänsten under sommaren, marknadsföringsanvarigtjänsten under våren, samt tjänsten som kampanjansvarig under större delen av hösten. Malmöprojektet vakanshölls från maj till och med juli.

Tjänster
2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31*

Totalt ant tillsvidaretjänster 22,5 27,5 27,5
Totalt ant projekttjänster 3 4 2,5

Totalt ant tjänster 25,5 31,5 30

varav tillsv. sektionen 21,5 26,5 26,5
varav tillsv. fonden 1 1 1
varav projekt sektionen 1,5 (ej spec.)
varav projekt DC Skåne-Bl. 1 1 -
varav projekt företagssamarb. - 1 -
varav projekt fonden 1 1 1
varav projekt ABG 1 1 -

Anställda
2004-01-01 2002-12-31 2001-12-31*
Totalt antal personer 27 34 33
varav tillsvidareanst. 24 30 30
varav projektanställda 3 4 3

* uppgifterna för 2001 har korrigerats

Tillsvidareanställda
Två tillsvidareanställda har sagt upp sig för att gå vidare till andra tjänster; en föräldrarledig inom administrationen och vår insamlingsansvariga. Administrationstjänsten har fördelats på två befintliga deltidstjänster (därav en anställd mindre än förra året) och till tjänsten som insamlingsansvarig nyrekryterade vi under sommaren 2003.

Projekt
Amnesty Business Groups projekt har fortlöpt under året. Projektledaren som rekryterades under 2002 sade upp sig inför 2003 och nyrekrytering skedde. I mars 2004 kommer tjänsten att permanentas till en tillsvidareanställning. Inför detta pågår i nuläget arbetet med att sätta formerna för tjänsten och för ABGs arbete i sin helhet, med hjälp av Barbro Mellberg från Ledarinstitutet.

Även för projektet vid distriktcentret i Malmö har en nyrekrytering skett, då projektledaren som anställdes 2002 sade upp sig under 2003. Projektets slutdatum är nu 2004-05-31.

Projektet som insamlare för Amnestyfonden förlängdes för tredje året under 2003. Då insamlingen nu sker gemensamt för sektionen och fonden avslutas projektet i januari 2004.

Vikarier
Under 2003 har vi haft 8 vikarier anställda. 2 för studieledigheter, 3 för föräldrarledigheter, 1 för tjänstledighet p.g.a. arbete på IS, 1 för att delvis täcka upp en vakanthållen tjänst, samt 1 i Göteborg där ordinarie regionsamordnare utför annat arbete inom sektionen under 2003 och under våren 2004.

Timanställda
Under 2003 har vi haft vår tidigare PC-samordnare anställd på timbasis för att säkra vårt IT-arbete, under drygt 600 timmar. Kostnaden för detta har inte belastat personalbudgeten utan har bekostats av vår budget för datakonsulttjänster.

Rekryteringar och personalomsättning

Rekryteringar under året
- projektledare Amnesty Business Group (extern rekrytering)
- vikarierande medlemsutbildare (intern tillsättning, vikariat kortare än sex månader)
- stöd till fundraisingteamet när marknadsföringstjänsten var vakant (intern tillsättning, kort tid)
- samordnare distrikcenter Skåne-Blekinge (extern rekrytering)
- insamlingsansvarig (extern rekrytering)
- vikarierande redaktör för Amnesty Press (intern tillsättning, vik kortare än sex mån)
- vikarierande pressekreterare (intern tillsättning, vikariat kortare än sex månader)
- vikarierande handläggare, stöd till grupper och distrikt (intern tillsättning, för 2004)
- vikarierande medlemsutbildare (intern tillsättning, för 2004)
- vikarierande handläggare, aktionfall och kampanjer (intern tillsättning, för 2004)
- vikarierande receptionist (intern tillsättning, för 2004)
- vikarierande personalhandläggare (extern rekrytering, för 2004)

Vi kunde även erbjuda en tidigare anställd, som sades upp p.g.a. arbetsbrist 2002, tjänsten som vikarie i receptionen från september 2003, vilken hon accepterade. Då hon går på föräldrarledighet i januari 2004 har vi nu rekryterat en ersättare internt inför 2004.

En stor del av rekryteringarna har skett utan extern annonsering, då vi enligt vår rekryteringspolicy kan tillämpa detta för tjänster som är tidbegränsade till maximalt sex månader. På detta sätt har vi minskat rekryteringskostnaderna, vi har kunnat rekrytera personer som arbetat hos oss tidigare, och därmed korta ner introduktionsfasen.

Avgångar
Totalt har 9 anställningar avslutats under året. 5 är vikariat som avslutats. 2 tillsvidareanställda har slutat på egen begäran. 2 projektanställda har slutat på egen begäran.

Anställningstid
Den genomsnittliga arbetstiden har ökat under året, från 4 år och 9 månader till 5 år och 3 månader. I nedanstående sammanställning ingår tillsvidareanställda, projektanställda och vikarier som arbetar vid gällande datum. Tjänstlediga och timanställda är inte medräknade. Har den anställde arbetat hos oss tidigare har denna anställningstid räknats med. Det för att anställningstiden även ska avspegla hur erfaren personalgruppen är. Vid slutet av 2003 hade vi fyra vikarier anställda, varav tre av dessa hade arbetat hos oss tidigare. Vid en mätning i mitten av året hade den genomsnittliga anställningstiden varit något lägre. Samtidigt har endast två tillsvidareanställda, som hade en genomsnittlig anställningstid på tre och ett halvt år, slutat under året. Övriga avgångar har gällt korttidsanställda.

Anställningstid 2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31 2000-12-31
mindre än 1 år 4 7 13 9
1-2 år 2 8 3 3
2-3 år 7 2 3 4
3-4 år 2 3 3 1
mer än 4 år 12 12 11 10

Personalomsättning
Personalomsättningen är beräknad enligt IS nyckeltal där antalet avgångar divideras med genomsnittliga antalet anställda under året. Beräkningen görs på antalet tillsvidareanställda.

2003 2002 2001
Frivilliga avgångar: 2/24,5=8% 2/30=7% 6/30=20%
Samtliga avgångar: 4/30=13%
(inkl. uppsagda 31/12-02)

Löner

Med samtliga tjänster omräknade till heltid ligger lönespannet för personalen exklusive GS och KC mellan 19.600 och 26.600 kr. Med ledningen inräknat höjs den övre gränsen till 37.000 kr. I nedanstående sammanställning ingår tillsvidareanställda, projektanställda och vikarier som arbetar vid gällande datum. Tjänstlediga och korttidsvikarier är inte medräknade i statistiken. Löneförhandlingarna under 2003 ledde till en genomsnittlig höjning på 2,8 %. Det förhöjda löneläget beror på personalomsättningen, där snittlönen för de som har slutat ligger lägre än för de som är nyanställda under året. Den totala lönenivån har höjts under året med 3,8%. Löneskillnaden mellan kvinnor och män, exkl. GS och KC, är nu nästan obefintlig, jämfört med 2002, då kvinnornas löner låg ca 1.600 kr högre i snittlön.

2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31 2000-12-31 02-03 01-02 00-01
Snittlön inkl. GS, KC: 23.162 kr 22.318 kr 21.115 kr 20.471 kr +3,8% +5,7% +3,1%

Snittlön exkl. GS, KC: 22.395 kr 21 679 kr 20.477 kr 19.840 kr +3,3% +5,9% +3,1%

Snittlön inkl. GS, KC -män: 24.392 kr 23.352 kr 22.491 kr +4,5% +3,8%

Snittlön inkl. GS, KC -kv: 22.438 kr 22.848 kr 20.427 kr -1,8% +11,9%

Snittlön exkl. GS, KC -män: 22.303 kr 21.213 kr 20.600 kr 20.000 kr +5,1% +3% +3%

Snittlön exkl. GS, KC -kv: 22.438 kr 22.848 kr 20.427 kr 19.768 kr -1,8% +11,9% +3,3%

Snittlön GS och KC 32.750 kr 31.908 kr 31.000 kr 29.625 kr +2,6% +2,9% +4,6%

Timlönen för extraanställda är 117 kr/timme inklusive semesterersättning från och med 1 april 2003.

Sjukfrånvaro

Från och med 2003 har vi tillförlitlig statistik över sjukfrånvaron. Tidigare är har det varit möjligt att ta ut flex även vid sjukdom utan att rapportera orsaken, därför är inte tidigare års uppgifter jämförbara.

Vi har haft 3 sjukskrivningar längre än 21 dagar under 2003. 2 är åter i arbete vid årets slut. 1 är en deltidssjukskrivning, som fortsätter in i 2004, p.g.a. graviditet.

Jämför med andra ideella organisationer anslutna till arbetsgivarorganisationen KFO så ligger vi betydligt lägre i sjuktal. Det andra kvartalet 2003 hade vi 2,11% sjukfrånvaro, mot KFOs genomsnitt på 5,27%. Tredje kvartalet ökade vår sjukfrånvaro till 5,06%, där har vi inte fått KFOs siffror i dagsläget. Vår ökning beror på två långtidssjukskrivningar under hösten.

2003
Antal sjukdagar: 246 dagar
Antal sjuktimmar: 1.222 tim

Fr.o.m. juli 2003 är vi skyldiga att redovisa vår sjukfrånvaro i årsredovisningen. Den statistiken kommer fortsättningsvis finnas med i denna rapport, för att enkelt kunna göra jämförelser mellan åren, samt med andra organisationer, företag och branscher. Uppgifterna anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid.

1 juli-31 dec 2003
Total sjukfrånvaro 3,2%
- långtidssjukfrånvaro 0,5%
- sjukfrånvaro kvinnor 2,8%
- sjukfrånvaro män 0,4%
- anställda < 29 år 0%
- anställda 30-49 år 3,2%
- anställda > 50 år 0%

Kön och ålder

I nedanstående sammanställning ingår tillsvidareanställda, projektanställda och vikarier som arbetar vid gällande datum. Tjänstlediga och korttidsvikarier är inte medräknade i statistiken.

Kön
2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31
Kvinnor 63% 69% 66%
Män 37% 31% 33%

Ålder
2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31
Genomsnittålder 38 39 37
Medianålder 37 39 35

Praktikanter

Vi har nu 8 fasta praktikplatser på sekretariatet i Stockholm, samtliga i informationteamet. Praktikperioderna löper under 10-20 veckor. Vi startar praktikperioderna tre gånger per år, i januari, juni och september. 4 praktikanter arbetar med flyktingärenden, 2 som MR-informatörer samt 2 med pressekreterare och Amnesty Press gemensamt. Utöver dessa 8 platser har vi under 2003 haft praktikanter hos Amnesty Business Group, samt i aktivistteamet. De har varit tillfälliga platser och permanentas inte inför 2004. Praktikanterna erbjuds, utöver sina introduktioner, att delta i interna utbildningar och informationstillfällen samt får lunchersättning à 60 kr/arbetsdag. Under 2003 har 24 personer arbetat hos oss på ovanstående praktikplatser. Alla platser har inte varit fullt bemannade under året.

Både Malmö och Göteborg har haft praktikanter under 2003.

Frivilliga

Ett trettiotal frivilliga har under året arbetat på sekretariatet i Stockholm. Flertalet är pensionärer som har varit knutna till oss under en längre tid, men i år har de flesta nytillkomna frivilliga varit universitets-studerande. Arbetsuppgifterna är främst av administrativ karaktär och arbetstiderna varierar. Varje frivillig har en anställd som stöd och arbetsledare. Våra frivilliga bjuds in till samtliga interna utbildningar och informationstillfällen. Många deltar på våra måndagsmöten. På onsdagsförmiddagarna träffas frivilliggruppen för gemensam fika och social samvaro.

Utbildning

En stor del av personalens utbildning består av föreläsningar och seminarier, där teamen själva väljer utifrån behov och prioriteringar. Anställda, frivilliga och praktikanter deltar vid behov i Amnestyutbildningar runt om i landet. För de nya passar introduktions- och informatörsutbildningarna för att få mer Amnestykunskap.

Vi har haft fem utbildningstillfällen för samtliga på sekretariatet under året: besök hos Södermalms Moské, utbildning i att skriva lättläst med Ulla Bohman, EU-rätt med advokat Sten de Geer, samt två tillfällen med fokus på den kommande kvinnokampanjen; med Camilla Thörnberg från kvinnorättsgruppen i Göteborg, samt med Klas Hyllander från Föreningen Manligt Nätverk.

2003 2002 2001
Personalutbildningskostnader 59.979 kr 142.603 kr 287.968 kr

Ersättn. personal (traktamenten, resor, logi) 68,8% 38,8% 30,5%
Köpta tjänster (medlemsavg, kursavg.) 16,4% 38,5% 31,2%
KC och GS (resor, utb kostn) 7,4% 18,5% 30,7%
Lokalkostnader 0% 1,5% 0,4%
Resekostn, logi etc ej personal 3,5% 0% 1,3%
Förtäring 3,7% 1,7% 0,9%
Årsmöteskostnader 0% 0% 4,9%
Tidskrifter 0,2% 1,2% 0,1%

Ersättning personal
I år har större delen av personalutbildningskostnaderna gått till ersättningar till personalen för resor i arbetet. 48% av dessa består av resor för våra anställda i Göteborg och Malmö till Stockholm i samband med planeringsdagar och teamdagar, samt för Stockholmsbaserad personals resor till Göteborg. 40% har bekostad pressekreterarens resa till Ryssland under hösten 2003.

Frivilligdag
Varje år bjuds frivilliga och praktikanter i Stockholm in till en heldag med förläsningar och lunch. I år hade vi en dag på Hartwickska huset. Carl Söderbergh - generalsekreterare, Hannah Roberts – f.d.ordförande, Ulf B Andersson – Amnesty Press samt Per Wiktorsson – Kinasamordnare, var inbjudna för att berätta om sitt arbete och aktuella frågor från 2003. Våra MR-infopraktikanter genomförde också en praktisk övning. Utifrån utvärderingarna ser vi att intresset för att träffa aktivister är stort, samt att få information om MR-situationen runt om i världen. Det ger deltagarna påfyllning i deras engagemang för Amnesty!

Arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljögruppen
Utöver det dagliga arbetet med arbetsmiljöfrågor finns en arbetsmiljögrupp på sekretariatet. Gruppen består av skyddsombud, kontorschef, personalhandläggare samt två anställda. Arbetsmiljögruppen är inte beslutande, utan ett forum för arbetsmiljöfrågor där samtliga är välkomna att lämna in frågeställningar och problemområden att arbeta med.

Frågor som har berörts främst under året är:

- arbetsbelastning generellt och på individnivå, prioriteringar, behov av stöd etc.
- uppföljning av flex- och semestersaldon, utifrån ett arbetsbelasningsperspektiv
- lokalfrågor; säkerhet, iordningställande av lokaler, inredning, ergonomi
- krishantering; vi har beredskap genom en kontakt med tidigare anlitad psykolog för akuta situationer, infört debriefing för praktikanterna efter
avslutad praktikperiod med erfaren personal på frivillig basis
- anställda i Göteborg och Malmö

Friskvård
Samtliga tillsvidareanställda, samt projektanställda och vikarier får 1000:- per år i bidrag till friskvård, i form av träningskort, danskurser och liknande. Då vi avslutade vårt samarbete med företagshälsovården för Stockholmspersonalen under 2002 har vi beslutat att erbjuda hälsoundersökningar vartannat år för personal över 40 år. Det påbörjas 2004.
I december 2003 bjöd vi in en ergonom och sjukgymnast som föreläsare, då vi även gick igenom de arbetsplatser där behov fanns av justeringar.

Arbetsmiljöenkät
I november, årligen, genomför vi en arbetsmiljöundersökning i form av en enkät som samtliga anställda uppmanas fylla i, se bilaga.

Anna Niva 2004-01-30

Bilagor:
Arbetsmiljöenkät 2003, brev till personalen 2004-01-29, 2 sidor


Arbetsmiljöenkät 2003 – till personalen 2004-01-29

I november fick ni fylla i en arbetsmiljöenkät, samma enkät som 2002.

Antal utskickade: 27 st
Antal inlämnade: 19 st
Bortfall: 8 st

Vilka har fått den? Anställda i Stockholm, Göteborg och Malmö, som inte är tjänstlediga
Vilka har inte? Anställda som är tjänstlediga, praktikanter, frivilliga, GS, KC

Enkäten, där ner ser frågorna i sin helhet, finns på http://www.godarbetsmiljo.nu/test.htm
Arbetsmiljögruppen har diskuterat frågorna en och en, och kommer att inrikta sitt fortsatta arbete på de områden som är markerade med orange färg.

Resultatet i genomsnitt är bättre än förra året. Samtidigt visar svaren tecken på polarisering, där vissa områden har sämre resultat än förra året och andra bättre.

Bättre resultat:
- frågor om rättvisa; kontakt med chefer, möjlighet att påverka
- frågor om gemenskap; trivs med arbetskamrater, samhörighet, omtanke
- frågor om värderingar: uppmuntran till idéer, frihet i val arbetssätt

Sämre resultat:
- frågor om arbetsbelastning; för mycket att göra, lite ork till fritid, ej avspänd i arbetet
- arbetstakt
- arbetsredskap
- lön och ersättningar (lågt även 2002)

Har du frågor och/eller synpunkter, kontakta arbetsmiljögruppen: Danne, Ingrid, Jörgen eller Gunilla

/Anna Niva 2004-01-29