Gemensam insamling sektionen-Amnestyfonden Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2000

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2000-02-28


Gemensam insamling sektionen-Amnestyfonden

Bakgrund

På styrelsens decembermöte 1999 beslutades att sektionen och Amnestyfonden till marsmötet 2000 skulle presentera förslag på gemensamma insamlingsaktiviteter, däribland autogiro. På januarimötet 2000 tog styrelsen ställning till ett underlag från sekretariatet om medlemskap och bidrag via autogiro, som återremitterades till sekretariatet för vidare bearbetning till marsmötet. Framför allt efterlyste styrelsen en utförligare kostnadskalkyl för autogirosatsningen.

Dagsläget

Sekretariatets fundraisingteam (tidigare IMM-teamet) har vid tre tillfällen sedan januarimötet träffat konsult Katinka Lindholm och fört diskussioner om en autogirosatsning som inkluderar ett samarbete mellan sektionen och Amnestyfonden. En sammanfattning av dessa möten finns bifogad detta underlag (se bilaga).

I dagsläget ser vi ingen möjlighet att presentera en mer exakt kostnadskalkyl för autogirosatsningen utan föreslår styrelsen att enbart besluta om kostnader för en initial utveckling av datorstödet för autogiro. Detta innebär konkret att vi vidareutvecklar det befintliga medlems- och givarregistrets applikation (Aniara) I underlaget till januarimötet finns dessa kostnader om 100 000 kr angivna, och siffran baseras på diskussioner med leverantören/utvecklaren av vårt medlems- och givarregister.

Vi föreslår vidare att styrelsen bordlägger frågan om andra gemensamma insamlingsaktiviteter tills dess att diskussionerna mellan sektionen och Amnestyfonden inom samverkansgruppen och sekretariatets fundraisingteam leder fram till konkreta förslag.

Vi föreslår styrelsen besluta

att anslå 100 000 kr ur sektionens reserver för utveckling av datorstöd för autogiro

att bordlägga övriga frågor om autogiro tills ett mer fullständigt underlag presenteras

att tillsvidare bordlägga frågan om andra gemensamma insamlingsaktiviteter

(Bilaga)

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/Fundraisingteamet (f d IMM)
Datum: 2000-02-28

Lägesrapport autogiroprojektet

På uppdrag av svenska sektionen och Amnestyfonden har Katinka Lindholm, fundraisingkonsult, tittat närmare på vad som krävs för att vi skall kunna starta upp ett fungerande autogirosystem där man förutom rent ekonomiskt stöd också kan ta emot medlemsavgifter. I sitt arbete har hon även tittat närmare på uppgraderingsprodukter som syftar till att få autogirogivarna att höja sina månatliga bidrag.

Som ett första steg har Katinka gått igenom vissa grundläggande rutiner som måste klargöras innan man sätter igång. Det gäller bl a frågan om eventuellt minimibelopp samt hur man hanterar medlemsavgift via autogiro i förhållande till stadgan. Efter detta har hon sammanställt en checklista för själva datasystemet, vilket innebär att detta arbete nu skulle kunna sättas igång. Hon har gått igenom de funktioner som måste finnas för att kunna säkerställa kvalitet, säkerhet, statistikuttag och rapportering.

Anledningen till att Katinka kopplades in på detta projekt var hennes uppdrag för Amnestyfonden. De anlitade henne för att titta närmare på hur fonden ska kunna vitalisera sin insamlingsverksamhet och Katinkas förslag var ett gemensamt autogirosystem för fonden och sektionen. Hennes grundtanke gick ut på att få igång ett fungerande system som sektionen hanterar och ansvarar för. I dagsläget kan vi endast ta emot gåvor den här vägen och det system som finns sköts helt manuellt och skulle inte klara en drastisk ökning. Fondens roll skulle bestå av att de blir en av de uppgraderingsprodukter som skall finnas i systemet för att få givarna/medlemmarna att öka sitt måntaliga bidrag. För fondens räkning skulle detta innebära en kontinuerlig intäkt och för sektionens del skulle det framförallt innebära att fonden är med och delar på kostnaderna för att få igång ett fungerande system. Självklart är det en mängd saker att ta i beaktande vid denna planering. Det är inte meningen att sektionen skall förlora intäkter som i stället går till fonden. Meningen är att hitta ett läge där båda parter har något att vinna på att samarbeta.

Katinka har arbetat fram ett förslag till uppgraderingsprodukt, men det är först när ett antal personer gått över till autogiro som man kan börja bearbeta dem och detta innebär m a o att uppgraderingskonceptet inte skulle börja "säljas" förrän år 2001. Först och främst måste sektionen arbeta med att få över medlemmar och givare till autogiro och sedan måste man göra analyser för att hitta vilka personer som skall "erbjudas" uppgraderingsprodukten.

Uppgraderingsprodukten går i korthet ut på att autogirogivaren blir erbjuden att bli "fadder". Som "fadder" ger man konkret stöd till enskilda personer i nöd. Det kan gälla en före detta samvetsfånges hyra i några månader, en nödvändig operation för en person som blivit torterad eller en flygbiljett till en människa som behöver fly till säker plats. Faddrarna får kontinuerlig information, feedback, och denna är specialutformad och skiljer sig från annan Amnestyinformation. En lämplig "prislapp" för att bli fadder skulle kunna vara 100:-, där 80:- går till fonden och 20:- är betalning för medlemskapet i Amnesty. Det är dock viktigt att betona att detta inte innebär att alla som ger 100:- via autogiro automatiskt blir faddrar. Endast de som anger att det gäller "Fadder" kan komma i fråga. Det går heller inte att bli fadder med ett mindre belopp. I många fall kan det vara så att personen redan ger t ex 200:- i månaden och då är det bara den extra hundralappen som hör till fadderkonceptet. Resten går till sektionens arbete precis som tidigare.

All information, välkomstpaket, nyhetsbrev mm, som skickas ut till faddrarna skall administreras av Amnestyfonden. Avsändaren skall dock vara Amnesty, inte Amnestyfonden och inte svenska sektionen. Det är oerhört viktigt att inte förvirra för mottagaren och Katinka är mycket tydlig när det gäller detta.

Katinka har i en skrivelse till Amnestyfondens styrelse presenterat sin idé och föreslagit dem att fatta beslut om hur stora investeringar man kan tänka sig att göra. Hennes grundtanke när det gäller den ekonomiska biten är att om fonden räknar med att i slutändan få ut 2 miljoner kronor/år måste de investera 2 miljoner kronor totalt. Pengar som man skulle ge till sektionen för utveckling av autogirosystemet. Om inte sektionen får in autogirogivare finns det inga personer att bearbeta för fadderkonceptet och fonden kan inte få in några pengar. Vad fondstyrelsen beslutat är dock inte klart i skrivande stund.

Ett första steg för sektionen när det gäller att få in medlemsavgifter via autogiro är att ta fram en ny typ av avisering och påminnelseutskick. Katinka har tagit fram förslag på hur detta skulle kunna göras och det går framförallt ut på att man förutom att göra om själva utskicken även ringer upp 1000 - 2000 medlemmar innan själva aviseringen går ut. Positivt med telefonen som verktyg är att man kan föra en dialog vilket underlättar när man vill få personen att ge lite mer än själva medlemsavgiften. Vitsen med medlemskap via autogiro är ju inte enbart att bortfallsfrekvensen blir lägre och att de administrativa rutinerna på sikt förenklas och blir kostnadseffektivare. Tanken är ju att få medlemmarna att förutom sin avgift betala lite mer. På så sätt ökar de totala intäkterna och fler av medlemmarna blir också bidragsgivare.

Kostnaden för ovan nämnda telefonprojekt uppskattas till ca 100 000:- + moms. Då skulle man kunna nå ca 1 000 personer och om 30 % av dessa säger ja direkt på telefon, vilket enligt Katinka är en rimlig siffra, blir det 300 st. Ponera att dessa personer förutom sina 20:-/mån, som avser medlemsavgiften, väljer att ge ytterligare 10:-/mån. Detta skulle innebära en ökad intäkt på 36 000 kronor/år för sektionen. Detta räkneexempel visar på vikten av att tänka långsiktigt i samband med autogirosatsningar. Det kan vara svårt att nå break-even på kort sikt, d v s mindre än ett år, men på lång sikt ger investeringarna ofta mycket bra resultat.

Sammanfattningsvis har Katinka hittills tagit fram en checklista för hur datasystemet kring autogirot skall byggas upp samt tagit fram en plan för hur en första uppgraderingsprodukt, s k "fadder", skall se ut och hur fonden och sektionen ska samarbeta kring ett nytt autogirosystem. Hon har också lagt fram förslag på hur sektionen skall börja arbetet med att få över medlemsavgifter på autogiro i stället för via inbetalningskort och hennes nästa steg är att ta fram strategier för hur arbetet skall fortskrida år 2001. Arbetet med datasystemet bör påbörjas snarast och efter det handlar det om att värva in medlemmarna till autogiro. Uppgraderingsprodukten är inte aktuell förrän tidigast nästa år, men redan nu måste Amnestyfonden ta ställning till hur mycket pengar de kan och vill investera i detta projekt. Som så ofta står resultatet i relation till hur mycket man har möjlighet att investera.