Kommentarer till årsutfallet 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2000


Till: Granskningskommittén, Styrelsen, Revisorer och Sekretariatet
Från: Sekretariatet
Datum: Februari 2000



Kommentarer till årsutfallet 1999
(5 bilagor)

Inledning
Detta papper, 1999 års tredje tertialrapport, är ett komplement till verksamhetsberättelsen och tar upp de ekonomiska aspekterna på 1999.

De befogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning resultatrapport 1999; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 5 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget, årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader den aktuella månaden under de senaste åren
    2. Intäktsrapport 1999 ; intäkterna fördelade på intäktskonton
    3. Utfallet 1999 fördelat på programområden/program; en tabell som visar de direkta och de fördelade kostnaderna
    4. Nyckeltal
    5. Rullande 12 månadersutfall, intäkter och kostnader 1994 - 1999



De ekonomiska förutsättningarna
Enligt budgeten för 1999 skulle året ge ett överskott på 101 tkr. Intäkterna skulle sluta på 38 200 tkr och kostnaderna på 38 099 tkr. Under året har tilläggsbeslut tagits som ökat kostnadsbudgeten från ursprungliga 35 804 tkr till 38 099 tkr. Sedan ett styrelsebeslut i juni 1997 arbetar man på detta sätt med en fast del i budgeten och sedan disponibla delar som man beslutar om vid tre tillfällen under året.

På januanuimötet 2000 beslutade styrelsen om ändrade redovisningsprinciper för Humanfonden. Eftersom Humanfonden kommit att utgöra en allt större del av sektionens intäkter, och eftersom storleken på Humanfondsutdelningen är beroende av marknaden och politiska beslut, ville styrelsen minska den påverkan utdelningen har på resultatet. Den nya principen innebär att en Humanfondsreserv skapas. Till den reserven sätts ett eventuellt överskott mellan Humanfondsbudgeten och det verkliga utfallet från Humanfonden. Avsättningen regleras dock så att det totala resultatet ej blir negativt, dvs om övriga intäktsslag varit överbudgeterade eller kostnadsramen överskridits justeras avsättningen så att det totala resultatet som sämst blir ett nollresultat. Detta överskott kan sedan lösas upp efter två år och kommer på så sätt att utgöra en intäkt/kostnadsminskning två år efter det att överskottet uppstått.

För 1999 innebär detta att överskottet för Humanfonden var 6 590 kr, underskottet (om man exkluderar överskottet för Humanfonden) var 1 852 tkr. Årets resultat var alltså plus 4 738 tkr. Eftersom överskottet från Humanfonden var högre än resultatet sätts enbart årets resultat av till Humanfondsreserven. Dessa 4 738 tkr kan sedan tas i anspråk 2001. Fr o m 2001 då detta system varit i bruk i två år kommer det årligen att både sättas av till och lösas upp från Humanfondsreserven.

Intäkterna

Kommentarer till intäktsrapporten för 1999 (bilagorna 1 och 2)

Periodens (december) intäkter
Intäkterna för perioden december är 15 467 tkr och 5 142 tkr högre än för motsvarande period 1998 (10 325 tkr). Den huvudsakliga anledningen är det höga utfallet från Human- och Hjälpfonden, 12 016 tkr (7 120 tkr) respektive 740 tkr (294 tkr), totalt 5 352 tkr över årsutfallet 1998.

Årets intäkter
Utfallet för 1999 slutade på 43 040 tkr, vilket är 4 840 tkr över budget (13%) och 2 680 tkr mer (7%) än för 1998.

Intäkterna från hel- och delbetalande medlemmar har ett lägre utfall (568 tkr) än 1998. Medlemsavgifterna stod för 32% av de totala intäkterna 1998, motsvarande siffra 1999 är 36%. Ser man till medlemsintäkterna hade sektionen 65 121 betalande medlemmar medlemsåret 1999, vilket är 2 795 färre betalande medlemmar än året innan. Den största avvikelsen gentemot budget står delbetalande medlemmar för där endast 93% av budgeten har uppnåtts, motsvarande siffra för helbetalande är 99%. Totalt sett är fördelningen av antalet hel- respektive delbetalande 62% och 38% att jämföra med en budgeterad fördelning på 60% respektive 40%.

Utfallet för gruppavgifter är 4 tkr lägre än för 1998 och når därmed 83% av budgeten, vilket bl.a beror på att en del grupper inte har betalat sina gruppavgifter.

Generellt när det gäller intäkterna för kategorin försäljning ligger de under budget med 300 tkr (58%). Främst är det annonsförsäljningen som inte nått upp till budget. Utfallet är 52 tkr, att jämföra med budgeten på 300 tkr. Anledningen till att budget inte nåtts är att samarbetet med annonsföretaget inte gav önskat resultat. Utfallet för annonsförsäljningen var 1998 99 tkr.

När det gäller prenumerationer har de överstigit budget med 43 tkr (10%) men de ligger 16 tkr under 1998 års intäkter. I intäkterna för 1998 finns prenumerationsavgifter på Pådraget redovisade med 102 tkr. Pådraget lades ner till 1999 varför det inte finns några redovisade intäkter under året. Intäkterna på Kortkampanjen har ökat med 92 tkr jämfört med 1998, vilket i stort sett beror på ett ökat antal prenumeranter.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger intäkterna sammantaget över budget (24%) och 3 575 tkr (15%) högre än utfallet 1998. Den totala andelen av intäkterna för intäktsslaget är 66%, vilket är högre än året innan då det var 61%.
De intäktsslag där utfallet 1999 är högre än utfallet 1998 är: Bidrag från grupper och distikt, Insamlingar och Human- och Hjälpfonden. Gåvorna från grupper och distrikt uppgår till 1 014 tkr (113% av budget) och har ökat med 463 tkr jämfört med utfallet 1998. Ökningen kan i sin helhet förklaras av överskott från andrahandsförsäljningen i Halmstad. Totalt har gruppernas och distriktens bidrag till sektionen (inklusive gruppavgifter) ökat med 459 tkr (52%) från 887 tkr 1998 till 1 346 tkr 1999. På intäktsslaget insamlingar , innehållande intäkter från våra sex givarbrev, var utfallet 1999 7 265 tkr (96% av budgeten), vilket är 1 395 tkr högre än året innan, bl.a beroende på att givarbrevet för septemberbrevet 1998 utgick pga Radiohjälpskampanjen (ca 1 000 tkr). Utdelningen från Human- och Hjälpfonden gav 1999 tillsammans 7 030 tkr mer än vad som var budgeterat och utgjorde tillsammans 30% av de totala intäkterna. Det är främst den kraftiga börsuppgången under slutet av 1999 som bidragit till denna intäktsökning. Antalet sparare i Humanfonden ökade under 1999 från 10 304 vid årets början till 11 086 (8%) vid årets slut och i Hjälpfonden från 1 175 till 1 915 (63%).

Intäktsslag under gåvor & bidrag som gått sämre 1998 än 1997 är bl a spontana gåvor, speciella insamlingsprojekt, AmnestySupporter samt almanackan. Spontana gåvor för 1999 uppgår till 2 482 tkr, att jämföra med 1998 då utfallet var 6 210 tkr. Skillnaden (3 728 tkr)utgörs i sin helhet av ett arv under 1998 från en person på 3 863 tkr. Utfallet 1999 ligger på en mer normal nivå än vad utfallet 1998 gjorde. Speciella insamlingsprojekt innehåller intäkterna från projekt som inköp av adresser, bearbetning av eget register och ibladningar. Precis som 1998 har man under 1999 lagt mindre resurser på att få in pengar på intäksslaget varför utfallet blir betydligt lägre än budgeterat, 181 tkr jämfört med budgeterade 500 tkr. Intäktsslaget almanackan ligger 60 tkr lägre än året innan och når 92% av budget. Amnestysupporter har ett utfall som ligger på 233 tkr, vilket är 33 tkr över budget, men ändå 28 tkr under utfallet 1998.

Ränteintäkterna har minskat med 131 tkr till 335 tkr 1999 jämfört med 1998, men utfallet ligger ändå 34% över budget.


Kostnaderna
De sammanlagda rörelsekostnaderna hamnar på 38 302 tkr, vilket är 101% av budgeten. Vid en jämförelse med utfallet 1998 ligger rörelsekostnaderna i stort sett på samma nivå (454 tkr lägre), dock med en helt annan fördelning på de olika kostnadsslagen.

Kostnadsslag
% av rörelsens kostnader 1999
% av kostnader 1998
Programverksamhet
25,9
25,0
Sekretariatskostnader
12,1
13,8
Personalkostnader
23,9
26,4
Internationella rörelsen
38,1
34,8

De direkta programkostnaderna hamnade på 9 932 tkr, vilket är 97% av det som budgeterats och 284 tkr (3%) högre än 1998. Sekretariatskostnaderna hamnade på 4 649 tkr, dvs 99% av budgeten och vilket är 713 tkr mindre (13%) än 1998. Personalkostnaderna slutade på 9 143 tkr, dvs 96% av budgeten och 1 101 tkr mindre (11%) än året innan. Vad gäller kostnaderna för den internationella rörelsen slutade de på 14 578 tkr, vilket är 109% av budgeten och 1 076 tkr mer än 1998 (8%).

Programkostnader (bilaga 3)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration (indirekta programlönekostnader samt sekretariatskostnader inkl. avskrivningar) är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

Utredning och aktioner
De direkta kostnaderna inom programområdet fick ett utfall som slutade på 752 tkr, 8% under budget. Ett av de tre programmen, land- och temakampanjer, har ett utfall som överstiger budget och anledningen till detta är att kostnader som var budgeterade under 1998 togs under 1999. Programmet flyktingfrågor har understigit budget eftersom Rådgivningsbyrån gjort en återbetalning på ca 92 tkr som avsåg 1998.

De fördelade kostnaderna ligger inom detta programområde aningen över budget, totalt slutade kostnaderna på 3 320 tkr, att jämföra med budgeten som slutade på 3 221 tkr, utfallet blev 3% högre.

Medlemsaktiviteter
Det totala utfallet för de direkta kostnaderna inom detta programområde blev 842 tkr, 9% under budget. Hos flera program inom detta programområde är utfallet beroende av aktivitetsnivån inom organisationen, det gäller till exempel samordningsgrupper och specialgrupper, och där ligger utfallet ungefär i nivå med budget. Den största procentuella avvikelsen står distrikten för. Anledningen till detta är att dirstriksombudsmötet i september blev dyrare än budgeterat. Medlemsutbildningen slutar under budget eftersom några utbildningar inte blev av dels för att det var för få deltagare, dels eftersom någon utbildning i samband med kampanj inte genomfördes.

Tittar man på de fördelade kostnaderna ligger de under budget, 4 807 tkr jämfört med 5 356 tkr, 549 tkr under (10%). När det gäller de fördelade kostnaderna för aktionsmaterial Gbg så planerades det för en verksamhet som sedan inte blev av.

Främja de mänskliga rättigheterna
Endast ett program ingår i detta programområde och det är MR-undervisning. Där ligger de direkta kostnaderna under budget. Alla planerade aktiviteter har ägt rum men till en lägre kostnad än budgeterat. De fördelade kostnaderna däremot har dragit över budget. Anledningen är att MR-undervisningen under året tagit en betydligt större del av medlemsutbildarens tjänst än budgeterat. Totalt hamnade kostnaderna på 348 tkr, 166% över budget.

Medlemmar och organisation
Direkta kostnader inom detta programområde som gått betydligt över budget är utveckling AI och ICM . Vad gäller utveckling AI så har den överskridit budgeten med 110 tkr bl.a. beroende på att svenska sektionen under året gett stöd till mindre Amnestysektioner. Styrelsen har beslutat att dessa kostnader, sammanlagt ca 82 tkr, ska gå utanför den beslutade kostnadsramen. Kostnaderna för ICM har blivit högre beroende av att avgiften för att delta i ICM blivit högre än budgeterat. Lägre än budgeterat ligger kostnaderna för regional verksamhet. Regionen har en god ekonomi och har därför inte rekvirerat alla budgeterade medel.

När det gäller de fördelade kostnaderna inom detta programområde har löne- och administrationskostnader fördelats på ett annat sätt än i budgeten. Delprogram där det inte var budgeterat med några fördelade kostnader har påförts faktiska fördelade kostnader. Den sammanlagda kostnaden för detta programområde uppgår till 3 094 tkr, vilket är 7% under budget.

Information och kommunikation
Delprogrammet Amnesty Press har direkta kostnader något över budget 68 tkr (4% över budget), vilket beror på att kostnaden för layout inte var budgeterad. Även årsrapporten har kostnader över budget, 58 tkr (30% över) mestadels till följd av att översättarna numer fakturerar per ord och inte per sida. I utfallet är det också upptaget fördelade kostnader för årsrapporten något som inte finns med i budgeten, anledningen till det är att tidigare har denna verksamhet till stor del skötts av en frivillig. Den direkta kostnaden för MR-information hamnade under budget mestadels beroende av att allt fler hämtar in rapporter via hemsidan.

De fördelade kostnaderna hamnade på 3 328 tkr, vilket är nästan exakt på budget. Totalt hamnade kostnaden för detta programområden på 5 614 tkr, 2% över budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Detta programområde har den största budgeten inom de direkta programkostnaderna, nämligen 47% av de budgeterade programkostnaderna. Utfallet för året för programområdet hamnade på 4 425 tkr, vilket är 92% av budgeterade kostnader.

Kostnaderna för medlemmarna ligger totalt 166 tkr under budgeterade kostnader (dvs 88% av budgeten är utnyttjad). Några anledningar till att inte hela kostnadsbudgeten har utnyttjats är dels att den sista påminnelsen inte genomfördes pga dåliga resultat vid de tidigare påminnelserna och dels att aviseringen blev billigare än budgeterat pga att vi hade färre medlemmar än budgeterat.

Kostnaderna för almanackan hamnade nästan exakt på budget, men inom delprogrammet är det justeringar pga att produktionen blev dyrare än budget men distirbutionen billigare, bl a pga färre antal medlemmar.

Insamlingskostnaderna hamnade 217 tkr under budget, dvs på 92% av budgeterade kostnader. Några delprogram har lägre kostnader än budgeterat pga att det inte funnits tid till att genomföra aktiviteter, detta gäller främst Hjälpfonden och sponsring. Kostnaderna för registeranalys ligger lägre än budget eftersom en analys har genomförts gratis. Under posten IMM-aktiviteter i samband med kampanj har kostnaderna gått över budget eftersom en större pelarkampanj genomfördes under sommaren.

De fördelade kostnaderna inom detta programområde hamnar enbart på 88% av de budgeterade kostnaderna. Totalt hamnade kostnaderna för programområdet på 6 541 tkr (91% av budget).


Sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar)
Sekratariatskostnaderna för 1999 slutade på 4 649 tkr, vilket är 230 tkr under budget (99% av budgeten). Det finns två större avvikelseposter, dels ADB-kostnaderna som ligger 100 tkr under budget, och dels portokostnaderna som ligger 165 tkr under. Anledningen till att till den minskade portokostnaden är att internet används i högre grad och att portokostnaderna i högre utsträckning fördelas ut på respektive delprogram, avvikelsen på ADB-kostnaderna beror på att man av tidsbrist varit tvungen att bromsa en del utvecklingsarbete. 1998 hamnade sekretariatskostnaderna på 5 362 tkr, alltså 719 tkr (13%) över årets utfall.

Personalkostnader
Personalkostnaderna slutade på 9 143 tkr och hamnade 353 tkr under budget (96% av budgeten). Den största anledningen till att budgeten inte nåddes är att avgiften till KP blev lägre än budgeterat. Jämfört med 1998 ligger personalkostnaderna 1 101 tkr lägre (11%). En anledning till detta är att inte allt tjänsteutrymme utnyttjats, en annan är det avgångsvederlag som 1998 betalades ut till den förre generalsekreteraren.

Internationella rörelsen
Kostnaderna för den internationella rörelsen har dragit över budget med 1 200 tkr (9%) och har ökat med 2 455 tkr (20%) jämfört med 1998. Skälet till överdraget är att intäkterna blev högre än budgeterat. Kostnaderna består av tre delar, det som betalats till IS under året (13 387 tkr), upplösning av den avsättning för kommande höjning av IS-avgiften som gjorts två år tidigare (481 tkr) och avsättning till IS-reserven avseende avgiften för år 2001 (1 672 tkr).

Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan sägas att 1999 gav ett överskott på 4 738 tkr, som har satts av till Humafondsreserven. Överskottet innebär att sektionens reserver, som vid ingången av året var 11 186 tkr, nu är 15 924 tkr, vilket innebär att de har ökat med 42%. Av dessa pengar är 5 070 tkr bundna, 4 738 tkr bundna under ett år i Humanfondsreserven och resten fria.

Sett till det egna kapitalets storlek har den svenska sektionen en god ekonomi, sett till att detta överskott nästan enbart kommit från Human- och Hjälpfonden de senaste åren är situationen inte lika ljus. För att säkra fortsatta intäkter på den nuvarande nivån måste nya insamlings- och medlemsvärvningsverksamheten utvecklas och de befintliga förbättras. Kostnadsfördelningen har under 1999 förbättrats på så sätt att en relativt sett mindre del av kostnaderna har gått till personal- och sekretariatskostnader, medan programkostnaderna och kostnaderna för den internationella rörelsen har ökat. Att den svenska sektionens bidrag till den internationella rörelsen har ökat är viktigt eftersom beslutet om Troía Action Plan ställer höga krav på bidrag från sektionerna.

Bilagor
1. Sammanfattning resultatrapport 1999, januari - december (tkr)
2. Intäktsrapport 1999, januari - december (tkr)
3. Utfallet 1999 fördelat på programområden/program (tkr)
4. Nyckeltal
5. Rullande 12-månadersutfall, intäkter och kostnader, 1994 - 1999