Kommentarer till finansutskottets rapport Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 1997

(Reviderad efter AU)

Till: Styrelsen
Från: D-utskottet
Datum: December 1996



Angående Finansutskottets rapport till budgetmötet



Styrelsen har givit D-utskottet i uppdrag att " analysera Finansutskottets rapport och återkomma
till styrelsen senast till mars 1997 ". D-utskottet har nu gjort detta.

D-utskottet anser att de väsentliga frågor som tas upp i rapporten samtliga ryms inom
D-utskottets direktiv. D-utskottet arbetar med att sektionens ekonomiska planering och frågan om
basbudget och rörlig budget på styrelsens önskemål fått en högre prioritet.

D-utskottet föreslår att nedanstående skrivelse utgör styrelsens svar till
Finansutskottet.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Till: Finansutskottet
Från: Styrelsen
Datum: December 1996


Re: Finansutskottets rapport till budgetmötet

Styrelsen har tagit del av Finansutskottets rapport till budgetmötet. Styrelsen välkomnar rapporten
och ser den och nedanstående kommentarer som de första stegen i en långsiktig, kontinuerlig
och konstruktiv dialog mellan styrelsen och Finansutskottet.

Det är framförallt på följande två punkter styrelsen funnit Finansutskottets rapport intressant;
frågan om att tydliggöra sambandet mellan handlingsplan och budget samt tertialrapporteringen
som ett instrument för uppföljning, styrning och planering.

Koppling budget - handlingsplan

Styrelsen instämmer i Finansutskottets synpunkter beträffande kopplingen mellan gällande
handlingsplan och budget. I den nuvarande budgetutformningen är det, som mycket riktigt
påpekas, svårt att se i vilka avseenden budgeten är ett led i genomförandet av huvud- och
delmålen i handlingsplanen. Det innebär naturligtvis inte att sambanden inte finns, men sambandet
måste tydliggöras.

Styrelsen kommer under den närmsta tiden att se över hur delarna i handlingsplanen bör prioriteras
och genomföras. Genom att ange ungefärlig tidsperiod och ekonomiskt utrymme för genomförandet
av olika delar i handlingsplanen blir förhoppningvis kopplingen mellan budget och handlingsplan mer
konkret och synlig.

En sådan tids- och ekonomisk planering kommer också att kunna användas som riktlinjer till
sekretariatetinför budgetprocessen inför ett enskilt år, i enlighet med vad Finansutskottet efterlyste.

Vid utformningen av budget för ett enskilt år kommer styrelsen att lägga stor vikt vid att det i
den verbala framställningen refereras till de aktuella målen i handlingsplanen. Det skall också bli lättare
att följa en enskild budgetposts förhållande till delmålen och huvudmålen i handlingsplanen.
Detta kommer att lösas genom någon form av korsreferenser i budgetmaterialet.

Tertialrapporten

Sedan flera år tillbaka görs tertialvis en noggrann genomgång av budgetutfallet per program.
Detta arbete har mest berört den ekonomiska sidan av verksamheten.
Dessa genomgångar har varit ett sekretariatsinternt arbete och har aldrig formaliserats.
Mellan tertialgenomgångarna bevakas naturligtvis det ekonomiska utfallet på programmen
löpande. Finansutskottets rapport kan möjligen ge intryck av att så inte är fallet.

Frågan om hur styrelsen och sekretariatet i framtiden skall arbeta med budgeten
som planerings- och styrinstrument behandlas för närvarande i D-utskottet. En del av
detta arbete berör frågan om hur tertialrapporteringen skall kunna omfatta en mer kvalitativ
utvärdering av verksamheten. Utformningen av den framtida tertialrapporten måste anpassas
så att den kan fungera som det instrument i styrelsens arbete den är tänkt att vara. D-utskottets
utredning kommer även att ta ställnig till huruvida denna rapportering också skall innehålla
redovisningar av den typ som Finansutskottet också föreslår (direkt lön per program i förhållande
till direkta programkostnader, tidredovisning per delprogram etc).

Övrigt

Styrelsen vill också uppmärksamma Finansutskottet på ett sakfel i avsnitt som berör sektionens
minskande reserver; det är om även 1997 innbär en förlust på 3 miljoner kronor som " sektionens
fria reserver i sin helhet blir upplösta ".

Slutligen vill styrelsen kommentera rapportens utformning och läsbarhet. Finansutskottets arbete är
mycket viktigt för en långsiktig effektivisering av sektionens verksamhet, för medlemmarnas insyn
och för bevarandet av demokratin inom rörelsen. Detta förutsätter att de diskussioner som förs på
olika nivåer inom rörelsen är sakliga och konstruktiva och att de dokument som ligger till grund för
diskussionerna är lättlästa och tydliga. Deltagarna i budgetmötet framförde vissa synpunkter på
Finansutskottets rapport, många uppfattade rapporten som svårläst. Styrelsen vill därför be
Finansutskottet att lägga stor vid läsbarhet och utformning i kommande rapporter.


Underskrift av vederbörlig