Styrelsens arbetsbörda: Mallar för underlag samt vägvalsfrågor Underlag till styrelsemöte 8-9 maj 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 25 april 2014

Styrelsens arbetsbörda: Mallar för underlag samt vägvalsfrågor

Bakgrund

På februarimötet antog styrelsen en rad beslut baserade på rapporten om styrelsens arbetsbörda, vilken presenterades på styrelsens decembermöte 2013. Detta underlag gäller beslutet

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram tydligare mallar för styrelseunderlag senast till styrelsens majmöte och däri ta hänsyn till uppdragsgruppens andra och fjärde rekommendation.

Uppdragsgruppens andra respektive fjärde rekommendation löd som följer:

2. Att styrelsen ytterligare utvecklar mallarna för de underlag som sekretariatet tillhandahåller.

Under ett antal år har förbättringar skett på det här området, men uppdragsgruppen ser möjligheter till en ännu tydligare uppdelning av underlag efter typ och mer lätthanterliga sammanfattningar och rekommendationer. Skriftliga underlag bör tydligt markeras med Information, Diskussion, eller Beslut.

4. Att styrelsen aktivt efterfrågar fler vägvalsfrågor.

De underlag som styrelsen fick och diskuterade våren 2012 var mycket uppskattade. Uppdragsgruppen har uppfattat det som att detta initierades av sekretariatet som efterfrågade ställningstaganden från styrelsen på flera områden. Kanske krävde detta att organisationen hade ”samlat på sig” ett antal vägval. Det framstår därför som svårt att skapa en generell regel för vägvalsunderlag. Det enklaste tillvägagångssättet bör vara att styrelsen uttrycker ett önskemål till sekretariatet och följer upp detta med väl tilltagna intervall.

Underlagsmallar

Sekretariatet tolkar uppdragsgruppens andra rekommendation som att anledningen till klarare markering av underlag är att det ska vara tydligt för styrelsen vad de förväntas göra med underlaget. I detta är det väsentligt att “koka ner” underlagen till ett antal olika kategorier, där styrelsen och sekretariatet har en samsyn om vad de faktiskt innebär.

Sekretariatet väljer att utgå i från uppdragsgruppens kategorier då de anses täcka behovet:

Beslutsunderlag

Underlag utgörs till största delen av beslutsunderlag. Dessa kan vara av olika art och olika tyngd. Viktig att betänka är att även underlag som tidigare inte setts som beslutsunderlag (utan “övriga” underlag) ofta leder till beslut vid sittande bord. Här menar sekretariatet att det är viktigt att styrelsen, redan när bakomliggande beslut tas, är tydlig med vad de förväntar sig. Detsamma gäller sekretariatets förslag till beslut. (Se vidare nedan gällande processkedja).

Beslutsunderlag ska inkomma senast 14 dagar innan styrelsemöten (enligt styrelsens arbetsordning).

Exempel: Förslag på dagordning, Förslag till budget

Diskussionsunderlag

Rena diskussionsunderlag är inte lika vanliga, de kommer främst i specifika frågor. Dessa bör ses som grund till diskussion, exempelvis inför större frågor. Förmodas diskussionen leda till beslut bör underlaget istället ses som ett beslutsunderlag och förslag till beslut inkluderas.

Diskussionsunderlag ska inkomma senast 7 dagar innan styrelsemöten (enligt styrelsens arbetsordning).

Exempel: Diskussions underlag för styrelsen gällande strategiska mål 2016-2019

Informationsunderlag

Styrelsen delges ofta underlag som är av ren informativ natur. Dessa kommer ofta i form av rapporter och kräver i regel varken beslut eller längre diskussioner, utan är lägesrapporter eller uppdateringar kring frågor. Dessa kan lyftas på möten, med möjlighet till frågor men läggs sedan till handlingarna.

Informationsunderlag ska inkomma senast 7 dagar innan styrelsemöten (enligt styrelsens arbetsordning).

Exempel: Sekretariatsrapporten, Rapport om per capsulambeslut

Vidare bör samtliga underlag tydlig markeras i sidhuvudet:

Dessutom förutsätter införlivandet av mallar även att styrelsen tar hänsyn till det i sina beslutsformuleringar och sekretariatet i sina förslagen till beslut. Med andra ord bör det tydligt klargöras i besluten vilken typ av underlag som styrelsen önskar vid eventuell uppföljning samt styrelsens eventuella intention. En lösning vore att redan det inledande beslutet även innehåller beslut om efterföljande steg, vilket skulle göra processkedjan tydligare för samtliga parter:

att uppdra åt sekretariatet att inkomma med diskussionsunderlag i fråga X till styrelsens septembermöte,

att uppdra åt sekretariatet att inkomma med beslutsunderlag i fråga X, baserat på diskussioner och medskick från styrelsens septembermöte, till styrelsens decembermöte.

Varje underlag ska inledas med en kort bakgrund, där frågans eventuella koppling till tidigare underlag, styrdokument eller liknande klargörs. I varje underlag ska även sekretariatets rekommendation tydligt framgå om sådan finns, annars ska sekretariatet ange att man inte har någon rekommendation för beslut.

Vägval

Uppdragsgruppens fjärde rekommendation gör gällande att styrelsen själva bör efterfråga fler vägvalsfrågor. Sekretariatet ser vägvalsfrågor som frågor där två eller fler alternativ presenteras och att alla frågor är inte möjliga att se som vägvalsfrågor. Givetvis bör även sekretariatet lyfta den typen av frågor vid behov, och ett kommande exempel på detta gäller synen på medlemskap inom sektionen.  

Men det är även viktigt för sekretariatet att tänka “vägval” vid framtagandet av underlag även för “mindre” frågor. Ett lyckat exempel på detta var ett av underlagen kring den stundande stadgeuppdateringen.

Vägval, vare sig de presenteras i diskussionsunderlag (tidigare i processer) eller beslutsunderlag (senare i processer/som avslut i processer) bör innehålla vissa fasta delar:

• Tydliggörande vad vägvalet handlar om och vilka följder som är möjliga, konsekvenser och alternativa lösningar.

• Sekretariatets kommentar, med eventuella synpunkter eller rekommendationer.

• Förslag till alternativa beslutssatser (om vägvalet presenteras i ett beslutsunderlag).

Beslut

Besluten gäller att anta de föreslagna mallarna samt innebörden i begreppen Besluts-, Diskussions, samt - Informationsunderlag. Ingen förändring föreslås i nuläget av styrelsens arbetsordning vad gäller tidssättning för när underlagen ska skickas till styrelsen. Vill styrelsen se en förändring är det lämpligt att genomföra en sådan i samband med att styrelsens arbetsordning ses över inför junimötet.

Vidare uppdras sekretariatet att aktivt presentera styrelsen vägvalsfrågor samt att styrelsen ska aktivt efterfråga detsamma.

Förslag till beslut

att anta de föreslagna mallarna samt dess innebörd,

att uppmana sekretariatet att identifiera och vid behov lyfta vägvalsfrågor,

att aktivt efterfråga fler vägvalsfrågor.