Styrelsens arbetsbörda: Årsmötesinvolvering Underlag till styrelsemöte 8-9 maj 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 25 april 2014

 

Styrelsens arbetsbörda: Årsmötesinvolvering

 

Bakgrund

 

På februarimötet antog styrelsen en rad beslut baserade på rapporten om styrelsens arbetsbörda, vilken presenterades på styrelsens decembermöte 2013. Detta underlag gäller beslutet

 

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett underlag på vilka årsmötesfrågor styrelsen idag är involverade i med förslag på hur dessa kan reduceras senast till styrelsens majmöte.

 

Styrelsens involvering i årsmötesfrågor

 

Sektionens stadgar gör gällande att styrelsen ansvarar för dessa årsmötespunkter:

 

  • Tid och plats för årsmötet

  • Utsändning av kallelse

  • Sista anmälningsdag (via kallelse)

  • Årsmötesavgift (via kallelse. Förslag om att ta bort årsmötesavgiften är lagt till årsmötet 2014)

  • Förslag till årsmötetsdagordning

  • Yttranden över inkomna motioner

 

Vidare ingår i styrelsens arbetsordning att:

 

  • Styrelsen ansvarar för årsmötet

  • Styrelsens arbetsplan ska täcka förberedelser inför årsmötet

  • Styrelsemöten ägnas åt bland annat upplägg på och förslag till årsmötet.

 

En del av dessa punkter är sådant som beslutas av styrelsen efter förslag från sekretariatet, exempelvis tid (kopplat till styrelsens möteskalender) och plats, kallelse (inklusive årsmötesavgift och sista anmälningsdag) och dagordning. Styrelsen fattar beslut om att anta preliminära förslag på dagordning och kallelse för årsmöten på närmast föregående decembermöte. Vid behov antar även styrelsen reviderade förslag till dagordning vid senare möten.

 

Reducering av årsmötesfrågor

 

Sådant som står i stadgarna kräver årsmötesbeslut för att ändra, vilket inte är aktuellt för i år. Däremot är det möjligt att inrätta ett “årsmötesdirektiv” som främst innehåller frågor gällande kallelse och livesändning.

 

Detta ramdirektiv skulle sträcka sig över en längre tidsperiod än ett årsmöte, och således frigöra tid för styrelsens del både vad gäller inläsning av underlag samt tidsåtgång på styrelsemöten. Särskilt frågan om livesändning har varje år tagit en stor del. I detta ramdirektiv skulle styrelsen uppdra åt sekretariatet att varje år:

 

  • Skicka ut en kallelse som:

    • Utsänds och tillgängliggörs enligt stadgarna

    • Har ett stadgemässigt innehåll (exempelvis sista tidpunkt för nomineringar) samt inkluderar plats och tid för mötet (tid beror även på förslag till dagordning, se nedan)

    • Har en fast sista anmälningsdag (exempelvis 30 dagar innan årsmötet inleds)

    • Innehåller övrig information enligt styrelsens önskemål (exempelvis information om boende, matkostnader, tillgänglighet, möjlighet till reseersättning, krav på medlemsskap och kontaktuppgifter)

  • Livesända, endast via medlemssidorna, följande delar av årsmötet:

    • Inledning, anföranden, Amnestyåret, förberedelser samt valutfrågningen

    • Seminarier som i huvudsak fungerar som anföranden

    • Val

    • Beslut

    • Avslutning

  • Filma för dokumentering, med fokus på folkmassor och inte individer,:

    • Övergripande bilder

    • Manifestation

    • Eventuella festligheter

 

Enligt sektionens stadgar upprättas förslag till årsmötets dagordning av styrelsen. Således krävs ett styrelsebeslut. Det problematiska i detta är att detta beslut måste tas innan kallelsen går ut (början/mitten av februari) men att mycket hinner ändras i förslaget till dagordning innan den skickas ut bland årsmöteshandlingarna. Här menar sekretariatet att nuvarande ordning, där styrelsen fattar ett tillsvidarebeslut gällande förslag till dagordning vid decembermötet och, vid behov, fattar ännu ett vid marsmötet, är rimlig. Dessa punkter tar inte mycket tid, och kan även med fördel fattas i forum. Således föreslår sekretariatet ingen ändring gällande detta.

 

Vidare vad gäller tid och plats för årsmötet är det beslut som tas av styrelsen så tidigt under styrelseåret som möjligt, efter förslag från sekretariatet. Ibland finns “konkurrerande” distrikt/orter men ibland endast ett villig distrikt/ort. Beslut om detta har tidigare tagits i forum. Det är sekretariatets bedömning att denna fråga inte tar mycket av styrelsens tid varför någon ändring inte föreslås. Detta är förutsatt att styrelsen även i fortsättning önskar hålla årsmötet i olika distrikt/orter för att ge en geografisk spridning.  

 

Angående frågan om styrelsens involvering i motionssvar samt styrelsens egna förslag menar sekretariatet att det finns andra processer, bland annat eventuell motionskommitté, tidigareläggning av motionsstopp samt styrelsens antagna nollvision för framtagande av underlag som svarar mot detta. Därför föreslås här inga ytterligare åtgärder.

 

Slutligen, vad gäller styrelsens arbetsordning. Sekretariatet menar att det är viktigt att styrelsen fortsatt har det övergripande ansvaret för årsmötet, samt att styrelsens årsplanering reflekterar det. Därför föreslås inga ändringar.

 

Förslag till beslut

 

att uppdra åt sekretariatet att inkomma med beslutsunderlag senast till styrelsens septembermöte, med ett årsmötesdirektiv som inkluderar ovan nämnda punkter samt medskick från styrelsen.