- Skriv ut
- Uppdaterad 05 Maj 2014
Diskussionsunderlag angående styrelsens arbetsbörda Underlag till styrelsemöte 8-9 maj 2014
Till: Styrelsen
Från: Sofia Halth, Tora Törnqvist och Karin Linkhorst
Datum: 2 maj 2014
Diskussionsunderlag angående styrelsens arbetsbörda
På februarimötet fattade styrelsen följande beslut angående rapporten om styrelsens arbetsbörda:
”att uppdra åt Sofia Halth, Karin Linkhorst och Tora Törnquist att utifrån uppdragsgruppens sjuttonde, tjugoandra, tjugotredje och tjugofjärde rekommendation ta fram ett diskussionsunderlag kring styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt senast till styrelsens majmöte.”
I korthet handlar paragraferna om:
§ 17 hanterar nollvision gällande att producera underlag (vilket styrelsen redan beslutat om) samt den större frågan om att avskaffa strategigrupperna.
§ 22-23 handlar om att avskaffa roterande ordförandeskap (§23) samt att bilda ett AU som förbereder styrelsemötena (bestående av ordförande, vice ordförande samt GS).
§ 24 handlar om att förtydliga vice ordförandes roll främst genom att lägga följande tre uppgifter på vice ordförande:
årsmötesplaneringen på en strategisk nivå
ansvarig och aktiv medverkande i AIK
en tydligare roll i planerande och utförande av styrelsemötena.
Om att avskaffa strategigrupperna (§17)
Styrelsen har på mötena i december 2013, i februari 2014 samt via forum uttryckt delade meningar gällande att avskaffa strategigrupperna. Även om syftet är att minska styrelsens arbetsbörda är många i styrelsen frågande kring hur arbetet mellan mötena rent praktiskt kan organiseras om styrelsen inte har några strukturerade arbetsformer. Utan någon form av gruppindelning av styrelsen tror vi också att det finns en risk att skapa en ännu starkare uppdelning i styrelsen, där vissa ledamöter endast dyker upp för att diskutera på möten och klubba beslut, medan andra har ett djupare engagemang i styrelsens arbete - något som aldrig går att motverka helt men där strategigrupperna idag har en roll att utjämna ansvaret. Vidare har många styrelser av vår typ, - t.ex. alla våra internationella styrelsekollegor – utskott/arbetsgrupper i någon form och vi tror att den typ av styrelse som Amnesty är behöver i någon mån alltid vara mer arbetande än t.ex. en myndighetsstyrelse eller en företagsstyrelse, även om arbetsbördan måste minskas.
Vi föreslår att avskaffa strategigrupperna i nuvarande form, men ändå ha en gruppindelning i styrelsen. Detta kan göras på olika sätt. Ett alternativ till fasta strategigrupper är att arbeta med ad hoc grupper som skapas efter aktuella frågor och de som då ingår i grupperna är de som har särskilda kompetenser/intressen i de aktuella frågorna vilket såklart kan ses som en fördel. En annan fördel är att dessa grupper enbart kommer att arbeta med aktuell fråga och att detta troligen skulle minska den totala arbetsbördan i styrelsen, jämfört med ett system med strategigrupper. Nackdelar med detta system är att det är svårare att få in nya ledamöter i styrelsens arbete på ett effektivt sätt samt att arbetet kan bli ojämnt fördelat. Ytterligare nackdelar med ett sådant system är att det under vissa perioder inte kommer att bildas särskilt många grupper samt att det med detta system är svårt att hantera mindre, kontinuerliga frågor samt att vara proaktiv och visionär.
Vi anser att ad hoc grupper har fler nackdelar än fördelar och föreslår att istället för att som idag täcka in samtliga sakfrågor skapa styrelsekommittéer, som delas in per arbetsområden (se nedan). Detta tror vi även skulle kunna stimulera ett mer strategiskt och proaktivt arbetssätt i styrelsekommittéerna. Styrelseledamöterna skulle då delas in i:
”ekonomi - och målstyrningskommitté” - ansvar för ekonomiska frågor, budget samt för planerings- och målstyrningsfrågor. I denna kommitté kommer kassören att ingå.
”styrelseutvecklingskommitté” - ansvar för att förbereda styrelsemöten, föreslå processer, kvalitetssäkra underlag, leda mötena. I denna kommitté skulle ordförande, vice, samt ytterligare en person ingå.
”policy/internationell grupp” - ansvar för policyfrågor samt internationella frågor, t.ex. ICM mm. I denna kommitté kommer kontaktperson för AIK att ingå.
”medlemskommunikationskommitté” - ansvar för olika medlemskommunikationsfrågor (t.ex. AP, SI mm), frågor till styrelsen, styrelsens del i verksamhetsmötet och aktivistseminariet mm. Även ansvarig för de förfrågningar som styrelsen får ang. att besöka distrikt (dvs. distriktsansvaret försvinner).
“Årsmöteskommitté” - vi som har tagit fram det här underlaget har olika synpunkter på om en sådan grupp behövs och är lämplig eller ej, något ni gärna får ge synpunkter på. Strategiska frågor kring årsmötet skulle antingen kunna hanteras av en separat årsmöteskommitté eller av medlemskommunikationskommittén.
Till dessa kommittéer fördelas 2-4 ledamöter per kommitté och år (ledamöter som sitter i mer än ett år kommer givetvis att kunna byta kommitté) och ledamöterna sitter i 1-2 kommittéer vardera. Kommittéerna har (likt idag) en sammankallande. Huvudsyftet med kommittéerna är att få styrelsen att vara en styrelse som lägger fokus på rätt saker och på rätt sätt, dvs att vara proaktivt strategisk.
Skillnader gentemot dagens system är att dessa kommittéer inte kommer att ha ansvar för att kvalitetssäkra underlag (förutom en av kommittéerna), de förväntas inte ha förmöten inför styrelsemötena och de ska inte producera underlag. kommittéerna förväntas dock arbeta strategiskt visionärt (något dagens SG har haft som uppgift men funnit svårt att implementera), för att få in detta i kommittéernas rutiner föreslås årliga visionsmöten per kommitté samt ett uppdrag att föra upp strategiskt viktiga frågor inom sitt område på styrelsens bord.
Det finns ingen hierarki mellan kommittéerna utan samtliga har olika men lika viktiga uppdrag. Vissa av kommittéerna kan fungera bättre som instegsgrupper för nya i styrelsen och att även nya ledamöter kan få en sammankallande roll i dessa kommittéer. Detta skulle kunna leda till att de snabbt kommer in i arbetet. Styrelseutvecklingskommitténs roll ser något annorlunda ut än de andra kommittéerna. Den kommitténs roll är att tillse att arbetet i styrelsen fungerar bra, att förbereda möten, ha kontakt med sekretariatet, föreslå processer mm, dock aldrig att fatta beslut. Denna kommitté kan sägas ersätta det i rapporten föreslagna Arbetsutskottet (AU) och skulle också fungera som en avlastning för ordföranden.
Om att ändra vices roll samt att avskaffa roterande ordförandeskap (§22-24)
Rapporten om styrelsens arbetsbörda föreslår att avskaffa roterande ordförandeskap, och att ordförandeskapet på mötena delas mellan ordförande och vice. Detta skulle effektivisera förberedelser av styrelsemötena samt frigöra tid för ordförande. Fördelar med ett roterande ordförandeskap är att det fungerar kompetensutvecklande för ledamöterna samt säkerställer att det finns flera i styrelsen med kunskap och förmåga att leda möten på ett bra sätt. Om roterande ordförandeskap avskaffas helt måste styrelsen tillse att denna kompetens ändå går att få både för enskilda ledamöter samt för styrelsen som helhet.
Rapporten föreslår att det bildas ett AU med ordförande, vice ordförande samt GS som förbereder samt håller i styrelsemöten. Vi föreslår att istället lägga detta ansvar på den sk. styrelseutvecklingskommittén. Mellan ledamöterna i denna kommitté roterar även ordförandeskapet vilket ger de som ingår i denna kommitté kompetens gällande att leda möten. De kan också delegera ut ordförandeskapet till någon annan i styrelsen om behov finns, eller för att sprida kompetensen i styrelsen.
I §24 föreslås att en rad olika roller/uppgifter tas från styrelsen och åläggs vice ordförande. Fördel med detta är att det förstärker och förtydligar vice ordförandes roll samt kan frigöra tid för styrelsen som helhet. Nackdel med detta är att mer makt koncentreras till vice och ordförande. Vi föreslår att dessa arbetsuppgifter istället åligger de olika kommittéerna; att ingå i och bevaka AIK är en fråga för den internationella kommittén, att förbereda mötena åligger styrelseutvecklingskommittén, och årsmötesplaneringen ligger på medlemskommunikationskommittén eller en årsmöteskommitté.
Förslag på fortsatt process
Ett beslutsunderlag utifrån detta förslag och utifrån styrelsens diskussion på mötet samt mer konkreta arbetsbeskrivningar för de olika kommittéerna kommer att tas fram till styrelsens junimöte.