Framtagande av uppförandekod Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2 december 2011


Framtagande av u ppförandekod för svenska sektionen av Amnesty International

Bakgrund

Styrelsen uppdrog i februari 2011 åt sekretariatet att till decembermötet 2011 ta fram en uppförandekod innehållande bland annat en policy för whistle-blowing för svenska sektionen.

Bakgrunden till detta beslut var att sekretariatet i början av året arbetade fram förslag på riktlinjer för att undvika diskriminering, trakasserier och annan kränkande behandling i samband med arrangemang inom svenska sektionen och att det upplevdes som om en allmän uppförandekod vore viktig att ha. I det sammanhanget föreslogs även att en policy för whistle-blowing skulle tas fram.

En kartläggning som sekretariatet genomförde i början av året visade att få ideella organisationer jämförbara med Amnesty hade utarbetade uppförandekoder för hela organisationen, ännu färre hade en uttalad policy vad gällde whistle-blowing. Svenska Röda Korset har dock tagit fram en uppförandekod med en policy för whistle-blowing, som också presenterades på styrelsemötet i februari, och vi har i allt väsentligt använt oss av den som förebild i det nedanstående.

Frågor att ta ställning till

En uppförandekod bör vara en lättförståelig och lättkommunicerad sammanfattning av de regler, policyer och riktlinjer för individers “önskvärda uppförande” som finns i organisationen. Det innebär att det inom varje område som uppförandekoden tar upp bör finnas dokument att hänvisa till som på ett mer fördjupande sätt förklarar vad som gäller. Vid en genomgång av Röda Korsets uppförandekod har vi upptäckt ett antal områden som vi tycker bör ingå i en uppförandekod för Amnesty, men där vi saknar genomarbetade policyer. Vårt förslag är därför att vi först tar fram dessa och därefter formulerar en uppförandekod.

En annan fråga att ta ställning till är vilka som bör omfattas av uppförandekoden. Vi anser att den bör omfatta förtroendevalda på central och lokal nivå (distrikt och redovisningsgrupper), övriga “funktionärer” på lokal nivå (d v s gruppsekreterare och kassörer i sektionsgrupper), delegater (på ICM och andra formella internationella möten), samt anställda, frivilliga och praktikanter på Amnestys sekretariat i Stockholm, Göteborg och Malmö. För att slippa räkna upp alla dessa olika kategorier flera gånger i dokumentet föreslår vi att man använder ett samlingsbegrepp, t ex “medarbetare”. Vi menar att det inte är möjligt att omfatta och följa upp alla aktiva medlemmar med uppförandekoden och ännu mindre alla aktivister som deltar i vårt arbete, eftersom de enligt våra internationella definitioner kan bestå av både medlemmar och icke-medlemmar.

Ytterligare en central fråga är vilka “sanktioner” organisationen kan ta till gentemot personer som bryter mot uppförandekoden och i vilken utsträckning dessa ska tas med i själva dokumentet. Vi anser att man å ena sidan bör betona allvaret i vad uppförandekoden tar upp, men samtidigt göra det på ett positivt sätt som bidrar till att personer ser uppförandekoden som ett stöd i Amnestyarbetet och inte avskräcks från att ta sig an olika uppdrag och arbetsuppgifter.

Sammanfattningsvis vill vi därför att styrelsen funderar på:

1) Vilka uppföranderegler vi ska ha (se förslag på rubriker nedan). Hur ska gången att ta fram uppförandekoden se ut? Bör vi (som sekretariatet föreslår,) först ta fram de lämpliga policyer som saknas och därefter formulera uppförandekoden?

2) Vilka som ska omfattas av uppförandekoden.

3) Om, och i så fall på vilket sätt, eventuella sanktioner mot den som bryter mot uppförandekoden bör formuleras.

Uppförandekodens utformning

I det nedanstående föreslår vi i rubrikform vilka områden som bör tas upp i uppförandekoden och vad gäller område 2. ger vi ett förslag till formulering så att styrelsen kan få ett grepp om hur texten skulle kunna se ut. Till det exemplet ger vi också en referens, som vi dock i det slutliga dokumentet föreslår ligger i en särskild bilaga tillsammans med övriga referenser, så att texten i själva uppförandekoden blir så lättläst som möjlig. Vi anger i det nedanstående även de områden där det i dagsläget saknas policy.

Inledning till uppförandekoden
Tar kortfattat upp de grundläggande värderingar som styr Amnestys arbete och varför det är viktigt för oss att de som företräder organisationen uppträder korrekt och skapar förtroende och respekt.

Tillämpning av uppförandekoden
Tar upp vilka som omfattas av uppförandekoden och därefter i nummerordning de olika områdena enligt nedanstående:

1. Håll dig informerad
Tar upp att alla som omfattas av uppförandekoden har en skyldighet att sätta sig in i vilka regler och rutiner som gäller för det verksamhetsområde man arbetar inom.

2. Behandla alla med respekt och värdighet
Amnesty har nolltolerans mot alla former av diskriminering, trakasserier och annan kränkande behandling. Det innebär att du som representant för Amnesty ska behandla alla människor med respekt och inte särbehandla eller diskriminera någon enskild person eller grupp på grund av kön, etniskt ursprung eller nationalitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, könsöverskridande identitet och uttryck, funktionsnedsättning, ålder, politisk åskådning eller ställning i övrigt. Ingen medarbetare får utsätta andra för sexuella trakasserier.
(Referenser: Rutiner vid fall av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling i medlemsorganisationen Amnesty International, antagna av sektionsstyrelsen i februari 2011. Sekretariatets Jämställdhetspolicy och Policy mot sexuella trakasserier.)

3. Värna om människors personliga integritet
Tar upp att uppförandet ska vara baserat på respekt för andra människors integritet, kultur och levnadsmönster och att man bör tänka på att man i Amnestysammanhang ofta möter utsatta människor.

4. Ta aktivt avstånd från sexuellt utnyttjande och exploatering
Tar i princip upp att man bör uppträda på ett sådant sätt att man inom detta område följer svensk lag även utomlands, även om lagstiftningen kanske är helt annorlunda i det aktuella landet.

5. Förvalta resurserna på rätt sätt
Tar upp att man ska använda Amnestys resurser – personella, ekonomiska och materiella – på ett ansvarsfullt sätt och till de ändamål de är avsedda för.

6. Missbruka inte din förtroendeställning
Tar upp att man inte får utnyttja sin position inom Amnesty för egen vinning.

7. Motverka alla former av korruption
Tar upp sådana saker som bestickning, favorisering, nepotism, förskingring, utpressning, svindleri, jäv och liknande.

8. Var alkohol- och drogfri i arbetet
Tar upp hur Amnesty förhåller sig till alkohol och droger i olika sammanhang.

9. Motverka inte Amnestys värderingar
Tar upp att man inte får vara aktiv i organisationer och sammanhang som direkt motverkar Amnestys verksamhet och värderingar.

10. Hantera information med diskretion och gott omdöme
Tar upp hur man ska hantera intern och annan känslig information.

11. Ta klimat- och miljöhänsyn
Tar upp Amnestys policy inom miljöområdet.

Vid överträdelse av uppförandekoden
Tar upp hur man bör agera om man ser något som man uppfattar som olagligt eller i strid med Amnestys uppförandekod eller andra interna regler. Här kommer också policyn om whistle-blowing in (se nedan). Eventuellt bör här även in ett avsnitt som handlar om sanktionsmöjligheter mot den som bryter mot uppförandekoden.

Whistle-blowing policy
Tar upp hur man går till väga för att anmäla en allvarlig överträdelse utan att utsättas för repressalier och hur ens identitet kan skyddas vid en anmälan. Anmälan ska göras till en extern part utanför organisationen med vilken organisationen har ett särskilt avtal, t ex en revisionsbyrå eller en juristfirma/advokatbyrå. Till uppförandekoden bör bifogas en detaljerad instruktion för whistle-blowing utifrån vilken den externa parten ska agera. Denna instruktion bör utformas tillsammans med den externa parten och deras expertis inom området.

Definitioner av begrepp
Som en bilaga bör det finnas en kortare lista över definitioner av viktiga begrepp som tas upp i uppförandekoden.

Referenser
Som ytterligare en bilaga bör finnas en förteckning över de regler, policyer och riktlinjer uppförandekoden bygger på.

Policy som saknas

I dagsläget saknar sektionen särskild policy inom områdena korruption och miljö (område 7. och 11. ovan), även om vissa andra policyer delvis tar upp frågorna (t ex tar vår inköpspolicy upp miljöaspekter). Det finns policy inom den internationella rörelsen inom dessa områden som vi tror kan vara lämplig att bearbeta för svenska förhållanden. Vi föreslår därför att sekretariatet får i uppdrag att ta fram policyer inom dessa två områden för att därefter formulera en uppförandekod för sektionen innehållande en policy för whistle-blowing.

Förslag till beslut

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens junimöte 2012 ta fram förslag till policy för att motverka korruption och förslag till miljöpolicy, samt

att till samma tidpunkt ta fram ett förslag till uppförandekod för svenska sektionen innehållande en policy för whistle-blowing.