Förslag på kallelse till årsmötet 2012 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 25 november 2011

Förslag på kallelse till årsmötet 2012

Tid och plats
4-6 maj 2011 i Uppsala. Årsmöteslokal är ännu inte bestämd.

Kallelse till årsmötet
Kallelsen till årsmötet måste gå ut senast den 10 februari 2012.

Anmälan
Anmälan sker genom inbetalning av årsmötesavgiften på sektionens 90-konto senast den 1 april 2011. En administrativ avgift på 100 kronor kommer att debiteras anmälningar som inkommer senare än den 1 april.

Årsmötesavgift
100 kr, vilket är samma avgift som i Göteborg 2011.

Matkostnader
Vanligen erbjuds årsmötesdeltagarna att i förväg beställa och betala för två middagar och två luncher under årsmötet. Sekretariatet har då sanktionerat den totala summan för ett ”matpaket” så att deltagarna max ska behöva betala 500 kr. Enstaka måltider går ej att boka eller köpa på plats. Då kostnaderna för mat ännu är ökända, på grund av att lokalen inte är bokad, går det inte att i nuläget säga vilken summa maten kommer att hamna på i år för årsmötesdeltagarna. Det kommer dock inte att överstiga 500 kr.

Boendealternativ
Liksom i Göteborg 2011 måste deltagarna själva ordna med sitt boende. I kallelsen kommer det att finnas tips på hotell och vandrarhem som man kan vända sig till.

Motioner
Motioner skall ha inkommit senast den 24 februari 2012.

Nomineringar
Nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast den 24 februari 2012 för att kunna komma med i årmötesutskicket. (Nomineringar är till: Till sektionens ordförande, sektionens styrelse, Amnestyfondens styrelse, revisorer, granskningskommittén och valberedningen).

Medlemskap
För att delta i årsmötet måste man ha betalat medlemsavgift i sektionen 2011 eller 2012. Avgiften ska vara betald senast den 1 april 2012.

Årsmöteshandlingar
Styrelsens verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse kommer senast vecka 14 att publiceras på www.amnesty.se, övriga årsmöteshandlingar skickas samtidigt ut via e-post till Amnestygrupper, distriktsombud, samordnings- och specialgrupper samt via post till årsmötesdeltagarna. Övriga medlemmar kan utan kostnad beställa handlingarna från sekretariatet.

Ombud: De Amnestygrupper som tänker delta i årsmötet uppmanas att utse ombud för gruppen (se stadgarna, punkt 9.5). Ombudet ska ta med fullmakt från gruppen till årsmötet.

Reseersättning
Deltagare vid årsmötet ska i första hand vända sig till sin lokala Amnestygrupp eller sitt distrikt för information om eventuell reseersättning. En viss reseersättning kan också erhållas från sektionen för resekostnader som överstiger 500 kr där bidraget avser den överskjutande delen, dock maximalt upp till 1 500 kr. Pengarna betalas ut i efterhand mot uppvisande av kvitto. En förutsättning för att erhålla reseersättning är att årsmötesavgiften har erlagts inom föreskriven tid.

Förlag till beslut

att tillsvidare anta förslaget till innehåll i kallelsen till årsmötet 2012,

att uppdra åt sekretariatet att uppdatera informationen i kallelsen efter att beslut om årsmöteslokal är fattat.