Protokoll decembermötet 2011 Protokoll från 1-2 december 2011

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 10 DECEMBER 2011

Tid: 10 december 2011
Plats: Internationella sekretariatet, London, England
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Christer Arnrup
Justerare: Tora Törnquist

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Christer Arnrup
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Gustaf Löfgren
Tora Törnquist

Sekretariatet
Lise Bergh
Annica Blidegård (§ 99-100)
Elisabet Dunder (§ 99-100)
Dan Grundin (§ 98)
Miriam Isaksson (§ 98)
Fredrik Kron (§ 98)
Hannah Laustiola

Frånvarande

Michael Falk
Anton Lidström
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant)
Maja Åberg (personalrepresentant)


§ 93 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Christer Arnrup.


§ 94 Fastställande av dagordningen

På grund av ändrade tidpunkter för mötets start och slut beslutas att endast fastställa dagordningen och att därefter fortsätta direkt till punkt två, presentationen av verksamhetsplanen. Punkterna 1.2 - 1.4 tas istället före övriga frågor, medan Abortfrågan flyttas till allra sist på dagen, efter övriga frågor.

Beslut

att fastställa dagordningen med ovannämnda förändringar.


§ 98 Presentation av verksamhetsplan 2012-2013

Lise Bergh presenterar förslaget till verksamhetsplan för åren 2012-2013. Avdelningscheferna Dan Grundin, Miriam Isaksson och Fredrik Kron närvarar via telefon.
Planen är indelad i två sorters portföljer, MR-portföljer och resursportföljer. Det finns ingen prioritetsordning mellan dessa men däremot syftar all verksamhet beskriven i planen till att i slutändan uppfylla MR-målen. Lise Bergh understryker att det som inkluderats i planen är de stora prioriteringarna och nya verksamhetsområden, den mängd löpande arbete som utförs på sekretariatet finns alltså inte med.

Styrelsen börjar med att diskutera målstrukturen och övergripande kommentarer. Gustaf Löfgren tycker att det ibland är svårt att se de kausala sambanden mellan olika aktiviteter och de resultat- och delmål de är tänkta att uppnå. Han menar exempelvis att det finns ett antal större delmål där den beskrivna aktiviteten känns för blygsam för att ensam kunna uppnå målet. Sekretariatet förklarar att det ofta är osäkert hur många andra sektioner som kommer att agera för att uppnå det gemensamma målet, vilket gör att den svenska sektionen får bedöma av vad vi kan göra för att organisationen tillsammans ska uppnå det målet. Ibland är aktivitetsmålen koordinerade med andra sektioner, och då hoppas vi att det är ackumulationen av aktiviteter, t ex gällande ambassadbesök, som gör att vi uppnår målet.

Tora Törnquist påpekar att resursmålen till skillnad från MR-målen är specifika för den svenska sektionen och anser att det även på det området ibland är oklart hur enskilda aktivitetsmål ska kunna uppnå resultatmålen. Hon undrar därför om det finns fler aktivitetsmål än de som står utskrivna. Sekretariatet svarar att enbart nya- och utvecklingsaktiviteter som ska uppnå målen tagits med på aktivitetsnivå. Det kontinuerliga basarbetet som också görs för att uppnå samma mål står inte med.

Lisbeth Kohls efterlyser en sammanfattning av planen till februarimötet, där en prioritetsordning, t.ex. ”topp tio” beskriver vilka mål som är viktigast att uppfylla under perioden. Lise Bergh menar att sekretariatet inte kan prioritera bort något, men poängterar att det i GPS finns angivet huvudprioritet kring tre olika MR-områden. Även om det inte framgår helt tydligt i planen, finns det också viss prioritering inbyggd om man ser till antalet mål och aktiviteter som finns beskrivna på olika områden. När planen sedan ska kommuniceras ut till medlemmarna kommer sekretariatet i vilket fall att göra en enklare, förkortad version av den, men exakt hur denna ska se ut blir en senare fråga.

Sofia Halth lyfter frågan om hur sekretariatet övervägt ”bredd kontra spets” i planens utformning, där bredd motsvarar arbete på alla GPS-områden medan spets innebär ett fokus på några utvalda MR-områden. Omfattande diskussion följer i vilken det är tydligt att flera ledamöter förordar en mer fokuserad plan där antalet arbetsområden minskas. Exempelvis lyfts det fram att med det ökade globala fokuset på resultat och genomslag för Amnesty hade större koncentration av ett fåtal områden varit eftersträvansvärt, liksom att det är en del av ”Ett Amnesty” att vissa sektioner fokuserar på delar av arbetet och andra sektioner på andra delar av arbetet.

Fredrik Kron förklarar att anledningen till att sekretariatet valt en bredare modell är för att man under flera års tid uppfattat det som medlemmarnas vilja, särskilt de i de långsiktiga medlemsstrukturerna, att sektionen jobbar på ett stort antal områden. Han anser att det vore fullt möjligt att ”spetsa” MR-målen i högre grad men menar styrelsen i så fall bör vara beredda på att det kan vara kontroversiellt för många av de aktiva medlemmarna. Några ledamöter menar att det ändå finns goda skäl till varför ett sådant val skulle kunna göras, vilket styrelsen i så fall får se till att förmedla till medlemmarna. Som tidigare nämnts ryms inte det löpande arbetet inom planen, vilket är något som kan hållas fram för medlemmarna i det fall ett beslut om ökat fokus skulle vara mycket kontroversiellt.

Styrelsen är dock överens om att det är försent att i nuläget fatta ett beslut om att drastiskt minska antalet arbetsområden men poängterar behovet av att diskutera frågan ytterligare framöver och konstaterar att den lämpligen lyfts igen när det är dags för revidering av planen om ett år. Vid det laget borde det gå att utvärdera om planens omfattning så långt varit till fördel eller nackdel för sektionen.

Därefter diskuteras formerna och tidpunkterna för rapportering av planen. Internationellt avslutas systemet med tertialrapportering till förmån för kvartalsrapportering gällande ekonomi och halvårsrapportering avseende verksamheten. Sekretariatet föreslår att svenska sektionen tar efter det systemet och meddelar att styrelsens möteskalender efter nästa års årsmöte även kan komma att påverkas av ett sådant beslut. Vidare anser sekretariatet att detta måste diskuteras ytterligare med styrelsen och ber att få återkomma med förslag vid senare tillfälle. Även rutinerna kring revidering av planen bör ses över i och med detta då SG3 lyft frågan om att flytta revideringen från december- till novembermötet för att se till att förändringar i plan har en möjlighet att avspeglas i budget.

Gustaf Löfgren framhåller att många mål har en tydlig kvantitativ aspekt men att han ibland saknar en kvalitativ dimension och undrar om sekretariatet ser någon risk i att fastna i en ”jakt på siffror” snarare än att göra verksamheten så bra som möjligt. Sekretariatet känner ingen oro för detta och menar att utgångspunkten är att de kvalitativa aspekterna finns med, men medger att de är svåra att mäta och att även måluppfyllelsen därmed kan bli missvisande om man inte tar det i beaktande. Sekretariatet tar med sig kommentaren som ett medskick och ska fundera på om det kan åtgärdas i antingen i planen eller i rapporteringen.

Därefter gås planen igenom portfölj för portfölj och styrelsen ges möjlighet att ställa frågor till sekretariatet samt kommer med konkreta förändringsförslag och medskick till sekretariatet. De större förändringsförslag som görs gäller att:
- Styrelsen vill se en högre ambitionsnivå gällande resursmålet A4:s delmål 1, med ett tillägg av ordet ”minst” 30% av intäkterna går till den internationella rörelsen 2013.
- Under kommunikationsmålet B2 vill styrelsen se ett tillägg om att även attityden till, inte enbart kännedomen om, Amnesty ska förbättras jämfört med idag. Antingen i form av att ett mål läggs till eller att det petas in i något av de nuvarande målen.
- Gällande kommunikationsmål B3 anser styrelsen att värdet ”korrekthet” bör avspeglas tydligare i målen och det föreslås att det bör mätas i de undersökningar som görs gentemot allmänhet och även medlemmar att undersöka om vi uppfattas som trovärdiga, d v s ett förtydligande av aktivitetsmålen under delmål 2.
- Angående resursmålet B4 om transparens och riskhantering anser styrelsen att målen är något för få samt att en implementering av den kommande uppförandekod kan läggas till under aktivtetsmål 1.1.1.
- Styrelsen anser att resursmålet D1 kunde utarbetas bättre, ifråga om att de vars rättigheter har kränkts eller riskerar kränkas, liksom omvärldens perspektiv, ska inkluderas i större utsträckning i planerings-, prioriterings- och uppföljningsprocesser. Fler mål och aktiviteter bör läggas till för att utveckla det övergripande målet och sekretariatet ska initiera en diskussion om vad styrelsen önskar se under detta mål.
- Resursmålet D2:s aktivitetsmål 2.2.1 om att även icke-medlemmar ska få tillgång till lättanvänt kampanjmaterial föranleder diskussion om hur synen på aktivismen har förändrats inom organisationen både globalt och nationellt. Några i styrelsen kommenterar att en förskjutning har skett vad gäller medlemskapets koppling till aktivism, där medlemskap och aktivism inte är lika nära sammankopplat som tidigare. Styrelsen önskar få en bättre bild av sekretariatets syn på denna utveckling och en ny att-sats läggs därför till sist bland beslutssatserna.
- Styrelsen förordar lite starkare målformuleringar avseende aktivitetsmålen under MR-portfölj D gällande arbetet på Tunisien inom ramen för MENA-arbetet.
- Under MR-portfölj F uppstår frågetecken kring huruvida sekretariatet anser att det bara är tillämpningen av lagen på migrationsområdet i Sverige som bör förändras för att stärka skyddet för flyktingar och migranter, eller om även förändringar av själva lagen per se är eftersträvansvärd. Sekretariatet ska diskutera detta och återkomma.

Beslut

att (med styrelsens tillägg) godkänna verksamhetsplanen 2012-2013,

att uppdra till sekretariatet att göra en slutlig språkgranskning av planen,

att kommunicera ut den slutliga planen i organisationen senast i samband med styrelsens februarimöte
2012,

att uppdra till sekretariatet att på styrelsens februarimötet 2012 återrapportera de förändringar som skett i planen, samt

att uppdra åt sekretariatet att föra en dialog med SG3 om hur ofta och i vilken form rapportering av planen ska ske och återkomma till styrelsen med förslag senast på styrelsens februarimöte 2012,

att uppdra åt sekretariatet att göra en sammanfattning av planen till februarimötet 2012,

att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens februarimöte 2012 återkomma med en rapport om utvecklingen av medlemskapets relation till aktivism och kampanj.


§ 99 Överskottet 2011

Elisabet Dunder föredrar via telefon. Hittills i år har 6,25 miljoner betalats ut som extra frivilligt bidrag till den internationella rörelsen, vilket motsvarar ca 8% av intäkterna. Det totala IS-bidraget hittills i år motsvarar ca 32% av intäkterna 2011. Med nuvarande prognos behövs ytterligare ca 2 miljoner för att uppnå nyckeltalet som Svensk insamlingskontroll satt om 75% ska gå till ändamålet. Sekretariatet tar fram en preliminär prognos på helårsutfallet nästa vecka. Den budgetbaserade reserven ökar med 2,3 mkr från 2010 till 2011, vilket innebär att överreserven minskar om sektionen gör ett nollresultat.

Lise Bergh säger att av de ca 3,4 miljoner som är kvar föreslår sekretariatet ett extra frivilligt bidrag till European Regional Space (ERS), men för att förenkla hanteringen bör summan ändras till 25 000 euro istället för 250 000 kronor. Utöver det föreslås alltså ett extra ovillkorat frivilligt bidrag till internationella rörelsen om minst 2 milj kr. Då uppnås ändamålskostnaderna på 75%. Däremot föredrar sekretariatet att den exakta siffran lämnas öppen i beslutet eftersom årsutfallet ännu är okänt.

Viss diskussion följer om hur Svensk insamlingskontroll ser på att svenska Amnesty skänker en stor del av intäkterna till den internationella rörelsen utan att ha full insyn i hur de används. Sekretariatet förklarar att Svensk insamlingskontroll i dagsläget inte har några synpunkter på detta förfarande som heller inte är unikt för just Amnesty. Många svenska frivilligorganisationer skänker delar av intäkterna till sina moderorganisationer. Någon menar att styrelsen borde driva frågan gentemot IS om att få större transparens kring detta och Lise Bergh poängterar att hela processen kring ”Ett finansiellt Amnesty” ämnar förbättra redovisningen så att den blir mer integrerad och transparent både avseende internationella sekretariatet och sektionernas samlade redovisningar. Det konstateras även att den svenska sektionen är bunden av och stödjer det internationella beslut om att i genomsnitt 40% av intäkterna ska gå till den internationella rörelsen.

Diskussion följer om att styrelsen önskar markera i beslutssatsen att sektionen inte enbart önskar uppfylla Svensk insamlingskontrolls nyckeltal utan att styrelsen både vill överträffa dem och ge så mycket som möjligt till den internationella rörelsen. Valet för styrelsen står mellan att skänka hela överskottet till IS eller att lämna kvar en liten bit till att fylla upp överreserven. En majoritet av styrelsen är för att överreserven ska hållas kvar på samma nivå som nu. Styrelsen enas därför om att göra ett tillägg till att-satsen om att man med det extra frivilliga bidraget siktar på att nå upp till ca 76% ändamålskostnader, vilket är den siffra sekretariatet bedömer som rimlig för att kunna ge så mycket som möjligt till IS utan att överreserven minskar.

Maria Eklund meddelar att den internationella kassören efterfrågade besked om hur mycket den svenska sektionen kunde ge för att uppväga sektionens minskade avgift till IS. Hon undrar därför om sektionen med de extra bidragen ligger i paritet med vad sektionen skulle ha betalat innan vi fick minskad avgift. Elisabet Dunder svarar att den minskade avgiften slår igenom först 2012 men när det gäller 2011 har sektionen redan betalat mer än vad vi gjorde förra året i form av IS-avgift och frivilliga bidrag.

Beslut

att sektionen 2011 ger ett ovillkorat extra frivilligt bidrag till den internationella rörelsen. Storleken på detta bidrag ska vara sådan att sektionen uppnår Svensk Insamlingskontrolls nyckeltal avseende ändamålskostnader, med sikte på 76%.

att ge ett extra frivilligt bidrag till ERS på 25 000 Euro för en aktivitet i det separata underlaget om ERS.


§ 100 Förslag till budget 2012

Annica Blidegård föredrar via telefon. Budgeten kan i korthet sammanfattas med att intäkterna ökar med 8,9 mkr, jämfört med prognosen för 2011 och kostnaderna ökar med samma summa, jämfört med nollresultat 2011. I och med det nya redovisningssystemet, Cocoa, har en ny intäktsindelning gjorts där redovisning sker i två olika varianter, dels med s k bokföringskonto (account code) och dels med intäkts-/kostnadsställe (cost centre) . Det innebär att kostnader och intäkter kan jämföras med andra sektioner och att man kan se hur mycket Amnesty totalt sett lagt på olika aktiviteter .

På kostnadssidan syns fortsatt stora extra frivilliga bidrag till internationella rörelsen 2012. I det nya systemet är lönekostnaderna fördelade på olika verksamhetsområden, det finns därmed ingen specifik post för enbart personalkostnader. IS-bidraget blir i ett initialt skede lägre för den svenska sektionen än tidigare. Möjligheten att kostnadsföra IS-bidraget på intäktsåret (”IS-reserven”) försvinner. Kostnads-posterna är indelade i fyra områden: fundraising, arbetet för mänskliga rättigheter, gemensamma kostnader samt transaktioner inom organisationen. Den sammanlagda reserven minskar inte men däremot förändras proportionerna mellan överreserv och budgetbaserad reserv.

Reglerna för redovisning skiljer sig mellan Cocoa och Svensk insamlingskontroll, vilket bland annat påverkar redovisningen av insamlingskostnader. Annica Blidegård berättar att en förklaring kring detta har givits i budgeten samt att den version som presenteras i årsredovisningen kommer att motsvara Svensk insamlingskontrolls föreskrifter och annat regelverk som Amnesty som svensk organisation måste förhålla sig till.

Gällande den tilltänkta nya tjänsten för fundraising via stora gåvor, undrar Gustaf Löfgren om det undersökts ifall det finns en marknad för det, eller om sekretariatet valt att föreslå tjänsten med anledning av den internationella fundraisingstrategin. Sofia Halth tar upp att det tidigare har diskuterats ett nordiskt samarbete kring just en sådan tjänst och undrar vad som har hänt med det. Lise Bergh svarar att tjänsten, som är en projektanställning, till en början kommer att handla om att undersöka just hur marknaden ser ut men förklarar att sekretariatet sedan länge diskuterat en sådan tjänst, så förslaget kommer inte enbart från internationellt håll. Först 2013 kan vi dock räkna med att få intäkter genererade av tjänsten. Det nordiska samarbetet kring tjänsten har fallit på grund av bristande intresse från de andra sektionerna för tillfället. Maria Eklund tillägger att det kanske vore bättre med en ettårig tjänst, för att först när det året är slut och marknaden har undersökts, ta ställning till om styrelsen vill förlänga den. Vidare menar hon att det även fortsättningsvis är viktigt att sektionen sprider riskerna genom många intäktskällor. Sekretariatet bedömer dock att två år på den föreslagna tjänsten är önskvärt och tror inte att längden på tjänsten innebär några särskilda risker.

Lisbeth Kohls frågar om sekretariatet bedömer att det finns det tillräckliga resurser för IT, hon framhåller att det inte enbart är en ny tjänst som behövs utan att det kan röra sig om annat också, så som inköp av mjukvara etc. Sekretariatet svarar att resurser för det, utöver den nya tjänsten, har lagts in i budget.

Sofia Halth konstaterar att sektionen ska öka värvning av medlemmar via telemarketing och via dörrknackning, kallat Door-to-door (D2D). Hon undrar om någon riskanalys har gjorts av det, t.ex. om marknaden är mättad eller dylikt. Lise Bergh svarar att någon riskanlys inte gjorts men att sekretariatet inte ser några risker i att fortsätta med detta och menar vidare att sektionen gör det både för att vi måste öka våra intäkter men också för att vi haft bra resultat av det och tror på metoderna.

Maria Eklund noterar att det på flera poster under arbetet för mänskliga rättigheter inte är någon kostnad lagd och undrar hur det kan komma sig. Hon undrar även om sekretariatet ser något behov av att se över sektionens reservpolicy mot bakgrund av att en ny global reservpolicy är på väg samt det faktum att vi inte kommer ha någon IS-reserv längre. Lise Bergh förklarar om det förra att kostnader ibland hamnar på andra huvudområden eftersom man inte får dela upp kostnader inom Cocoa, men också för att vissa cost centres kommit för sent för denna version av budgeten, vilket inte betyder att arbetet inte görs alls eller inte prioriteras. Angående det senare har det i nuläget inte varit aktuellt men kan komma att bli det när den internationella policyn kommer.

- Prognos 2012-16

Elisabet Dunder berättar att den största satsningen på intäktssidan under de kommande fyra åren är på regelbundet givande via face-to-face och telemarketing. Även satsningen på stora gåvor, från individer, stiftelser och fonder, räknar vi få utdelning av. Det internationella tillväxtmålet på 5% förväntas sektionen överträffa med råge. På kostnadssidan har två versioner av långtidsprognosen tagits fram, en med en mindre ökning av personalkostnader och övriga kostnader och en med en större ökning.

Det ekonomiska läget i världen diskuteras i förhållande till prognosen och sekretariatet får frågor både om hur den förra ekonomiska krisen påverkade svenska sektionen men också om det finns anledning till oro över den ekonomiska utvecklingen i förhållande till att sekretariatet nu föreslås utökas med ett antal fasta tjänster. Sekretariatet svarar att den förra krisen inte påverkade den svenska sektionen med undantag för utdelningen från Humanfonden som gick ner och 2008 slutade under budget. Gällande sekretariatets storlek finns det en målsättning om att inte växa per se men att det däremot kan vara aktuellt att ta in projekttjänster för att utveckla delar av verksamheten. Resursomfördelning kan också vara aktuellt ibland men har i det här fallet inte varit möjligt då de nya fasta tjänster som föreslagits har bedömts som absolut nödvändiga för att klara av den tillväxttakt vi har som målsättning. En notering om att det ekonomiska läget är väldigt svårbedömbart görs, och att styrelsen därav behöver få signaler på ett tidigt stadium om det ekonomiska läget verkar vända på ett sådant sätt att det kan tänkas påverka Amnesty.

Maria Eklund efterfrågar lite historik i nästa års prognos med tanke på att sektions intäkter har ökat med 100% jämfört med för sex år sedan.

Karin Armgren noterar att intäkterna från grupperna väntas minska under perioden och undrar om det beror på att de blir sektionsgrupper i högre utsträckning. Hon framhåller också att det fanns fler förslag som lades fram på verksamhetsmötet som inte står med i inledningen till budgeten, men som sekretariatet ändå planerar att genomföra, till exempel en skolsajt. Hon menar att det borde förtydligas, förslagsvis i inledningen, så att det framgår att verksamhetsmötets önskemål tagits i beaktande. Sekretariatet svarar att det stämmer att sektionsgrupperna blivit fler och att de tenderar att inte bedriva insamling i någon större omfattning. Men gruppernas insamling kan även påverkas av resultatet av den pågående momsutredningen om den innebär att det blir moms på försäljning för frivilligorganisationer. Det skulle drabba grupper som t ex Byring och Bråte som drar in stora summor åt Amnesty. Det är trots det endast fråga om en liten del av våra totala intäkter. Angående det senare förslaget har sekretariatet inga invändningar.

Beslut

att anta den av sekretariatet föreslagna budgeten i sin helhet, med undantag av de extra frivilliga bidragen/disponibla budgetdelarna,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma i styrelseforum med en rapport om hur verksamhetsmötets förslag har implementerats i budget och verksamhetsplan senast i februari 2012.


§ 101 Uppförandekod och whistle-blowing

Lise Bergh berättar om förslaget till uppförandekod inklusive framtagandet av en policy för s k whistle-blowing. När framtagandet av koden skulle påbörjas upptäcktes det att det var nödvändigt att inhämta styrelsens synpunkter på ett par nyckelfrågor. Dessa gäller för det första vilka uppföranderegler sektionen ska ha och hur gången att ta fram koden ska se ut, för det andra vilka som ska omfattas av uppförandekoden, samt för det tredje om, och i så fall på vilket sätt, eventuella sanktioner mot den som bryter mot uppförandekoden bör formuleras. Först efter detta diskuterats menar sekretariatet att förslag på själva koden kan tas fram. Sekretariatet föreslår att de på ett par områden där det saknas policy först bör ta fram den och därefter formulera uppförandekoden.

Styrelsen diskuterar frågorna och gör följande medskick:

- Uppförandekoden bör omfatta anställda och förtroendevalda, med de sistnämnda avses samtliga som räknas upp i sekretariatets underlag, men styrelsen motsätter sig användandet av ordet ”medarbetare” som samlingsbegrepp då man menar att det försvårar medlemmarnas identifikation.
- Styrelsen anser att det är bra om uppförandekoden och de föreslagna policyer som ska tas fram presenteras till styrelsens majmöte 2012 för att avsluta frågan före nästa styrelse tar över. Om de policyer som saknas inte är färdiga till den tidpunkten är det styrelsens mening att uppförandekoden ändå borde presenteras och att den policy som saknas får komma i efterhand.
- I underlaget nämns att det är viktigt med en positiv ansats i inledningen till koden och i kommunikationen kring den. Styrelsen stöder det men vill poängtera att den positiva tonen bör genomsyra hela koden, också i de meningar som beskriver själva ”reglerna”, så att uttryck som ”får inte” rensas bort till förmån för hur man ”bör” göra/bete sig.
- Då det pågår en process mellan styrelse och sekretariat med att se över samtliga styrdokument och hur dessa benämns, bör sekretariatet hålla namnet på whistle-blowingdokumentet öppet. Därefter kan beslut fattas om huruvida det bör kallas för en policy, riktlinjer, rutiner eller något annat.
- Angående temat för den föreslagna punkten 9 i koden, om vilka andra organisationer/föreningar/partier eller liknande man kan delta i som förtroendevald eller anställd, anser styrelsen att man noga bör överväga de gränsdragningsproblem som finns och behandla frågan med hänsyn till dess känslighet.
- Angående den föreslagna punkten 11 i koden, bör sekretariatet överväga om även andra typer av etiska hänsyn, utöver miljö och klimat, borde inkluderas.
- Sanktioner av något slag bör finnas med men styrelsen anser att dessa bör utformas med stor försiktighet, särskilt avseende de ideellt arbetande som omfattas av koden.

För att tydliggöra att det är viktigt hur uppförandekoden kommuniceras ut i rörelsen efter den har antagits, tilläggs en bisats i andra att-satsen om att en plan för detta också ska tas fram till det möte då koden presenteras.

Beslut

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens majmöte 2012 ta fram förslag till policy för att motverka korruption och förslag till miljöpolicy, samt

att till samma tidpunkt ta fram ett förslag till uppförandekod för svenska sektionen innehållande en policy för whistle-blowing samt en plan för hur den ska kommuniceras.


§ 102 Återrapportering av gamla och nya årsmötesbeslut

På grund av tidsbrist föreslår Sofia Halth att frågan behandlas i styrelseforum. Underlaget gäller dels återrapportering av några gamla årsmötesbeslut som för tillfället finns upptagna i listan över öppna beslut samt en uppföljning av ett årsmötesbeslut från i år om att styrelsen ska verka för ökad samordning av landsamordningar internationellt. Eventuella frågor på rapporten kan också lyftas i styrelseforum.

Beslut

att uppdra åt SG2 att lägga ut underlaget i styrelseforum och hänskjuta diskussionen dit.


§ 103 Inför årsmötet 2012

-Förslag till årsmöteskallelse

Hannah Laustiola föredrar förslaget till årsmöteskallelse. Kallelsen skiljer sig inte nämnvärt från tidigare år med undantag för att årsmöteslokal ännu inte är bestämd och därigenom är beslut om kostnader för mat under helgen heller inte fattat.

Tora Törnquist påpekar att nomineringar till valberedningen ska vara valberedningens valberedning tillhanda. Sekretariatet noterar rättelsen och uppdaterar kallelsen. Lisbeth Kohls undrar om det med tanke på osäkerheten kring lokalen och matkostnaderna finns skäl att överväga en höjd årsmötesavgift eller om det finns höjd i budgeten för det.

Karin Armrgen är starkt emot höjd avgift eftersom hon menar att det är viktigt av demokratiska skäl att tröskeln för att delta är så låg som möjligt. Hannah Laustiola menar att även sekretariatet strävar efter att hålla årsmötesavgiften på en låg nivå och ser inte något skäl att höja avgiften. Sekretariatet subventionerar i dagsläget matkostnaderna kraftigt för de deltagare som äter på plats på årsmötet och då de offerter som inkommit hittills inte innebär någon större förändring kostnadsmässigt mot tidigare år, samt eftersom måltider på plats är något som erbjuds deltagarna frivilligt, anser hon att avgiften bör kvarstå oförändrad.

Beslut

att tillsvidare anta förslaget till innehåll i kallelsen till årsmötet 2012,

att uppdra åt sekretariatet att uppdatera informationen i kallelsen efter att beslut om årsmöteslokal är fattat.


-Förslag till årsmötesdagordning

Hannah Laustiola föredrar. På grund av bytet av årsmötesort har som tidigare nämnts lokal inte fastställts, vilket även påverkat förslaget till årsmötesdagordning som för närvarande är mycket preliminärt utformad. Sekretariatet behöver mer information att tillgå före ett mer fullständigt förslag kan presenteras.

Sofia Halth undrar om användningen av s k påverkanstorg som beredningsform skulle kräva en stor förändring i dagordningens utformning. Hannah Laustiola menar att så är fallet, då det påverkar mer än bara den tid som vanligen ges åt arbetet i beredningsgrupper.

Strategigrupp 1 föreslår att ett möte mellan dem och sekretariatet bör hållas snarast möjligt för att diskutera utformningen av årsmötet och då även ta hänsyn till den pågående demokratiutredningen och andra funderingar som lyfts både inom och utanför styrelsen om dess utformning och innehåll.

Då förslaget till årsmötesdagordning med fördel bör lämnas öppen ytterligare en tid framöver, antas heller inte utkastet till dagordning.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att samråda med SG1 om årsmötets utformning och innehåll samt utformningen av årsmötesdagordningen.


-Styrelsens förslag till årsmötet

Styrelsens förslag till årsmötet måste på idéstadiet vara klara till februarimötet och färdigformulerade till marsmötet. Det vore därför bra för styrelsen att redan nu initiera en diskussion om vilka eventuella frågor man önskar lägga fram till årsmötet. Strategigrupp 1 föreslås titta närmare på frågan och komma med förslag till februarimötet 2012.

Beslut

att uppdra åt SG1 att initiera en diskussion i styrelseforum om eventuella styrelseförslag till årsmötet senast vecka 50.


-Tolkning på årsmötet

Lise Bergh föredrar. Det förslag som presenteras är tänkt som en pragmatisk lösning baserad på årsmötesbeslutet från tidigare i år. Sekretariatet menar att det är svårt att fastslå en princip som ska gälla för alla årsmöten framöver oavsett årsmöteslokal, kostnader etc. Förslaget är därför mer generellt utformat och innebär att det överlåts åt sekretariatet att fatta beslut från år till år om vilken sorts tolkning som är möjlig med hänsyn till de olika faktorer som föreligger.

Gustaf Löfgren anser att det ändå vore bättre att ta fram konkreta siffror på vad olika tolkningsalternativ skulle kosta, även om dessa bara gäller en specifik lokal. Karin Armgren håller med och menar att en tydlig prioritetsordning mellan alternativen kunde tilläggas. Hon anser dessutom att styrelsen borde fundera på huruvida ett alternativ på svenska bör erbjudas i de fall styrelsen vill ha anföranden på andra språk.

Maria Eklund poängterar att frågor kring årsmötet alltid har tagit mycket tid på styrelsemötena och att det därför kanske kunde behövas allmänna riktlinjer även för hur styrelsen förhåller sig till val av lokal och annat som rör årsmötet, där frågor som tillgänglighet med mera kan beskrivas. På så sätt kan årsmötet hanteras operativt av sekretariatet i högre utsträckning i framtiden och upprepning av liknande ställningstaganden för styrelsen från år till år kan undvikas.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med ett reviderat förslag på riktlinjer för tolkning av anföranden på årsmöten med en tydlig prioritetsordning senast till styrelsens februarimöte 2012.


§ 104 Protokoll från möte med sektionens styrelse 29 oktober 2011

Styrelsen går igenom protokollet från föregående möte.

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 105 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.


§ 106 Utvärdering av styrelsemötet 29 oktober 2011

Sofia Halth går igenom styrelsens utvärdering av föregående möte. Tidsbristen på mötena är en genomgående kommentar.


§ 107 Rapport om per capsulambeslut

Inga per capsulam-beslut har fattats sedan det senaste styrelsemötet.


§ 108 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar sekretariatets rapport. Ett axplock av det som hänt sedan senaste styrelsemötet är att 1200 fotografier på människor som protesterar mot MR-övergreppen i Syrien har samlats in, årets aktivistseminarium slog deltagarrekord med 111 deltagare, undersökningen om allmänhetens kännedomen om Amnesty har fått en något lägre siffra än förra året men betydligt högre än andra organisationer. Vidare har en s k bloggstaffet inletts för att uppmärksamma frågor om yttrandefrihet, vilket är en ny metod, vår mobilapplikation ”Lås upp” har fått mycket beröm i branschmedia och flera andra sektioner har även aviserat att de vill ta efter den. Värt att nämna är också att det varit mycket media överlag och stor medial uppmärksamhet för skolspelen som lanserades nyligen, telemarketingverksamheten har utökat till full kapacitet i de nya lokalerna, två andra sektioner har besökt oss för att lära sig mer om vår fundraisingverksamhet samt att sektionen nu har passerat 1 % av Sveriges befolkning.

Lise Bergh berättar även att som en del av den löpande revisionen har revisorerna gjort ett nedslag på ett specifikt verksamhetsområde, vilket i år var på IT-området. Revisionsrapporten har skickats ut till styrelsen och granskningskommittén och till februarimötet kommer en tidsplan för åtgärderna att presenteras.

Lisbeth Kohls efterfrågar en statusrapport om utvecklandet av ett CRM-system. Sekretariatet svarar att det är i full gång och tar med sig en rapport om detta till nästa möte. Sofia Halth understryker att i det fall det uppkommer viktiga strategiska frågor i uppbyggnaden av CRM-systemet måste styrelsen informeras i ett skriftligt underlag så att beställningen av systemet blir rätt från början. I övrigt tycker hon att det är särskilt kul att se att sektionen utöver medial uppmärksamhet på MR-områdena också får uppmärksamhet kring våra metoder, vilket visar på att vi är innovativa i våra sätt att nå ut.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till februarimötet med en lägesrapport om CRM-systemet.


§ 109 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de har jobbat med sedan senaste styrelsemötet.


§ 110 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

Lisbeth Kohls berättar att det pågår ett arbete inom styrelsen med att utvärdera AIK:s arbete.


§ 111 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup har skickat ut protokollet från Amnestyfondens senaste möte. Ordförande Ernesto Katzenstein kommer att vara bortrest i tre månader från och med mitten av november och ersätts tillfälligt av Emil Johansson.


§ 112 Övriga frågor

-Örebrodistriktet

Gustaf Löfgren föredrar. På grund av fortsatta svårigheter att nå disktriktsombudet har sekretariatet inte lyckats få distriktet att deponera sina tillgångar hos sektionen. Nu finns det däremot några medlemmar som vill bilda en ny styrelse och återuppta verksamheten i distriktet som för närvarande är vilande. De har varit i kontakt med medlemmar av den gamla distriktsstyrelsen och i underlaget föreslås att de får starta verksamhet i distriktet på nytt.

Lisbeth Kohls konstaterar att en dylik situation med en förtroendevald person som agerar på det här sättet kanske vore aktuellt att inkludera i den kommande uppförandekoden och lämnar det som medskick till sekretariatet.

Beslut

att Örebrodistriktet, utan vidare sektionsstyrelsebeslut, så snart aktivister i distriktet bildat en ny styrelse, haft ett konstituerande årsmöte och antagit distriktets standardstadgar, upphör att vara 'vilande',

att Örebrodistriktets nya styrelse så snart distriktet upphör att vara vilande förfogar över distriktets ekonomiska tillgångar och av sektionsstyrelsen ombeds att kontakta distriktets bank för att få tillgång till dessa och teckningsrätt för distriktet,

att det förra distriktsombudet blir informerad om detta i ett rekommenderat brev.


§ 113 Fortsatt arbete med abortfrågan

Beslut

att bordlägga frågan till styrelsens februarimöte 2012.


§ 114 Mötet avslutas

Sofia Halth avslutar mötet.




Sofia Halth
orförande




Christer Arnrup
vice mötesordförande




Hannah Laustiola
sekreterare




Tora Törnquist
justerare




Förkortningar:
1FA – One Financial Amnesty, Ett finansiellt Amnesty
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
AVC – Additional Voluntary Contribution, ett extra frivilligt bidrag till den internationella rörelsen
Cocoa – Common Chart of Accounts, gemensamt redovisningssystem för hela Amnestyrörelsen
CRM – Customer Relations Management, ny medlemsdatabas
DO – distriktsombud
EPS – European Priority Statement
ERS – European Regional Space, samarbetet mellan de Europeiska Amnestysektionerna
GK – Granskningskommittén
GPS – Global Priority Statement
GS – Generalsekreterare
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
ISP – (Integrated Strategic Plan) den internationella strategiska planen som omfattar en period på sex år
MENA – Mellanöstern och Nordafrika
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
PKL – Postkodlotteriet
SG – Strategigrupp