Riskanalys Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2010

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 3 december 2010

Riskanalys av sektionens verksamhet

Inledning

Bifogade riskanalys (se bilaga) baseras på den modell som presenterades för och antogs av styrelsen i juni 2010.

Modellen innebär i korthet att ett antal områden inom sju huvudområden poängsätts utifrån potentiell risk under de två parametrarna “sannolikhet” och “konsekvens”. Poängskalan är i fyra steg enligt följande:

Sannolikhet (att det vi definierat som risk inträffar)

1 = Osannolik
2 = Mindre sannolik
3 = Möjlig
4 = Sannolik

Konsekvens (om det vi identifierat som risk inträffar)

1 = Försumbar
2 = Lindrig
3 = Kännbar
4 = Allvarlig

De två "betygen" multipliceras och ger en siffra för varje underområde som utgör grunden för bedömningen av graden av risk:

1 - 3 = Risken godtas, inget agerande
4 - 8 = Var vaksam, området bör bevakas
9 - 12 = Snarast möjlig åtgärd för att minimera risk
13 - 16 = Åtgärd omgående

Riskanalysen

Vi har bildat en “riskanalysgrupp” på sekretariatet bestående av 8 personer som representerar olika delar av verksamheten. I gruppen ingår ledningsgruppen, pressekreteraren, samt ytterligare en person från varje avdelning.

Den här gången träffades gruppen först och hade en övergripande diskussion om definitionsfrågor kring de olika områdena, därefter gjordes en individuell riskanalys av samtliga i gruppen där möjligheten fanns att avstå från att bedöma vissa områden om man kände sig osäker. Resultaten av de individuella analyserna slogs sedan samman och för varje område räknades ett genomsnittligt resultat avseende sannolikhet och konsekvens ut enligt analysmodellen. Det är detta resultat som bifogas här.

Vi har sammanställt datat från den riskanalys som gjordes i somras i samband med att modellen presenterades och redovisar dels resultatet, dels förslag på åtgärder för de områden som fått 9 poäng eller mer.

Vi ser denna redovisning som ett första test av modellen så att styrelsen kan se den “in action”. Den årliga “officiella” riskanalysen ska enligt styrelsebeslut redovisas i juni.

I vår nuvarande analys har vi identifierat 13 områden (av 34) som hamnade i intervallet 9-12 poäng och som kräver “snarast möjliga åtgärd för att minimera risk”. I det bifogade arket anges kommentarer till utfallet och i förekommande fall förslag på åtgärder. Områdena är sorterade efter riskpoäng. Inga områden hamnade i intervallet 13-16 poäng.

Informationen som finns sammanfattad i ett kalkylark är relativt omfattande och kommer att kompletteras och förtydligas vid genomgången på styrelsemötet.

Framtida tillvägagångssätt

Vi avser att till den årliga analysen som ska göras i juni varje år gå lite annorlunda tillväga. Vi planerar då att själva sammanställningen ska föregås av att samtliga avdelningar samt ledningsgruppen genomför en riskbedömning med utgångspunkt i avdelningens/gruppens arbetsområden. I den processen kan nya underområden tillkomma, andra kan falla bort. Utifrån dessa “föranalyser” börjar riskanalysgruppen sedan sitt arbete med att poängsätta enligt modellen och ansvarar för eventuella åtgärds- och krishanteringsplaner.

Krishantering

I händelse av att ett högt värderat riskområde övergår till att bli en direkt kris, eller om en kris oväntat uppstår, krävs en särskild hantering på sekretariatet.

En “krisgrupp” bestående av generalsekreteraren (i förekommande fall ordförande), pressekreteraren, närmast berörda avdelningschef samt den/de experter vi har inom det aktuella området ska aktiveras på sekretariatet varje gång en kris inträffar.

Gruppen ska till sin hjälp ha dokumenterade och uppdaterade riktlinjer i form av en checklista innehållande kontaktinformation till lämpliga personer/institutioner (rättshjälp, psykosocialt stöd, krisstöd m m), utskickslistor (internt och externt), beskrivna rutiner för hur styrelsen och andra delar av organisationen ska informeras etc.

Generalsekreteraren har det yttersta ansvaret för krishanteringen och krisgruppen. I de fall en kris berör generalsekreteraren kan denne, efter beslut av styrelsen, ersättas av sektionens ordförande.

Bilaga – Riskanalys december 2010

Se separat Excel-ark.