Styrelsens kommunikation med medlemmarna Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2010

Till: Styrelsen
Från: Strategigrupp 1
Datum: 17 september 2010 ( Reviderad: 22 september 2010)


Styrelsens kommunikation med medlemmarna


Inledning

Strategigrupp 1 har på sitt bord att utveckla styrelsens kommunikation med medlemmarna samt möjligheter för styrelseintern kommunikation framförallt genom styrelsens forum. Vi vill nu dels följa upp öppna beslut från 2008 inom detta ämnesområde och dels vill vi påbörja en diskussion som leder till att SG1 med hjälp av sekretariatet återkommer med ett förslag om hur kommunikationen ska utformas.


Problemformulering

Hösten 2008 tog styrelsen upp frågan om hur vi ska kommunicera med organisationens medlemmar. Sekretariatet hade sammanställt ett förslag på hur kommunikationen kunde gå till och hade bland annat specificerat ett antal kommunikationskanaler som styrelsen rekommenderades att använda. Diskussionen 2008 ledde bland annat till att Styrelsen informerar så småningom kom till.

Ett utvecklingsområde som identifierades var hur styrelsen skulle kunna föra en dialog med medlemmarna kring aktuella frågor. Det bestämdes att styrelsen tills vidare skulle föra dialogen via det diskussionforum som fanns på webben vid denna tidpunkt. Dessutom skulle strategigrupp 1 föra en dialog med sekretariatet om hur medlemsforumet skulle kunna utvecklas.

Sedan 2008 har dock utvecklingen sprungit vidare, vilket bland annat resulterat i att medlemsforumet tagits bort från webben. Vi i strategigrupp 1 vill nu dels upphäva de beslut som blivit inaktuella, dels gå vidare med arbetet med att utveckla en bra kommunikation med medlemmarna. Vi vill i anslutning till detta även aktualisera behovet av en översyn av styrelsen forum.

Beslut som behöver följas upp från mötet i september 2008:

1.
att styrelsen fortsättningsvis använder detta diskussionsforum för dialog med medlemmarna
2.
att uppdra åt strategigrupp 1 att föra en dialog om utvecklingen av medlemsforum med sekretariatet.
3.
att det nya sätt som styrelsen väljer att kommunicera på utvärderas senast till septembermötet 2009.


Förslag till beslut

Att-sats 1

Denna att-sats har inte genomförts. Diskussionsforumet finns inte kvar. Därför föreslår SG1 denna avslutning av det öppna beslutet:

Förslag

att första att-satsen i §50 Styrelsens kommunikation med medlemmarna från sektionens styrelse 12-13 september 2008 upphävs.


Att-sats 2. Föra en dialog om utvecklingen av medlemsforum med sekretariatet

Genom åren har det förts en del kommunikation med sekretariatet om detta, men på grund av bland annat tekniska frågetecken har inget hänt. I och med att sociala medier slagit igenom sedan frågan senast diskuterades menar vi att den återigen behöver få en genomlysning inom styrelsen.

Vad menar vi egentligen är behoven i fråga om en dialog med medlemmarna. Några frågor att diskutera är:
Hur fungerar nuvarande kanaler? Styrelsen informerar och Amnesty Press är idag de viktigaste kanalerna. Medlemmar som vill kommunicera med styrelsen väljer oftast e-post.
Vilka kommunikationsbehov finns. Är det fråga om information med möjlighet till kommentarer (t.ex. i form av blogg), diskussionsforum där styrelsen initierar frågor som vi vill förankra/diskutera, eller är medlemmar tänka att ställa frågor/komma med synpunkter?
Vilka ska ha tillgång till kanalerna? Alla medlemmar, även aktivister som inte är medlemmar, enbart registrerade aktivister?
Vilka kanaler behövs nu och framåt?
Hur kan den styrelseinterna kommunikationskanalen, forumet, förbättras?
Hur ser ansvaret i styrelsen ut. Ska alla ledamöter svara på frivillig basis, ska det gå till som i fråga om pappersbrev eller vad?

Utifrån denna diskussion kan sedan SG1 utforma en konkret förfrågan som vi tar hjälp av sekretariatet för att utreda.


Att-sats 3. Utvärderingen av styrelsens kommunikation

Styrelsens kommunikation har, trots beslutet 2008, inte utvärderats. Det har genomförst en del förändringar under åren, bland annat har vi numera Styrelsen informerar. Detta kan tala för att genomföra en uppföljning, t.ex. genom en enkel enkät till grupper och distrikt.

Men samtidigt så tänker vi att vi kommer utföra fler förändringar och SG1 rekommenderar därför att vi utvärderar först efter detta. Annars får vi sannolikt ett resultat som säger det vi redan vet – att det inte finns något enkelt sätt för medlemmar att föra en dialog med styrelsen.

Förändringarna som följde på besluten 2008 ska alltså inte följas upp, men däremot återkommer strategigruppen med ett förslag som bland annat kan inkludera en uppföljning.

Vi föreslår därför följande:

Förslag

att tredje att-satsen i §50 Styrelsens kommunikation med medlemmarna från sektionens styrelse 12-13 september 2008 upphävs.