Ekonomisk rapport för första kvartalet 2012 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 1 juni 2012


Ekonomisk rapport för första kvartalet 2012
(3 bilagor)

Inledning
Som ett led i sektionens anpassning till de riktlinjer som beslutades om på internationella rådsmötet 2011 rörande “Ett finanisellt Amnesty” (One Financial Amnesty) , fattade styrelsen i februari 2012 beslut om att sekretariatets rapportering vad gäller ekonomi fr o m 2012 övergår från tertial- till kvartalsrapportering.
Den första kvartalsrapporten innehåller ekonomiskt utfall för perioden januari till och med mars med kommentarer för alla större budgetavvikelser. Rapporten innehåller inte någon prognos eftersom det efter tre månader är svårt att prognostisera helårsutfallet som till stor del är beroende av hur sommarens face-to-face värvning av nya medlemmar och givare faller ut. En prognos för helårsutfallet görs i samband med den andra kvartalsrapporten. Eftersom uppställningen av intäkter respektive kostnader har förändrats i och med införandet av den nya internationella kontoplanen, Common chart of accounts (Cocoa), saknas i de flesta fall jämförelsesiffror ifrån tidigare år. Anledningen till att de engelska benämningarna i stor utsträckning används är att förenkla jämförelser mellan sektioner.

De ekonomiska förutsättningarna
Styrelsen har hittills fattat beslut om en intäktsbudget på 92 048 tkr. På kostnadssidan är den beslutade budgetramen 79 748 tkr och därutöver finns disponibla budgetdelar om totalt 12 300 tkr för beslut senare under året, vilket tillsammans ger en total kostnadsbudget på 92 048 tkr.

Verksamhetsplan
Budget och sekretariatets verksamhet är baserade på målen i sektionens verksamhetsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framför allt hur budgeten följts. I en separat halvårsrapport till styrelsens septembermöte beskrivs hur sektionens mål har uppnåtts.


Periodens intäkter och en jämförelse mot budget
Bilaga 2

Intäkterna till och med mars uppgår till 29 766 tkr. Föregående år var utfallet 16 822 tkr och den främsta anledningen till periodens stora intäktsökning är Postkodlotteriets förändrade utbetalningsrutiner.

Intäkterna fördelas på intäktsgrupperna; Donor acquisitions, cold recruitment (kall nyrekrytering), donor acquisitions, warm recruitment (varm nyrekrytering), donor continuing (pågående givande), other fundraising (övrig fundraising), merchandise (försäljning) och other income (övriga intäkter). Intäkterna från nyvärvade medlemmar och givare skiljer på kall och varm rekrytering. Kall rekrytering innebär värvning av medlemmar och givare som inte sedan tidigare har någon anknytning till organisationen medan varm rekrytering innebär bearbetning av personer som på något sätt har visat sitt intresse. Intäkter från värvningsåret räknas till donor acquisitions och efterföljande år räknas intäkterna som donor continuing .

Både intäkter och kostnader är redovisade på två olika nivåer, kontonivå (account codes) och intäkts/kostnadsställen (cost centres). För varje aktivitet används samma cost centre för både kostnader och intäkter vilket bland annat möjliggör beräkning av ROI (Return on Investment) för olika kanaler.

Nedan kommenteras alla intäktsgrupper.

Donor acquisitions, cold recruitment (kall nyrekrytering)
Utfallet för intäktsgruppen uppgår till 218 tkr (budget 6 098 tkr), vilket är 4% av budget. Främst är det intäkter från nyvärvning av medlemmar och givare via face-to-face (F2F) som ingår i intäktsgruppen och eftersom värvningen till största delen sker under sommaren så kommer intäkterna främst under andra halvan av året. Värvningen ligger även något efter plan på grund av svårigheter att hitta personal.

Donor acqusitions, warm recruitment (varm nyrekrytering)
Varm nyrekrytering innebär främst kontakt via telemarketing med personer som på något sätt har visat ett intresse för organisationen. Under året pågår en satsning på köpta telefonnummer till personer som visat ett intresse för mänskliga rättigheter, så kallade “leads”. I detta område ingår även intäkter från SMS-aktivist. Intäkterna uppgår till 103 tkr (budget 1 327 tkr).

Donor continuing (pågående givande)
Till det pågående givandet räknas framför allt gåvor och medlemsavgifter via autogiro från och med år två. Dessutom tillkommer intäkter från givarbrev, uppgraderingar via telemarketing, gåvor via webben och bankinbetalningar samt minnes- och hyllningsgåvor. Utfallet är 18 696 tkr, vilket är 26% av budget.

Other fundraising (övrig fundraising)
Den största intäktskällan under övrig fundraising är utdelningen från Postkodlotteriet. Utfallet blev 13 000 tkr, vilket var 1 920 tkr över budget. En annan stor intäkt som ingår är utdelningen från Human- och Hjälpfonden, från vilken besked om utdelningens storlek ges först sista december. Dessutom ingår gåvor från grupper, testamenten och företag i intäktsgruppen.

Merchandise (försäljning)
Under försäljning återfinns Amnestybutiken, Amnestyakademin samt prenumerationer. Utfallet för försäljning uppgår till 75 tkr vilket är 10% av budget.

Other income (övriga intäkter)
Under övriga intäkter återfinns räntor på bankmedel och obligationsfonder.

Amnestyfondens andel av insamlade medel
Amnestyfondens andel är den del av insamlade medel som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden.



Periodens kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter tre månader till 18 196 tkr, 20% av den totala budgeten (inkl disponibla delar).

I enlighet med den nya internationella kontoplanen delas kostnaderna upp i fyra huvudgrupper: fundraising (fundraising), human rights work ( arbetet för mänskliga rättigheter), organisational support ( gemensamma kostnader) och intercompany transactions ( transaktioner inom organisationen). Varje huvudgrupp delas i sin tur in i olika områden och sedan än mer detaljerat i cost centres ( kostnadsställen). I enlighet med de nya internationella riktlinjerna för redovisning så är även uppskattade lönekostnader fördelade på kostnadsställen, vilket ger en mer rättvisande bild av verksamheten. Lönekostnader för korttidsanställd personal räknas som en direkt kostnad.


Fundraising (fundraising)
Kostnaderna för fundraising uppgår till 3 467 tkr, vilket är 16% av budget. De nya internationella riktlinjerna för redovisning medger inte att kostnader fördelas mellan t ex kommunikation, information och insamling vilket medför att kostnaderna för huvudgruppen fundraising kommer att bli högre i redovisningen enligt Cocoa jämfört med årsredovisningen och redovisningen till Svensk Insamlingskontroll på grund av olika definitioner.

Donor acquisitions, cold recruitmnet (kall nyrekrytering)
Med kall rekrytering menas värvning av medlemmar/givare som inte sedan tidigare har någon anknytning till organisationen. Den största posten under kall nyrekrytering är nyvärvningen av medlemmar och givare via face-to-face och door-to-door. Budgeten för kall nyrekrytering uppgår till 11 773 tkr och utfallet hittills är 1 267 tkr (11% av budget). Tills största delen består budgeten av lönekostnader för värvare och eftersom verksamheten pågår som mest under sommaren är det främst då kostnaderna uppstår. Dessutom är värvningen något försenad på grund av svårigheter att rekrytera personal.

Donor aquisitions, warm recruitment (varm nyrekrytering)
Varm rekrytering innebär främst kontakt via telemarketing med personer som på något sätt har visat ett intresse för organisationen. Dessutom ligger SMS-aktivist här. Utfallet hittills är 854 tkr, vilket är 34% av budget.

Donor continuing (pågående givande)
Till kostnaderna för det pågående givandet räknas bland annat uppgradering via telemarketing där vi ringer till befintliga medlemmar och frågar efter en ökning av gåvan på autogiro, till exempel att bli Amnestyguard för 150 kr i månaden. Dessutom ingår kostnaden för givarbrev, medlemsaviseringar samt de kostnader som är kopplade till att kontinuerligt ta emot gåvor från våra autogiromedlemmar eller gåvor från andra kanaler, till exempel webben eller bankgiro. Utfallet uppgår till 821 tkr (28% av budget).

Other fundraising (övrig fundraising)
I övrig fundraising ingår den nya tvååriga projekttjänsten Fundraiser stora gåvor som startar i augusti med uppgift att bygga en fungerande, långsiktig verksamhet för stora donationer från privatpersoner och fonder/stiftelser samt testamenten. Utöver nysatsningen återfinns här även de få företagssamarbeten vi har. Utfallet uppgår till 95 tkr, 11% av budget.

Fundraising support (stöd till fundraising)
Under stöd till fundraising ligger till exempel medlemsvårdande aktiviteter i form av vår medlemsservice och utskick, marknads- och medlemsundersökningar samt benchmarking men även ledning och kompetensutveckling på fundraisingsområdet. Dessutom ligger allt varumärkesarbete här, till exempel implementering av den globala identiteten och annonsering. Utfallet uppgår till 767 tkr, 17% av budget.

Merchandise (försäljning)
Under försäljning ligger alla kostnader för Amnestys postorderverksamhet. Sektionen har det ekonomiska ansvaret för verksamheten och det praktiska arbetet med lagerhållning och leveranser sköts av aktivister i Lund. Utfallet är 73 tkr (16% av budget).


Human Rights Work (arbetet för mänskliga rättigher)
Arbetet för mänskliga rättigheter delas in i critical pathways (critical pathways) , non critical pathways (non critical pathways) , unique country work ( unikt sektionsarbete), operational enabler global portfolios (operational enabler global portfolios) och human rights support ( stöd till arbetet för mänskliga rättigheter). Kostnaderna uppgår till 5 987 tkr inklusive lönekostnader, att jämföra med budget 25 504 tkr (23%).

Critical pathways (critical pathways)
Den största budgetposten inom området critical pathways har flykting och migration (defending people on the move). Lönekostnader för två personer samt avgiften och det extra bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (totalt 230 tkr) ingår i budgeten som är 1 601 tkr.

Både arbetet för att stoppa tvångsvräkningar (forced evictions) och arbetet med företags ansvar (corporate accountability) kommer främst att pågå under sommaren och hösten och har därmed låga utfall. Arbetet på Mellanöstern och Nordafrika (c risis and transitions in MENA) har varit i prioritet i början på året.

Non critical pathways (non critical pathways)
Under rubriken återfinns sektionens arbete med utbildning inom mänskliga rättigheter (human rights education) ; MR i skolan, Amnestyakademin, Angeläget inklusive det webbaserade spelet. Total kostnad för MR-utbildningen inklusive löner är beräknad till 2 952 tkr och utfallet uppgår till 531 tkr, vilket är 18% av budget.

Unique country work (unikt sektionsarbete)
Som en del i One Amnesty ingår målet att alla sektioner enbart ska arbeta med våra gemensamma prioriteringar i den internationella handlingsplanen. Under en övergångsperiod ges sektionerna möjlighet att fortsätta med eget unikt sektionsarbete. Den svenska sektionen bedriver ingen verksamhet som kan anses ligga utanför handlingsplanens prioriteringar.

Operational enabler portfolios (operational enabler portfolios)
Här ingår sektionens fortsatta satsning på digitala plattformar och kommunikation via digitala kanaler för att nå målet om One Digital Amnesty . Främst är det lönekostnader som avses i utfallet på 237 tkr, vilket är 18% av budget.

Human rights support (stöd till arbetet för mänskliga rättigheter)
Det totala utfallet för området är 3 613 tkr, vilket är 23% av budgeten på 15 910 tkr. Mest resurser inom Human rights support satsas på stöd till medlemmar, aktivister och grupper (members, activists and groups support), och budgeten uppgår till 7 449 tkr. Förutom de direkta kostnaderna för aktiviststöd så består budgetposten av lönekostnader för de personer som arbetar med aktivism. En stor post är stöd till aktivism i form av utbildningar, material, utskick och förberedelser för vårt kampanjarbete. Delar av detta arbete har placerats under Critical pathways och sannolikt kommer ytterligare kostnader under året att kunna överföras. Dessutom ligger också mycket av vår kommunikation i form av Amnesty Press samt mediaarbete både i traditionella och digitala medier under rubriken.


Organisational support (gemensamma kostnader)
Gemensamma kostnader delas in i Organisational support ( gemensamma kostnader) , Governance, (s tyrning) och Other general expense ( övriga allmänna kostnader) .

Organisational support (gemensamma kostnader)
Under gemensamma kostnader ligger bl a alla kostnader för sekretariatet och även löner för sekretariatsgemensamma tjänster. Utfallet är 3 598 tkr, vilket är 30% av budget.

Governance (styrning)
Här återfinns styrelsens kostnader, kostnader för årsmötet samt lönekostnader för styrelsesekreteraren. Utfallet är 284 tkr, 20% av budget.

Other general expense (övriga allmänna kostnader)
Under övriga allmänna kostnader återfinns avskrivningar. Budgetökningen beror främst på satsningen på att utveckla ett nytt CRM-system.


Intercompany transactions (transaktioner inom organisationen)
Under internationella transaktioner återfinns alla transaktioner inom organisationen. I budgeten för 2012 finns det obligatoriska bidraget till internationella sekretariatet, frivilliga bidrag till internationella rörelsen samt bidraget till ERS (European Regional Space).

Det obligatoriska bidraget till den internationella rörelsen uppgår till 17 157 tkr och är beräknat enligt den nya beräkningsmodellen som inledningsvis innebär att sektionen får ett lägre obligatoriskt bidrag. Därutöver tillkommer det frivilliga extra bidraget (Additional Voluntary Contribution, AVC) som enligt internationell uppmaning bör uppgå till 5 300 tkr och ytterligare 7 000 tkr som ett extra frivilligt bidrag. De frivilliga bidragen ligger som disponibla budgetdelar för beslut senare under året.

Det obligatoriska bidraget till ERS uppgår till 800 tkr.






Bilagor:
Resultatrapport mars 2012, sammanfattning.
Resultatrapport mars 2012, intäkter.
Resultatrapport mars 2012, kostnader.