Protokoll junimötet 2012 Protokoll från 1-2 juni 2012

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN FÖR SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 9–10 JUNI 2012

Tid: Lördag 9 juni - Söndag 10 juni
Plats: Ljunglöfska Slottet, Bromma
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Michael Falk
Justerare: Kristina Lindquist

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren (§ 30-40)
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls (§ 11-23)
Kristina Lindquist
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant, § 11-25, 30-40)
Natasja Persson
Tora Törnquist (§ 25-40)
Pär Sköld

Övriga
Ulf B Andersson (§ 25)
Lise Bergh
Dan Grundin (§ 21-26)
Miriam Isaksson (§ 23-26)
Fredrik Kron (§ 22-26)
Hannah Laustiola
Sara Ångström (§ 26)

Övriga
Ola Isaksson (§ 25)


§ 11 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Sofia Halth.


§ 12 Fastställande av dagordningen

Fråga om tidpunkt för utbildningsdag för styrelsen och nytt beslut om teckningsrätt läggs till punkten Övriga frågor.

Beslut

att fastställa dagordningen med dessa tillägg.


§ 13 Val av justerare och vice mötesordförande för kommande styrelsemöten

Tora Törnquist och Andreas Bokerud byter plats som vice mötesordförande, enligt nedan.


Datum
Vice mötesordförande
Justerare
9-10 juni 12 Michael Falk Kristina Lindquist
22-23 september 12 Andreas Bokerud Pär Sköld
27-28 oktober 12 Tora Törnquist Natasja Persson
8-9 december 12 Maria Eklund Lisbeth Kohls
2-3 februari 13 Karin Armgren Andreas Bokerud
16-17 mars 13 Lisbeth Kohls Maria Eklund
2-3 maj 13 Kristina Lindquist Michael Falk

Beslut

att med denna förändring anta förslaget på vice mötesordförande och justerare för styrelseåret 2012/13.


§ 14 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 17-18 mars, 3-4 maj samt 6 maj 2012

I protokollet från marsmötet, § 46, förtydligas att Michael Falk inte enbart lade ner sin röst utan att han inte alls deltog i beslutet.

Beslut

att lägga protokollet från 17-18 mars till handlingarna med nämnda förtydligande,

att lägga protokollet från 3-4 maj till handlingarna till handlingarna,

att lägga protokollet från det konstituerande mötet 6 maj till handlingarna,


§ 15 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.


§ 16 Rapport om per capsulam-beslut

Inga beslut har fattats per capsulam sedan senaste styrelsemötet.


§ 17 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar. Den pågående Shellkampanjen är lyckad hittills med många bra utåtriktade aktiviteter. De svårigheter som sekretariatet tidigare rapporterat om för face- to- face gällande att rekrytera personal, har nu börjat vända. Under perioden har det även inkommit en mycket stor enskild gåva från en privatperson samt ett extra bidrag på 8 miljoner kronor från Postkodlotteriet (PKL) till ett specialprojekt för kvinnors hälsa och rättigheter i Sydafrika, Nepal och Burkina Faso. Årsrapporten släpptes den 24 maj och fick något färre pressklipp men med högre kvalitet än vanligt då det var en positiv rapportering från flera ledarskribenter på stora tidningar.

Lise Bergh informerar även om de stora personalförändringar som kommer ske på sekretariatet till följd av att två avdelningschefer och HR-ansvarig nyligen sagt upp sig och kommer att avsluta sina anställningar i slutet av sommaren. En interimorganisation är beslutad om och kommer att gälla hela hösten tills dess att nya avdelningschefer har rekryterats. Sofia Halth tillägger att hon kommer att ha möten med sekretariatet för att se vilka omprioriteringar som behöver göras till följd av den uppkomna situationen då många av de uppdrag som nu ligger på sekretariatet kommer att behöva skjutas framåt i tiden.

Styrelsen är positiva till det snabba sätt ledningen hanterat och kommunicerat förändringen på till personalen och styrelsen. En del frågor ställs kring hur sekretariatet ska hantera olika aspekter i övergången under hösten.

Pär Sköld undrar angående de utbildningar av Migrationsverkets handläggare som nämns i rapporten om det utgår någon ersättning till Amnesty för dessa. Han undrar även vilken kapacitet sekretariatet har att genomföra utbildningarna. Gällande ledarskapsutbildningarna efterfrågar han i framtida rapporter uppgifter kring hur mångflad, fördelning män och kvinnor etc. ser ut.

Lise Bergh förklarar att utbildningen av Migrationsverkets personal pågått länge och att det är två anställda som håller i dem men att Amnesty inte tar ut någon ersättning för utbildningarna. Sekretariatet menar att man klarar av den efterfrågan som finns och ser det som en viktig satsning som har varit framgångsrik och som även erbjuder en möjlighet till direkt påverkansarbete.

Michael Falk undrar om det finns några nyheter angående arbetet internationellt med implementeringen av Global Identity 2 (GI2) och vad exakt den kommer innehålla. Sekretariatet förklarar att de innehållsliga bitarna är avklarade och att det som återstår främst handlar om former och riktlinjer på operativ nivå. Besluten fattas internationellt och slutresultatet kommer att presenteras för styrelsen under hösten.


§ 18 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de har jobbat med sedan senaste styrelsemötet.


§ 19 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Sofia Halth har varit i kontakt med AIK men har inte något att rapportera. Vid detta möte kommer styrelsen att utse nya kontaktpersoner för AIK.


§ 20 Rapport från Amnestyfonden

Sofia Halth förklarar att det är samma situation gällande Fonden, inget att rapportera och styrelsen kommer vid mötet utse ny kontaktperson.


§ 21 Rapport om sekretariatets arbetsmiljöenkät

Lise Bergh redogör för resultatet av den årliga arbetsmiljöenkät sekretariatet genomför och rapporterar till styrelsen. Styrelsen ställer frågor kring rapporten och lägger den sedan till handlingarna.


§ 22 Ökad information om de långsiktiga medlemsstrukturerna

Michael Falk föredrar. I verksamhetsplanen 2012-2013 finns en rad mål om att stärka och utveckla aktivismen, till stor del genom de så kallade långsiktiga medlemsstrukturerna. Samtidigt menar han att det saknas systematisk kunskap om hur aktivisterna själva tycker att organisationen fungerar. För att förbättra det kunskapsglappet föreslår han och Sofia Halth att en undersökning genomförs bland de som arbetar i de långsiktiga medlemsstrukturerna. Undersökningen föreslås dessutom bli återkommande så att det går att jämföra över tid. Halth tillägger att bakgrunden är en diskussion som förts i styrelsen om signaler från de aktiva medlemmarna om bristande stöd medan styrelsen upplever att stödet till aktivismen är bättre än någonsin. Styrelsens uppfattning är att det flesta ändå är nöjda med det stöd som ges men en undersökning skulle kunna visa om den uppfattningen är riktig.

Fredrik Kron lyfter några funderingar från sekretariatets sida gällande vad exakt det är styrelsen vill mäta. Han framhåller att det finns många personer som jobbar med aktivism och dagligen är i kontakt med aktivister och att det därmed finns kompetens man bör bygga på. En undersökning av det här slaget bör alltså tas fram i nära samarbete med dessa personer på sekretariatet, något som Michael Falk och Sofia Halth som tog fram underlaget också har tänkt på och övriga styrelsen helt håller med om. Vidare poängterar han att det är av värde att invänta den rapport gruppuppdragsgruppen presenterar till höstens verksamhetsmöte och som delvis behandlar just dessa frågor.

Styrelsen är generellt sett positiv till förslaget om en undersökning. Att mäta nöjdhet menar många är viktigt för att komma tillrätta med den kritik som då och då framförs till styrelsen. I det fall en majoritet är nöjda med det stöd som ges går det att luta sig tillbaka mot ett sådant resultat vid kritik och i det fall många är missnöjda är det viktigt att se vari missnöjet ligger, om det exempelvis handlar om bristande stöd, fel sorts stöd eller enbart kommunikationsproblem gällande det stöd som finns tillgängligt.

Kristina Lindquist är dock skeptisk till att mäta upplevd nöjdhet då hon menar att man då riktar fokus fel och agerar mer reaktivt än proaktivt. Hon anser att man istället bör fokusera på att mäta vad det är vi bör sträva efter att erbjuda våra medlemmar.

Efter diskussion kommer styrelsen fram till ett något förändrat förslag där strategigrupp två uppdras att tillsammans med sekretariatet undersöka hur man bäst går vidare.

Beslut

att uppdra åt SG2 att i samråd med sekretariatet ta fram process och möjlig metod för att systematiskt mäta de långsiktiga medlemsstrukturernas upplevelse av stöd, senast till styrelsens decembermöte.


§ 23 Riskhantering

Dan Grundin redogör för modellen för riskanalys och de resultat sekretariatet kommit fram till.

Styrelsen diskuterar de områden som kräver en åtgärdsplan eller vidare bevakning. Lisbeth Kohls skickar med att det om möjligt kunde vara bra inför framtiden att ha en kontrollgrupp som man stämmer av resultaten mot.

Maria Eklund tillägger att ytterligare ett sätt att förbättra modellen på är att göra så som man gjort internationellt genom att lägga till extra poäng för konsekvens eftersom det bör prioriteras högre.

Miriam Isaksson föredrar den del av riskanalysen, den så kallade intäktscykeln, som behandlar sektionens intäkter. Då den utgår mer från det internationella redovisningssystemet Cocoa i år, är det inte helt lätt att jämföra med föregående år.


§ 24 Beredningsform årsmötet 2013

Efter tidigare styrelsediskussioner om att använda sig av påverkanstorg som beredningsform vid årsmötet har styrelsen nu frågan på bordet för att fatta beslut inför nästa års årsmöte. E n fråga som kommer upp är huruvida påverkanstorg kommer innebära en extra arbetsbörda för sekretariatet under en redan hårt belastad höst på grund av personalförändringarna. Lise Bergh bekräftar att så är fallet men menar att en årsmötesresurs ändå kommer att anställas och att denna resurs troligen kommer tillträda tidigare än vanligtvis om styrelsen fattar beslut om påverkanstorg.

Även möjligheten att använda sig av en blandform för beredning med både påverkanstorg och beredningsgrupper lyfts men då det tros skapa oklarhet bland deltagarna om vad som gäller samt underminera påverkanstorg som ”riktig” beredningsform, faller förslaget.

Styrelsen är positiv till att testa påverkanstorg som beredningsform för årsmötet 2013 men lämnar som medskick att påverkanstorg ställer höga krav på tillgänglighet för bland annat hörselskadade och ber sekretariatet ha detta i åtanke.

Hannah Laustiola meddelar att hon kommer att återkomma till styrelsen efter detta beslut har fattats med förslag på årsmötesort för 2013.

Beslut

att årsmötet 2013 genomförs med påverkanstorg som beredningsform.



§ 25 Presentation utredning Amnesty Press

Maja Åberg lyfter frågan om huruvida personalrepresentanterna ska delta i den slutna styrelsediskussion som är tänkt att följa efter utredarens presentation. Ordförande kommer fram till att de ska göra det.

Ola Isaksson som genomfört utredningen av Amnesty Press (AP) medverkar via telefon och redogör för sin rapport. Även Ulf B Andersson, chefredaktör och ansvarig utgivare för Amnesty Press, deltar i den öppna delen av punkten.

Styrelsen ställer frågor till både utredaren och redaktören. En av de frågor som ställs är om de citat från intervjuade som finns i rapporten är uttalanden från dem som enskilda personer eller om de är gjorda i egenskap av den roll de har. Ola Isaksson förklarar att det i enstaka fall varit några som uttalat sig om sin privata åsikt men då varit tydliga med det och han har följaktligen valt att antingen inte ta med det i rapporten eller skrivit ut att det var en privat reflektion. Majoriteten av citaten har dock uttalats utifrån de intervjuades uppdrag eller roll.

En annan fråga gäller om den åsikt som förs fram av de intervjuade i utredningen om att AP lämpar sig bäst som trycksak, var en enhetlig syn från de intervjuade och Ola Isaksson svarar att så är fallet.

Ulf B Andersson önskar klargöra att han anser att den läsarundersökning som refereras i rapporten är feltolkad då han menar att läsarna inte tyckte att den var svårtillgänglig och för akademisk utan tvärtom uppskattat längre artiklar etc. Däremot var layouten det som genomgående fick negativ respons och han poängterar därför att han äskat pengar för en omgörning av layouten i flera år och att det också har budgeterats för det. Anledningen till att det sedan inte blivit av har varit på grund av en avvaktan av resultaten av Global Identity-processen internationellt. Beroende av vad den kommit fram till har det funnits tankar på att eventuellt införliva AP i Amnestys grafiska profil.

Både Ola Isaksson och Ulf B Andersson menar dock, som svar på en fråga från styrelsen om detta, att det vore riskabelt att med AP:s nuvarande status som självständig tidning låta den ha samma grafiska profil som resten av Amnesty. Risken för sammanblandning är större om artiklarna är gjorda i samma grafiska stil som Amnestys och de kan i högre grad komma att uppfattas som att Amnesty står bakom dem. Med en annan syn på tidningen blir detta förstås annorlunda.

Styrelsen ställer en rad frågor om vad redaktören och utredaren anser i olika frågor och om olika lösningar och avslutar därefter med en styrelseintern diskussion med fokus på hur styrelsen ska gå vidare. Styrelsen tar inte ställning i sakfrågan gällande de alternativ utredaren presenterat utan diskuterar enbart fortsatt hantering av frågan.

Beslut

att uppdra åt SG1 att i samråd med ordförande, senast under sommaren, planera en process för hur vi hanterar frågeställningarna inom utredningen av Amnesty Press.


§ 26 Strategin för kommunikation, tillväxt och påverkan

Fredrik Kron föredrar och Sara Ångström från sekretariatet som arbetat med strategin deltar även vid denna punkt. Strategin sträcker sig från september 2012- september 2015. Dokumentet Svenska Amnesty 2016 är grunden till strategin, tillsammans med bland andra de internationella styrdokumenten ISP, Critical Pathways och Growth Strategy. Strategin behandlar enbart de områden som nämns i dess rubrik, alltså kommunikation, tillväxt och påverkan. Tre ytterligare områden, utbildning, kampanj och aktivism, har alla integrerats i de tre huvudområdena.

Styrelsen diskuterar utkastet på strategin. En fråga som uppkommer är vem/vilka strategin är avsedd för, och några undrar vilka orden ”vi” och ”svenska sektionen” syftar till. Sekretariatet svarar att strategin främst är ett styrdokument för sekretariatet men även ett medel för styrelsen att kontrollera verksamheten utifrån, exempelvis när planer ska tas fram eller revideras. Medlemmarna kommer påverkas av den i form av vilka satsningar och prioriteringar sekretariatet gör men den är inte i första hand avsedd för dem.

Styrelsen och sekretarietat kommer överens om att förtydliga i inledningen vem strategin är till för mer praktiskt, även om ”svenska sektionen” får stå kvar i rubriken och brödtexten. Dessutom bestäms att alla meningar som formuleras ”Vi...”, ska ”avpersonifieras”, så att skrivningarna blir i passiv form.

Tora Törnquist menar att det borde nämnas i de utgångspunkter för strategin som listas i början att Amnesty är en medlemsbaserad organisation. Hon anser att aktivismen genomgående fått för lite fokus i strategin, trots vissa formuleringar som berör aktivismen, och får medhåll från Natasja Persson. Sofia Halth menar dock att strategin är till för sekretariat i första hand. Hon framhåller att aktivismen är grundförutsättningen för den organisation Amnesty är medan strategin är metodorienterad och handlar om hur ska vi ta oss till våra uppsatta mål.

Maria Eklund föreslår att det förtydligas vilka områden i styrdokumentet ”Svenska Amnesty 2016” som strategin täcker. På så sätt skulle det bli tydligare att en del mål kring aktivism och organisation inte täcks av strategin då dessa mål också fokuserar på metoder för vårt arbete. Sekretariatet tar med sig förslaget och ska i inledningstexten klargöra strategins avgränsning och omfattning i förhållande till Svenska Amnesty 2016.

Pär Sköld undrar om AP är inkluderat i de strategipunkter som handlar om hur sektionen ska kommunicera. Sekretariatet svarar att det är ett medvetet val att inga av kommunikationskanalerna är utskrivna för att inte göra strategin för operativ. I nuläget är tidningen däremot inte inkluderad. Beroende på vad styrelsen beslutar om tidningens omfattning, till följd av utredningen, kan dock AP komma att bli inkluderat framöver.


§ 27 Styrelsens arbete 2012-2013

Michael Falk leder en genomgång av styrelsens arbete, arbetsordningen, fördelning av ansvarsområden genom indelningen i strategigrupper, rutiner för utvärdering och feedback med mera.

Gällande arbetsordningen konstateras att beskrivningen av möteskalendern måste uppdateras efter styrelsebeslut tidigare i år om ändringar i vilka frågor som ska upp när. Styrelsesekreteraren ordnar med detta.

Förslaget till indelning i strategigrupper ser ut som följer:

Sammankallande markerade med understrykning.

Strategigrupp 1: Demokrati och kommunikation
Medlemmar: Andreas Bokerud , Kristina Lindquist och Pär Sköld

Strategigrupp 2: Aktivism, organisation och kommunikation
Medlemmar: Tora Törnquist, Michael Falk, Natasja Persson

Strategigrupp 3: Ekonomi och tillväxt
Medlemmar: Maria Eklund , Karin Armgren och Lisbeth Kohls

Beslut

att anta styrelsens arbetsordning med nämnda justering,

att styrelsen under arbetsåret 2012-2013 arbetar i tre strategigrupper,

att anta förslaget på strategigrupper och ansvarsfördelning enligt ovan,

att styrelsens representanter i AIK utöver ordförande är Karin Armgren och Lisbeth Kohls. I deras ansvar ingår även årlig tillsättning av AIK,

att utse Andreas Bokerud till kontaktperson för Amnestyfonden.


§ 28 Jäv

I enlighet med styrelsens arbetsordning ska styrelseledamöterna årligen vid junimötet redogöra för sina andra anknytningar utanför Amnesty, som potentiellt skulle kunna orsaka att jäv eller jävsliknande situationer uppstår. Dessa ska föras till protokollet.

Natasja Persson , jobbar på Brottsförebyggande rådet i Göteborg och ser ingen potentiell intressekonflikt i detta. Inga övriga uppdrag.

Tora Törnquist , studerar till jurist och blir under sommaren ordförande för Lunds Unviersitetets studentkårer, ser ingen potentiell intressekonflikt.

Maria Eklund , jobbar som miljökonsult inom Vatten- och miljöbyrån AB, ser ingen potentiell intressekonflikt.

Kristina Lindquist , är anställd av RFSU på halvtid som en av två chefredaktörer för deras tidning Ottar. Kan potentiellt uppstå en intressekonflikt vid något tillfälle eftersom det är annan frivilligorganisation som också arbetar med rättighetsfrågor, men det är svårt att förutse vilka frågor det skulle kunna gälla.

Sofia Halth , jobbar på Folkuniversitetet, potentiell intressekonflikt kan uppstå i det fall Amnestyakademin ska träffa ett nytt avtal med ett studieförbund. Idag är är Sensus, ett konkurrerande studieförbund, samarbetspartner.

Pär Sköld , är enskild näringsidkare med enskild firma vid namn Pnyx. Firman har kontrakt med SIDA som är hans uppdragsgivare/arbetsgivare vid tillfällen. Han ser ingen potentiell intressekonflikt i nuläget.

Andreas Bokerud , jobbar på SACO, ser ingen potentiell intressekonflikt där. Han är även medlem i ett parti men innehar inga förtroendeuppdrag och ser därmed ingen intressekonflikt i det heller.

Michael Falk , driver PR-byrån Agera PR som har Amnestys revisor BDO som kund. Av denna anledning har Michael Falk också avstått från att delta i beslut och omröstningar som på något sätt kan innebära jäv eller intressekonflikt från hans sida.

Då fyra ledamöter är frånvarande vid denna punkt görs en notering i protokollet om att dessa bör redovisa samma information vid nästföljande styrelsemöte. Dessa är Lisbeth Kohls, Karin Armgren, Elisabeth Löfgren och Maja Åberg.


§ 29 Sekretess

Sofia Halth föredrar. Sekretessförbindelsen togs fram 2010 på styrelsens initiativ och handlar om hur styrelsen hanterar den mestadels Amnestyinterna information som hamnar på styrelsens bord. Styrelsen har fått ett brev från en enskild medlem om sekretessförbindelsen med uppmaning om att inte skriva på den vid detta möte. Sofia Halth poängterar därför att det inte är fråga om någon munkavle utan handlar om att påminna styrelsen om att man hanterar känslig information, t ex frågor som rör arbetsgivaransvaret. Det är också till för att säkerställa att rutinen att ta upp det fortgår oavsett ordförande. Det finns inga sanktioner om man bryter mot avtalet och styrelsen omfattas inte av sekretessbestämmelser enligt lag. Hon menar ändå att det är viktigt att alla ledamöter är bekväma med att skriva under den och öppnar upp för att styrelsen kan ha en vidare diskussion om frågan och formuleringar i texten vid ett senare möte.

En del invändningar lyfts, både gällande sättet som sekretessförbindelsen är formulerad men även gällande behovet av den. En del ledamöter ser inga problem i att skriva under medan andra inte ser behovet av att formalisera ansvaret genom en skriftlig förbindelse utan menar att det är ett ansvar som alla förtroendevalda har automatiskt. Styrelsen kommer således fram till en kompromiss enligt nedanstående beslut.

Beslut

att styrelseledamöterna förklarar sig informerade om den konfidentialitet som råder kring känsliga frågor som kan komma styrelsen till del, bland annat i samband med styrelsens uppdrag som arbetsgivare.

att uppdra åt SG3 att se över formuleringarna i sekretessförbindelsen senast till styrelsens septembermöte.


§ 30 Distriktsansvar

Sofia Halth föredrar. Distriktsansvaret har tidigare inneburit att styrelseledamöterna fördelat ansvaret för olika distrikt mellan sig så att varje ledamot fungerat som kontaktperson för i snitt två distrikt var. Ansvaret som kontaktperson har dock upplevts som något oklart och inte fungerat optimalt och det är därför ordförandes förslag att styrelsen ser över hur detta kan göras bättre framöver. Inga invändningar eller frågor lyfts upp.

Beslut

att uppdra till SG2 att återkomma med ett förslag till innehållet i distriktsansvaret, inklusive arbetsfördelning, senast till septembermötet 2012.


§ 31 Kvartalsrapport 1 2012

Den ekonomiska kvartalsrapporten gicks igenom på styrelsens utbildningsdag och styrelsen ges möjlighet att ställa ytterligare frågor eller kommentarer.

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.


§ 32 Inför verksamhetsmötet

Lise Bergh föredrar sekretariatets förslag på upplägg av höstens verksamhetsmöte som föreslås fokusera på grupputredningens slutsatser i den rapport de då ska lämna och därmed ha gruppernas arbete och aktivism i centrum. Skälen till detta är förutom rapporten det faktum att sektionen inte har någon verksamhetsplan att anta denna höst utan enbart ska revidera den inför 2013. Det som medlemmarna brukar lyfta upp vid dessa möten är just gruppers och enheters behov och därför menar sekretariatet att fokus bör ligga på deras påverkan av den delen av verksamheten. Många av de frågor som grupputredningsgruppen lyfter rör verksamheten utan att ta upp specifika MR-frågor. På frågan om huruvida upplägget stämmer överens med verksamhetsmötets syfte att låta medlemmarna påverka verksamhetens planer och mål, poängterar Lise Bergh att det i verksamhetsplanen finns mål om aktivismen och på det sättet kan mötet sägas ha en koppling till plan också.

Flera ledamöter menar att de frågeställningar verksamhetsmötet ska diskutera måste tänkas igenom ytterligare så att styrelsen och sekretariatet är på det klara med vilka frågor man söker medlemmarnas synpunkter på. Vidare ger styrelsens klartecken till att utgå från grupputredningen och det upplägg som sekretariatet presenterat men framhåller att frågeställningarna och övriga detaljer kring upplägget bör stämmas av med SG2 fortlöpande.


§ 33 Utredning styrelsens arbetsformer

Sofia Halth föredrar. Hon föreslår styrelsen att ta fram direktiv för en uppdragsgrupp som ska göra en översyn av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter, och vid behov föreslå förändringar av styrelsens arbete. Hon efterfrågar styrelsens kommentarer på det underlag hon lämnat om vilka frågor en sådan uppdragsgrupp bör titta på.

Karin Armgren frågar om uppdragsgruppen är tänkt att innehålla styrelseledamöter eller uppdras till personer utanför styrelsen. Kristina Lindquist frågar om det finns tankar från ordförande och vice ordförande om vilken typ av förändring utredningen är tänkt att leda till mer specifikt, exempelvis om det finns konkreta uppgifter de strävar efter att ta bort från styrelsens bord.

Sofia Halth svarar på den förra frågan att uppdragsgruppen är tänkt att tillsättas utanför styrelsen men att det är naturligt att uppdraget utförs i nära kontakt med ordförande och vice ordförande. Vidare menar hon att det är svårt att svåra exakt vad som behöver förändras, men att det som behöver lösas bland annat är frågor om styrelsens arbetsbörda, hur man kan frigöra tid för styrelsen att vara mer visionära, hinna ta tag i och driva nya processer.

Beslut

att uppdra åt Sofia Halth och Michael Falk att i samråd med sekretariatet ta fram förslag på direktiv till en uppdragsgrupp, som ska utreda styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter, till septembermötet 2012.

att uppdra åt Sofia Halth och Michael Falk att i samråd med sekretariatet ta fram förslag på sammansättning av uppdragsgruppen senast till septembermötet 2012.


§ 34 Utvärdering av årsmötet i Uppsala 2012

Hannah Laustiola redogör för resultatet av årsmötesutvärderingen som generellt är väldigt gott. Hon uppmanar styrelsen att tycka till om utvärderingens utformning som baserar sig på de frågor årsmötesutredningen tog fram 2006.

Karin Armgren påpekar att det var första året som simultantolkning erbjöds och anser att det är synd att det saknas en fråga om vad deltagarna tyckte om det. Hon framhåller även att det vore bra att redovisa svaren i absoluta tal utöver procent eftersom procentsatserna kan bli något missvisande med så få svarande.

Hannah Laustiola håller med om att en fråga om simultantolkning hade kunnat läggas till men tillägger att ett försök ska göras att utvärdera användningen av simultantolkning på annat sätt, bland annat genom uträkning av antal deltagare som använde sig av tjänsten.


§ 35 Uppföljning av årsmötesbeslut

Lise Bergh föredrar sekretariatets förslag till åtgärder som uppföljning av de beslut som fattades på årsmötet.


§ 34 Motionen Släpp Guantánamofångarna loss – till Sverige

Kristina Lindquist undrar hur årsmötesbeslutet förhåller sig till Amnestys principer om arbete på eget land. Lise Bergh förklarar att detta inte är att betrakta som det då det snarare handlar om ett allmänt internationellt mål om att stänga Guantánamo, i vilket årsmötesbeslutet är en del. Alla sektioner jobbar på en lösning gällande Guantánamo och precis som i andra fall jobbar sektionen ibland mot den svenska regeringen och riksdagen för att få dem att inta en viss hållning, fatta vissa beslut etc. I lobbyfrågor är i stort sett allt arbete ritkat mot eget land, men då är det lobbyverksamhet lokalt som en del i en global aktion. Vid lobbyarbete gentemot EU blir det ändå de som kommer uppmana medlemsländerna att agera och därför är det mer effektivt att gå direkt till de nationella kanalerna, riksdagen och regeringen, i det här fallet.

Maja Åberg, som är en av de som jobbat med med frågan på sekretariatet, menar att läget dessvärre verkar utsiktslöst och anser att det inte är realistiskt att tro på någon framgång i frågan förrän troligast vid ett regeringsskifte. Beslutet innebär främst att sekretariatet kommer att fortsätta med samma jobb som bedrevs i den förra planen. Ett nytt mål kommer att få läggas till vid revidering av den nya planen i höst, eller alternativt en redigering av redan befintliga mål.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att till oktobermötet 2012 utreda om verksamhetsplanen 2012-13 behöver revideras utifrån årsmötesbeslutet och om så är fallet föreslå relevanta målformuleringar.


§ 43 Motion om gruppernas arbete för enskilda fall

Diskussion uppstår om hur årsmötets vilja med beslutet ska tolkas. Styrelsen är ense om att man tydligt deklarerade på årsmötet att det endast var arbete inom ramen för IAR-basen som man skulle jobba för. Flera menar att det trots det var motionärernas vilja att gå utanför den ramen. Då beslutet står för hela årsmötet och inte enbart för motionärerna, samt då lydelsen i beslutet är oklart, lämnar det för öppen tolkning om på vilket sätt uppföljning lämpligast sker. Beslutet kan även tolkas som att det handlar om att driva frågan om vikten av individarbetet internationellt och därigenom få fler sektioner att arbeta med detta. åledes enas styrelsen om att i ett första steg ta upp frågan med IS och då även få en bättre bild av vilket arbete som bedrivs idag både på IS och inom sektionerna. Tora Törnquist önskar ett förtydligande om att vidare åtgärder ska vidtas efter det, vilket skrivs in i beslutet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att som ett första steg ta upp frågan om gruppernas ökade möjligheter till ett självständigt och långsiktigt arbete för enskilda och grupper av människor inom olika delar av Amnesty Internationals nuvarande åtagande, med IS och rapportera tillbaka till styrelsen vid septembermötet, förslag på vidare åtgärder för att stärka arbetet för individer planeras.


§ 51 Motion om bankernas kontanthantering

Enligt styrelsens tidigare diskussion skulle även mindre banker och internetbanker inkluderas i beslutet och skrivningen modifieras något med anledning av det.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att under hösten 2012 tillskriva storbankerna samt ytterligare relevanta banker angående att slopa kostnaden för kontanthantering för Amnestygrupperna i Sverige.


§ 52 Motion om kvalificerade revisorer till distrikten

Tora Törnquist framhåller att grupperna har mest nytta av att få informationen om att denna hjälp erbjuds före de ska påbörja sin revision. Om det kommuniceras ut tidigt under hösten är risken att många grupper har glömt det tills det är dags att påbörja revisionen. Skrivningen om tidpunkten ändras därmed något.

Beslut

att uppdatera standardstadgarna i enlighet med årsmötesbeslut § 52 senast före sommaren, samt

att kommunicera ut förändringen och möjligheten till biträde från sekretariatet till grupper och distrikt senast vid för beslutet relevant tidpunkt.


§ 53 Motion om integritet och webben

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med fram frågor som en IT-grupp potentiellt sett skulle kunna arbeta med, senast till oktobermötet.


§ 57 Förslag om begränsade mandatperioder

Beslut

att uppdra åt SG1 att ta fram ett stadgeändringsförslag om begränsade mandatperioder för förtroendevalda av årsmötet senast till marsmötet 2013.

Kristina Lindquist understryker avslutningsvis att det är värt för styrelsen att inför kommande årsmöten fundera över hur styrelsen ska agera för att beslut inte fattas förhastat på årsmötet. Hon menar att det inte är tillfredsställande att få årsmötesbeslut med sig som styrelsen inte vet hur man ska tolka. Michael Falk och Sofia Halth håller helt med men betonar att det är en svår balansgång för att inte bli för dominanta som styrelse.

- GK:s rapport

I granskningskommitténs (GK) rapport till årsmötet gavs ett antal rekommendationer och styrelsen går igenom dessa för att se om några av dem föranleder vidare beslut.

Några ledamöter poängterar att det är just rekommendationer och inte förslag på beslut. Då styrelsen redan har bemött GK:s rapport i det svar som gavs i årsmöteshandlingarna anser de att styrelsen därmed kan notera de rekommendationer som görs och därefter lägga rapporten till handlingarna.

Andra menar att det trots det, och oavsett styrelsens inställning till förslagen, kunde vara önskvärt att gå igenom rekommendationerna mer systematiskt och antingen avföra dem eller besluta om vidare åtgärder.

Då inget underlag föreligger om vad ett genomförande av rekommendationerna skulle innebära beslutar styrelsen att ta frågan vidare i styrelseforum.

Beslut

att uppdra åt SG2 att starta en diskussion i styrelseforum om vidare hantering av granskningskommitténs rapport.


§ 36 Inför Chairs Assembly

Sofia inleder med att berätta om Chairs Assembly (CA, tidigare Charis Forum) som i år hålls under midsommarhelgen och är ett rådgivande möte, utan mandat att fatta beslut. Ordförande har valt ut några av frågorna på dagordningen för att ge styrelsen möjlighet att skicka med henne synpunkter eller frågor. En del av frågorna kommer komma upp för beslut på ICM nästa år.

- IEC Implementation ICM 2011 decision 1 och Independent review of IEC

Bakgrunden är de beslut som fattades för att förbättra organisationens rutiner och styrning i kölvattnet av krisen kring Irene Khans avgångsvederlag. I dokumentet berättar IEC vad som gjorts för att uppfylla beslut 1 från ICM 2011 som behandlar just det. Det andra dokumentet är den självständiga granskning ”Independent review” som en extern aktör gjort för att granska hur IEC arbetar idag och vad som behöver förbättras.

Karin Armgren konstaterar att det var intressant att läsa granskarnas rapport med tanke på de likheter i det som beskrivs som finns med svenska sektionens egen styrelse.

- Core Standards

Bakgrunden till detta dokument, som i och med Chairs Assembly är på en första konsultationsrunda, är ett försök att få en internationell samsyn kring ledning, styrning och organisation och komma överens om gemensamma standards, något som inte funnits förut. Sofia Halth påpekar att förslaget är ganska detaljerat vilket kan komma att innebära att inte allt alltid kan gälla alla. Det är en relativt hård centralstyrning och det är därför viktigt att se till så det inte hämmar sektionernas arbete.

Michael Falk instämmer och menar att det finns områden som även svenska sektionen, trots att vi är en stor och välmående sektion, inte klarar av att uppfylla och oroas därför över hur ska gå för mindre sektioner att uppfylla alla de krav som ställs. Han menar att det finns många små detaljer som vid närmare granskning kan göra det komplicerat att genomföra. Sofia Halth tillägger dock att svenska sektionen ligger bra till generellt i förhållande till de standards som föreslås. Flera ledamöter håller med om att dokumentet är för detaljstyrande och att en bättre idé vore att se till vilka som är de viktigaste gemensamma nämnarna på en bredare skala och ha större förståelse för lokala variationer för att inte riskera exkludera sektioner/strukturer i processen.

Lise Bergh berättar att det finns ett liknande förslag på Core Standards också för management-sidan. Hon menar att det vid kontakter med den internationella rörelsen är uppenbart att behovet av gemensamma standards är stort och tycker överlag att det är en bra idé att införa Core Standards för både governance-sidan och management-sidan.

Pär Sköld anser att det är ett bra förslag men att det finns saker som behövs lägga till. Exempelvis fattas en del grundläggande bitar så som riktlinjer kring revision eller att årsmötet ska tillsätta styrelse och att årsmötet ska vara tillgängligt för alla medlemmar även om de på vissa håll inte har rösträtt. Han tycker vidare att dörren ska hållas öppen för att arvodera styrelser och inte utesluta den möjligheten så som det görs med nuvarande skrivningar.

Sofia Halth förklarar att när det gäller val av styrelse ser det olika ut i olika sektioner, liksom vem som räknas som medlem, men tar med sig synpunkten till mötet.


- Mapping IEC Strategy

Sofia Halth förklarar att dokumentet hänger ihop med den frågestund med IEC som brukar hållas. Inga frågor eller synpunkter framkommer och styrelsen går vidare.


- Global Transition Programme for Europe

Lise Bergh förklarar att detta dokument beskriver processen som ska förverkliga konceptet ”Moving Closer to the Ground”. Tanken är att Amnesty ska komma närmare där MR-kränkningar sker samt bli mindre koncentrerade i väst. Rörelsen behöver växa i syd och öst och regionala kontor ska upprättas i en stor process som påbörjats med att etablera IS över hela världen. Afrika är pilotprojekt där fyra nya regionala centra ska startas upp.

Frågor har uppstått bland annat kring vad processen kommer att innebära för Amnestys utredningar och utredare, samt hur man får en bra beslutsgång som garanterar att vi förblir Ett Amnesty, i enlighet med den andra stora process som pågått internationellt de senaste åren.

Några medskick till ordförande gäller att ställa frågor kring:
Den långsiktiga målet med Afrika, varför starta så många som fyra regionkontor samtidigt?
Hur förhåller sig de regionala kontoren till de sektioner som i vissa fall finns i samma länder? Detta är ett område där styrelsen är medvetna om att detta är en av de frågor som det bedrivs mest arbete med att lösa, men önskar ändå ett klargörande.
Behovet av att etablera sig på flera håll i Europa och Centralasien är stort och det är ännu okänt var eventuella nya kontor kommer att startas. Styrelsen menar dock att det vore synd om man lade ner det redan välfungerande Europakontoret i Bryssel i denna process.

Sofia Halth kommer att lägga upp en diskussionstråd i styrelsens webbforum där diskussionen gärna får fortsätta.

- New forms of presence

Ingen tid återstår för diskussion av detta dokument men det finns redan en diskussionstråd i styrelseforum där ledamöterna kan fortsätta komma med synpunkter.


§ 37 Process för rekrytering av ny generalsekreterare

Sofia Halth föredrar. Detta är första gången som frågan om rekrytering av ny generalsekreterare efter det att Lise Berghs förordnande går ut, är uppe på styrelsens agenda. I underlaget lämnar ordförande ett förslag på hur rekryteringsprocessen ska påbörjas. Den grupp som föreslås ta fram förslaget på fortsatt process är inte nödvändigtvis samma som kommer att leda rekryteringsprocessen i nästa steg.

Elisabeth Löfgren meddelar att personalgruppen vill hälsa att det är viktigt att de involveras på ett tidigt stadium.

Beslut

att uppdra åt Sofia Halth, Lisbeth Kohls, Anna Nilsdotter och Jörgen Qwist att lämna ett förslag till process för rekrytering av ny generalsekreterare för svenska sektionen av Amnesty International till styrelsens septembermöte,

att uppdra åt Sofia Halth att till styrelsens septembermöte lämna ett förslag på sammansättning av den grupp som ska leda arbetet med rekryteringsprocessen.


§ 38 Fortsatt hantering av demokratiutredningen

Andreas Bokerud föredrar. Han och Lisbeth Kohls har haft i uppdrag att se över demokratiutredningens rekommendationer och föreslå hur styrelsen i ett första steg ska hantera dem. De har tittat på såväl innehållet i förslagen som tidshorisonten och försökt att gruppera förslagen enligt vilken typ av åtgärder som krävs.

I underlagets andra att-sats ska det stå D istället för E och under tredje att-satsen är tiden något optimistisk bedömd. I första att-satsen är det sekretariatet som det föreslås uppdras till.

Kristina Lindquist frågar, utifrån hur underlaget är formulerat, om det är självklart att ytterligare en uppdragsgrupp ska tillsättas. Hon får till svar att så inte är fallet. Då förslagen är många och på en relativt detaljerad nivå delar styrelsen upp sig i smågrupper och fördelar kategorierna A-D mellan sig för vidare diskussion. Främst fokuserar styrelsen på att se över vilka av förslagen som kan sägas vara implementerade, eller på gång att bli det, vilka som kan läggas ihop i gemensamma åtgärder och vilka som eventuellt kan avföras direkt.

Beslut

att uppdra åt SG1 att till septembermötet ta fram ett processförslag på fortsatt behandling av demokratiutredningens rapport utifrån förd diskussion.


§ 39 Övriga frågor

- Utbildningsdag

Sofia Halth skulle efter samråd med styrelsesekreteraren återkomma om när styrelsens nästa utbildningsdag skulle läggas. Då oktobermötet infaller samtidigt som aktivisteseminariet föreslår hon att utbildningsdagen hålls i samband med oktobermötet, vilket även möjliggör för visst deltagande i aktivistseminariet från styrelsens sida. Aktivistseminariet är inte obligatoriskt för styrelseledamöterna men tills programmet och styrelsens eventuella medverkan i seminarier är klarlagt rekommenderar hon ledamöterna att reservera hela helgen 27-28 oktober.

Februarimötet blir därmed ett endagsmöte som hålls den 2 februari. Dagen därpå, som tidigare också bokats upp, kan strykas ur möteskalendern.

Beslut

att uppdatera möteskalendern med nämnda justering.


- Teckningsrätt

Med anledning av att de två avdelningschefer som slutar är innehavare av teckningsrätt enligt tidigare fattade beslut, förklarar Lise Bergh att sekretariatet efterfrågar ett uppdaterat beslut om teckningsrätten. Sekretariatet föreslår att de två personer som slutar fråntas teckningsrätt och att de tidigare fattade besluten om teckningsrätt därmed återkallas. Styrelsen har inga invändningar.

Beslut

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Sofia Halth
Kassör, Maria Eklund
Generalsekreterare, Lise Bergh
Avdelningschef, Dan Grundin

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och postgirokonto:

Sektionsordförande, Sofia Halth
Kassör, Maria Eklund
Generalsekreterare, Lise Bergh
Avdelningschef, Dan Grundin
Ekonomianställd, Annica Blidegård
Ekonomianställd, Elisabet Dunder

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt,

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna,

att förklara paragrafen omedelbart justerad.



§ 40 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Michael Falk.




Sofia Halth
Ordförande




Michael Falk
Vice ordförande




Hannah Laustiola
Sekreterare




Kristina Lindquist
Justerare





Förkortningar:
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
CA – Chairs Assebly, årligt internationellt ordförandemöte
Cocoa – Common Chart of Accounts, gemensamt redovisningssystem för hela Amnestyrörelsen
CRM – Customer Relations Management, ny medlemsdatabas
GI – Global Identity 2, uppdatering av den gemensamma internationella kommunikationsplattformen
GK – Granskningskommittén
GPS – Global Priority Statement, internationella gemensamma tvåårsplaner inom ramen för ISP
GS – Generalsekreterare
HR – Human Resources, personal- och rekryteringsfrågor
IAR – Individuals at Risk, individfall
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
ISP – International Strategic Plan, Amnestys globala verksamhetsplan
MENA – Mellanöstern och Nordafrika
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
PKL – Postkodlotteriet
SG – Strategigrupp