Distriktsansvar Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen
Från: Sofia Halth
Datum: 27 maj 2012

Distriktsansvar i styrelsen

Bakgrund

På styrelsens junimöte brukar styrelseledamöterna fördela kontaktansvaret för distrikten mellan sig.
Syftet med distriktsansvaret inom styrelsen har varit att bidra till en organisationsdialog genom att skapa och underhålla en löpande kontakt mellan styrelsen och sektionens aktiva medlemskår. Målet med kontakterna är att främja dialogen mellan styrelsen och medlemsrörelsen, samt bidra till ökad transparens. I distriktsansvaret brukar ingå att

Upprätthålla regelbunden kontakt med distriktsombudet för att informera sig om och inhämta distriktets åsikter och synpunkter i aktuella frågor
Besöka minst ett distriktsmöte årligen med syfte att informera distriktet om styrelsens arbete, förankra av styrelsen identifierade frågor och inhämta distriktets åsikter, samt informera om de olika möjligheter som finns för aktiva medlemmar i distriktet att engagera sig i centrala utredningar och uppdrag
Fungera som distriktets kontakt till styrelsen.

Det har framkommit under styrelseutvärderingar de senaste åren att uppdraget kan uppfattas som otydligt och inte är tillräckligt för att främja dialog på det sätt som avses. Några av de svårigheter som framkommit är:

- Distrikten ser väldigt olika ut och har olika intresse av kontakt med styrelsen. Det kan kännas demotiverande och konstigt att ”jaga” distrikt som själva inte är engagerade i kommunikationen
- Det är inte helt tydligt vad som ska kommuniceras från styrelsens sida, vilka frågor som ska förankras, och i vilka sammanhang det ska göras
- Styrelseledamöterna lägger olika mycket tid och engagemang på kontakterna, vilket innebär att vissa distrikt har mycket kontakt med sin ledamot, andra nästan ingen alls
- Distriktens roll som demokratisk struktur och som den viktigaste målgruppen för budgetmötet (numera verksamhetsmötet) och information från styrelsen har förändrats
- Det kan uppstå otydligheter i styrelseledamöternas roll gentemot våra anställda vad gäller ansvaret för distriktets utveckling
- I de perioder då distrikt är vilande blir andra kanaler för kontakt med de aktiva medlemmarna viktigare.

Av och till har genom åren har styrelsen också arbetat med en ”organisationsdialog” som ligger till grund för kontakterna med distrikten. Den har utgjorts av ett eller ett par aktuella teman som vi har valt att kommunicera om på distriktsmöten och i andra sammanhang. Ofta har det visat sig att distrikten har intresse att kommunicera kring helt andra frågor, och då har förberedelserna ofta blivit av ad-hoc karaktär och kommunikationen inte så tydlig som vi önskar.

Syfte samt formulering av uppdraget

Det finns anledning att fundera över hur vi formulerar distriktsansvaret, för att se om vi kan utveckla något i arbetet eller om vi ska lägga upp det som vi har gjort tidigare. Jag föreslår därför att styrelsen uppdrar till SG2 att under sommaren se över innehållet i distriktsansvaret för att återkomma till septembermötet med ett konkret beslutsförslag. Eftersom aktiviteten i distrikten är låg under sommaren kan fördelningen av kontaktpersoner för distrikten, som brukar ske på junimötet, vänta tills SG2 genomfört uppdraget.
SG2 kan också vid behov ge förslag till vidare uppdrag för att utveckla vår systematiska kommunikation med distrikten och vår aktiva medlemskår.

Förslag till beslut

att uppdra till SG2 att återkomma med ett förslag till innehållet i distriktsansvaret, inklusive arbetsfördelning, senast till septembermötet 2012.