Ansvarsfördelning inom styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen
Från: Sofia Halth
Datum: 26 maj 2012

Förslag till ansvarsfördelning inom styrelsen 2012-2013

Bakgrund
Styrelsen är vanligen indelad i tre strategigrupper och ansvarsområdena i styrelsen fördelas så långt det är möjligt mellan dessa grupper. Anledningen till att vi fördelar ansvar till grupper och inte till individer är att vi vill undvika enmansuppdrag för att istället främja mentorskap, samarbete och kunskapsöverföring inom styrelsen. Syftet är även att säkerställa en bra beredning inför styrelsemöten, liksom en god uppföljning av fattade beslut. I utvecklingssamtal de senaste åren har styrelsemedlemmarna överlag varit nöjda med systemet, även om de flesta är överens om att systemet kan förbättras ytterligare genom ännu mer proaktiva strategigrupper.

Många uppdrag som styrelsen tar sig an löper på tvärs över strategigrupperna. Strategigruppsindelningen ska därför ses som en vägledning till hur vi fördelar arbetet, snarare än ett ”facit” då frågor ändrar karaktär och nya tillkommer. Uppgifter

För detaljer om styrelsens arbetssätt se vår arbetsordning. Strategigruppernas uppgifter är:

- att proaktivt bevaka sina områden och arbeta för att styrelsen tänker strategiskt och framåtblickande inom dessa områden;
- att gemensamt förbereda styrelsemötet och särskilt fokusera på de dagordningspunkter som faller inom gruppens ansvarsområde;
- att bevaka måluppfyllelsen i de delar av verksamhetsplanen som faller under gruppens ansvarsområde;
- att titta på förslag till mötesdagordning samt utskickade underlag, med särskilt fokus på frågor som faller inom gruppens ansvarsområde, och säkerställa att underlagen håller god kvalitet och ger den information som behövs för beslut;
- att vid behov initiera diskussion och frågor i styrelsens forum, samt när så behövs framföra förslag på ändring av dagordningen till ordförande;
- att genomföra de fattade beslut som delegeras till strategigruppen.

Ansvar inom gruppen
Specifika ansvarsområden bör ha en individuell ansvarig, men detta ansvar fördelas inom gruppen. Varje grupp har en sammankallande som ansvarar för att kalla till möten och delegera uppgifter. Föreslagna sammankallande är markerade med understrykning i förslaget nedan.

Strategigrupp 1: Demokrati och kommunikation

Gruppen ansvarar för frågor som handlar om att förbättra demokratin och det demokratiska deltagandet inom sektionen, samt frågor om transparens, kommunikation inom styrelsen och extern kommunikation. Vad gäller det proaktiva arbetet med kommunikation gentemot våra aktivister och medlemmar ansvarar SG1 tillsammans med SG2 för utvecklingen av det arbetet. Gruppen ansvarar dessutom för frågor som berör jämställdhet och mångfald samt vårt arbete med abortfrågan.

Medlemmar: Andreas Bokerud , Kristina Lindquist och Pär Sköld

Exempel på uppdrag/diskussioner under året:
- Implementering av det nya arbetet med abort
- Demokratiutredningen
- Medlemsforum/kommunikation
- Begränsade mandatperioder för förtroendevalda

Specifika ansvarsområden utöver det övergripande:

- Styrelseutbildning
- Årsmötet
- Styrelsen informerar
- FRII:s kodrapport
- Kontaktansvar diskrimineringsombud (inklusive förslag till årsmötet)
- Internationella frågor som berör rörelsens demokrati (ex.vis processer som härrör ur ICM-beslut 1 från 2011) samt strategiska kommunikationsfrågor

Bevakning av måluppfyllelse i följande delar av verksamhetsplanen:
- Kampanjen Fattigdom – en rättighetsfråga,
- Kvinnors rättigheter
- Diskriminering av HBT-personer
- Kommunikation och trovärdighet
- Tillväxt och medlemsvärvning – målen A5
- Arbete för jämställdhet
- Demokrati och organisationsutveckling – målen E1, E5

Strategigrupp 2: Aktivism, organisation och kommunikation
Gruppen ansvarar för frågor som handlar om att främja aktivism och effektiva organisationsformer inom svenska sektionen, såsom frågor om distriktsformens utveckling. Vad gäller det proaktiva arbetet med kommunikation gentemot våra aktivister och medlemmar ansvarar SG1 tillsammans med SG2 för utvecklingen av det arbetet. Frågor om externa intressenter, samt partnerskap och aktivt deltagande, hör också till gruppens ansvarsområde.

Medlemmar: Tora Törnquist, Michael Falk, Natasja Persson

Exempel på uppdrag/diskussioner under året:
- Ökad information om de långsiktiga medlemsstrukturerna
- Distriktsutveckling
- Medlemsforum/kommunikation

Specifika ansvarsområden utöver det övergripande:
- Våra aktiviststrukturer, exempelvis arbetsgrupper, specialgrupper, samordnare och distrikt.
- Ungdomsfrågor
- Förberedelser inför verksamhetsmötet
- Kontaktperson för Amnestyfonden
- Det internationella arbetet kring vår organisering, såsom IS utlokalisering och utbyggnaden av aktivism i Syd och BRICS

Bevakning av måluppfyllelse i följande delar av verksamhetsplanen:
- Flyktingar och migranters rättigheter
- Vapenhandel och mänskliga rättigheter
- Dödsstraffet
- Tillväxt och medlemsvärvning – mål A2, A3
- Aktivism, aktivt deltagande och partnerskap
- Demokrati och organisationsutveckling, mål E4

Strategigrupp 3: Ekonomi och tillväxt
Gruppen ansvarar för frågor som rör ekonomi och tillväxt (medlemmar och finanser), liksom riskhantering och kontroll. Gruppen hanterar också frågor som handlar om våra måldokument, vår målstyrning och våra övergripande prioriteringar.

Medlemmar: Maria Eklund , Karin Armgren och Lisbeth Kohls

Exempel på uppdrag/diskussioner under året:
- Strategiska vägval i arbetsgivarstrategin
- 90-konton
- Utveckling av styrelsens underlag för målstyrning
- Den nya processen för budget- och verksamhetsrapporter
- Stadgeöversynen

Specifika ansvarsområden utöver det övergripande:
- Riskhantering
- Våra internationella måldokument samt svenska sektionens former och processer för målstyrning.
- Styrelsens arbetsordning

Bevakning av måluppfyllelse i följande delar av verksamhetsplanen:
- MENA – Mellanöstern och Nordafrika
- Säkerhet och mänskliga rättigheter
- Kräva rättvisa och bekämpa straffrihet
- Tillväxt och medlemsvärvning – mål A1, A4
- Demokrati och organisationsutveckling – mål E2, E3, E6


Förslag till beslut

att styrelsen under arbetsåret 2012-2013 arbetar i tre strategigrupper,

att anta förslaget på strategigrupper och ansvarsfördelning enligt ovan,

att styrelsens representanter i AIK utöver ordförande är Karin Armgren och Lisbeth Kohls. I deras ansvar ingår även årlig tillsättning av AIK.