Beredningsform för årsmötet 2013 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 25 maj 2012

Beredningsform för årsmötet 2013

Bakgrund
Styrelsen har under de senaste åren till och från återkommit till frågan om att använda metoden påverkanstorg vid sektionens årsmöten för att öka medlemmarnas delaktighet i mötet. Genomförandet av ett påverkanstorg påverkar upplägget och planeringen av hela årsmötet på ett avgörande sätt och kräver noggrana förberedelser.

Frågan om påverkanstorg behöver således fattas i god tid före planeringen av ett årsmöte kan påbörjas då det bland annat är avgörande för valet av årsmöteslokal. Det i sin tur kan påverka styrelsens val av årsmötetsort. Tidigare, som inför årsmötet 2012, har förslag om påverkanstorg väckts för sent av styrelsen i denna process. Inför årsmötet 2013 finns det i dagsläget tillräckligt med tid att förbereda ett påverkanstorg om styrelsen fattar beslut om det före sommaren.

År 2004 är den enda gång som påverkanstorg tidigare har använts vid ett årsmöte i sektionen, men då i en blandform. Beredningen inleddes med ett påverkanstorg som följdes av de beredningsgrupper, för att först därefter gå till beslut i plenum. Denna dubbla beredning är inte den sedvanliga formen för ett påverkanstorg som normalt sett är den enda formen av beredning inför beslutsfattandet.

Då styrelsen diskuterat frågan vid flera tidigare tillfällen redogörs i detta underlag inte för för- och nackdelar med formen eller hur den går till. För den intresserade finns, utöver den information som nyligen lagts ut i styrelseforum, mer information om hur ett påverkanstorg fungerar på dessa sidor:

- http :// www . scout . se / index . php ? option = com _ content & view = article & id =11020& Itemid =943

- http :// www . paverkanstorg . se /


Vad innebär ett beslut om påverkanstorg som beredningsform?

Frågor för ett årsmöte att behandla
Vid beslut om påverkanstorg som beredningsform bör styrelsen ha ett antal frågor i åtanke. En viktig frågeställning för styrelsen att ta ställning till är:

Finns det intressanta frågor att diskutera/fatta beslut om på nästa årsmöte som gör att vi tror att påverkanstorg vore en bättre beredningsform?

Vilka frågor passar då ett påverkanstorg? Årsmötet 2004 är ett bra exepmel där den kommande handlingsplanen 2004-2010 diskuterades och där varje avsnitt i planen utgjorde en så kallad påverkanspunkt. Här kunde personer diskutera både övergripande prioriteringar och specifika målformuleringar. Det ska med andra ord helst gälla frågor där det finns policymässiga beslut att fatta som innehåller vägval, prioriteringar och strategiska målformuleringar.

Med det sagt, motioner och förslag av den typ som normalt förekommer vid Amnestys årsmöten måste givetvis beredas inom samma beredningsform, påverkanstorget. Det viktiga är att det finns någon fråga som känns meningsfull att behandla genom ett påverkanstorg och kan höja intresset och entusiasmen för mötet, utöver motionerna.

Vi inte kan veta något om motionerna än, men däremot kan styrelsen veta om det finns frågor man vill driva eller frågor man vet kommer upp på nästa ICM som passar för ett påverkanstorg. Ett ointressant innehåll riskerar göra att deltagarna tycker att beredningsformen också är ointressant och då är det inte troligt att vi kommer att ha fler påverkanstorg. Ett misslyckat påverkanstorg kan också göra att årsmötesdeltagandet påföljande år sjunker.

Å andra sidan kan ett beslut om ett påverkanstorg “tvinga fram” en process inom styrelsen som leder till att viktiga nationella eller internationella frågor kommer fram i ljuset och att styrelsen/ICM-delegation får vägledning av årsmötet på ett tydligt sätt. Givet den oro, och på sina håll ifrågasättande, av årsmötets nuvarande form och förmåga att locka till deltagande i Amnestys demokratiska processer - har styrelsen lite att förlora på att testa en ny och i externa sammanhang väl beprövad metod.

Vilka resurser krävs för att genomföra ett påverkanstorg?
Sekretariatet kan i dagsläget inte svara på exakt vilken kompetens och vilka resurser som måste läggas ned för ett påverkanstorg. Dock är vi övertygande om att det är väl genomförbart om sekretariatet ges gott om tid att redan nu påbörja den research och de förberedelser som krävs.

Vid beslut om påverkanstorg bör styrelsen vara medvetna om att en del av ansvaret för genomförandet kommer behöva läggas över på en extern samarbetspartner. En extern konsult måste tas in och denna kan eventuellt komma att ersätta eller komplettera rollen som våra årsmötesordförande brukar ha (under vissa punkter). Vidare krävs en eventuell förlängning av anställningstiden för årsmötesresursen som förmodligen måste tillträda redan under hösten istället för efter årsskiftet.

Konsekvenser för val av årsmötesort
Vanligtvis uppdrar styrelsen åt sekretariatet att föreslå en ort för nästkommande årsmöte. Intresset från distrikten har varierat, vissa år har fler än ett distrikt uttryckt intresse för att hålla i årsmötet och andra år inget distrikt alls. Sekretariatet har gjort en bedömning av olika faktorer så som distriktens kapacitet att ordna ett årsmöte, lämpliga lokaler på orten, geografisk spridning av årsmötena etc. Det har hänt att sektionen sagt nej till distrikt som uttryckt intresse, någon “först till kvarn”-princip har inte tillämpats gällande vilket distrikt som tilldelats årsmötet. Så vitt sekretariatet kan dra sig till minnes, har styrelsen heller aldrig “överprövat” det förslag till årsmötesort som lagts fram.

Efter beslut om beredningsform är fattat kommer sekretariatet att gå vidare i diskussionerna med de distrikt som till dags dato uttryckt intresse och göra en heltsbedömning gällande vilket distrikt som är bäst lämpat för att arrangera nästa års årsmöte. Därefter kan sekretariatet återkomma med förslag på beslut om årsmötesort för behandling per capsulam. Även för de intresserade distrikten är det angeläget att styrelsen fattar beslut om beredningsform snarast, då distriktens verksamhet ofta går under sparlåga på sommaren och det kan bli svårt att få ett beslut från distriktsstyrelsen under den perioden.

Förslag till beslut

att årsmötet 2013 genomförs med påverkanstorg som beredningsform.