Process för utredning av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen
Från: Sofia Halth
Datum: 26 maj 2012


Process för utredning av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter

Bakgrund och problembeskrivning
Sedan åtminstone 90-talet har sektionsstyrelsens övergripande agenda och årscykel sett ungefär likadan ut. Redan då hade styrelsen exempelvis åtta helgmöten om året av samma längd, och vid samma tidpunkter i kalendern, som idag. Samtidigt har världen och Amnestyrörelsen runt omkring oss förändrats. Det finns idag ett större tryck på den svenska sektionen att synkronisera sin verksamhet med den internationella rörelsen vad gäller målstyrning, planer och budget. Verksamheten, och styrelsens arbete, har professionaliserats i större utsträckning. Svenska Amnestys medlemsantal är rekordhögt och vi har fler intressenter och ett högre mediatryck. Aktivismen bedrivs inte längre bara i arbetsgrupper utan genom ett stort antal olika kanaler och av enskilda medlemmar. Detta är bara några exempel på förändringar som skapar utmaningar för en ideell styrelse. Därför börjar det bli dags att göra en genomgripande översyn av styrelsens arbete, så att vi kan säkerställa att vi även i framtiden har en ändamålsenlig styrelse som kan möta kommande utmaningar och som har förmågan av vara proaktiv i utvecklingen av sektionens visioner, mål och prioriteringar.

Genom styrelseutvärderingarna och i diskussioner i styrelsen de senaste åren har det lyfts fram utvecklingsförslag och problemområden som är svåra att lösa om vi inte gör en mer övergripande översyn över styrelseåret och innehållet i styrelsens arbete. Det gäller exempelvis:

- Ge möjlighet för styrelsen att vara mer visionär; att ha mer framåtsyftande och förutsättningslösa diskussioner om rörelsens framtid och utveckling.
- Ge möjlighet för styrelsen att vara ännu mer proaktiv vad gäller beslut om visioner, strategier och mål.
- Ge större utrymme för det internationella arbetet.
- Säkerställa att vi startar rätt mängd processer, vid rätt tidpunkt och med en realistisk tidsåtgång.
- Säkerställa att styrelsens arbetssätt, och tidsåtgången för styrelsearbetet, möjliggör att vi även i framtiden får kvalificerade kandidater som är intresserade av att sitta i sektionsstyrelsen.
- Säkerställa att styrelsens kalender överensstämmer med de internationella processerna på ett sätt som ger styrelsen utrymme att planera bättre inför framtagandet av mål och planer.

Andra frågor som vi behöver ställa oss i en sådan här översyn handlar om själva kärnan i vårt uppdrag – gör vi rätt saker, och arbetar vi på rätt strategisk nivå? Finns det goda skäl att åter lyfta frågan om arvodering eller ersättning för förlorad arbetsinkomst i styrelsen, och i så fall vilka? Det har blivit uppenbart att vi har nått taket vad gäller tidsåtgången för styrelsearbetet som helhet, givet att vi fortsätter vara en ideellt arbetande styrelse. Trots att sektionens arbetsbörda växer i takt med att organisationen växer, så kan inte styrelsens arbetsbörda växa ytterligare. Vi vet också att vi har haft kvalificerade kandidater till styrelsen som tackat nej på grund av den tunga arbetsbördan. Att inte öka på arbetsbördan, och om möjligt minska den, bör alltså vara grundförutsättningen för en utredning.

Syfte och formulering av uppdraget
Jag föreslår styrelsen att ta fram direktiv för en uppdragsgrupp som ska göra en översyn av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter, och vid behov föreslå förslag på förändringar av styrelsens arbete. Gruppen bör lägga fram ett första förslag till styrelsens marsmöte 2013. Om behov finns kan uppdragsgruppen därefter ges ett förnyat uppdrag. Alla förslag som innebär större strukturella förändringar av styrelsens arbete bör helst vara implementerade, eller implementeras senast i samband med, att en ny generalsekreterare för sektionen tillträder våren 2014.

Normalt tar styrelsen beslut om direktiven först och uppdragsgruppen sedan – i detta fall bör båda besluten tas samtidigt för att inte fördröja starten av arbetet. Uppdragsgruppen föreslås bestå av 3-4 personer varav:

- minst en person som har erfarenhet av styrelsens arbete under de senaste åren
- minst en person som har erfarenhet av organisationsutveckling och av att arbeta med och analysera förändringsprocesser i ideella organisationer
- minst en person som har erfarenhet från styrelsearbete/och eller ledningsarbete i någon annan frivilligorganisation utöver Amnesty i Sverige.

Förslag till beslut

att uppdra åt Sofia Halth och Michael Falk att i samråd med sekretariatet ta fram förslag på direktiv till en uppdragsgrupp, som ska utreda styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter, till septembermötet 2012,

att uppdra åt Sofia Halth och Michael Falk att i samråd med sekretariatet ta fram förslag på sammansättning av uppdragsgruppen senast till septembermötet 2012.