Fortsatt hantering av demokratiutredningens rapport och förslag Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2012

Till: Styrelsen
Från: Lisbeth Kohls och Andreas Bokerud
Datum: 25 maj 2012

Styrelsens fortsatta hantering av demokratiutredningens rapport och förslag

Bakgrund Kohls och Andreas Bokerud fick vid majmötet uppdrag "att föreslå en fortsatt process för hanteringen av demokratiutredningens rapport till junimötet".

Inledning och Andreas har valt att fokusera på utredningens förslag och ser att dessa kan delas in i 5 kategorier:

(A) Förslag som redan är åtgärdade/under hantering och inte föranleder ytterligare beslut.
(B) Förslag som kan hanteras genom uppdrag till sekretariatet.
(C) Förslag som vid behov kan hanteras av en ny uppdragsgrupp.
(D) Förslag och vägval som styrelsen bör diskutera och fatta principiella beslut om.
(E) Förslag som inte berör styrelsen.

Utredningens olika kategorier av förslag
I det följande redovisas förslagen utifrån dessa kategorier och därefter följer förslag på tidtabell för den fortsatta hanteringen.

(A) Förslag som redan är åtgärdade/under hantering och inte föranleder ytterligare beslut
(6.3. c1)Sammanställa handlingar och relaterad information på en årsmöteshemsida.
(6.3 c4) Löpande under pågående möte uppdatera i någon slags kortfattad realtidsrapportering av bifallna beslut + t.ex. protokoll från beredningsgrupperna.
6.4 Att styrelsen till årsmötet 2012 lägger ett förslag om stadgeändring som avskaffar gruppröstningen.
7 (b) Att Styrelsens strategiska roll och åtagande förtydligas för medlemmarna. Att man inte bara förvaltar utan även driver frågor på rörelsens uppdrag.

    (B) Förslag som kan hanteras genom uppdrag till sekretariatet.
    (6.2 a) Sektionen bör utforma och tillhandahålla mycket lättillgänglig och sammanfattande informationsmaterial som (gärna visuellt) beskriver organisationens struktur och beslutsfattande.
    (6.2 b) Sektionen bör överväga att ta fram utbildningsmaterial för “föreningsadministrativt” arbete, exempelvis om styrelsearbete, årsmöten, att arbeta i grupp.
    (6.3 b) Handlingar och kallelse bör utformas på ett sätt som upplevs lockande även för mindre föreningsvana medlemmar. Ge en bild av årsmötet som en årlig kick-off och inte enbart som formellt mötesforum.
    (6.5 a) Behov finns av tydliga beskrivningar i anslutning till exempelvis kallelse och årsmöteshandlingar, där det tydligt framgår vad som beslutas var och av vem nationellt och internationellt.
    (6.5 b) Behov finns av en organisationsbeskrivning (med koppling till den internationella organisationen) som på ett enkelt och gärna grafiskt sätt förklarar helheten. Det är intressant och viktigt både för nya och äldre medlemmar.

    (C) Förslag som kan hanteras direkt av en ny uppdragsgrupp.
    (6.3 c2) Sätta upp ett diskussionsforum som gör det möjligt att innan mötet diskutera motioner och förslag online.
    (6.2 c) Öka organisationens digitala mognad och kultur av att föra diskussioner online. Detta anser utredningsgruppen kan åstadkommas genom följande åtgärder:
    - (6.2 c1) Interaktiva, lättanvända och tillgängliga diskussionsforum för frågor som rör hela sektionens organisation och verksamhet.
    - (6.2 c2)Ta fram en plan för hur detta ska implementeras, vilka frågor/områden som är lämpliga att inleda med och hur information ska spridas om att möjligheten finns.
    - (6.2 c3) Erbjuda grupper och nätverk egna forum och verktyg där de kan lägga ut information och föra interna diskussioner.

    (D) Förslag och vägval som styrelsen bör diskutera och fatta principiella beslut om.
    6.3 A) Utreda möjligheterna att genomföra val av styrelse online
    (6.3 c3) Sända live både från beredningsgrupperna och plenumdiskussioner över webben.
    (6.3 c5) Öppna upp för flera beslut över webben alternativt låta deltagare som följer mötet online vara med i diskussioner och omröstningar.
    6.6 (a) Utveckla möjligheterna för medlemmar att via webben löpande följa och delta i styrelsens arbete och diskussioner samt ge kommentarer.
    6.6 (b) Överväga möjligheten att i framtiden även kunna direktsända styrelsemöten live på medlemssidorna.
    7 (a) Göra en organisationsutvärdering och riskanalys för att undersöka vad som krävs för att gå över till representativt system.
    7 (c) Göra en framtida utvärdering av svenska sektionens demokrati utifrån de 7 demokratiska principerna som finns fastslagna internationellt.

    (E) Förslag som inte berör styrelsen.
    (6.5 c) Valberedningen bör arbeta för att kandidaternas vision för Amnesty och den svenska sektionen (programförklaring) får stort utrymme i presentationerna för att underlätta för årsmötet
    (6.5 d) Valberedningen bör arbeta för att det finns en bred pool av kandidater så att valen – inte bara i teorin utan även i praktiken – alltid sker på årsmötet

    Hur och när hanterar styrelsen utredningens förslag?

    Uppdragen till sekretariatet om information/kommunikation
    Samtliga förslag har det gemensamt att de berör informationsfrågor inom specifika områden och tydligare kommunikation. Dessa uppdrag kan efter precisering från styrelsen skickas till sekretariatet relativt omgående. En del av arbetet är redan påbörjat. Övrigt kan beredas och beslutas vid septembermötet

    Uppdragsgrupp eller arbete inom Medlemsforum
    Samtliga förslag som kan hanteras direkt av en ny uppdragsgrupp ryms i praktiken inom ramen för vårt nya medlemsforum. Därför bör detta hanteras inom ramen för medlemsforum. Dessa förslag kan efter precisering av styrelsen infogas i nuvarande arbete med medlemsforum. Detta skulle kunna hanteras redan under junimötet eller vid behov beredas ytterligare och beslutas vid septembermötet.

    Vägval och diskussion inom styrelsen
    De förslag som styrelsen bör fatta principiella beslut om kräver ett vägval av styrelsen. Flera av dessa förslag kommer troligen medföra ett omfattande arbete som mycket väl kan hanteras av en ny uppdragsgrupp. En ny uppdragsgrupps direktiv, sammansättning och tidshorisont är till stor del beroende av vad styrelsen väljer att gå vidare med. En sådan diskussion kan påbörjas i Forum efter junimötet. Den bör även beröra frågan om styrelsen delar utredningens syn på årsmötets legitimitet samt om vi ska föreslå att en motionskommitté inrättas för att underlätta och bättre målstyra årsmötets motionsbehandling. Dessa frågor bör sedan diskuteras ytterligare vid styrelsens septembermöte.


    Förslag till beslut

    att uppdra till att implementera förslagen under kategori B,

    att uppdra till sekretariatet att ta fram ett vägvalsunderlag till kategori E till styrelsens septembermöte,

    att uppdra till SG1 att till septembermötet att ta fram ett direktiv till uppdragsgrupp.