Direktiv för budgetarbetet 2012 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 maj 2011


Direktiv för budgetarbetet 2012
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2012. Riktlinjerna avser:

      Verksamhetens inriktning
      De ekonomiska förutsättningarna
Ekonomiska ramar
Tidsplan för det fortsatta arbetet

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2012 är sektionens långsiktiga inriktning fram till 2016, fastställd av årsmötet i Stockholm 2010. Sektionens verksamhetsplan för 2012-2013 är ännu inte fastställd.

De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur stora intäkterna beräknas bli under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

Det finns intäktsslag som enligt tidigare beslut har budgeterats enligt en försiktighetsprincip, det gäller Humanfonden och Postkodlotteriet.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång 2011 beräknas finnas en "överreserv" om 14,7 mkr. Då är inte hänsyn tagen till Svensk Insamlingskontrolls nyckeltal, utan en stor del av det överskott på 7,9 mkr som prognostiseras för 2011 kommer behöva användas till verksamhet.


Intäktsbudgeten
Ett första förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna omfattar 91,4 mkr.

Svensk insamlingskontroll sätter en gräns för hur stora insamlings- och administrationskostnaderna får vara i förhållande till totala intäkter. Intäktsbudgeten tar hänsyn till detta.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka, då nyvärvningsaktiviteterna går fortsatt bra och avhoppen har planat ut på en stabil nivå. Nyvärvningen på autogiro är baserad på att vi värvar 12 000 nya medlemmar via face-to-face och 3 000 medlemmar via andra kanaler som telemarketing och internet samt att avhoppen ligger på nuvarande nivå.

Insamlade medel

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Intäktsslaget Gåvor från Grupper och distrikt ligger kvar på 2 mkr, samma som budget och prognos 2011. Vi ser i dagsläget ingen förändring av insamlingsgruppernas gåvor.

Insamlingsbrev budgeteras till 2,4 mkr, samma nivå som prognosen för 2011 och 200 tkr över budget 2011. Segmenteringen av befintliga gåvogivare har gett mycket goda resultat vilket gör att vi trots en minskad givardatabas får högre intäkter.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro budgeteras till 51,1 mkr. Vår face-to-face och telemarketingverksamhet går fortsatt bra och vi ser att den även kommer att göra så under 2012. Medelgåvan budgeteras till prognostiserad medelgåva vid utgången av 2011 och avhoppsfrekvensen budgeteras till samma som för 2011.

Gåvor från organisationer budgeteras till 300 tkr, samma som för budget och prognos 2011. Vi arbetar inte aktivt med detta intäktsslag.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras i samma nivå som 2011. Riktlinjerna för företagssamarbeten försvårar en utökning av intäktsslaget.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras öka något då många nya intäktsslag ligger inom denna grupp och satsningar görs både under 2011 och 2012, bland annat i form av nya digitala kanaler och plattformar. Här ligger till exempel intäkter via internet, sms, skänkt aktieutdelning, hyllnings- och minnesgåvor. Dessutom ligger intäkter inom ramarna för våra kampanjer här.

Ospecificerade gåvor är gåvor som inte kan hänföras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna budgeteras till 500 tkr.

Testamenten budgeteras till 1 mkr, vilket är ett snitt av de senaste sju årens utfall, borträknat det högsta och lägsta värdet .

Humanfonden har budgeterats till 3,4 mkr som är 70 % av beräknad utdelning i april 2011, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Postkodlotteriet budgeteras till 11,1 Mkr, vilket är senast kända utfall och utgör underlag för budget enligt styrelsebeslut. Besked om utdelningens storlek ges i slutet av oktober varje år.

Amnestyfondens andel är den del av gåvor och bidrag som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden.

Försäljning

Amnestyakademin beräknas tillsvidare ligga i nivå med 2011 års prognos. Försäljning av annonsbilagor i Amnesty Press budgeteras till noll, eftersom inget aktivt arbete bedrivs för att värva annonsörer.
Kortkampanjen budgeteras till 365 tkr, i nivå med budget och prognosen för 2011.

Bidrag
Vi budgeterar inte med några bidrag under 2012. Styrelsen har lagt en resolution till ICM där man inte vill se att sektioner tar statliga bidrag.


Kostnaderna
Den beskrivning av kostnadernas formella uppdelning som följer nedan kommer att ändras inför budget 2012 enligt de beslut som tas på ICM i augusti 2011.

Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/049/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002). I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid två eller tre tillfällen.

Programkostnaderna grupperas i fem programområden som följer det arbete som den svenska sektionen utför:
Kampanjer
Information och kommunikation
Stöd till aktivism
Medlemmar och organisation
Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs av styrelsen i samband med budgeten 2005.

Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen ska bedriva verksamhet i samma omfattning som 2011 bedöms kostnaderna för detta rymmas inom en budgetram om 91,4 Mkr.

Prognos 2013 och framåt
Vid ett beslut om en budget ska vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.


Tidsplan för det fortsatta arbetet
- På styrelsemötet den 11-12 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.
- På styrelsemötet i november fastställer styrelsen ett budgetförslag.
- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budget- och verksamhetsmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december.
- På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.




Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten tillsvidare ska omsluta omkring 91,4 Mkr.

att budgeten tillsvidare ska vara balanserad

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål

att verksamheter för år 2012 enligt bilaga 2 godkänns.




Bilagor:
Intäktsprognos 2012
Verksamhet 2012 för beslut 2011

Bilaga 1






Bilaga 2

Verksamhet 2012 för beslut 2011

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2012. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete eller producerar material och att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

- Amnesty Press, minst fyra nummer

- Medlemsavgift till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

- Avgift till EU-föreningen