Ny budgetmodell Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 1999

Till: Styrelsen
Från: D-utskottet
Angående: Uppföljning av ny budgetmodell


Inledning

D-utskottet fick följande utredningsdirektiv:

    Uppföljning av ny budgetmodell
      Tanken med den nya budgetmodellen som infördes var att öka flexibiliteten och handlingsutrymmet. Villkoret för att en budgetmodell med fasta och disponibla delar skall vara användbar är att organisationen är styrbar dvs att det går att göra snabba förändringar/omfördelningar utan att skära med osthyvel. För att i ett relativt tidigt stadium se hur implementeringen av den nya modellen har fungerat ska D-utskottet göra en utvärdering av den nya budgetmodellen.
    En arbetsgrupp inom D-utskottet tillsattes för att arbeta med detta direktiv. Arbetet har framförallt gått till så att man har träffats i arbetsgruppen och diskuterat fram ett antal synpunkter och rekommendationer som sedan har diskuterats vidare i det samlade D-utskottet.
    Vad gäller uppföljning av den nya budgetmodellen har utredningen här begränsat sig att titta på målbeskrivningen av den nya budgetmodellen och hur den hitintills har uppfyllts.
    Tanken är att en större utvärdering av den nya budgetmodellen kommer att genomföras efter att man har hunnit använda den nya modellen i några år.

      Sammanfattning

      D-utskottet tycker i det stora hela att den nya budgetmodellen fungerar bra. Man anser dock att den fortfarande inte är implementerad till fullo och föreslår att man fortsätter utveckla arbetet, framförallt vad gäller att prioritera verksamheten samt att fortsättningsvis inte bara utarbeta en långsiktig handlingsplan för kostnadssidan utan även för intäktssidan.
      Det är även viktigt att styrelsen inför varje budgetår tar ställning till om budgeten ska vara balanserad eller ej, dvs om intäkterna och kostnaderna ska vara lika stora eller om man vill ta ifrån reserven eller fylla på denna. (Ett separat diskussionsunderlag om detta kommer att utarbetas av Per Kylberg)

      Uppföljning av ny budgetmodell

      Den nya budgetmodellen infördes from budgetåret 1998. Modellen är fortfarande under genomförande och en utvärdering av den kommer att ske om några år.
      Budgeten ska visa intäkter och kostnader och enligt den nya budgetmodellen delas kostnaderna in i följande 3 kategorier: En fast del, disponibelt 1 och disponibelt 2.

      Arbetet i utredningen har framförallt utgått från målsättningen med den nya budgetmodellen samt ifrån definitionerna av disponibelt 1 och 2.

      Utdrag ur antaget förslag till styrelsen den 13-15 juni 1997:

      "Målsättning
      Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar."

      Koppling till handlingsplanen
      D-utskottet tycker att kopplingen till handlingsplanen är tydlig enligt den nya budgetmodellen.

      Långsiktig ekonomisk planering
      D-utskottet anser att målsättningen att budgeten ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering uppfylls i stort vad gäller kostnadssidan; budgeten för 1999 innehåller en översikt över 1997, 1998 samt de två kommande åren 1999 och år 2000.
      Däremot vad gäller intäktssidan så sker budgeteringen av denna bara ett år framåt. Intäkterna bör liksom kostnaderna budgeteras för 2 år framåt. För år 2 blir det mer fråga om en preliminär uppskattning.

      Definition av den fasta verksamheten
      D-utskottet tycker att det förslag till fast verksamhet som styrelsen fattade beslut om i juni 1998 är en bra utgångspunkt i budgetarbetet beträffande vad som bör definieras som fast verksamhet, dock att man naturligvis i budgetarbetet måste göra justeringar för hur verkligheten faktiskt ser ut (t.ex. hyresavtal etc). Det innebär att den fasta kostnaden i budgeten för ett år kan vara betydligt större än den är enligt definitionen för fast verksamhet. För att få en bättre uppfattning om "de gemensamma kostnaderna" (t.ex. sekretariatskostnader) och hur dessa påverkas vid en utökning/minskning av verksamheten vore det bättre om dessa kostnader i större grad fördelades ut på programmen i den "ekonomiska verksamhetsplanen". Utskottet har inte närmare utrett den här frågan.


      Definition av disponibelt 1 och disponibelt 2
      Utdrag ur antaget förslag till styrelsen den 13-15 juni 1997:

      "DISP 1 kan definieras som den del som ska upprätthålla nivån på vår nuvarande verksamhet. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar.

      DISP 2 omfattar all form av utökning eller extrainsatser. Verksamheter som ligger i budgetens DISP 2-del ska vara direkt kopplade till intäkterna De får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Detta kan vara svårt idag med vår strikta syn på budgetårets början och slut. Den fleråriga rullande verksamhetsplaneringen är därför viktig. Vi föreslår även större användning av de fria reserverna för denna del av budgeten i en form av projektreserver."

      Det har rått en viss oklarhet vad gäller definitionerna och D-utskottet föreslår att de förändras enligt följande:

        "DISP 1 kan definieras som den del som ska upprätthålla nivån på vår nuvarande verksamhet. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar.
        De olika verksamheterna inom disponibelt 1 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter.

        DISP 2 omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet.
        De olika verksamheterna inom disponibelt 2 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter.
      Beslut om finansiering av disponibelt 1 och 2 bör tas år för år, dvs huruvida budgeten ska vara balanserad eller inte (Skall intäkter och kostnader vara lika stora eller ska reserven fyllas på alternativt tas i anspråk.)

      Prioriteringar
      D-utskottet anser inte att budgeten tydliggör vilka prioriteringar som görs och när de görs.

      Vad gäller prioriteringar diskuterades följande frågor:
      Fördelarna med en djupare mer detaljerad prioritering är:
      - Ger ett bättre redskap för styrning
      - Handläggarna vet i vilken ordning prioriteringar sker vid en eventuell ökning/minskning av verksamheten.

      Vem gör prioriteringsarbetet?
      - Styrelsen prioriterar verksamheten i handlingsplanen. Därefter tolkar handläggarna på sekretariatet handlingsplanen på en praktisk nivå i budgetarbetet och visar i budgeten på konsekvenserna av prioriteringarna i handlingsplanen. Styrelsen tar sekretariatets budgetförslag till sitt eget och beslutar om den definitiva budgeten.

      Vilka är problemområdena vid prioriteringsarbetet?
      - Handlingsplanen är inte tillräckligt tydlig vad gäller prioriteringar och den ger inte konkreta riktlinjer om hur stora resurser som ska läggas ner på de olika målen.

      Det är svårt att göra en prioritering i rangordning för varje delprogram. I stället förslås att man delar in budgeten inom disponibelt 1 i tre klasser:
      Klass H: högprioriterade aktiviteter
      Klass M: mellanprioriterade aktiviteter
      Klass L: lågprioriterade aktiviteter
      Man bör eftersträva att en tredjedel av kostnaderna läggs inom varje kategori, dock får högst 2/3 tillsammans ligga inom kategorierna H och M.

      Disponibelt 2 innehåller idag inte så många aktiviteter och här föreslås en prioritering av aktiviteterna i rangordning (1,2,3,4.....9,10..).
        Utgångspunkten i prioriteringsarbetet bör naturligtvis vara handlingsplanen.

        Flexibilitet
        Beträffande den nya budgetmodellens flexibilitet anser D-utskottet att den är rimligt flexibel. Förutsättningen är att de disponibla delarna som ligger för beslut i juni respektive december verkligen är verksamheter som man kan stoppa.
        Det nya sättet att budgetera Humanfonden kommer förhoppningsvis att successivt öka flexibiliteteten.

        Strategisk planering
        Man diskuterade även vikten av att ha en långsiktig och strategisk planering avseende personalen på sekretariatet avseende vilka uppgifter de ska utföra och med vilket tjänsteutrymme.
        Risken är annars stor att det vid minskande intäkter i avsaknad av tydliga prioriteriteringar och en personalplan är osthyvelprincipen som får råda vid neddragningar i verksamheten.
        Detta är något som Översynsgruppen jobbar med varför D-utskottet inte utvecklar det vidare här.

        Budgetmötet
        D-utskottet anser att det i budgetprocessen ur demokratisk synvinkel är viktigt med inflytande och delaktighet från medlemmarnas sida.
        D-utskottet tycker dock inte att budgetmötet som det ser ut idag uppfyller detta mål och rekommenderar att demokratiutredningen tittar vidare på budgetmötet.


        Rekommendationer

        Utifrån ovanstående resonemang rekommenderar D-utskottet följande för att bättre kunna uppfylla målsättningen med den nya budgetmodellen:
        • Att den nya handlingsplanen för 2001-2005 innehåller tydliga prioriteringar för respektive verksamhetsår samt om möjligt även vissa riktlinjer för fördelning av resurser. Det ska inte innebära att detaljeringsgraden i handlingsplanen ökar, bara att dessa resonemang förs in.
        • Att demokratiutredningen informeras om D-utskottets synpunkter vad gäller budgetmötet


        Förslag till beslut

        D-utskottet förslår styrelsen följande:
        • Att definitionerna av disponibelt 1 och disponibelt 2 skrivs om enligt förslaget ovan.
        • Att budgeten innehåller tydliga prioriteringar enligt förslaget ovan.
        • Att budgetarbetet i övrigt följer förslaget till den nya budgetmodellen och förbättras och kompletteras enligt D-utskottets synpunkter i texten ovan.
        • Att ändringarna i tillämpliga delar arbetas in i budgetmanualen