Den ekonomiska rapporteringen till styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 1999

Till: Styrelsen
Från: D-utskottet
Angående: Ekonomisk rapportering


Inledning

D-utskottet fick bl.a. följande utredningsdirektiv:

Den ekonomiska rapporteringen till styrelsen


    Det har under en lång tid funnits behov av att se över hur den ekonomiska rapporteringen till styrelsen skall se ut. Idag sker rapportering månadsvis och tertialvis. Rapporteringen till sekretariatspersonal, styrelse och på hemsidan är densamma. Utgångspunkten för hur rapporteringen skall vara är att den måste anpassas till de "olika" behov som finns. De som har kostnadsansvar på sekretariatet har tex andra krav på detaljrikedom än vad styrelsen har etc.
I sitt arbete med ovanstående direktiv har D-utskottet tillsatt en arbetsgrupp som har utarbetat ett förslag för diskussion i D-utskottet. Sekretariatet har sedan from 1999 (januari månad) med undantag vad gäller kommentaren utformat månadsrapporten enligt D-utskottets förslag. Mottagarna av rapporten har ombetts att ge sina synpunkter på den nya månadsrapporten. Hitintills har det inte kommit några synpunkter vilket D-utskottet tolkar som att mottagarna är nöjda med den nya månadsrapporten.

Sammanfattning

D-utskottet är av den uppfattningen att den nedan föreslagna månadsrapporten fyller både styrelsens och sekretariatets behov. Den innehåller en sammanfattande sida samt en kommentar som snabbt ska kunna ge läsaren en överblick över det aktuella ekonomiska utfallet både vad gäller intäkter och kostnader. För den som vill fördjupa sig finns tabeller som på en betydligt mer detaljerad nivå beskriver intäkterna respektive kostnaderna. Handläggarna på sekretariatet får dessutom en separat uppföljning på sina respektive delprogram varje månad.


Förslag till ekonomisk rapportering

D-utskottet föreslår att månadsrapporten innehåller följande:
    1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget, årets prognos, utfall i % av budget; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %
    2. Intäktsuppföljning; en tabell där enbart intäkterna visas. Tabellen bör integrera den information avseende intäkter som tidigare funnits i "resultatrapporten" och "jämförelse intäkter" samt även innehålla uppgifter om Human- och Hjälpfonden
    3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen
    4. Intäkter och kostnader för aktuell period under de senaste åren; enl. nuvarande modell
    5. Diagram över rullande 12-månadersutfall; enligt nuvarande modell
    6. Nyckeltal
    7. Kommentar till det ekonomiska utfallet ; så som den ser ut idag är den mest koncentrerad kring intäkterna. Det är önskvärt med en mer omfattande analys av kostnaderna för att förbättra underlaget för styrning samt för att öka kostnadsmedvetenheten bland handläggarna. För att en utförligare kommentar inte ska försena rapporten föreslås att ekonomiavdelningen som tidigare tar fram månadsrapporten med en kort kommentar och lägger ut detta i styrelsedatabasen som sedan så fort det är möjligt kompletteras med en utförligare kommentar från teamen och den administrativa avdelningen.


    D-utskottet föreslår styrelsen följande beslut:
    • Att föreslagen modell till månadsrapport enligt ovan ska gälla snarast;
    • Att tertialrapporten ska innehålla samma information som månadsrapporten, dock med en mer uttömmande kommentar, en uppdaterad prognos samt en uppföljning med fördelade programkostnader. Tertialrapporten ersätter månadsrapporten de månader den tas fram.;
    • Att "sammanfattning av utfallet" (se punkten 1 under beskrivning av månadsrapporten), läggs ut på den externa hemsidan med en kort kommentar;
    • Att det i "Grupptrycket" ska finnas en ekonomiruta med relevant ekonomisk information om t.ex. antal medlemmar, antal grupper, totala intäkter och kostnader (ackumulerat resultat och budget), intäkter från grupper&distrikt samt en kort kommentar.