Översyn av sekretariatets organisation Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1999

Till: Styrelsen
Från: Gruppen för översyn av sekretariatets organisation
Datum: 1999-03-04

Bakgrund

Beslut om en översyn av sekretariatets organisation fattades av styrelsen i juni 1998. Arbetet med översynen las på C-utskottet och införlivades i detta utskotts direktiv. C-utskottets ursprungliga plan för arbetet framgår av dokumentet ORG 64/006/1998. Det konstaterades redan på styrelsens septembermöte 1998 att översynen av sekretariatets organisation måste ses i relation till dels det arbete som Översynskommittén påbörjat, dels den framtida rekryteringen av en ny generalsekreterare. C-utskottet presenterade på decembermötet 1998 resultatet av en intervjuundersökning angående generalsekreterarens roll. Styrelsen diskuterade rekryteringen av en ny generalsekreterare utifrån denna undersökning och Översynskommitténs rapport (§ 154:1998) och direktiv gavs till styrelsens rekryteringsgrupp. Vidare beslöt styrelsen att skjuta upp alla beslut om översynen av sekretariatet till marsmötet 1999.

Gruppen för översyn av sekretariatets organisation

I januari 1999 fattade styrelsen per capsulam beslutet att tillsätta en grupp som skulle arbeta fram ett underlag om sekretariatets organisation till marsmötet. Denna grupp består av Jenny Wessblad (sammankallande), Jesús Alcalá, Per Kylberg och Dan Grundin.

Gruppen har i sitt arbete utgått från beskrivningen av sekretariatets uppgifter från 1991 (bil 1) och konstaterar att den i huvudsak fortfarande är relevant, och att 1998 års definition av den fasta verksamheten (ORG 53/046/1998) antagits i enlighet med dessa uppgifter. Gruppen har dessutom diskuterat sekretariatets framtida dimension och de förändringar som gjorts inom den tidigare programavdelningen på sekretariatet, som innebär en uppdelning i tre team med ansvariga samordnare. Gruppen har vidare formulerat ett antal nyckelbegrepp som bör känneteckna sekretariatets arbete och organisation, samt formulerat ett förslag till ledningsstruktur enligt följande.

Sekretariatet ska karakteriseras av

- en bra arbetsmiljö
- ett medlemsorienterat arbetssätt
- en effektiv organisation
- kostnadseffektivitet
- möjlighet till personalutveckling
- tillgänglighet
- flexibilitet (team/projektorganisation)

Sekretariatets ledning

- Generalsekreteraren är sektionens "ansikte utåt" och ytterst ansvarig för sekretariatets arbete.
- En kontorschef ansvarar för det operativa, interna sekretariatsarbetet och samordningen mellan sekretariatets olika delar.
- Denna kontorschef är underställd GS, men anställs av styrelsen i samråd med GS, i ett första skede anställs båda enbart av styrelsen.
- Kontorschefen anställs inom ramen för personalbudgeten 1999.

Gruppen föreslår styrelsen besluta

att sekretariatets gällande uppgifter kompletteras med de ovan beskrivna nyckelbegreppen för arbete och organisation

att tillstyrka ledningsfunktionen med en generalsekreterare och en kontorschef enligt ovan

att en mer detaljerad studie av arbetsområden och arbetsorganisation på sekretariatet genomförs under 1999 med rapport till styrelsens decembermöte

att styrelsen fastställer hur denna studie ska genomföras

att medan denna studie genomförs ett generellt anställningsstopp införs på sekretariatet

att omgående inleda en MBL-förhandling om de föreslagna förändringarna

(Bilaga 1)

SEKRETARIATETS UPPGIFTER

(beslutade av styrelsen 1991):

1. Sekretariatet ska informera om mänskliga rättigheter, brott mot dem och Amnestys kampanj.
Information till allmänhet (via media) syftar till att ge kunskap, skapa opinion och lägga grund för insamling och medlemsvärvning.
- Riktad information till påtryckare och andra intressenter.

Information utformas på så sätt att den stimulerar enskilda och grupper till handling.

2. Understödja det lokala arbetet.
- Ta fram aktionsmaterial för grupper och enskilda.
- Utbildningsinitiativ.

Frivilliga i distrikt, samordningar och andra specialgrupper skall engageras i understödsarbetet
Arbetet ska bygga på hög grad av förtroende, delegering och uppmuntra till initiativ.

3. Förvalta svenska Amnestys resurser.
- Insamlingsarbete och medlemsvärvning.
- Skapa, underhålla och utveckla olika typer av register.
Administration av grupper, distrikt o. dyl. ingår.
- Ekonomi och ekonomistyrning.
- Personalpolitik och kompetensutveckling.

4. Ge underlag till den demokratiska processen.
- Ta fram beslutsunderlag till styrelse och årsmöte.
- Ta fram underlag för utvärdering av sektionens arbete ta fram t ex nyckeltal som beskriver sektionens samlade aktionskraft.