Kommentarer till årsutfallet 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1999

Till: Granskningskommittén, Styrelsen, Revisorer och Sekretariatet
Från: Sekretariatet /Astrid Jansen
Datum: Februari 1999



Kommentarer till årsutfallet 1998
(5 bilagor)

Inledning
Detta papper, 1998 års tredje tertialrapport, är ett komplement till verksamhetsberättelsen och tar upp de ekonomiska aspekterna på 1998.

Intäkterna redovisas i bilagorna 1 och 2 och kostnaderna i bilagorna 1, 2 och 3.
I bilaga 4 redovisas nyckeltalen och i bilaga 5 det rullande 12-månadersutfallet (1993 - 1998) i diagramform.


De ekonomiska förutsättningarna

I september 1997 beslutade styrelsen att 1998 års budget skulle vara balanserad på en nivå på 39 mkr. I november 1997 beslutade styrelsen definitivt om en intäktsbudget på 39 mkr. Samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten uppgående till 35 317 tkr samt ett beslut om disponibelt 1 och 2 uppgående till 2 233 tkr . I juni 1998 fattade styrelsen ett beslut om 841 tkr i disponibelt 1 och 100 tkr i disponibelt 2 och i september månad ett beslut om 416 tkr i disponibelt 2. Detta innebär en budget för 1998 med ett överskott på 91 tkr. Dessa 91 tkr samt ett förmodat överskott pga ett stort arv till sektionen var tänkta att täcka de tilläggsäskanden utöver disponibelt 2 som det fattades beslut om på styrelsens junimöte, nämligen ett projekt avseende personnummersättning av Amnestys register, 160 tkr, samt datorinvesteringar för 100 tkr (vilket ger en avskrivningskostnad för 1998 på 25 tkr).
Även om man beslutar om en budgetram som inkluderar de disponibla delarna bör man behandla dessa disponibla delar som medel man får tillgång till först när separata beslut om dessa fattas på styrelsens december, juni och septembermöten.

I bokslutet är jämförelsen gjord mot den reviderade budgeten och i viss mån även med utfallet 1997.


Intäkterna

Kommentarer till intäktsrapporten för 1998 (bilagorna 1 och 2)

Periodens (december) intäkter

Intäkterna för perioden december är 10 324 tkr och 637 tkr högre än för motsvarande period 1997 (9 687 tkr).
November månads givarbrev gav i december 954 tkr, vilket är en minskning med 262 tkr jämfört med motsvarande period 1997.
Spontana gåvor uppgår till 686 tkr, vilket är en minskning med 672 tkr jämfört med samma period 1997. Det höga utfallet i december 1997 berodde bl.a. på ett stort arv på 561 tkr samt att arrangemanget Musik vid Siljan gav 350 tkr att jämföra med 100 tkr i år.
Human- och Hjälpfonden slutade 1998 på 7 120 tkr respektive 293 tkr, vilket är en ökning med 1382 tkr respektive 107 tkr jämfört med 1997.


Årets intäkter

Intäkter

Utfallet för 1998 slutade på 40 360 tkr, vilket är 1 360 tkr över budget (3,5%) och 1 867 tkr mer (4,8% ) än för 1997.

Intäkterna från hel- och delbetalande medlemmar har ett högre utfall (597 tkr) än 1997. Anledningen till detta är att bägge avgifterna höjdes med 20 kr till medlemsåret 1998. Ser man till medlemsintäkterna hade sektionen 67916 betalande medlemmar medlemsåret 1998, vilket är 4 286 färre betalande medlemmar än året innan. Totalt sett ligger utfallet 663 tkr under budget, varav den största avvikelsen avser delbetalande medlemmar där endast 91,8% av budgeten har uppnåtts.
Totalt sett är fördelningen av antalet hel- respektive delbetalande 61% och 39% att jämföra med en budgeterad fördelning på 60% respektive 40% (vilket även var utfallet för 1997).
Intäkterna från hel- respektive delbetalande utgör 35% av de totala intäkterna, vilket även var fallet 1997.

Utfallet för gruppavgifter är 42 tkr lägre än för 1997 och når därmed bara 75,5% av budgeten, vilket bl.a beror på att en del grupper inte har betalat sina gruppavgifter.

Generellt när det gäller intäkterna för kategorin försäljning ligger de över budget (med 36%).
Försäljningen av rapporter ligger under budget (78% av budgeten), dock 20 tkr högre än 1997. Ökningen jämfört med 1997 beror bl.a. på en ökad försäljning av årsrapporten. Försäljningen av landinformation har minskat jämfört med tidigare år, vilket troligtvis beror på att allt fler hämtar in informationen via internet.
Försäljningen som rör almanackan o övrigt har överträffat budgeten med 220% och ligger 72 tkr högre än efter motsvarande period 1997. En av anledningarna är att försäljningen av utbildningsmaterialet "Födda Fria" och av almanackan gått bra. I intäktsslaget ingår även försäljning av annonser och ibladningar i Amnesty Press uppgående till 99 tkr.

När det gäller prenumerationer har de inte nått budget (endast 71%) och ligger ca 116 tkr under 1997 års intäkter.
En av förklaringarna är att prenumerationer avseende Amnesty Press har varit överbudgeterad.
Intäkterna på Kortkampanjen har minskat med 62 tkr jämfört med 1997, vilket i stort sett beror på en förändring av redovisningsprinciper där en noggrannare beräkning av de prenumerationer som avser det kommande medlemsåret har gjorts än tidigare.
Prenumerationsintäkterna på landinformation fortsätter att sjunka bl.a. beroende på att allt fler har tillgång till internet.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger intäkterna sammantaget över budget (11%) och 1 394 tkr (6%) högre än utfallet 1997. Den totala andelen av intäkterna för intäktsslaget är 60,6%, vilket i stort sett är samma andel som året innan.
De intäktsslag där utfallet 1998 är högre än utfallet 1997 är: spontana gåvor som är 2 696 tkr högre än 1997 (122% mer än budgeterat), AmnestyGiro som ligger 105 tkr högre (i enlighet med budgeten) samt intäktsslaget AmnestySupporter som ligger 100 tkr högre (74% mer än budgeterat).
Spontana gåvor för 1998 uppgår till 6 210 tkr, varav 4 815 tkr utgörs av testamentariska gåvor (därav 3 863 tkr från enbart en person), och överskrider budgeten med 3 410 tkr.
Utdelningen från Human- och Hjälpfonden gav 1998 tillsammans 2 018 tkr mer än vad som var budgeterat och utgjorde tillsammans 18,4% av de totala intäkterna. Både det ökade intresset för fondsparande och börsuppgången har bidragit till denna intäktsökning. Antalet sparare i Humanfonden ökade under 1998 från 9379 vid årets början till 10304 (10%) vid årets slut och i Hjälpfonden från 860 till 1175 (37%).

Intäktsslag under gåvor & bidrag som gått sämre 1998 än 1997 är bl a insamlingar, speciella insamlingsprojekt samt bidrag från grupper.
På intäktsslaget insamlingar , innehållande intäkter från våra sex givarbrev, var utfallet 1998 5 870 tkr (73% av budgeten), vilket är 2 282 tkr lägre än året innan, bl.a beroende på att givarbrevet för septemberbrevet utgått pga Radiohjälpskampanjen (ca 1 000 tkr) och att givarbreven 1998 gått betydligt sämre än 1997.
Speciella insamlingsprojekt innehåller intäkterna från projekt som inköp av adresser, bearbetning av eget register och ibladningar. I november 1998 köptes ca 80 000 adresser in, vilket gav 122 tkr i intäkter. Intäktsslaget uppgick 1998 till totalt 191 tkr (38% av budgeten), vilket är en minskning med 425 tkr jämfört med 1997, som bl.a. beror på att man lagt minskade resurser på intäktsslaget
Intäktsslaget almanackan ligger ca 129 tkr lägre än året innan och når enbart 77% av budget.

Gruppgåvorna uppgår till 551 tkr (61% av budget) och har minskat med 163 tkr jämfört med utfallet 1997. En av förklaringarna till det låga bidraget i jämförelse med budget 1998 beror säkerligen på att en del av insamlingsarbetet koncentrerades kring Radiohjälpskampanjen.
Totalt har gruppernas bidrag till sektionen (inklusive gruppavgifter) minskat med 205 tkr (19%) från 1 092 tkr 1997 till 887 tkr 1998.

Ränteintäkterna har ökat med 179 tkr till 466 tkr 1998 jämfört med 1997 pga av att sektionens likviditet har förbättrats. Den låga räntan har dock gjort att man trots detta endast har nått 71,7% av budgeten.


Kostnaderna
De sammanlagda kostnaderna hamnar på 38 756 tkr, vilket är 99,6% av budgeten. Vid en jämförelse med utfallet 1997 ligger de totala kostnaderna i stort sett på samma nivå (156 tkr högre), dock med en helt annan fördelning på de olika kostnadsslagen.

Kostnadsslag
% av kostnader 1998
% av kostnader 1997
Programverksamhet
24,9
29,7
Sekretariatskostnader
13,8
16,4
Personalkostnader
26,4
23,5
Internationella rörelsen
34,8
30,3

De direkta programkostnaderna hamnade på 9 648 tkr, vilket är 85,5% av det som budgeterats och 1 828 tkr (16%) lägre än 1997. Detta betydligt lägre utfall beror bl.a. på förändrade redovisningsprinciper vad gäller kostnaderna för medlemavisering och återvärvning av äldre medlemmar inför medlemsåret 1999. Kostnaderna för dessa aktivititeter (budgeterade till 575 tkr) kommer, för att bättre motsvara god redovisningssed, tas år 1999, det år aktiviteten avser.

Sekretariatskostnaderna hamnade på 5 362 tkr, dvs 97,9% av budgeten och vilket är 981 tkr mindre (15%) än 1997. De högre kostnaderna 1997 berodde på en förändring av avskrivningstiderna avseende inventarier.
Personalkostnaderna slutade på 10 244 tkr, dvs 114,7% av budgeten och 1 159 tkr mer (13%) än året innan.
Vad gäller kostnaderna för den internationella rörelsen slutade de på 13 502 tkr, vilket är 102,1% av budgeten och 1803 tkr mer än 1997 (15%).


Programkostnader (bilaga 3)

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration (indirekta programlönekostnader samt sekretariatskostnader inkl. avskrivningar) är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

Inom några program finner man rätt stora skillnader mellan den budgeterade direkta programlönekostnaden och utfallet, varav den största förklaringen är att en del personalresurser kanaliserades till Radiohjälpskampanjen framförallt under månaderna augusti till och med oktober. Sammantaget rör det sig om ca 0,7 tjänst, vilket ger en direkt programlönekostnad på 293 tkr.


Utredning och aktioner

Programområdet fick ett utfall som slutade på 4 064 tkr, 2% under budget.
I stort sett alla program, förutom bidraget till Amnestyfonden , ligger under sin budget när det gäller de direkta kostnaderna. Aktiviteter under land- och temakampanjer har flyttats till 1999, vilket bidrar till ett överskott på 33 tkr.
Programmet lobbyverksamhet har ett överskott på 30 tkr, bl.a beroende på att avgiften till EU-föreningen blev 19 tkr lägre än budgeterat, att en del aktiviteter genomfördes billigare än budgeterat att resor ställdes in.
Vidare när det gäller flyktingfrågor är överskottet 34 tkr till följd av att ett internationellt möte ej blev av, att ett flyktingsombudsmöte flyttades till 1999 (15 tkr) samt att bidraget till Rådgivningsbyrån för att täcka dess underskott blev lägre än budgeterat (15 tkr).


Medlemsaktiviteter

Det totala utfallet för detta programområde blev 5 439 tkr, 1,8% under budget. När det gäller de direkta programkostnaderna har flera program inom detta programområde ett utfall som ligger betydligt under budget (totalt 107 tkr).
En betydande del av de budgeterade medlen för samordningsgrupper för 1998 har inte utnyttjats (30%). Det beror till stor del på att inga större land- eller temaseminarier för grupper har arrangerats av samordnare eller specialgrupper under det gångna året. Det årliga samordnar- och specialgruppsmötet samlade 1998 ett mindre antal samordnare än vanligt varför kostnaderna också blev lägre än beräknat. Planerade utbetalningar av startbidrag för nya samordnare har inte genomförts, då det inte funnits behov för detta för de samordnare som rekryterats under året.
Även budgeten för specialgrupper utnyttjades inte fullt ut 1998 (återstår 41%), bl a till följd av att planerade möten eller aktiviteter för specialgrupper uteblivit eller skjutits till nästa budgetår, men också till följd av att man i budgetprocessen inte stämt av resursbehovet med respektive grupp.
Vad gäller medlemsutbildning är överskottet 26%. Anledningen till detta är att två utbildningar, en utbildning för flyktingombud och en informatörskurs ställts in, båda p.g.a för få anmälda deltagare, samt att en del aktiviteter blev billigare än budgeterat.
Inom programmet distrikt har man genomfört planerade aktiviteter till en något högre kostnad än budgeterat.
Programmet blixtaktioner följer budgeten.
Aktionsmaterialen kortkampanjen och pådraget ligger under budget på grund av lägre tryck-, porto- och omkostnader än budgeterat.
Programmet arbetsgrupper ligger 74 tkr över budget pga av att tryck- och portokostnader för Grupptrycket redovisats här, medan kostnaderna i budgeten ligger under sekretariatskostnader.

Främja de mänskliga rättigheterna

Endast ett program ingår i detta programområde och det är MR-undervisning. Där ligger de direkta kostnaderna under budget. Alla planerade aktiviteter har ägt rum men till en lägre kostnad än budgeterat. De fördelade kostnaderna däremot har dragit över budget. Anledningen är att MR-undervisningen under året tagit en större del av medlemsutbildarens tjänst än budgeterat. Totalt hamnade kostnaderna på 230 tkr, 66% över budget.

Medlemmar och organisation

Direkta kostnader inom detta programområde som gått betydligt över budget är personalutbildning, styrelsen och oförutsedda kostnader . Vad gäller personalutbildningen så har den överskridit budgeten med 47 tkr bl.a. beroende på ett mediasemininarium för sekretariatet och styrelsen. Kostnaderna för styrelsen blev 90 tkr mer än budgeterat bl.a. beroende på de extra möten som hölls efter att styrelsen blivit reducerad samt att kostnader för Översynskommitténs arbete lagts på styrelsens konto. Oförutsedda kostnader har överskridit budget med 78 tkr på grund av inköp av konsulttjänster.
Program som ligger betydligt under budget är ungdomskampanj och utveckling AI, det förstnämnda programmet på grund av en budgeterad men ej utförd utvärdering av ungdomssatsningen 1997 och det sistnämnda på grund av att den finländska sektionen ej rekvirerade det stöd på 30 tkr som det var budgeterat för.

När det gäller de fördelade kostnaderna inom detta programområde har de endast haft betydelse inom programmen årsmötet, styrelsen och verksamhetsplanering . Den sammanlagda kostnaden för detta programområde uppgår till 2 586 tkr, vilket är 16,6% över budget.

Information och kommunikation

Ett program inom detta programområde, Amnesty Press har direkta kostnader betydligt under budget, 313 tkr (15%), vilket beror på ett mindre antal medlemmar än vad som var budgeterat samt att en budgeterad portoökning uteblev.
Även landinformation hamnade under budget, med 67 tkr, pga av en stor minskning av antalet prenumeranter till följd av att allt fler hämtar in rapporter via hemsidan.
Årsrapporten blev 63 tkr dyrare än beräknat till följd av att den nya tryckmetoden "print on demand" inte gav de uppskattade kostnadsminskningarna. Massmediaklipp hamnade också något över budget beroende på att Amnesty syntes mycket i media under året bl.a. pga Radiohjälpskampanjen, konflikten inom Amnesty och Pinochet.

Totalt hamnade kostnaden för detta programområden på 6137 tkr, 2,9% över budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt

Detta programområde har den största budgeten inom de direkta programkostnaderna, nämligen 46% av de budgeterade programkostnaderna. Utfallet för året för programområdet hamnade på 3 917 tkr, vilket endast är 76% av budgeterade kostnader. Den främsta orsaken till detta är en förändring av redovisningsprinciperna vad gäller periodiseringen av kostnader. Detta gäller bokföringen av kostnaderna avseende den ordinarie medlemsaviseringen för 1999 samt återvärvning av äldre medlemmar . Dessa kostnader, som var budgeterade till 575 tkr på 1998, kommer att bokföras på 1999, det år då även intäkterna bokförs.
Kostnaderna för medlemmarna ligger totalt 770 tkr under budgeterade kostnader (dvs 59% av budgeten), varav 575 tkr enligt ovan beror på förändring av redovisningsprinciper. Andra poster som hamnat under budgeten är kostnader för påminnelsebreven (83 tkr under budget) beroende på att man hade kalkylerat med en portohöjning som inte blev av. När det gäller budgetering av påminnelsebrev är det ganska svårt att göra rättvisande beräkningar eftersom antalet påminnelsebrev varierar beroende på hur många som betalar in sin medlemsavgift och när. En annan budgetpost som uppvisar ett överskott (118 tkr) är den budgeterade extraresursen för registrering.
I kostnaderna finns en ej budgeterad post på 52 tkr för personnummersättning av registret enligt styrelsebeslut i juni 1998.

Kostnaderna för almanackan hamnade på 91 tkr under budget pga av att produktionen av almanackan blev billigare än beräknat eftersom SCA sponsrade hela papperskostnaden och eftersom distributionen av almanackan skedde till färre medlemmar och till en lägre kostnad än budgeterat.

Insamlingskostnaderna hamnade 477 tkr under budget, dvs på 81,4% av budgeterade kostnader.
Givarbreven har ett överskott på 337 tkr, vilket beror på en budgeterad portohöjning som inte blev av, att man räknade med en större upplagor än vad det i själva verket blev samt att givarbrevet i september utgick pga Radiohjälpskampanjen (där en ej omfördelad budgetpost på 50 tkr kvarstått och vilken ej har utnyttjats).
Vad gäller ibladning i tidningar är överskottet 189 tkr . Under första halvåret 1998 gjordes en del ibladningar med mycket dåligt resultat. Av denna anledning valde man att avvakta med fortsatta ibladningar för att i stället utvärdera och titta igenom vad som tidigare gått bra och dåligt inom detta område. Följden blev att vissa ibladningar som man budgeterat för överhuvudtaget inte genomfördes.
Utskicket avseende Humanfonden har gått över budget med 86 tkr till följd av att utskicket gjordes till en större målgrupp än tidigare planerat.
I kostnaderna för insamling finns även en ej budgeterad post på 52 tkr för personnummersättning av registret enligt styrelsebeslut i juni 1998.
Kostnader uppgående till 132 tkr under posten IMM-aktiviteter i samband med kampanj har avsatts för investering till SET-betalningar över internet.

Det enda program inom området där kostnaderna ligger över budget är försäljningen där ett icke budgeterat startbidrag på 50 tkr under året gavs till försäljningsverksamheten i Lund.

De fördelade kostnaderna inom detta programområde hamnar enbart på 88,5% av de budgeterade kostnaderna och då har även den tid som personalen satte av för Radiohjälpskampanjen räknats med (ca 0,7 tjänst). Totalt hamnade kostnaderna för programområdet på 6 799 tkr, varav Radiohjälpskampanjen står för 806 tkr.


Sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar)
Sekratariatskostnaderna för 1998 slutade på 5 362 tkr, vilket är 115 tkr under budget (97,9% av budgeten). Det har skett en del omfördelningar inom kostnadsslagets olika kostnadsposter gentemot budget, där bara de större avvikelserna nämns i det följande. Hyreskostnaden har blivit 162 tkr lägre pga att sekretariatet under året minskade sin lokalyta. En icke budgeterad ombyggnation för anpassning till den minskade lokalytan uppgick till 123 tkr. Portokostnaderna blev 139 tkr och kontorsmaterial 57 tkr lägre än budgeterat. Telefonkostnaderna överstiger budgeten med 67 tkr och övriga kostnader med 65 tkr. I budgetposten låg det en ospecificerad kostnadsminskningspost på 88 tkr som har kunnat realiseras i sin helhet.
Kostnaderna för investeringar, avskrivningarna, uppgick till 1 047 tkr och har överstigit budgeten med 43 tkr, varav 25 tkr enligt styrelsebeslut. 1997 ändrades avskrivningstiderna för inventarier, vilket innebar att kostnaderna blev betydligt högre än budgeterat det året (totalt 1 923 tkr) samt att det inte gav något utrymme för investeringar 1998.
Kostnaderna för tryckning ligger 126 tkr under budgeten, vilket bl.a beror på minskade kostnader samt att kostnaderna för tryckning av Grupptrycket finns redovisat under programmet arbetsgrupper och ej som budgeterat under tryckning.

Personalkostnader
Personalkostnaderna slutade på 10 243 tkr och drog över budgeten med 1 316 tkr (14,7%).

Fasta tjänster och vikarier var budgeterade till 8 442 tkr och fick ett utfall på 9 037 tkr (överdrag på 595 tkr). Anledningen till avvikelserna är flera: Personalbudgeten beräknades på en löneökning på 3,5% som blev 5,9% efter ett beslut i styrelsen om en extra löneökning på 3% utöver avtalet på 2,9%. En icke budgeterad kostnad avseende ett avgångsvederlag på 700 tkr utbetalades till den avgående generalsekretaren i juli.
Andra kostnader blev dock lägre än budgeterat som t.ex. kostnaderna för sociala avgifter beträffande den del som rör premier till avtalsförsäkringar samt att några tjänster var vakanta en tid såsom ekonomi-, insamlings- och layoutansvarig.

Kostnaderna för övertidsersättning har ett överdrag på 419 tkr jämfört med budgeten och slutade totalt på 719 tkr. I kostnaderna ingår en ökning av övertidsskulden med 56 tkr. Anledningen till överdraget är en hög arbetsbelastning, särskilt på datasidan.
Utfallet för 1997 var 384 tkr, vilket innebär en ökning av övertidskostnaderna 1998 med 335 tkr (87%).

Ersättningen till frivilliga har överskridit budgeten med 65 tkr, vilket beror på de personer som arbetade frivilligt med MR-spelet och ej var budgeterat.
Kostnaderna för rekrytering har ett överdrag på 122 tkr jämfört med budgeten, vilket beror på den höga personalomsättningen och dyra annonseringar. I slutet av 1998 blev annonserna dock billigare då man använde sig av korta annonser i tidningar som hänvisade till Amnesty´s hemsida.
Kostnader för fika, kvällsfrivilliga, julfest samt övriga kostnader var ej budgeterade och har ett utfall på 108 tkr.


Internationella rörelsen
Kostnaderna för den internationella rörelsen har dragit över budget med 277 tkr (2,1%) och har ökat med 1 803 tkr (15%) jämfört med 1997. Skälen till överdraget är att intäkterna blev högre än budgeterat och att avdragen för insamlingen blev lägre än budgeterat.
Kostnaderna består av tre delar, det som betalats till IS under året (13 340 tkr), upplösning av den avsättning för kommande höjning av IS-avgiften som gjorts två år tidigare (818 tkr) och avsättning till IS-reserven avseende avgiften för år 2000 (980 tkr).

Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan sägas att 1998 gav ett överskott på 1 603 tkr.

Överskottet innebär att sektionens reserver, som vid ingången av året var 9 582 tkr, nu är 11 186 tkr, vilket innebär att de har ökat med 16,7%. Av dessa pengar är 5 070 tkr bundna och resten fria.


Bilagor
1. Resultat 1998 med jämförelse med budget 1998 och utfall 1997 (tkr)
2. Jämförelse intäkter 1998/1997 samt intäkter och kostnader för december månad 1989 - 1998
3. Årsutfallet 1998 fördelat på programområden/program (tkr)
4. Nyckeltal
5. Rullande 12-månadersutfall, intäkter och kostnader, 1993 - 1998