Punkt: 9. Upplägg och tidsplan för förstudie för förändringsarbetet med medlemssidorna Underlag till styrelsemöte 12 december 2018

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2018-11-30

Punkt: 9. Upplägg och tidsplan för förstudie för förändringsarbetet med medlemssidorna

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

“Medlemssidorna” är en plattform för medlemmar som är intresserade av organisatoriska och demokratiska frågor kopplade till organisationen. På medlemssidorna kan medlemmarna följa vilka frågor som står på styrelsens och årsmötets agenda och vilka beslut styrelsen och årsmötet fattar. Medlemmarna ges också åtkomst till underlag och beslut kopplade till det internationella årsmötet (GA). Det innebär att medlemssidorna fungerar som ett arkiv för dagordningar, underlag och protokoll kopplade till medlemsorganisationen och den internationella rörelsen.

På medlemssidorna publiceras även policyer och riktlinjer som rör sektionen. Uppdragen för de olika förtroendeorganen såsom valberedningen och granskningskommittén finns också beskrivna. På medlemssidorna finns även kontaktuppgifter till såväl styrelse som andra förtroendeorgan. Utöver detta har även Amnestyfonden sina egna motsvarande sidor på plattformen.

Sidorna med styrelsens möteskalender, dagordningar, underlag och protokoll uppdateras löpande, likaså sidorna om årsmötet, vilka som ingår i de olika förtroendeorganen och deras kontaktuppgifter, valberedningens sidor och reviderade eller nya policyer/riktlinjer publiceras också kontinuerligt när så är aktuellt. Amnestyfondens sidor uppdateras också löpande. De mer statiska sidorna som beskriver organisationens uppbyggnad etc har inte uppdaterats med samma frekvens, inte heller kontaktuppgifter till distrikten, grupper, landsamordnare osv. Grankningskommittén har i sin rapport påpekat att dessa sidor innehåller viss inaktuell information.

För att komma in på medlemssidorna behövs användarnamn och lösenord. Dessa byts en gång per år. Inloggningsuppgifterna publiceras i Insats som är en digital publikation som skickas till aktiva medlemmar. Alla medlemmar kan också begära åtkomst till medlemssidorna och får då  inloggningsuppgifter skickade till sig. Detta sker inte per automatik utan manuellt. Att medlemssidorna är lösenordsskyddade kommer av att vissa internationella dokument som publiceras på sidorna är kategoriserade för “members only” av det internationella sekretariatet. Likaså att styrelseunderlag och årsmötesunderlag och en del andra dokument som idag finns på medlemssidorna har betraktats som avsedda för endast medlemmar.

När medlemssidorna skapades var tanken att medlemssidorna skulle vidareutvecklas och även inkludera en information som idag ligger på aktivistportalen. Kravet på inloggningsuppgifter försvårade eller nästintill omöjliggjorde detta. En annan bidragande anledning till att det inte blev så kan ha varit att det är olika personer på sekretariatet som arbetar med de olika engagemangsområdena (d v s aktivismen vs de organisatoriska och demokratiska styrningsfrågorna).

Tidigare funktioner

När medlemssidorna skapades fanns också en ambition att medlemssidorna skulle vara interaktiva. Det fanns ett medlemsforum där tanken var att medlemmarna skulle diskutera olika frågor. Det fanns också möjlighet att skriva kommentarer till motioner och förslag som lades upp på medlemssidorna inför årsmötet. Erfarenheten visar att denna form av interaktiva element/kanaler inte användes av medlemmarna så som var tänkt. Sekretariatet lade initialt vissa resurser på att publicera inlägg i medlemsforum, men då medlemmarna inte deltog i eller startade upp några nya diskussioner i någon större omfattning så blev forumet snabbt inaktuellt. Om Amnesty har flera olika interaktiva kanaler kan dessa också skapa en viss inbördes konkurrens. Medlemsforumet och kommentarsfunktionen har plocktas bort från medlemssidorna därför att de inte användes.

Antal besökare

Antalet unika besökare på medlemssidorna respektive aktivistportalen ser ut enligt nedan, räknat per år.

Tidigare kritik gällande medlemssidorna

Styrelsen och granskningskommittén har vid flera tillfällen påpekat att medlemssidorna inte fungerar optimalt. Det granskningskommittén framförallt har framfört är

• att medlemssidorna innehåller viss inaktuell information.

• att informationen på medlemssidorna är svåråtkomlig och att det vore önskvärt att samla styrdokument, ekonomiska rapporter och övrig dokumentation på ett ställe där de kan kategoriseras och göras sökbara. (Idag finns styrdokumenten samlade på ett ställe medan ekonomiska rapporter och övrig dokumentation är länkade till respektive styrelsemöte/årsmöte där de behandlas.)

• att inloggningsfunktionen bör ses över utifrån aspekten om den fortfarande behövs. Om det fortfarande finns starka skäl att skydda informationen som finns på medlemssidorna menar granskningskommittén att säkerheten bör förstärkas då nuvarande system med svaga lösenord inte ger något egentligt skydd.

Publika webbplattformar med information i syfte att öka medlemmarnas engagemang

• Amnesty.se

Den publika webben riktar sig till både medlemmar och intresserad allmänhet. Där publiceras petitioner och andra typer av aktioner. Under fliken “organisation” publiceras information om styrelsen, valberedningen och årsmötet. Under fliken “välkommen som medlem” finns en text om att bli aktivist och en länk till medlemssidorna.

• Aktivstportalen

Aktivistportalen riktar sig till aktiva medlemmar som är engagerade i Amnestys kampanjer.
Där kan aktivister söka information eller beställa material kopplat till kampanjarbetet. Från
medlemssidorna går det att nå aktivistportalen via en länk och vice versa, men det finns i
nuläget ingen annan koppling plattformarna emellan. Det krävs inga inloggningsuppgifter för
att nå aktivistportalen.

Utgångspunkter och insikter

Inom ramen för medlemsdemokratiprojektet och likaså det tidigare genomförda målgruppsarbetet har ett par av insikterna varit

• att utgå från ett utifrån och in-perspektiv. Det vill säga att bygga upp den utåtriktade verksamheten utifrån medlemmarnas behov och inte utifrån hur sekretariatet internt är organiserat utifrån olika arbetsområden.

• att Amnestys informations- och kommunikationskanaler ska bidra till att det är lätt att förstå hur Amnesty fungerar, det vill säga vad Amnesty gör och hur arbetet bedrivs. Det ska även vara enkelt att engagera sig i Amnesty, både vad det gäller att ge av sin tid och/eller pengar.

Amnesty som medlemsorganisation bygger på medlemmarnas engagemang. Det är därför viktigt att medlemmarna både vill och har möjlighet att engagera sig i det påverkansarbete som Amnesty driver och att medlemmarna vill och har möjlighet att engagera sig i organisationens demokratiska arbete

(bl a sektionsstyrelsen och andra nationella förtroendeposter, olika uppdragsgrupper, lokala mellanstrukturer, årsmötet osv). I det här sammanhanget handlar alltså ovan utgångspunkter om att se medlemmen som en person som kan ha intresse för olika former av engagemang inom organisationen samt att förenkla ett mångskiftande engagemang så mycket det går.

För att skapa incitament för medlemmarna att vilja engagera sig i de organisatoriska och demokratiska frågorna är det viktigt att medlemmarna förstår hur Amenstys arbete hänger ihop, hur det lokala påverkansarbetet är kopplat till beslutsgångarna i den svenska sektionen och till beslutsgångarna i den internationella rörelsen.

Förstudien kan ses som en del inom ramen för det pågående medlemsdemokratiprojektet. Det medger ytterligare två utgångspunkter

• att målgruppen för det aktuella delprojektet är aktiva medlemmar (de som är aktiva nu och de som blir det i framtiden).  

• att förändringarna ska bidra till att sänka tröskeln till 1) att bli aktiv medlem och 2) ett brett engagemang som omfattar både aktivism och demokratiska/organisatoriska frågor.  

Vägval - avgränsningar

Förändringen av medlemssidorna kan ses som ett delprojekt inom ramen för medlemsdemokratiprojektet. Projektet har således kopplingar till målgruppsarbetet, jämlikhetsarbetet och aktivismstrategin och kommer att söka positiva synergieffekter och på andra sätt ta hänsyn till dessa processer. Projektet kommer dock inte att ta fasta på att utveckla lösningar och förslag gällande andra ovan nämnda projekt.

Förstudie

1. Definiera hur det fungerar idag

2. Definiera behoven

3. Definiera avgränsningar

4. Formulera syfte och tydliga mål för information- och kommunikation gällande de demokratiska och organisatoriska frågorna/processerna.

5. Ta fram förslag på hur vi på ett resurseffektivt sätt kan uppnå målen

Kartläggningsfas

Förstudien kommer att inledas med en kartläggningsfas där vi dokumenterar hur det fungerar idag, hur behovet ser ut samt vad de olika parterna nedan skulle vilja uppnå.

Kartläggningen kommer att göras genom

1. Sammanställning och kategorisering av information som riktar sig till aktiva medlemmar med syfte att få dem att engagera sig i organisationens påverkansarbete och/eller organisatoriska frågor och demokratiska struktur.

2. Informationsinhämtning i form av intervjuer med styrelseledamöter, representanter från granskningskommittén, valberedningen, beredningskommittén, personal på sekretariatet som arbetar med aktiva medlemmar samt med några aktiva medlemmar.

Kartläggningsfasen kommer att leda fram till en holistisk bild av olika perspektiv på nuläget och behoven.

Förslag till förändring

Utifrån det som framkommer under kartläggningsfasen kommer sekretariatet att ta fram förslag till lösningar.  

Förslagen kommer att innehålla en värdering av risker och resursåtgång, både för själva utvecklingen/omställningen och de kontinuerliga arbetsinsatserna för att upprätthålla en informationsnivå som upplevs som både relevant och uppdaterad.

Förstudien kommer att läggas fram till styrelsen i form av en rapport.  

Tidsuppskattning

Cirka 250 arbetstimmar.

Tidsplan

Förstudien kan göras under hösten 2019 och läggas fram tills styrelsens februarimöte 2020.

Styrelsen föreslås besluta

att anta föreslagen tidsplan för förstudie av medlemssidorna och därmed ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 presentera en rapport som innehåller en behovsanalys, vägval och förändringsförslag.