Styrelsens decembermöte 2018 Protokoll från 12 december 2018

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 12 DECEMBER 2018

Tid: Onsdag kl 17.30-20.00

Plats: Videokonferensmöte

Ordförande: Amanda Jackson

Vice ordförande: Nina Virkkala

Justerare: Mårten Rosander

 

Närvarande

Adam Sjöborg, suppleant (§106-124)

Amanda Jackson, ordförande

Anders Hällbom

Clara Gustafsson, suppleant

Lars Gäfvert

Linn Malmborg

Gosia Håkansson

Mårten Rosander, kassör

Ulrika Westerlund

Nina Virkkala

Madelaine Seidlitz, personalrepresentant

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Peter Kvist, avdelningschef

Elisabeth Lundgren, avdelningschef (§106-118)

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

 

§ 106.MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 107. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslutar

att under övriga frågor lägga till en punkt om miljöpolicy för svenska sektionen, en punkt om finlands motion till det internationella årsmötet (GA) om miljöpolicy samt en jävsdeklaration och att med dessa tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 108. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 20-21 OKTOBER 2018

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 20-21 oktober 2018.

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 109. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar.

 

Beslutet § 31 (2018) om att återkomma till styrelsen med ett förslag på uppdaterad placeringspolicy till styrelsens decembermöte 2018 har, på grund av sjukdom på sekretariatet, fått skjutas fram till styrelsens möte 7 mars 2018.  

Beslutetet § 72 (2018) om medlemsdemokratiprojektet dikuterades under arbetsmötet om demokratimodell den 4 december 2018. Då lyftes att beslutet eventuellt skulle rivas upp istället för att stängas. Sekretariatet föreslår att beslutet stängs. Styrelsen beslutar att beslutet stängs.

 

 

§ 110. RAPPORT OM PER CAPSULAMBESLUT

Föreligger inget per capsulambeslut.

 

 

§ 111. RAPPORT FRÅN SEKRETARIATET

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

 

§ 112. RAPPORT INTERNATIONELLA FRÅGOR  

Anna Lindenfors föredrar och berättar bland annat att finska sektionen har delat ett förslag till motion till det internationella årsmötet (GA) om en miljöpolicy för den internationella rörelsen. Finland undrar om den svenska sektionen vill ställa sig bakom motionen. Anna Lindenfors redogör för motionens innehåll under övriga frågor.

 

Anna Lindenfors berättar också om svårigheter för kontoret i Indien och och regionkontoret i Thailand. De indiska myndigheterna har tidigare fryst kontot för kontoret i Indien. Nu är kontot inte längre fryst men läget är fortfarande väldigt problematiskt och kontoret har tvingats börja säga upp personal. I Thailand har Amnesty inte fått förnyat avtal med de thailändska myndigheterna, vilket Amnesty kommer att överklaga. Den globala rörelsen bedriver också påverkansarbete i förhoppning om att förändra situationen för kontoret i Indien. Den svenska sektionen har haft möte om båda frågorna med UD.

 

Det internationella sekretariatet har svårigheter med sin budget för 2019. Det handlar bland annat om både det internationella sekretariatets och sektionernas stora satsningar på fundraising som initialt kostar mycket och att få sektioner i nuläget når upp till de nya intäktsmålen. Flera åtgärder vidtas nu för att anpassa kostnaderna till situationen och bland annat har många internationella resor och gemensamma skill shares under 2019 ställts in. På det internationella årsmötet 2019 kan det komma förslag om att förändra beräkningsmodellen. Den förväntade förändringen handlar huvudsakligen om att AIS har svårt med likviditeten eftersom många sektioner får sina inkomster i slutet på året.

 

 

§ 113. RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 114. RAPPORT FRÅN KONTAKTPERSONER

Ledamöterna redogör för aktuella frågor kopplade till Amnestys Internationella kommitté (AIK), Amnestyfonden, granskningskommittén, valberedningen, ungdomsrådet, studentrådet och fondavtalsgruppen.

 

 

§ 115. BESLUT GÄLLANDE BUDGET 2019

Peter Kvist föredrar.

 

De övergripande ramarna för budgeten 2019 diskuterades och beslutades på styrelsens oktobermöte, vilket utgör grunden för den föreslagna budgeten.

 

Styrelsen frågar varför satsningarna under mål två är mindre 2019 jämfört med tidigare år inom verksamhetsperioden.
Sekretariatet svarar att arbetet kopplat till det svenska riksdagsvalet och även framtagandet av rapporten om utsatta EU-medborgare har legat under mål två, aktiviteter som nu är genomförda.

 

Styrelsen noterar också att de största satsningarna görs på personal och fundraising, framför MR-aktiviteter.

Sekretariatet svarar att den internationella rörelsens distributionsmodell, tillsammans med sektionens  nya avtal med Amnestyfonden, innebär att andelen resurser till MR i Sverige alltid kommer att vara begränsade. Andra områden i budgeten regleras på andra sätt, men andelen resurser till MR i Sverige kommer inte att växa även om intäkterna växer. Det är också inom denna del som eventuella minskningar i budgeten kan göras, om så skulle behövas.

 

Styrelsen framför att det vore önskvärt att tydligare redovisa till vilka verksamheter/mål som bidragen till den internationella rörelsen går, då detta är ett stort bidrag till rörelsens gemensamma MR-arbete. Nu redovisas bidrag till den internationella rörelsen endast som en post i budgeten, medan det presenteras flera olika poster för verksamheten i Sverige.  

 

Styrelsen ber sekretariatet att framöver redovisa tidpunkt för de siffror som prognoserna bygger på. Till exempel medlemsutvecklingen fram till ett visst datum.

 

Styrelsen diskuterar också syftet med en eventuell studieresa för styrelsen. Styrelsen framför att det primära syftet är att ge styrelsen en ökad kännedom om den internationella rörelsen och tillfälle till nätverkande och att bredda styrelsens relationer med andra delar av rörelsen.

 

Styrelsen beslutar

 

att fastställa intäktsbudgeten för 2019 till 148,7 mkr;

 

att fastställa kostnadsbudgeten för 2019 till 163,7 mkr.

 

 

§ 116. BESLUT GÄLLANDE VERKSAMHETSPLAN 2019-2020

Anna Lindenfors föredrar.

 

Förslagen till revideringar i verksamhetsplanen 2019-2020 diskuterades och beslutades på styrelsens oktobermöte. Anna Lindenfors går igenom de större förändringarna.

 

Styrelsen beslutar

 

att anta de föreslagna revideringarna av verksamhetsmål, förväntade effekter samt övergripande indikatorer i enlighet med bilagorna.

 

 

§ 117. DETALJER GÄLLANDE FÖRSLAGET OM MODELL FÖR REPRESENTATIV DEMOKRATI

Lina Jakobsson föredrar och lyfter några av de frågor som framgår i underlaget som reviderats utifrån sekretariatets och styrelsens arbetsmöte 4 december. Frågorna rör dels huruvida det ska vara avdelningarnas styrelser eller avdelningarnas medlemmar som ansvarar för att utse ombud, där sekretariatet primärt hade föreslagit avdelningarnas styrelser, men arbetsmötet landade i avdelningarnas medlemmar. Dels huruvida det är rimligt att bygga en modell som omfattar upp till 200 representanter, vilket är betydligt fler än i sekretariatets ursprungliga förslag.

 

Styrelsens medskick

  • Utgångspunkten ska vara att avdelningens styrelse och ombud väljs på samma möte. I de fall där det finns en styrelse och avdelningens årsmöte inte väljer alla avdelningens ombud kan styrelsen tillsätta resterande ombud/reserver. Medlemmarna kan också välja att ge styrelsen i uppdrag att utse alla ombud.

  • Det är troligt att ombuden ofta kommer att vara samma personer som ingår i avdelningens styrelse, men det är viktigt att principen tillåter att medlemmarna kan välja även andra medlemmar.

  • Avdelningarnas årsmöten/medlemsmöten ska förläggas till hösten och ombuden bör väljas inför höstmötet.

  • Antal ombud är en bra fråga att diskutera under styrelsens konsultation med distrikten februari-mars 2019.

  • Ändra skrivningarna gällande avdelningarnas valberedningar till att de bör, inte ska, förbereda val av ombud.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram en presentation till styrelsens möten med distrikten februari-mars 2019 som bygger på styrelsens medskick och de detaljer som presenteras i underlaget;

 

att utforma förslaget till representativ demokrati så att antalet ombud per avdelning beräknas utifrån avdelningens antal medlemmar som del av den totala medlemskåren, med en lägre och en övre gräns vad gäller antal ombud.

 

 

§ 118. STYRELSENS HÅLLNING GÄLLANDE REPRESENTATIV DEMOKRATI VS DIREKTDEMOKRATI

Styrelsen enas om att styrelsen som helhet står bakom förslaget till representativ demokrati, enskilda ledamöter har dock rätt att ha en avvikande uppfattning. Det är också valfritt att delta i konsultationsrundan med distrikten.

 

 

§ 119. RESERVPOLICY

Peter Kvist föredrar.

 

Förslaget till reservpolicy har tagits fram utifrån två vitt skilda utgångspunkter, dels den internationella rörelsens Global reserve guidlines, dels FRIIs icke förpliktigande rekommendationer. I den internationella rörelsens riktlinjer ingår att beloppet ska ses över för eventuell revidering varje år. Sekretariatet föreslår att dessa beräkningar ska göras och presenteras för styrelsen i samband med att styrelsen beslutar om budgetramar för nästkommande år. Förslaget ska bland annat bygga på sekretariatets riskanalys.

 

Styrelsen påpekar att detta behöver inkluderas i styrelsens årscykel i styrelsens arbetsordning.

Styrelsen beslutar

 

att anta förslaget till reservpolicy.

 

 

§ 120. UPPDATERING AV DOKUMENTET ROLL- OCH ANSVARSFÖRDELNING MELLAN STYRELSE OCH GENERALSEKRETERARE SAMT STYRELSENS ARBETSORDNING

Lina Jakobsson föredrar.

 

Med anledning av sekretariatets självskattning i Core Standards uppmärksammades att dokumenten Roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och generalsekreterare och Styrelsens arbetsordning saknar en heltäckande beskrivning av processer för konflikthantering. Sekretariatet förslår därför revideringar gällande dessa processer. I samband med detta föreslår sekretariatet även några andra mindre förändringar i dokumenten.

 

Styrelsen framför att skrivningen i Styrelsens arbetsordning, om “uppföljning av öppna beslut (inklusive styrelsens beslut med anledning av årsmötets beslut och granskningskommitténs rekommendationer)” under punkt 18 Årsplan för styrelsens arbete, är otydlig och svår att förstå.

 

Sekretariatet svarar att de beslut som styrelsen fattar utifrån årsmötets beslut och likaså de beslut som styrelsen fattar utifrån granskningskommitténs rekommendationer tidigare har funnits i separata dokument som följts upp på styrelsens decembermöte och marsmöte. Dessa beslut är sedan juni 2018 (med anledning av granskningskommitténs rekommendationer till årsmötet 2018) inlagda i dokumentet Öppna beslut och inkluderas därmed i den uppföljning som görs till varje styrelsemöte. Sekretariatet ska förtydliga denna skrivning i Styrelsens arbetsordning.

 

Styrelsen beslutar

 

att anta föreslagna revideringar i dokumentet Roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och generalsekreterare;.

 

att anta föreslagna revideringar i dokumentet Styrelsens arbetsordning.

 

 

§ 121. RAPPORTERING AV CORE STANDARDS

Peter Kvist föredrar.

 

“Core standards” en gemensam standard för vad en enhet inom Amnesty ska ha på plats och uppfylla vad gäller policies, rutiner, strukturer med mera i syfte att vara välfungerande och med god regelefterlevnad. Ramverket består av totalt 29 standarder där vissa innehåller flera underpunkter.

 

Vartannat år ska sektionerna göra en självskattning av hur väl sektionen lever upp till kraven.

 

I alla frågor där svenska sektionen avviker pågår processer för att åtgärda avvikelserna, förutom när det gäller den finansiella rapporteringen och kravet på löpande rapporter till styrelsen gällande likviditet och kassaflöden. Med anledning av hur den svenska sektionen fungerar ser inte sekretariatet i nuläget något behov av att göra en sådan löpande rapportering till styrelsen.

 

Styrelsen föreslås besluta

att rapportera core standards 2018 i enlighet med den bedömning som gjorts i uppföljningen.

 

 

§ 122. STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2019

Anna Lindenfors föredrar.

 

En fråga som enligt stadgarna ska läggas fram varje år är förslag till medlemsavgiftens storlek. Sekretariatet föreslår ingen förändring av medlemsavgiften.

 

Det finns även två andra frågor som styrelsen tidigare har beslutat om att lägga fram till årsmötet, dels frågan om förslag till representativ demokrati, dels frågan om förslag till arbetsbeskrivning för beredningskommittén (beslutades av årsmötet 2018).

 

Sekretariatet föreslår styrelsen att även lägga fram ett förslag till ramverk för en ny jämlikhetspolicy till årsmötet. Det är en fråga som berör hela sektionen, som många medlemmar är intresserade av och som årsmötet kan besluta om på ett bra sätt.

 

Samma princip skulle kunna gälla för miljöpolicyn, men då denna fråga kommer att komma upp på det internationella årsmötet (GA) 2019 och därför ännu inte är lika genomarbetad av sekretariatet och styrelsen föreslår sekretariatet att det är styrelsen som i nuläget fattar ett beslut om den nu föreslagna miljöpolicyn för svenska sektionen, men att frågan eventuellt kan läggas fram till årsmötet vid ett senare tillfälle.

 

Styrelsen påpekar att det även finns andra frågor som det är önskvärt att årsmötet får diskutera, till exempel frågan om civil olydnad, nästa strategiska period och den finska sektionens förslag till det internationella årsmötet om miljöpolicy.

Sekretariatet svarar att tanken är att även dessa frågor ska diskuteras under årsmötet, och att de hanteras som en del av alla motioner till det internationella årsmötet. Hur frågor ska processas på årsmötet kommer att bero på när vi får tillräcklig med information för att hinna förbereda frågorna.

 

Styrelsen diskuterar huruvida årsmötet ska besluta om policydokument och vilka andra policydokument som i så fall kan komma i fråga samt om det är ett svårarbetat system att upprätthålla. Styrelsen och sekretariatet enas om att det behövs en struktur för hur olika dokument ska hanteras.

 

Styrelsen påpekar att det även vore önskvärt att framöver skapa former för konsultation och åsiktsinsamling där medlemmarna har chans till påverkan snarare än att ha föreläsningar i olika frågor. Till exempel i en fråga som civil olydnad.

Sekretariatet delar styrelsens syn på detta och ska försöka utforma seminarierna på årsmötet utifrån den intentionen.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att formulera ett styrelsens förslag till årsmötet 2019 gällande att medlemsavgifterna behålls oförändrade;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att formulera ett styrelsens förslag till årsmötet 2019 gällande ett ramverk för en jämlikhetspolicy.

 

 

 § 123. MOTIONSPROCESSEN 2019

Lina Jakobsson föredrar.

 

Processen för att ta fram styrelsens motionsyttranden föreslås genomföras ungefär på samma sätt som de senaste åren.

 

Styrelsen beslutar

 

att anta den föreslagna tidsplanen för motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet 2019;

 

att anta den föreslagna mallen för styrelsens motionsyttranden till årsmötet 2019 vilken innehåller rubrikerna “Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato”, “Amnestys planer framöver”, “Konsekvensanalys” och “Styrelsens yrkande”.

 

 

§ 124. VAL AV FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTESORDFÖRANDEN 2019

Lina Jakobsson föredrar förslaget att styrelsen beslutar att föreslå Hanna Roberts och Sara Belfrage till årsmötesordförande 2019.

 

Styrelsen framför att de vill att det annonseras i Insats om möjligheten att vara assisterande ordförande. Ett beslut som fattades för cirka två år sedan i syfte att skapa en bas av medlemmar som har erfarenhet av att vara årsmötesordförande och som i framtiden kan ta på sig uppdraget.

Sekretariatet svarar att en sådan annons ska gå ut i Insats januarinummer och att om någon anmäler sitt intresse för uppdraget så får styrelsen fatta beslut om det under våren.

 

Styrelsen beslutar

 

att föreslå årsmötet att välja Sara Belfrage och Hanna Roberts till årsmötesordförande 2019.

 

 

§ 125. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Miljöpolicy för svenska sektionen

Peter Kvist föredrar och går igenom de förändringar som har gjorts utifrån styrelsens medskick på styrelsens oktobermöte.

 

Styrelsen beslutar

 

att anta den föreslagna miljöpolicyn.

 

 

  • Finlands motion till det internationella årsmötet 2019 om miljöpolicy

Anna Lindenfors föredrar.

 

Finland har tagit fram ett förslag till motion till det internationella årsmötet om en miljöpolicy för den internationella rörelsen. Finland presenterade motionen på Nordic+mötet och har utifrån de synpunkter som framkom där omarbetat sitt förslag och nu delat det med sektionerna. Om den svenska sektionen vill ställa sig bakom motionen som medmotionär måste styrelsen fatta det beslutet före styrelsens februarimöte.

 

Motionen handlar bland annat om att ge den internationella styrelsen i uppdrag att till 2020 ta fram beräkningsmodeller för våra ekologiska fotavtryck (resor, elektricitet, inköp etc). Motionen föreslår att rörelsen tar fram en ny gemensam resepolicy som skulle innebära färre resor och kompensation för de resor som görs. En ny resepolicy behöver ta hänsyn till att alla sektioner inte har samma möjligheter att till exempel välja tåg istället för flyg, vilket motionen föreslår  skulle kunna lösas genom någon form av “fair pooling system”. Förslaget innehåller också en förbättring av rörelsens videokonferenssystem. Enligt förslaget ska rörelsen ha som mål att vara helt koldioxidneutrala 2025.

 

Sekretariatet föreslår att svenska sektionen ställer sig bakom finlands motion.

 

Styrelsen påpekar att det här är viktiga frågor för organisationen att arbeta med men vill se att motionen blir på en mer övergripande nivå. Styrelsen påpekar också att begreppet “koldioxidneutral” inte är helt okomplicerat då det innefattar en del av att köpa sig fri.

 

 

  • Jävsdeklaration

Linn Malmborg - Arbetar på We effect och Vi-skogen därför kan det uppstå jäv i förhållande till miljö och eller klimatkompenseringsfrågor och då kommer inte Linn att delta i de diskussionerna.

 

 

126. MÖTET AVSLUTAS

Nina Virkkala avslutar mötet.

 

 

Amanda Jackson

Ordförande

 

 

 

Nina Virkkala

Vice ordförande

 

 

 

Mårten Rosander

Justerare

 

 

 

Lina Jakobsson
Sekreterare