Punkt: 8.2 Motionsprocessen Underlag till styrelsemöte 12 december 2018

Till: styrelsen

Från: sekretariatet

Datum: 2018-11-30

Punkt: 8.2 Motionsprocessen 2019

 

BESLUTSUNDERLAG

 

Förslag till arbetsprocess

1.) Sekretariatet skriver förslag till styrelsens motionsyttranden i punktform och i enlighet med beslutad mall (enhetlig rubriksättning).

 

2.) Om sekretariatet upptäcker oklarheter i motionerna alternativt behov av redaktionella ändringar kontaktas den interimistiska beredningskommittén (IBK) som i den mån de har möjlighet kontaktar motionärerna för förtydliganden. Om IBK inte har möjlighet sköts kontakterna initialt av sekretariatet, eventuellt kan styrelsen kopplas in.

 

3.) På styrelsens marsmöte diskuterar styrelsens styrelsens motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet.

 

4.) Efter styrelsemötet lämnas förslag till färdiga texter till styrelsens planeringsutskott. Utskottet lämnar eventuella kommenterar på förslagen. Därefter är det ordförande som slutgodkänner alla motionsyttranden och styrelsens förslag till årsmötet.

 

 

TIDSPLAN

December

  • På styrelsens decembermöte diskuterar styrelsen förslag till årsmötet.

25 januari

  • Utskick styrelsens februarimöte: Diskussionsunderlag med styrelsens förslag till årsmötet.

8 februari

  • Styrelsemöte: Styrelsen beslutar vilka frågor/förslag styrelsen ska lägga fram till årsmötet samt inriktning/argument i de olika förslagen.

15 februari

  • Motionsstopp

  • Ansvaret för olika motionsyttranden fördelas inom sekretariatet. (De motioner som inkommit tidigare har fördelats tidigare.)

18-22 februari

  • Om det är någon fråga som är speciellt svår att landa innehållsmässigt så lyfter Anna den med Amanda. Sekretariatet äger för övrigt innehållet i motionssvaren fram till styrelsens marsmöte.

18 februari-7 mars (höstlov 25 februari-1 mars)

  • Sekretariatet formulerar förslag till motionsyttranden i punktform.

8 mars

  • Utskick till styrelsens möte 23 mars. Förslagen till motionsyttranden presenteras för styrelsen i punktform.

23 mars

  • Styrelsemöte: Förslagen till motionsyttranden i punktform och styrelsens förslag till årsmötet (hela texter) diskuteras av styrelsen.

25 mars

  • Sekretariatet skriver klart motionsyttrandena och styrelsens förslag till årsmötet i löpande text. Texterna lämnas i den ordning de blir klara till sekretariatet. Det slutgiltiga godkännandet görs av styrelsens representanter.

    • 25 mars: ev. telefonmöte med Amanda för att klargöra ev. utestående frågor från styrelsemötet.

    • 29 mars: sekretariatet skickar alla underlag till PU

    • 2 april: deadline för PU att lämnat ev. kommentarer till sekretariatet

    • 4 april: Sekretariatet skickar sista utkastet till Amanda

    • 5 april: Amanda slutgodkänner dokumenten

8-11 april

  • Korrläsning + samläsning med andra årsmöteshandlingar så att det står samma saker i alla dokument samt layout.

12 april

  • Årsmöteshandlingar skickas ut

 

 

Förslag till mall för styrelsens motionsyttranden till årsmötet 2019

 

Amnestys /svenska Amnestys arbete till dags dato (Vad har gjorts/görs redan inom området? Finns det i några styrdokument eller policy- inriktningsbeslut som reglerar frågan, hur fördelas mandat, arbete och ansvar mellan sekretariatet, styrelsen, internationella rörelsen?)

  • Neutralt och sakligt formulerad text, med den information som behövs för en bra diskussion om frågan på årsmötet. Det vill säga vad årsmötesdeltagarna behöver förstå för att sätta frågan i ett större sammanhang.

  • Om det finns policybeslut eller inriktningsbeslut i frågan ska svaret utgå från dem. Det ska också göras hänvisningar till dessa i svaret.

  • Om det finns snarlika motioner från tidigare år ska sekretariatet stämma av om argumenten fortfarande bör vara desamma och annars eventuellt motivera varför svaret ändras.

  • Om en fråga ligger utanför sektionens mandat alternativt inte ryms inom ramen för de strategiska målen osv ska yttrandet informera årsmötesdeltagarna om vilka steg som skulle behöva tas för att påverka sektionens mandat, de strategiska målen osv samt om motionen skulle passa bättre i ett annat forum än årsmötet.

 

Amnestys planer framöver (Finns det redan inplanerat i arbete framåt?)

  • Neutralt och sakligt formulerad text, med den information som behövs för en bra diskussion om frågan på årsmötet. Det vill säga vad årsmötesdeltagarna behöver förstå för att sätta frågan i ett större sammanhang.

  • Även om det inte finns några planer för exakt det som efterfrågas kan eventuellt arbete inom närliggande område beskrivas, om det kan vara intressant för årsmötesdeltagarna att känna till.

 

Konsekvensanalys (Om förslaget bifalls, vad innebär det, vilka resurser kräver det - personella, tidsmässiga och ekonomiska)

  • Neutralt och sakligt formulerad text, med den information som behövs för en bra diskussion om frågan på årsmötet. Det vill säga vad årsmötesdeltagarna behöver förstå för att sätta frågan i ett större sammanhang.

  • Beskriv vad beslutet skulle innebära och vilkaföljdverkningar beslutet skulle kunna få.

  • Konsekvenserna ska under den här rubriken inte beskrivas som negativa eller positiva, utan som neutrala konsekvenser.

  • Vad skulle förslaget ge för konsekvenser för Amnestys uppdrag, att göra så stor skillnad som möjligt? På vilket sätt skulle förslaget, om det går igenom, kunna förändra Amnesty och Amnestys sätt att arbeta/påverka? Ett förslag som handlar om att satsa mer resurser på dödsstraff skulle t ex kunna förstärka bilden av att Amnesty är en organisation som mest arbetar med dödsstaff osv.

 

Styrelsens yrkande

  • Här ska textenvara mer resonerande och ge argument för styrelsens yrkande.

  • Är det här en förändring som styrelsen tycker skulle vara positiv eller negativ för organisationen?

  • Styrelsens yttrande ska avslutas med: ”Styrelsen tillstyrker/avstyrker motionen”, ”Styrelsen anser motionen besvarad” eller ge förslag på alternativa att-satser som fångar upp andemeningen i motionen.

 

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att anta den föreslagna tidsplanen för motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet 2019;

 

att anta den föreslagna mallen för styrelsens motionsyttranden till årsmötet 2018 vilken innehåller rubrikerna “Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato”, “Amnestys planer framöver”, “Konsekvensanalys” och “Styrelsens yrkande”.