Informationsunderlag om hur centralt initierade aktiviteter kommuniceras ut Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 21 oktober 2011

Informationsunderlag om hur centralt initierade aktiviteter kommuniceras ut

Bakgrund

Uppdrag med anledning av motion:

att styrelsen åtgärdar så att rutiner finns som säkerställer att grupperna informeras och blir tillfrågade om de vill vara med att planera/genomföra centralt initierade aktiviteter inom deras geografiska område.

Med centralt initierade aktiviteter åsyftas nedan de aktiviteter som planeras från centralt håll i samband med kampanjdagar samt centralt initierade utbildningar inom ramen för kampanj eller ledarskapsarbetet samt de nationella rekryteringsträffarna.

Insats
Som framgår nedan är vår främsta kommunikationskanal Insats. Insats är en intern medlemstidning som går till samtliga gruppsekreterare och distriktsombud. Insats kommer ut en gång/månad och syftar till att kommunicera och inspirera till både centralt initierade aktiviteter och kampanjer, viktig föreningsformalia (som påminnelse och information om verksamhetsbidrag, ekonomisk redovisning) och information om mänskliga rättigheter. I samtlig kommunikation med nystartade grupper, nya gruppsekreterare, distriktsombud och liknande är vi noggranna med vikten av att läsa Insats.

Kampanjaktiviteter
Kampanjdagar informeras om i Insats drygt 2 månader innan själva kampanjdagen. I samband med detta läggs information upp på interna hemsidan.

Inför kampanjutbildningen mobiliseras samtliga grupper utanför storstadsregionerna om aktionsdagen via telefon och i storstadsregionerna via mail och telefon av de lokala kampanj- och aktivistsamordnarna.

I framtagandet av material konsulteras kampanjrådet som består av aktiva medlemmar från olika delar av organisationen.

Ungefär 6 veckor innan aktionsdagen ges en nationell utbildning och i vissa storstadsregioner följs denna upp av en lokal utbildning.

Cirka 1 månad innan kampanjdagen kommer ytterligare information om kampanjdagen, aktiviteter, material och temat i Insats.

Interna hemsidan uppdateras kontinuerligt och ca en vecka innan själva kampanjdagen går det ut information på externa hemsidan och via sociala medier.

Inför samtliga kampanjdagar produceras en lathund i syfte att underlätta såväl det praktiska arbetet som kommunikationen kring ämnet för aktivisterna.

Projekt - och ledarskapsutbildningar
Information om projekt- och ledarskapsutbildningarna går ut via Insats ca två månader innan sista anmälningsdagen. Information ges också på årsmöte, aktivistseminarium och vid andra tillfällen där sekretariatet har möjlighet att möta aktivister. Informationen finns ständigt på externa hemsidan på amnesty.se/ledarskap. Projektledarutbildningen har också en annons i Amnesty Press. I samband med att sekretariatet ringer runt till grupperna och informerar om kampanj/aktionsdagarna informerar vi också om andra aktiviteter som är på gång, till exempel möjligheten att söka dessa utbildningar.

Rekryteringsmöten
Sedan 2009 arrangeras centralt initierade rekryteringsmöten runt om i landet. På hösten görs en nationell satsning och under våren görs en lite mindre i framför allt storstadsregionerna.
Rekryteringsmötena kommuniceras via Insats minst två månader innan aktuellt möte (juni-numret för septembermötet) och dessutom görs en rundringning till samtliga distrikt och majoriteten av grupperna i landet där de uppmanas att delta. Externt kommuniceras dessa aktiviteter på hemsidan, i Amnesty Press samt via affischer och flygblad som grupperna kan beställa från sekretariatet utan kostnad. Samtliga deltagande grupper och distrikt förses med en lathund för att underlätta deltagandet.

Övrigt
Andra centralt arrangerade aktiviteter, så som ungdomsträffar, verksamhetsmöten, deltagande i grupper av olika slag, kommuniceras också via Insats. Gällande kampanjaktiviteter, Projekt- och ledarskapsutbildning samt Rekryteringsmöten används även Årsmötet, Distriktsombudsmötet samt Aktivistseminariet för att samordna och informera om dessa aktiviteter.