Protokoll oktobermötet 2011 Protokoll från 1-2 oktober 2011

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 29 OKTOBER 2011

Tid: Kl.9.00 – 18.00 Lördag 29 oktober 2011
Plats: Sekretariatet, Stockholm
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Maria Eklund
Justerare: Gustaf Löfgren

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Christer Arnrup
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Anton Lidström
Gustaf Löfgren
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant, § 70-82)
Tora Törnquist
Maja Åberg (personalrepresentant, § 70-88)

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 70-88)
Elisabet Dunder (§ 80)
Dan Grundin (§ 80- 81)
Miriam Isaksson (§ 80-81)
Fredrik Kron (§ 80-82)
Hannah Laustiola (§ 70-88)

Övriga

Öjar Janhager, granskningskommittén (§ 70-88)


§ 70 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Maria Eklund.


§ 71 Fastställande av dagordningen

Frågan om nytt styrelseforum samt en fråga från ett distrikt om revision för grupper med inkomst över 50 000 kr läggs till under punkten Övriga frågor.

Beslut

att med dessa tillägg fastställa dagordningen.


§ 72 Protokoll från möte med sektionens styrelse 17-18 september 2011

Michael Falk lyfter fram att det i protokollet från septembermötet står att det var ett tjugotal distriktsombud närvarande under verksamhetsmötet. Han påpekar att de närvarande var en blandning av distriktsombud och distriktsaktiva, ej enbart distriktsombud.

Beslut

att med detta förtydligande godkänna protokollet från septembermötet.


§ 73 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.

§ 74 Utvärdering av styrelsemötet

Michael Falk går igenom sammanställningen av styrelsens utvärdering av föregående möte. En del invändningar fanns gällande underlagen till mötet. Han påminner om att det är viktigt att ledamöterna kommenterar anledningen till missnöjet i de fall de inte är helt nöjda. Sofia Halth påminde om möjligheten för ledamöter att prata med henne eller Michael Falk om de vid något tillfälle inte känner sig hörda.

§ 75 Rapport om per capsulambeslut

Beslut fattade per capsulam sedan styrelsens septembermöte:


10 oktober 2011

Direktiv för uppdragsgrupp om de lokala gruppernas utveckling inom Amnesty

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att tillsätta en uppdragsgrupp enligt dessa direktiv med stöd från sekretariatet,

att uppdragsgruppen lämnar en första rapport vid styrelsens decembermöte 2011, där man förtydligar sin arbetsprocess och om man vill lägga till ytterligare frågor att utreda/arbeta med,

att uppdragsgruppens slutrapport presenteras för styrelsen på septembermötet 2012 samt att uppdragsgruppens rapport behandlas under mötet för aktiva på distriktsnivå samma helg.


18 oktober 2011

Ny ort för årsmötet 2012

Beslut

att på grund av praktiska skäl återkalla beslutet om att hålla årsmötet 2012 i Sandviken,

att istället hålla årsmötet 4-6 maj 2012 i Uppsala.

§ 76 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh ger några axplock ur rapporten och nämner bland annat att den Universal Periodic Review som FN gjorde på Swaziland föll mycket väl ut då resultatet följde Amnestys rekommendationer nästan till punkt och pricka, en förtjänst av bra lobbyarbete. Många positiva reaktioner följde på den film den svenska sektionen tog fram för att mobilisera aktivism. På aktivismfronten kan nämnas en workshop som har hållits i Karlstad med en metod som har tagits fram för (att jobba med) att stärka distrikten. Postkodlotteriets projekt Pole to Pole har besökt Amnestys projekt i Mexiko. Vidare har telemarketingverksamheten utökats och nått goda resultat. MR-utbildningsprojektet går även det mycket bra, likaså Angeläget, där dvd:n från årets upplaga av festivalen beställts i hög omfattning av skolorna och de webb-baserade spel som snart ska lanseras i skolorna har tagits emot väl i pilotgrupper. Turkietprojektet avslutas däremot nu men ett fortsatt samarbete med den turkiska sektionen kan eventuellt komma att återupptas i framtiden.

Sofia Halth noterar att sektionen har varit väldigt synlig i media både denna period och tidigare. Hon upplever att synligheten har ökat och anser därför att det vore intressant om en jämförelse över tid kunde presenteras vid något möte framöver.

Lisbeth Kohls, anser att många glädjande resultat kan läsas ut i rapporten, hon anser att det är viktigt att uppmärksamma framgångar och vill därför veta hur sekretariatet firar dem. Vidare undrar hon varför Amnesty inte är medarrangör av MR-dagarna som hålls i Stockholm i november. Lise Bergh förklarar att sektionen inte brukar vara med som arrangörer men däremot delta som utställare eller som arrangör av seminarier under MR-dagarna. På frågan om hur framgång uppmärksammas försäkrar hon att det brukar lyftas upp på olika sätt, och att hon själv brukar föra styrelsens feedback vidare till personalen efter styrelsemötena.


§ 77 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de har jobbat med sedan senaste styrelsemötet.

§ 78 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

Anton Lidström meddelar att inga internationella konsultationsprocesser pågår och att arbetet därför gått in i en lågintensiv fas. Han själv och Lisbeth Kohls har skickat en enkät till medlemmarna i AIK för att utvärdera hur arbetet i kommittén fungerar och ska i samband med det utvärdera om eventuella förändringar i kommitténs mandat behövs. Därefter kommer nyrekryteringen att påbörjas.


§ 79 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup har enligt överenskommelse med Amnestyfondens styrelse distribuerat deras senaste protokoll till styrelsen i ett försök till utökat informationsutbyte mellan styrelserna. Styrelsen uppskattar förändringen och utskicken av Amnestyfondens protokoll kommer därför att fortsätta. Han meddelar vidare att Amnestyfonden har bildat två interna uppdragsgrupper om metod och policy.


§ 80 Ekonomi

-Ekonomisk rapport för det andra tertialet 2011

Elisabet Dunder föredrar. På intäktssidan har sektionen en budget på 85 mkr, utfall till och med augusti i år låg på 55 mkr, och prognosen för det tredje tertialet ligger på 83 mkr. Det väntade utfallet är därmed 2 mkr lägre än budgeterat av flera orsaker. De förändringar som skett på intäktssidan är bl a att den förväntade utdelningen av Postkodlotteriet, budgeterat till 11mkr, uteblir detta år på grund av att PKL numera kommer göra sin årliga utdelning först efter bokslut är gjort för innevarande år, enligt Lotteriinspektionens rekommendationer. Ett testamente på nästan samma summa, 11,7 mkr, har inkommit och väger därmed upp förlusten.

Intäktsmålen för face-to-faceverksamheten var högt satta och kommer inte kunna nås. Detta beror i hög utsträckning på personalförändringar under året som påverkat projekten och bland annat lett till en senare start. Det har även varit svårt att rekrytera värvare. Miriam Isaksson tillägger dock att resultatet kommer att hamna på ungefär samma nivå som förra året, det är alltså ingen nedgång men heller inte den förväntade ökningen. Slutligen förklarar Elisabet Dunder att den flytt sekretariatet i Stockholm hade inplanerad blev försenad, vilket också påverkat intäkterna negativt eftersom de nya lokalerna med större yta skulle ha genererat mer intäkter via utökad Telemarketing.

På kostnadssidan bör nämnas att projektet MR i skolan blev försenat i starten vilket medfört att kostnader för detta projekt kommer stjälpa över på nästa år. Också mobiliseringsprojektet kom igång senare än planerat. I övrigt är den största förändringen på kostnadssidan det obligatoriska IS-bidraget. En ny beräkningsgrund för detta bidrag införs vid årsskiftet 2011/12 i samband med implementeringen av One Financial Amnesty (1FA). Initialt innebär det en sänkning av bidraget för den svenska sektionen, från 20,4 till 17,1 mkr. Sänkningen beror bl a på att procentsatserna i de lägre intäktsbanden sänkts, att sektionens extra frivilliga bidrag på närmare 8 mkr 2010 är avdragsgilla, att den svenska kronan stärkts mot euron samt att insamlingskostnaderna är fortsatt avdragsgilla. Detta medför att den s k IS-reserven på 5,7 mkr löses upp då den inte längre behövs.

Den förändrade beräkningsmetoden påverkar även sektionens planering för att uppnå nyckeltalen från Svensk insamlingskontroll. För att hålla oss inom riktlinjerna för hur mycket som går till ändamål respektive administration och insamling, måste sektionen använda minst 4 mkr ytterligare som ändamålskostnader 2011.

Anton Lidström framhåller att den här senaste version av 1FA kom nu, men menar att vi även tidigare har varit medvetna om vilka förändringar som var på gång och frågar därför om det hade varit möjligt förutse denna förändring och dess konsekvenser. Elisabet Dunder förklarar att sekretariatet har varit förberedda på olika förändringar, men inte vetat exakt vilka, då flera lösningar varit möjliga. De slutgiltiga besluten togs först på ICM i augusti.

Vidare poängterar Anton Lidström att det är tredje året som face-to-face inte gått ut som budgeterat och undrar vad det beror på. Miriam Isaksson meddelar att det inte varit några problem tidigare och att detta framför allt beror på personalomsättningen på kontoret, inte på det jobb värvarna utför. I år har vi även haft problem att rekrytera värvarna, något som vi inte hade problem med förra året men däremot året innan det. Det kan alltså vara något som går upp och ner. Det skulle även kunna bero på att vi haft nya koordinatorer, men också att vi budgeterat lite för optimistiskt.

Christer Arnrup konstaterar att flera förseningar påverkat budgeten, och funderar på om vi har varit för optimistiska i budgeteringen överlag. Maria Eklund noterar att det är svårt för sekretariatet att komma igång med rekryteringar till olika projekt i januari när beslut om budget fattas så sent som i december och anser därför att kunde vara värt att inför framtiden fundera på om styrelsen, för att underlätta sekretariatets planering, borde avsätta en summa pengar för projekt redan tidigare på året.

Michael Falk frågar dels hur mycket sektionen måste ge i frivilligt bidrag till IS om vi inte vill öka vår överreserv och dels om det fortfarande stämmer så som sagts tidigare, att ett eventuellt införande av avdragsrätt för gåvor inte skulle påverka Amnesty, och i så fall om det även gäller för Amnestyfonden. Elisabet Dunder svarar att den överreserven bara ökar om vi gör plusresultat och att den budgetbaserade reserven är oförändrad. Det är riktigt att avdragsrätten för gåvor inte gäller Amnesty eftersom Amnesty inte är en hjälporganisation, däremot är hon osäker på om det skulle komma att påverka Amnestyfonden.

Anton Lidström påpekar att sektionen har haft ett stort överskott flera år i rad och konstaterar att vi idag trots att vi budgeterar balanserat ändå underförstått räknar med ett överskott eftersom vi har blivit vana vid att få det. Han anser att det kanske vore dags att se över budgeteringsprinciperna, och ifrågasätter om vi måste ha ett så stort överskott samt om vi måste budgetera balanserat. Sekretariatet håller med om att sektionen gjort överskott de senaste åren, trots en balanserad budget. Vissa intäktsslag är svåra att budgetera, försiktighetsprincipen kan vara bra ibland som senast under finanskrisen 2008, då Humanfonden gick 2 mkr under budget. Utdelningen från PKL är dessutom något oförutsägbar och sekretariatet anser att nuvarande budgetringsprinciper är bra, men tillägger att det inte alls är fel att se över dem.

-Frivilligt bidrag till MENA och AVC

Lise Bergh redogör för de två s k anrop på frivilliga bidrag som kommit från internationellt håll. Det första kom i samband med ICM i augusti i år då det visat sig att arbetet med Mellanöstern och Nordafrika (MENA) varit väldigt resurskrävande. Då det handlar om ett krisarbete som ej var planerat och budgeterat för behöver IS £1 miljon för 2012 och 2013 respektive. När anropet kom var det inte möjligt för sektionen att fatta beslut om detta men det bör inte vara något problem att göra det nu då vi enligt prognosen går med ett överskott på 5,4 mkr och vi redan konstaterat att sektionen för att nå till Svensk insamlingskontrolls nyckeltal måste skänka pengar till IS.

Den andra förfrågan har uppkommit på grund av att slutmålet för när sektionerna enligt 1FA senast ska ha uppnått den bestämda kvoten för sitt IS-bidrag, har flyttats från 2016 till 2021. Därav fattas det pengar för IS för 2012 och de måste ta in det de går miste om via frivilliga bidrag. Den internationella styrelsen (IEC) behöver besked i början av december om hur mycket sektionen kan bidra med eftersom de behöver planera sin budget. Detta frivilliga bidrag är 6% av sektionernas inkomst, vilket för svenska sektionen skulle bli 5,25 mkr. De behöver även en indikation på hur mycket vi kan tänkas ge för 2013. Det innebär att styrelsen helst inte bör vänta med att fatta beslut till sektionens budgetförslag presenteras i december.

Diskussion uppstår om de två olika bidragen och olika aspekter av frågan ställs mot varandra. Å ena sidan menar flera i styrelsen att det är problematiskt att styrelsen förväntas fatta beslut om ett extra frivilligt bidrag (AVC) utan att ha sett helheten genom budgetförslaget samt utan att ha insyn i vad sektionen annars hade kunnat använda det planerade överskottet till. Exempelvis kanske det finns verksamhetssatsningar inom sektionen som varit önskvärda att avsätta pengar till. Samtidigt anser några, borde styrelsen kunna betala ut det extra bidraget till MENA-arbetet på en gång, och då till och med höja sekretariatets föreslagna en miljon till två miljoner. Detta med tanke på att överskottet blir så stort i år och att sektionen ändå inte kan behålla de pengarna med hänvisning till Svensk insamlingskontrolls krav, samt det faktum att pengarna till MENA behövdes omgående.

Å andra sidan föredrar flera i styrelsen att skänka medel som inte är öronmärkta, eftersom det går mer i linje med tanken om Ett Amnesty då det erbjuder IS en möjlighet att själv avgöra var pengarna gör bäst nytta för att uppnå våra mål. Om det sedan är på MENA-området är det inget som hindrar IS att lägga pengarna där ändå, menar dessa ledamöter. Vidare framförs att det är osäkert hur mycket pengar IS kommer att få in på de två anropen och om flera sektioner exempelvis skulle ge stora summor till MENA-arbetet kanske det redan är tillräckligt, medan det kan hända att man inte får in tillräckligt för övriga planerade projekt som anges inom ramen för det som skänks som extra frivilliga bidrag (AVC). I sådant fall kanske det vore klokt om styrelsen avvaktade något för att låta sekretariatet ta reda på hur anropen fallit ut internationellt.

Slutligen klargörs det att det som skiljer de två anropen om extra bidrag åt, är att det som rör MENA-arbetet handlar om att fastslå en engångssumma för utbetalning nu i år, medan det allmänna extra frivilliga bidraget handlar om att avsätta en procentsats av inkomsterna för 2012 och 2013 som går till den internationella rörelsen, utöver det sedvanliga IS-bidraget.

Styrelsen kommer överens om att fatta beslut om MENA-bidraget vid dagens möte men lämna den exakta summan till sekretariatet att avgöra. Vidare är styrelsen ense om att fatta ett helhetsbeslut om överskottet vid decembermötet, inklusive ett ställningstagande i frågan om hur mycket som ska skänkas i extra frivilligt bidrag. Kassör Maria Eklund lämnar som medskick till sekretariatet att sektionen ska klara Svensk insamlingskontrolls krav, samt använda hela överskottet.

Beslut

att svenska sektionen ger ett extra frivilligt bidrag till IS ur vår budget för 2011 på upp till 2 miljoner för arbetet med MENA,

att uppdra åt sekretariatet att till decembermötet ta fram förslag på hur vi ska använda överskottet för 2011.


§ 81 Plan 2010-11, Tertialrapport 2 2011

Lise Bergh inleder med att framhålla att tertialperioden kan upplevas som kortare än vanligt eftersom sommarmånaderna var relativt lugna. Sektionens firande av Amnestys 50-årsjubileum i maj var en viktig händelse och antalet pressklipp som tog upp medlemsaktiviteter slog alla rekord. En annan höjdpunkt under perioden var på området företagsansvar där Amnestys rekommendationer till OECD om riktlinjer för multinationella företag kommit med, i bra samarbete med UD. Partnerskapet med Amnesty i Sierra Leone har gått fortsatt bra och arbetet mot mödradödlighet Nicaragua har också varit framgångsrikt under perioden. Minskningen av intäkter från face-to-face, som tidigare nämnts, är viktig att ta upp samtidigt som Lise Bergh poängterar att minskningen inte har med minskat intresse för Amnesty att göra. Värt att nämna särskilt är att besöken på amnesty.se gått upp med 18% sen förra året och att antalet underskrifter på vädjanden ökat med 40%. Arbetet med att jämställdhetsintergrera sekionens verksamhet är påbörjat.

Portföljerna i verksamhetsplanen gås igenom var för sig av de ansvariga cheferna och styrelsen ges möjlighet att ställa frågor.

Andreas Bokerud konstaterar att såväl frågan om att få Sverige att ratificera Migrantarbetarkoventionen som frågan om att ta avstånd från diplomatiska försäkringar, verkar vara relativt låsta. Han undrar därför om sekretariatet funderat på att se över om den valda strategin fungerar. Fredrik Kron menar att i fråga om diplomatiska försäkringar måste man anta ett längre tidsperspektiv, ser man ett antal år bakåt i tiden har det rört sig framåt, om än långsamt. Frågan står idag inte speciellt högt på dagordningen längre vilket den gjorde för några år sedan, då den nuvarande plan togs fram. Maja Åberg tillägger att målet om diplomatiska försäkringar har haft ett egenvärde att ha kvar också av skälet att Amnesty i dagsläget är de enda som i någon mån ser till att frågan hålls kvar på dagordningen. Det sänder en signal till politikerna om att Amnesty fortfarande har ögonen på dem. För tillfället är frågan dock inte något som Socialdemokraterna och Moderaterna tjänar på att offentligt ta ställning emot.

Gällande Migrantarbetarkonventionen förklarar Fredrik Kron att inställningen är ännu mer sval. En svensk ratificering kvarstår som slutmål men till nästa verksamhetsplan borde sekretariatet möjligen fundera på att sätta ett annat annat delmål, för att det ska bli uppnåeligt under planperioden.

Michael Falk konstaterar att det i portföljen om kommunikation går det att läsa om satsningar på mediaområdet, men att målet om en särskilt satsning på att via media nå ut till målgrupper med annan etnisk bakgrund än svensk, trots det inte har hunnits med. Han undrar om detta beror på en för liten budget på området. Miriam Isaksson framhåller att den extra tjänst på press- och mediaområdet som kan läsas om i rapporten, tillsattes först i augusti, och därför knappt kan räknas som en extra resurs under detta tertial. Elisabeth Löfgren tillägger att det innebär ett stort arbete att rikta satsningar gentemot de grupperna, men att det görs ibland. Den nya tjänsten har dock stort fokus på att samordna all extern kommunikation och det uppsatta målet hinns inte med inom ramen för pressekreterarens tjänst.

Sofia Halth efterlyser mer koncis rapportering från de olika verksamhetsområdena, där måluppfyllelsen framgår bättre, likt i de ”trafikljusrapporter” som lämnas för det tredje tertialet.

§ 82 Rutiner för information om centralt initierade aktiviteter till lokala grupper

Sekretariatet har mot bakgrund av ett årsmötesbeslut från tidigare i år, tagit fram ett underlag som beskriver hur sekretariatet informerar grupperna om de aktiviteter som planeras från centralt håll i samband med kampanjdagar, centralt initierade utbildningar inom ramen för kampanj eller ledarskapsarbetet samt de nationella rekryteringsträffarna.

Fredrik Kron förklarar att det årsmötesbeslut som gav upphov till frågan om hur sekretariatet informerar om centralt initierade aktiviteter gällde hur specifikt grupperna informeras. Avseende grupperna är Insats den främsta informationskanalen där allt som sker och är på gång inom sektionen sammanfattas. Det är även via Insats som återkoppling efter aktiviteter framförs med information om hur resultatet blev.

Karin Armgren önskar dock framföra som medskick att en enskild aktivist, som inte ingår i någon grupp eller annan struktur, kanske inte nås av Insats och därför tror att det är AP som är informationskanalen för medlemmar. Hon anser att det kan vara värt att se över hur man kommer tillrätta med det informationsglappet.


§ 83 Uppföljning av ICM-beslut

Styrelsen diskuterar de föreslagna åtgärderna och reviderar dem i enlighet med den diskussion som förs. I de fall åtgärderna diskuteras framgår kortfattat styrelsens diskussion av underlaget i texten nedan.

1 Response to the interim independent review

Åtgärd: Beslutet gäller i första hand IS, men sektionen bör naturligtvis ta del av de riktlinjer för IEC och IS som tas fram för att se om några av dem bör och kan integreras i sektionens regelsystem. Samt uppdra åt sekretariatet ta hänsyn till ICM:s beslut 2011:1 i den riskanalys som tas fram till junimötet 2012.

Styrelsen vill se ett förtydligande i beslutet av att det bör tas hänsyn till det internationella beslutet och dess följder, i form av riktlinjer och rapporter, när nästa riskanalys tas fram inom sektionen. Detta för att kunna upptäcka eventuella svagheter inom vår egen sektion som möjligen inte är samma som dem IS hade.


2 Opposing the detention or imprisonment of conscientious objectors who are total objectors

Åtgärd: Sektionen inväntar studien.


3 Children

Åtgärd: Sektionen inväntar de kampanjer m m som IS initierar och där barns rättigheter specifikt tas upp.


4 Develop a strategy for global monitoring

Åtgärd: En konsultationsprocess pågår där sektionen deltar genom AIK och Andrea Bodekull på sekretariatet.


5 Acceptance of government funds

Å tgärd: Sektionen ska agera för att ingå i den utvärdering/utredning som ska göras.

Styrelsen vill göra formuleringen i beslutet starkare för att markera tydligt att sektionen önskar ingå i den utredning som är en följd av den australiensk-svenska resolutionen.


6 Strengthening partnerships between local groups

Åtgärd: Sektionen ska agera för att delta i pilotprogrammet med partnerskapet med Sierra Leone som exempel samt föreslå att landsamordningar och grupper som jobbar med IAR-fall ska ingå i pilotprogrammet.

Styrelsen önskar se ett tillägg som stämmer in på årsmötesbeslutet från tidigare i år om att stärka samverkan mellan landsamordnare internationellt.


7 Operational and governance standards

Åtgärd: Ingen, utöver att invänta licensavtalet.


8 New forms of Amnesty International presence

Åtgärd: Ingen.


9 International Executive Committee authority to act in cases of section crisis

Åtgärd: Ingen.


10 Diversity and gender-equality

Åtgärd: Arbete med detta pågår i sektionen.


11 Inclusion of external expertise and perspectives

Åtgärd: Sektionen inväntar studie från IEC. Sektionen använder sig redan av externa experter när det gäller t ex framtagande av verksamhetsplan och i jämtegreringsarbetet.

Skillnaden mot det liknande beslut som fattades på ICM 2009 är att detta beslut främst handlar om att inkludera externa aktörer när ledning och styrning ska stärkas. I det här fallet handlar det därför om att invänta IEC före den svenska sektionen agerar.


12 Statute amendment to calrify election procedures

Åtgärd: Ingen.


13 Publicizing election vote totals

Åtgärd: Ingen.


14 Amendments to the process for nominationg and electing international Executive Committee members

Åtgärd: Ingen.


15 Conflicts of interest

Å tgärd: Beslutet ska implementerats i sekretariatets arbetsordning och styrelsens arbetsordning. Valberedningen ska informeras om beslutet.


16 Roles and responsibilities of Amnesty International governance bodies

Åtgärd: Ett arbete med att implementera matrisen i sektionen ska påbörjas genom sekretariatet och strategigrupp 3.


17 Chairs Forum

Åtgärd: Ingen.


18 One Financial Amnesty

Åtgärd: Beslutet har börjat implementeras i sektionen.


19 Technical finance issues

Åtgärd: Beslutet är redan implementerat i sektionen.


20 Statute amendment on financial reporting

Åtgärd: Ingen.


21 International Executive Committee Compensation

Åtgärd: Att sekretariatet jämför IEC:s regler med sektionens regler för kompensation och återkomma till styrelsens marsmöte 2012 med eventuellt förslag på åtgärd.

När en utredning om ersättningsprinciper till sektionsstyrelsen gjordes inom sektionen 2009 gällde andra regler internationellt. När nu detta beslut fattats menar styrelsen att det finns skäl att jämföra sektionens regler med de internationella för att se om det råder några större skillnader.


22 Transparency on compensation

Åtgärd: Att sekretariatet till styrelsens marsmöte återkommer med förslag på hur vi kan redovisa motsvarande information.

Styrelsen har delvis olika uppfattningar om hur ICM-beslutet ska tolkas, där någon menar att det handlar om hur IS redovisar information om ersättningar till sektionerna, medan någon annan menar att det istället handlar om hur det redovisas externt. Inom den svenska sektionen redovisas i dagsläget generalsekreterarens lön på hemsidan och i årsredovisningen. Ledningsgruppens löner redovisas i klumpsumma men det går att räkna ut vad det blir för lön per chef. ICM-beslutet gäller bara IS men styrelsen enas om att gå ett steg längre och se över hur den svenska sektionen redovisar motsvarande information.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att bevaka att ovanstående åtgärder genomförs och där så erfordras återkomma till styrelsen med förslag på beslut,


§ 84 Direktiv för utredning om Amnesty Press (AP)

Lise Bergh föredrar och meddelar att det förslag på direktiv som presenteras har hanterats lite annorlunda än vanligt då det är en blandning av sekretariatets och strategigrupp 1:s (SG1) förslag på skrivningar. I vissa fall delar inte sekretariatet och SG1 samma uppfattning.

Diskussionen kommer därför in på olika formuleringar, vad dessa syftar till och hur de kan uppfattas. Framför allt diskuteras begreppet ”styrning” och vad som menas med detta. Personalrepresentant Maja Åberg framför en oro från personalen över att ordet ”styrning” signalerar att styrelsen vill vara med och bestämma över innehållet i tidningen. Hon menar att AP uppskattas av många och understryker att våra aktiva medlemmar är relativt få i förhållande till det totala medlemsantalet. Om dessa personer eventuellt vill se mer information i tidningen om svenska Amnestys aktiviteter behöver det inte betyda att också resten av medlemskåren önskar det. Hon upplyser även om att det tidigare fanns ett redaktionsråd för AP och att medlemmarna i det ibland var de som mest aktivt tryckte på för att AP kritiskt skulle granska den svenska sektionens arbete.

Michael Falk förklarar att SG1 i sin diskussion betraktat ”ansvarig utgivare” som en juridisk term medan formuleringen ”tidningens styrning” avsåg styrning i största allmänhet och att ta ett helhetsgrepp kring detta på samma sätt som man regelbundet utvärderar sina andra kommunikationskanaler. Han understryker dock att de inte är intresserade av att frånta redaktören oberoendet, och att han inte uppfattar det som någon annan i styrelsens vilja heller. Lisbeth Kohls tillägger vidare att en tidning inte kan vara beroende av bara en person och att det därför är viktigt att belysa AP:s roll i ett förändrat medielandskap. Tora Törnquist framför att styrning kan innebära så mycket mer än just tidningens innehåll, exempelvis dess målgrupp, hur den finansieras, distribueras med mera, och att det måste vara möjligt för styrelsen som ägare av tidningen att diskutera också detta. Lise Bergh framför att sekretariatet inte har några synpunkter på om ansvarigt utgivarskap ska vara med som en fråga i utredningen eller inte, det är helt upp till styrelsen.

Styrelsen kommer överens om några ändrings- och tilläggsförslag för att bättre beskriva styrelsens avsikt med direktiven, enligt nedan.

- Ordet ”ska” i stycken om utredningens syfte ändras till ”skulle”, ”skulle kunna” eller ”kan”.
- Under stycket ”Syfte och uppdrag” läggs följande mening till:
Utredningen ska presentera möjliga modeller och fördelar och nackdelar med dessa.
- Rubriken ”Tidningens styrning” ändras till ”Tidningens styrning och ansvarigt utgivarskap”.
- Ordet ”innehåll” stryks i stycket om att man ska utreda hur tidningen styrs.

Beslut

att anta förslaget på direktiv för utredning av Amnesty Press, med ovannämnda justeringar,

att uppdra åt sekretariatet att tillsätta uppdragsgruppen senast i november 2011,

att utse Michael Falk till kontaktperson för uppdragsgruppen.


§ 85 Inför European Directors Forum

-European Priority Statement (EPS)

Lise Bergh föredrar. European Directors Forum (EDF) träffas två gånger per år. Tidigare hade man en ettårig handlingsplan (EPS) men det har ändrats till en tvåårig för att bättre synkronisera med Global Priority Statement (GPS) och den globala ordningen.

EPS följer GPS och anger den europeiska ”benet” i de kampanjer och områden som föreslås i GPS samt två specifika europeiska kampanjer. De områden som väljs ut följer alltså GPS men sätter fokus på vad just EU och de europeiska regeringarna kan göra för skillnad för att nå upp till de globala målen. Vidare är ERS (European Regional Space - Europasamarbetet) en del som kommer integreras i arbetet med ”Moving Closer to the Ground”, utflyttningen av IS, där exempelvis det redan befintliga EU-kontoret blir ett viktigt nav.

-Budget

Lise Bergh meddelar att EDF förra året bestämde att sektionerna skulle avsätta 1,55 % av de beskattningsbara intäkterna (assessable income) till Europaarbetet, men när ett nytt fördelningssystem nu har införts blir procentsatsen istället 1,24%. I övrigt har Europakontoret tagit över IS uppgift att bevaka och jobba gentemot Europarådet. En extra tjänst har därför tillsatts speciellt för detta på EU-kontoret, men tjänsten betalas av IS.

Punkten ”presidency” i budgeten handlar om att budgetera extra för att Cypern ska vara EU-ordförande nästa år, och eftersom det inte finns någon sektion där som kan ta kostnaderna för detta måste det arbetet gå på ERS budget. Gustaf Löfgren noterar dock att siffran kvarstår flera år framåt och undrar hur det kan komma sig. Lise Bergh åtar sig att vidarebefordra frågan till EDF.

Andreas Bokerud undrar om de utökade kostnaderna under budgetposten ”housing” beror på en ny lokal. Lise Bergh förklarar att det handlar om ett utökat kontor för att ge rum åt fler praktikanter samt andra besökare. Sofia Halth frågar om generalsekreteraren känner sig trygg med budgeten och får svaret att hon gör det.

Styrelsen diskuterar beslutsformuleringen något då vissa vill lämna mandatet till generalsekreteraren mer öppet medan andra menar att det är viktigt att de beslut som fattas går i linje med vad som nu presenterats. Styrelsen kommer överens om nedanstående formulering.

Beslut

att styrelsen ger generalsekreteraren mandat att på European Directors Forum godkänna förslag till handlingsplan och budget förutsatt att det väsentligen faller inom ramarna för det förslag som presenterats.


§ 86 Amnesty som arbetsgivare

Lise Bergh presenterar den arbetsgivarstrategi hon har tagit fram på uppdrag av styrelsen och som bland annat omfattar riktmärken för lön, arbetsmiljö, med mera. Dokumentet ägs av generalsekreteraren (GS) och är tänkt att ge henne vägledning i arbetsgivarrollen. En stor utmaning i arbetsgivaransvaret är att en arbetsplats som Amnesty, i jämförelse med exempelvis ett företag eller en myndighet, har att förhålla sig till medlemmar och frivilliga. En annan viktig fråga är arbetsmiljön, där även medarbetarna själva är medansvariga. Gällande lönerna ska Amnesty lägga sig på en mellannivå inom den ideella sektorn samt förhålla sig till jämförbara organisationer inom sektorn. Det är dock viktigt att lönenivån alltid hålls på en nivå som bibehåller medlemmarnas förtroende. Andra centrala inslag i strategin är kompetensutveckling, närvaro i den internationella rörelsen, aktivt jämställdhetsarbete samt gott ledarskap. Policyer som finns i personalhandboken och som styr arbetsgivarrollen beskrivs inte i strategin. Ledningsgruppen och facket har konsulterats men generalsekreteraren har haft sista ordet i strategins utformning.

Diskussion uppstår om vad styrelsens roll i förhållande till arbetsgivarstrategin bör vara och huruvida de bör fatta beslut om den eller inte. Samtidigt som styrelsen har delegerat arbetsgivaransvaret till GS och det därmed finns frågor som måste vara upp till GS ensam att bestämma om, finns det frågor av strategisk karaktär som rör styrelsen. Många ledamöter menar att att det är svårt att fatta beslut om en strategi som denna utan att först diskutera igenom alla strategiska vägval. Som exempel lyfts några frågor upp specifikt. En av dessa är relationen mellan anställda och medlemmar/frivilliga/aktivister/praktikanter samt vilka anställningsvillkor och anställningsformer sektionen använder sig av. Även lönenivåerna blir föremål för diskussion och flera olika ståndpunkter lyfts fram. Styrelsen är ense om att en mer omfattande strategisk diskussion om arbetsgivarfrågor är nödvändig längre fram.

Sofia Halth menar att tanken med arbetsgivarstrategin från början var just att ställa upp några strategiska inriktningsfrågor för styrelsen att fatta beslut om. Senare har dokumentet, med hennes stöd, utvecklats till att snarare ge en nulägesbeskrivning av hur arbetsgivaren ser på verksamheten. Ett mer normativt dokument får däremot diskuteras vid senare tillfälle.

I övrigt lyfts det upp att mångfald och jämställdhet är utskilda i strategin medan det är vanligare i arbetsgivarsammanhang att hänvisa till diskrimineringslagstiftningen enbart, såvida man inte vill sträcka sig utöver lagstiftningen i sina ambitioner på ett specifikt område. Vidare framförs att arbetsgivarstrategin bör tas med i den förteckning av samtliga styrdokument som beslutades om vid förra styrelsemötet. Styrelsen beslutar även att återkomma till de strategiska vägvalen i arbetsgivarfrågorna under våren 2012.

Beslut

att styrelsen förklarar sig informerad om generalsekreterarens syn på Amnesty som arbetsgivare,

att uppdra åt SG3 att identifiera strategiska vägval för styrelsen i arbetsgivarstrategin och presentera dem till styrelsens februarimöte 2012.


§ 87 Årsmöte 2012

-Lägesrapport förberedelsearbetet

Hannah Laustiola informerar om att Uppsaladistriktet nu tagit över årsmötesförberedelserna och att sökandet efter lämplig årsmöteslokal är påbörjat. Hon kommer att åka till Uppsala för att titta på förslag från distriktet någon gång i slutet av november och räknar med att lokal ska kunna fastslås så snart som möjligt efter det.


-Ny text i årsmöteshandboken om diskriminering

Hannah Laustiola presenterar förslaget till tillägg i årsmöteshandboken om diskrimineringsombudens roll. Karin Armgren föreslår att ordet trakasserier, som enligt lagstiftning är kopplat till diskrimineringsgrunderna, förs in i meningen om vad diskrimineringsombudens uppgift är. Den skulle då komma att lyda: ” Deras uppgift är att finnas på plats under hela mötet för ta emot eventuella klagomål från årsmötesdeltagare som upplever sig diskriminerade, trakasserade eller på annat sätt kränkta.”. Styrelsen stödjer tillägget. Hon föreslår även att en låda där man kan anmäla kränkningar och trakasserier finns på plats på årsmötet då kanske inte alla är bekväma med att göra sådant direkt till diskrimineringsombuden.

Beslut

att införa det föreslagna stycket, med nämnda justering, sist i årsmöteshandboken.


§ 88 Övriga frågor

-Styrelseforum

Andreas Bokerud rekapitulerar turerna kring det nya styrelseforumet. Ett möte hölls den 20 oktober med alla berörda i styrelsen och på sekretariatet. På mötet diskuterades hur frågan skulle tas vidare och det specificerades vad styrelsens behov består i. Strategigrupp 1 hade tagit fram tre alternativa webbforum som skulle kunna fungera att antingen köpa in eller ha som modell. En tidsplan för det fortsatta arbetet togs också fram och IT-ansvarig på sekretariatet har fått i uppdrag att ta fram ett förslag på tekniska plattformar. Planen är att det nya forumet ska kunna tas i drift i mitten av november. SG1 och sekretariatet håller fortsatt kontakt om utvecklingen och kommer presentera förslaget på nytt styrelseforum så fort det är klart.


-Revisorsfrågan

Maria Eklund berättar att årsmötet 2009 fattade beslut om att alla enheter som omsatte mer än 50 000 kr skulle anlita en auktoriserad revisor för revisionen. Distrikt Halland har skickat ett brev till styrelsen om att man anser att kostnaden för denna revision, som vanligen ligger mellan 5-10 000 kr, är för stor. En genomgång av hur det sett ut de senaste åren visar dock att det ”bara” rört sig om fyra enheter som regelbundet sedan 2009 legat över den fastslagna nivån och dessa enheter har haft betydligt högre intäkter än 50 000 kr. I det sammanhanget är 5-10 000 kr inte en orimlig summa för revision.

Därutöver finns det två enheter som tidigare haft rätt höga inkomster som sedan minskat stadigt och senast låg under 50 000 kr, samt nio enheter som enstaka år legat över 50 000 kr men som normalt ligger under 50 000 kr. För dessa enheter kan problem uppstå då de är vana vid att inkomsterna slutar på under 50 000 kr och därför väljer en lekmannarevisor på sina årsmöten. Om oväntade intäkter inkommer, så att enheten överstiger 50 000 kr i årsintäkt, uppstår frågan om hur dessa enheter ska hantera kravet på att revision måste utföras av en auktoriserad revisor. Att kalla in ett extra årsmöte enbart för val av revisor vore en opraktisk lösning.

Maria Eklund har i samråd med sekretariatet tagit fram ett pragmatiskt förslag på lösning som innebär att sekretariatet när de första gången får in en redovisning från en enhet som haft inkomster på över 50 000 kr tar ett samtal med enheten i fråga. Om det då framkommer att sannolikheten är stor att enheten även i fortsättningen kommer att ta in runt 50 000 kr eller mer måste de välja en auktoriserad revisor vid sitt nästa årsmöte. Är det däremot sannolikt att de höga intäkterna är en engångsföreteelse, exempelvis till följd av ett testamente eller dylikt, får det betraktas som okej att enheten använt en lekmannarevisor för revisionen.

Karin Armgren undrar om styrelsen har mandat att fatta ett beslut som rör ett årsmötesbeslut. Sofia Halth menar att detta inte är ett beslut utan snarare är att se som en fråga om hur sekretariatet operativt hanterar ett årsmötesbeslut.

Tora Törnquist poängterar att det förslag som presenterats inte svarar på Hallandsdistriktets fråga om att kostnaden för revisionen är för stor. Sekretariatet menar att det är nödvändigt ur risksynpunkt att göra en auktoriserad revision av bokföringen hos enheter med så stora intäkter och påpekar vidare att det inte är alltid som priset för revision är så högt som 10 000 kr, det finns enheter som fått revisionen för mindre summor än så eller till och med pro bono.


§ 89 Nytt förordnande av generalsekreterare [styrelseintern]

Styrelsen diskuterar huruvida Lise Bergh ska ges förlängt förordnande som generalsekreterare då hennes nuvarande mandat går ut sommaren 2012.

B eslut

att ge Lise Bergh fortsatt förordnande som generalsekreterare från 1 juli 2012 fram till och med 31 december 2013,

att ge Sofia Halth och Michael Falk i uppdrag att förhandla om villkoren för detta med henne samt att återrapportera resultatet av förhandlingarna till decembermötet 2011,

att ge Sofia Halth och Michael Falk i uppdrag att samråda med facket inför kontraktsskrivning.


§ 90 Utvärdering av mötet [styrelseintern]

Styrelsen utvärderar mötet muntligt.


§ 91 Feedbackövning [styrelseintern]

Styrelsen har en gemensam feedbackövning under ledning av ordföranden.


§ 92 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Sofia Halth.




Sofia Halth
Ordförande



Maria Eklund
Vice mötesordförande



Hannah Laustiola
Styrelsesekreterare



Gustaf Löfgren
Justerare





Förkortningar:
1FA – One Financial Amnesty, Ett finansiellt Amnesty
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
AVC – Additional Voluntary Contribution, ett extra frivilligt bidrag till den internationella rörelsen
CRM – Customer Relations Management, ny medlemsdatabas
DO – distriktsombud
EDF – European Directors Forum
EPS – European Priority Statement
ERS – European Regional Space, samarbetet mellan de Europeiska Amnestysektionerna
GK – Granskningskommittén
GPS – Global Priority Statement
GS – Generalsekreterare
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
ISP – (Integrated Strategic Plan) den internationella strategiska planen som omfattar en period på sex år
MENA – Mellanöstern och Nordafrika
OECD – Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling i Europa
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
PKL – Postkodlotteriet
SG – Strategigrupp