Ekonomisk rapport för andra tertialet 2011 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2011

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 21 oktober 2011


Ekonomisk rapport för andra tertialet 2011

Inledning
Den ekonomiska tertialrapporten innehåller följande huvudområden:
Ekonomiskt utfall för perioden januari till augusti
Prognos för 2011 och en jämförelse med budget
Reglerna från Svensk Insamlingskontroll
Eget kapital och reservernas storlek

Rapporten bygger på genomgångar med de anställda på sekretariatet som har budgetansvar. Kommentarer lämnas för alla större budgetavvikelser. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till exempelvis upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar kan tas i december, juni och oktober/november. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporter ligga. I årets budget finns inga disponibla delar för beslut i oktober/november.

De ekonomiska förutsättningarna
Styrelsen har hittills fattat beslut om en balanserad budget om 85 145 tkr.

Verksamhetsplan/Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens verksamhetsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framför allt hur budgeten följts. I en separat tertialrapport beskrivs hur sektionens verksamhetsmål uppfyllts.


Ekonomiskt utfall för perioden januari – augusti 2011

Periodens intäkter och en jämförelse med föregående år ( )
Bilaga 2

Sektionens intäkter fram till och med augusti uppgår till 54 977 tkr (40 137 tkr). Det innebär en intäktsökning med 14 840 tkr jämfört med samma period förra året. Största skillnaderna mot föregående år uppvisar Testamenten. Det stora testamentet på 12,3 mkr låg inte med i budget eftersom utdelningen beräknades ske redan 2010.

Intäkterna kommenteras mer utförligt under intäktsprognos för 2011.

Periodens totala kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter åtta månader till 52 933 tkr, 62 % av den totala budgeten.
Kostnaderna berörs mer utförligt under kostnadsprognos för 2011.

Direkta samt fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas ut på programmen. Exempelvis har ett programområde som Kampanjer relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många med programmet så när kostnaderna för löner och administration fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet. Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett program tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.


Prognos för 2011 och en jämförelse med budget ( )

Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1

Prognosen visar på ett överskott om 5 405 tkr att jämföra med ett budgeterat nollresultat. Intäkterna beräknas bli 83 100 tkr (85 145 tkr enligt budget) och kostnaderna
77 695 tkr (85 145 tkr).

Sammanfattning
Prognos
Budget
Intäkter
83 100 tkr
85 145 tkr
Kostnader
77 695 tkr
85 145 tkr
Resultat
5 405 tkr
0 tkr

Intäkterna ligger 2 mkr under budget. Det beror till stor del på att de högt satta målen på Face-2-Face och TM inte nåtts. Postkodlotteriet gör ingen utdelning i år, utan först nästa år, intäktsbortfallet kompenseras dock av utdelningen av det stora arvet. Den största anledningen till överskottet beror på att beräkningsgrunden för IS-kostnaden förändrats i och med det ICM-beslut avseende One Financial Amnesty (1FA) som togs i augusti 2011. Det innebär initialt en minskad kostnad för den svenska sektion och som en konsekvens att IS-reserven på 5,7 mkr behöver lösas upp.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.


Intäktsprognos för 2011 och en jämförelse med budget ( )
Bilaga 2

Intäkterna beräknas bli 83 100 tkr (85 145 tkr), vilket är drygt 2 % under budget.
Medlemsavgifter
Intäktsgruppen bedöms komma att uppgå till 20 720 tkr (21 260 tkr), 97% av budget.

Intäktsslaget helbetalande medlemmar via inbetalningskort beräknas till 2 100 tkr, vilket är 200 tkr över budget. Delbetalande medlemmar uppskattas till 65 tkr (60 tkr). Intäkterna från medlemsavgifter via autogiro beräknas till 18 555 tkr (19 300 tkr), 745 tkr under budget.

Den sista augusti var antalet medlemmar och givare 94 276 st (89 743 st medlemmar och
4 533 st enbart gåvogivare). Andelen medlemmar och gåvogivare som betalar via autogiro är 84%.

Insamlade medel
Utfallet för intäktsgruppen beräknas i sin helhet uppgå till 60 267 tkr (61 527 tkr), 98 % av budget. Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gåvor från Grupper & distrikt beräknas till 1 350 tkr vilket är 650 tkr under budget (2 000 tkr).

Prognosen för Insamlingsbrev är 2 700 tkr vilket är 500 tkr över budget.

Gåvor via autogiro prognostiseras till 43 945 tkr (45 400 tkr). Det finns flera anledningar till minskningen och budgetmålen var högt satta. P g a personalförändringar inom Face-2-Face blev vissa aktiviteter inställda och andra aktiviteter kom igång senare än budgeterat. Det har även varit svårt att rekrytera bra värvare, vilket bl a inneburit att sommarturnén inte varit lika omfattande som planerat. En annan anledning till minskningen är att budgeterade Telemarketing-aktiviteter blev uppskjutna p g a förseningen av flytt till nya lokaler.

Prognosen för intäktsslaget Gåvor från organisationer uppgår till 225 tkr (300 tkr).

Intäkterna från Företagssamarbeten beräknas till 180 tkr (350 tkr).

Gåvor från företag beräknas till 200 tkr (200 tkr).

I intäktsslaget Övriga insamlingsaktiviteter ingår alla övriga aktiviteter såsom gåvor via sms, skänkt aktieutdelning, hyllningar och minnesgåvor. Prognosen uppgår till 1 500 tkr (2 000 tkr).

Prognosen för Ospecificerade gåvor uppgår till 700 tkr (500 tkr).

Intäkterna från Testamenten beräknas bli 13 000 tkr (1 313 tkr). Det stora testamentet låg inte med i budget eftersom utdelningen beräknades ske redan 2010. Det skedde dock först under våren 2011.

Prognosen för Humanfonden baseras på vad vi skulle ha fått om utdelningsdag varit sista augusti. Utdelningen skulle då ha blivit 3 778 tkr att jämföra med budget 3 486 tkr. Humanfonden budgeteras enligt styrelsebeslut till 70% av den beräknade utdelningen den sista april året innan. Hur mycket vi slutligen kommer att få avgörs av kursen den 31 december 2011. Antalet sparare i Humanfonden uppgår till 5 100 st, vilket är en minskning med 531 st jämfört med samma tidpunkt förra året.

Utdelningen från Hjälpfonden skulle om utdelningsdag varit 31 augusti blivit 45 tkr (190 tkr).

Postkodlotteriet gav i juni besked om att årets utdelning kommer att ske först nästa år samt att hela utdelningen ska hänföras till år 2012. Prognostiserad intäkt är därför noll.

Amnestyfondens andel utgörs enligt avtalet om gemensam insamling av 11% av intäktsgruppen insamlade medel.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms komma att uppgå till 763 tkr (850 tkr).

Bidrag
Villkorade bidrag är medel som förenats med villkor som innebär återbetalningsskyldighet om inte villkoret uppfyllts. Två projekt finns med i årets budget; Arvsfonden och Olof Palme Internationella Center. Prognosen för Arvsfondenprojektet är enligt plan, medan prognosen för Palmecentret är 133 tkr lägre pga förändrad valutakurs. Intäkterna motsvaras av lika stora kostnader och därtill tillkommer en egeninsats för det ena projektet.


Kostnadsprognos för 2011
Bilaga 3

De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 77 695 tkr (85 145 tkr), 91% av budget.

Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Kampanjer
Förutom kostnader för kampanjer innefattar programgruppen Flykting & migration samt Ekonomiska aktörer. Prognosen visar på kostnader om 2 178 tkr (2 318 tkr), 94% av budget.

Information och kommunikation
Programgruppen innefattar bl a Amnesty Press, Lobby, Amnestyakademin och Angeläget.
Prognosen visar på kostnader om 6 962 (7 531 tkr), 92% av budget. Anledningen till de lägre kostnaderna är framförallt att projektet ”Amnesty i skolan” startade senare än budgeterat.

Stöd till aktivism
Prognosen visar på kostnader om 2 350 tkr (3 083 tkr), 76% av budget. Projektet ”Utveckla Aktivism” (mobiliseringsprojektet) kom igång mycket senare än budgeterat.

Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.
Prognosen visar på kostnader om 1 347 tkr (1 201 tkr), 12% över budget. Det är främst kostnaderna för årsmötet som blev högre än budget.

Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning, insamling och marknadsföring. Prognosen visar på kostnader om 14 279 tkr (14 551 tkr), 98% av budget.

Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd men också personalkostnader.
Prognosen visar på att de gemensamma kostnaderna hamnar på 30 561 tkr (30 619 tkr).

Internationella rörelsen
IS-bidraget är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. I och med ICM-beslutet att implementera One Financial Amnesty kommer beräkningsgrunden att ändras
fr o m 1 januari 2012.

Tidigare har kostnaden för ett år bestått av tre delar: IS-bidrag beräknat på genomsnittet av intäkterna två och tre år tillbaka efter vissa avdrag, en reserv från två år tillbaka att upplösa samt en reservering för två år framåt.

Från och med årskiftet beräknas IS-bidraget på totala intäkter två år tillbaka minus följande avdrag; frivilliga bidrag till IS, bidrag till andra sektioner godkända av IS, öronmärkta projekt godkända av IS, direkta varukostnader samt fundraisingkostnader. Den senare avdragsmöjligheten kommer att fasas ut fram till 2016.

Eftersom sektionens frivilliga bidrag för 2010 var närmare 8 mkr, över 10% av de totala intäkter, så blir beräkningsgrunden för 2012 relativt låg. Enligt ett fakturautkast från IS blir bidraget 17,3 mkr för 2012, vilket är 3 mkr lägre än för 2011. Det innebär att IS-reserven på 5,7 mkr behöver lösas upp eftersom den inte längre är aktuell. Kostnaden för IS-bidraget 2011 beräknas till 14 758 tkr och dessutom innehåller prognosen ett frivilligt extra bidrag om 4 250 tkr, vilket gör att totalkostnaden blir 19 008 tkr.

I programgruppen ingår även internationella samarbeten, bl a vårt engagemang i Sierra Leone, våra omkostnader för medverkan i Fundraising Management Team samt utbildningsprojektet i Turkiet om mänskliga rättigheter som riktar sig till lärare och imamer.


Svensk Insamlingskontroll

Svensk Insamlingskontroll avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt reglerna måste minst 75% av en 90-kontoinnehavares insamlade medel gå till organisationens ändamål. Omvänt får alltså som mest 25% av insamlade medel gå till insamlings- och administrationskostnader. SFI gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Baserat på helårsprognosen för 2011 har en prognos för nyckeltalen tagits fram som visar på att nyckeltalet att 75% av intäkterna ska gå till ändamålet endast når upp till 71%. Om nyckeltalet ska klaras måste minst 4 mkr av det prognostiserade överskottet användas till ändamålsverksamhet. Nyckeltalet för insamling och administration hamnar i prognosen på 23%.


Funktion
2006
2007
2008
2009
2010
Prognos 2011
Ändamål
75%
76%
75%
78%
78%
71%
Insamling & administration
22%
21%
20%
19%
20%
23%


Eget kapital och reservens storlek

Amnesty har valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en budgetbaserad reserv och en resterande del (kallad "överreserven"). Humanfondsreserven är fr o m 2010 avskaffad. Den budgetbaserade reserven räknas enligt styrelsebeslut från maj 1998 fram som 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av budgeterade sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar.

Förutsatt att 2011 års resultat blir det prognostiserade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 29 926 tkr. Beräkningen bygger på att hela det prognostiserade överskottet på 5 405 tkr läggs till reserverna och inte används till ändamålsverksamhet. Enligt reservpolicyn bör den budgetbaserade reserven 2011 uppgå till 18 060 tkr.


Slutord

Enligt prognosen så hamnar intäkterna på 83,1 mkr, vilket är 2 mkr under budget.

Kostnaderna beräknas till 77,7 mkr vilket är drygt 7,4 mkr under budget. Minskning beror till största del på att IS-bidraget fått en ny beräkningsgrund, vilken inledningsvis gynnar sektionen.

Prognosen visar på ett överskott om 5,4 mkr. För att nå SFI:s nyckeltal om att 75% av insamlade medel ska gå till ändamålet måste en stor del av det prognostiserade överskottet användas till ändamålet.

Vid årets slut kommer sektionen att ha större reserver än de interna reglerna föreskriver.





Bilagor:
Sammanfattning resultatrapport.
Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2011.
Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och en helårsprognos för 2011.
Direkta samt fördelade programkostnader, lönekostnader och administrativa kostnader fördelade på program