Möte med sektionens styrelse den 2-3 september 2006 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2006



PROTOKOLL NR 3/2006/2007

Möte med sektionens styrelse den 2-3 september 2006

Ledamöter Närvarande
Ida Burlin X
Johan Bäck X
Shirin Heidari X
Sune Montán X
Lisa Moraeus X
Christine Pamp X, mötesordförande § 52-57
Jörgen Qwist X, mötesordförande § 40-51, § 58-60
Madelaine Seidlitz Anmält förhinder
Åsa Vinge X
Suppleanter
Anna Nilsdotter X
Sofia Karlsson X
Andrea Bodekull X
Sekretariatet
Carl Söderbergh X
Dan Grundin X
Fredrik Mattsson X, sekreterare
Övriga
Sara Ångström X, § 48-52
Miriam Isaksson X, § 48-52
Fredrik Kron X, § 53
Christian Gräslund X, § 54
Tessi Fickenday X, § 54
Stig Johnell X, § 54
Bengt Doyle X, § 55
Tove Strömberg X, § 55
Lisa Sjöblom X, § 55


§ 40 Mötet öppnas

Jörgen Qwist förklarar mötet öppnat.


§ 41 Val av justerare/rapportör till Grupptrycket

Beslut

att utse Anna Nilsdotter till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförande, justera protokollet.


§ 42 Val av vice mötesordförande till nästa möte

Beslut

att utse Lisa Moraeus till vice mötesordförande för nästa möte.


§ 43 Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 44 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 3-4 juni 2006

Styrelsen går igenom protokollet från junimötet.

Sofia Karlsson vill under § 22 föra följande två saker till protokollet angående diskussionen om årsmötet; dels att april månad var en bättre årsmötesmånad än maj samt att det fanns väl många boendealternativ i kallelsen.

Christine Pamp vill att beslutsformuleringen under § 34 avseende etappmål 2007-2008 bör ändras enligt följande;

från

" Beslut

att mot bakgrund av ovannämnda diskussion anta etappmålen för 2007-2008 samt att uppdra åt etappmålsgruppen att utföra revideringarna.

Styrelsen kommer att återkomma till målstyrningsbilagan vid styrelsens oktobermöte 2006."

till

"Beslut

att mot bakgrund av ovannämnda diskussion i stort anta etappmålen för 2007-2008 samt att uppdra åt etappmålsgruppen att utföra revideringarna.

Styrelsen kommer att återkomma till vissa delar av etappmålen samt till målstyrningsbilagan vid septembermötet 2006."

Vidare påpekar Ida Burlin en felaktighet under § 35, där det sista styckets avslutande mening ska ges följande lydelse: "Jörgen Qwist efterfrågar en tydlig koppling mellan budget och etappmålen i förslaget till budget för 2007 som sekretariatet ska presentera vid styrelsens september oktober möte."

Beslut

att med dessa ändringar förklara protokollet justerat och lägga det till handlingarna.


§ 45 Utvärdering av styrelsemötet den 3-4 juni 2006

Christine Pamp inleder med att konstatera att styrelsen vid junimötet kollektivt brast i samband med att arbetsordningen diskuterades. Diskussionen borde ha förberetts bättre i styrelseforumet innan mötet, konsekvensen blev nu att punkten tog alltför mycket tid från andra viktiga frågor. I övrigt var junimötet en bra start på styrelseåret. Avslutningsvis konstaterar Christine Pamp att styrelseforumet fungerar på ett tillfredsställande sätt nu.


§ 46 Rapport om per capsulambeslut

Christine Pamp redogör för följande beslut som styrelsen bifallit per capsulam:

18 juli 2006
att tillsvidare planera för en delegation med sex deltagare till rådsmötet 2007.


§ 47 Rapport från sekretariatet

Carl Söderbergh kompletterar den tidigare utsända rapporten:

Enligt en undersökning bland svenska journalister gjord av företaget ISI Wissing fastslår Dagens Media att Amnesty International har "absolut bäst extern kommunikation". Andraplatsen delas mellan BRIS och IKEA. Förra året hamnade Amnesty på andra plats i undersökningen.

Amnestyrapporten om Israel/Libanon-konflikten som presenterades i augusti har rönt mycket stor uppmärksamhet i media.

Under Malmöfestivalen upprättade Amnesty en "tortyrkammare" som gavs stort utrymme i lokal media. Två styrelseledamöter som besökte den på plats tycker att manifestationen blev mycket lyckad.

Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII) håller för närvarande på att ta fram en "uppförandekod" för frivilligorganisationer i Sverige. Sekretariatet kommer att efterfråga styrelsens synpunkter i samband med att ett remissvar ska författas.

I samband med kampanjen En aktiv röst har Amnesty öppnat valstugor i Stockholm och Malmö där det kommer att ske politikersamtal.

Johan Bäck ställer en fråga till sekretariatet vilka orter som diskuteras för ett nytt distriktscenter. Carl Söderbergh svarar att diskussionerna inte är slutförda ännu och ber att få återkomma i frågan.

Johan Bäck frågar hur arbetet med översynen av den interna hemsidan fortlöper. Carl Söderbergh svarar att den konsult som uppdragits översynen av sekretariatets interna informationshantering inom kort kommer att presentera sin rapport, styrelsen kommer att hållas informerad.

Christine Pamp undrar om det är klart vilket distrikt som kommer att arrangera årsmötet 2007. Dan Grundin meddelar att det nyligen blev klart att årsmötet kommer att äga rum i Linköping.

Avslutningsvis delar Dan Grundin ut den ekonomiska rapporten till och med den 31 juli där det framgår att ekonomin ser fortsatt stabil ut. Vid styrelsens oktobermöte som i år sker samma helg som budgetmötet och distriktsombudsmötet, kommer en mer utförlig tertialrapportering att presenteras för styrelsen.


§ 48 Granskningskommitténs rekommendationer

Styrelsen har den 7 juli 2006 svarat på de rekommendationer som Granskningskommittén presenterade i sin rapport vid årsmötet. Styrelsens svar finns länkat till dagordningen.


§ 49 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Carl Söderbergh rapporterar från AIK:

Det första cirkuläret inför det internationella rådsmötet (ICM) har nu kommit. Dokumentet innehåller bland annat sista inlämningsdag för resolutioner och för förslag till ordförande och rapportörer i beredningsgrupper. Lisa Moraeus vill att ICM-cirkulären ska finnas tillgängliga på den ICM-sajt som kommer att läggas ut på den interna hemsidan. Carl Söderbergh svarar att sekretariatet ska tillgodose det.

Vidare rapporterar Carl Söderbergh om andra aktuella internationella dokument, bland annat ett formulär om "Risk Management" och den sista versionen av "Company Approaches" som vidarebefordrats till Amnesty Business Group.


§ 50 Rapport från Amnestyfonden

Åsa Vinge rapporterar om att Amnestyfonden beslutat om en ny inriktning för biståndet till Brasilien som nu blir en integrerad del av Amnestys övergripande strategi för landet, där fokus ligger på allmän säkerhet (public security) och social marginalisering/uteslutning. Biståndet riktas till organisationer som arbetar för att bryta våldscykler i de områden som är värst våldsutsatta.

Vidare förmedlar Åsa Vinge en önskan från Amnestyfonden om att någon från deras styrelse ska ingå i delegationen som ska delta vid det internationella rådsmötet 2007, eftersom nästa ICM kommer att behandla en del fondrelaterade frågor.


§ 51 Analys av Amnestys medlemmar och givare

Sara Ångström och Miriam Isaksson från sekretariatet presenterar en analys av Amnestys medlemmar och givare som baseras på SCB:s postnummerstatistik där bostadsadressen indikerar personens socioekonomiska profil.

Sara Ångström berättar att det i analysen bland annat framkommer att Amnestys medlemmar och givare procentuellt sett utgörs av fler höginkomsttagare och personer födda utomlands än befolkningen i övrigt.

Vidare diskuterar styrelsen behovet av att sammanföra medlems- och givarregistret med registret över sektionens aktiva medlemmar.


§ 52 Mångfaldsdiskussion

Anna Nilsdotter, Lisa Moareus och Sofia Karlsson föredrar punkten.

Anna Nilsdotter inleder med att presentera statistik som hon själv har sammanställt över den svenska sektionens aktiva medlemmar. Sammanfattningsvis konstateras att svenska Amnesty bland sina aktiva medlemmar har få personer med utländsk bakgrund, få män, samt få personer som saknar akademisk utbildning, om man jämför med befolkningen i stort.

Sofia Karlsson genomför därefter en diskussionsövning där styrelseledamöterna får ta ställning till olika påståenden inom mångfaldsområdet. Hela styrelsen enas slutligen om att arbeta med mångfald som ett medel för att öka organisationens tillväxt, trovärdighet och relevans, och inte som ett mål i sig.

Nedan följer några kommentarer och synpunkter från den efterföljande diskussionen:

Carl Söderbergh tackar för den klargörande övningen där det blev tydligt att styrelsen vill arbeta med mångfald som ett medel och inte som ett mål och tror att det innebär att det kommer att behövas extra resurser för externa arbetsinsatser eftersom sekretariatet saknar den nödvändiga kompetensen inom området.

Dan Grundin konstaterar att vi i och med detta ställningstagande framöver kommer att behöva vara mera uppmärksamma på grupper där vi är kraftigt underrepresenterade. En annan reflektion är att den aktiva medlemskåren har en större underrepresentation än medlems- och givarbasen i stort.

Sofia Karlsson tycker att styrelsen måste se underrepresentationen av vissa grupper bland de aktiva medlemmarna som en varningsklocka som indikerar att någonting är fel i organisationen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att utforma en långsiktig strategi för sektionens mångfaldsarbete,

att sekretariatet i utformandet av en mångfaldsstrategi beaktar följande:

a) årsmötet beslutade i maj 2003 att mångfald ska vara ett perspektiv som ska genomsyra hela organisationens arbete,

b) hur mångfaldsarbetet ska göras synligt i hela organisationen,

c) vilka interna och externa studier som behöver göras för att få en komplett bild av hur det ser ut med mångfalden inom organisationen,

d) möjligheten till mätbara mål för mångfaldsarbetet,

att strategin tillsammans med den tidigare antagna policyn ska utgöra ett grundläggande styrdokument för hela organisationens mångfaldsarbete,

att uppdra åt sekretariatet att i budgetarbetet för 2007 beakta att mångfaldsarbetet ska få kosta pengar, samt

att mångfald i första hand är ett medel för tillväxt, trovärdighet och relevans.


§ 53 Förslag till kampanjstrategi för svenska Amnesty 2006-2010

Fredrik Kron från sekretariatet presenterar förslaget till kampanjstrategi.

Anna Nilsdotter saknar en rekryteringsaspekt i strategin kring hur man i kampanjarbetet kan mobilisera nya aktivister. Fredrik Kron håller med om att rekryteringsperspektivet kan förbättras och att man borde samarbete med aktivistteamet i större utsträckning inom det området.

Christine Pamp pekar på en ny trend internationellt, där det internationella sekretariatet (IS) med kort varsel uppmanar sektionerna att mobilisera sina medlemmar för gemensamma aktioner. Christine Pamp nämner aktionen "Eld upphör" som genomfördes under sommaren 2006 i samband med Israel/Libanon-konflikten där resultatet inte blev bra. IS planerar nu för en liknande aktion i september där temat ska vara den väpnade konflikten i Darfur. Fredrik Kron menar att den svenska sektionen idag inte har den mobiliseringskapaciteten som krävs för den här typen av aktioner. Carl Söderbergh ser paralleller mellan de snabba aktionerna och den numera nedlagda utredningen om Crises Response, och kommer att ta upp frågan internationellt.

Sune Montán tycker att aktivisterna bör involveras tidigare i planeringsarbetet inför kampanjerna. Fredrik Kron meddelar att aktivisterna var involverade inför kampanjstarten för En aktiv röst och menar att utbildning är ett bra sätt att nå ut och göra aktivisterna delaktiga.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att tydliggöra aktivistperspektivet samt rekryteringsaspekten i förslaget,

att med ovannämnda tillägg anta förslaget till kampanjstrategi för svenska Amnesty 2006-2010.


§ 54 Möte med valberedningen

Cristian Gräslund, Tessi Fickenday och Stig Johnell från valberedningen presenterar sig. Styrelsen ombeds därefter ge sin syn på kompetensbehovet inom styrelsen.

Nedan följer några reflektioner från styrelsen kring viktiga kompetensområden och egenskaper:

-ökad mångfald vad gäller etnicitet och kön
-större åldersmässig spridning
-ledarskapserfarenhet/styrelseerfarenhet
-annan bakgrund än inom Amnesty
-viktigt med kontinuitet, färre helt nya ledamöter samtidigt
-kunskaper inom ESK-området
-kunskaper inom folkrätten
-större geografisk spridning

Styrelsen betonar att dessa reflektioner inte ska ses som en kravlista eller önskelista, utan att det är upp till valberedningen att bedöma vilka kompetenser som behövs i styrelsen.

Stig Johnell informerar avslutningsvis om att han själv kommer att vara valberedningens kontaktperson för styrelsen, att Lotta Reimers kommer att vara Amnestyfondens kontaktperson samt att Henrik Zetterquist sköter kontakterna med Granskningskommittén.


§ 55 Utbildning i målstyrning

Bengt Doyle, Tove Strömberg och Lisa Sjöblom från Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, genomför ett utbildningspass i målstyrning för styrelsen.


§ 56 Beslut om målstyrning

Sune Montán inleder punkten genom att kort informera om de ändringar som gjorts i "version 10" av etappmålen för 2007-2008. Detta eftersom sekretariatets målstyrningsbilaga för 2007-2008 har utgått från den till dagordningen länkade version 9 av etappmålen. Sekretariatet presenterar därefter ett separat tillägg till sitt förslag till målstyrningsbilagan avseende avsnitt "5.3 Skydda flyktingars rättigheter", samt "5.4 Kräva rättvisa och bekämpa straffrihet".

Styrelsen går igenom etappmålen kopplat till sekretariatets förslag till målstyrningsbilaga. I den efterföljande diskussionen föreslås vissa justeringar och tillägg till förslaget. Sekretariatet kommer att arbeta vidare med formuleringarna av mångfaldsmålen tillsammans med Anna Nilsdotter.

Beslut

att utifrån ovannämnda diskussion anta etappmålen med tillhörande målstyrningsbilaga för 2007-2008 samt återlämna dessa till sekretariatet för ytterligare kompletteringar och justeringar,

att uppdra åt sekretariatet att i styrelseforumet presentera den slutgiltiga versionen av etappmålen med tillhörande målstyrningsbilaga för 2007-2008 varefter beslut fattas per capsulam senast tre veckor innan styrelsens oktobermöte, dvs senast den 6 oktober 2006.


§ 57 Uppdrag 2006/2007

Vid styrelsens junimöte beslutade styrelsen på grund av tidsbrist att fortsätta att bereda de fyra förslagen på uppdragsgrupper inför detta möte i styrelseforumet. Christine Pamp konstaterar att detta endast har skett i ett fall, angående Amnestys struktur/aktivism . De övriga förslagen; Tillväxt 90.000 (strategigrupp 3), Internationella kontaktytor (strategigrupp 1) samt Hur ge aktivisterna initiativet? (strategigrupp 2) har ännu inte diskuterats.

Ida Burlin meddelar att strategigrupp 1 nu har initierat en diskussion i styrelseforumet angående Internationella kontaktytor .

Jörgen Qwist anser att Tillväxt 90.000 är starkt förknippat med SFI-frågan och därför beroende av hur man väljer att gå vidare där, i annat fall bör frågan beredas av fundraisingteamet på sekretariatet. Dan Grundin instämmer i att det är en fråga för sekretariatet. Christine Pamp föreslår att frågan avförs från styrelsens bord.

Sofia Karlsson funderar om uppdraget Hur ge aktivisterna initiativet? kanske kan införlivas i arbetet med att se över organisationen, dvs med uppdraget Amnestys struktur/aktivism . Andrea Bodekull uttrycker tveksamhet kring det eftersom hon anser att de två områdena är ganska omfattande var för sig. Johan Bäck menar att det finns två typer av aktivister inom svenska Amnesty; "gamla rävar" och "nya aktiva" och funderar om styrelsen därför bör tillsätta två parallella utredningar för att sedan kunna jämföra slutsatserna. Dan Grundin frågar om man kan formulera denna diskussion i en ny uppdragsrubrik, "Vårt framtida Amnesty" eller liknande. Christine Pamp utvecklar samma tanke genom att föreslå namnet "Amnesty 2020". Shirin Heidari tycker dock att namnet "Amnesty 2020" signalerar någonting som ligger alltför långt fram i tiden och ser hellre ett mer neutralt namn. Sune Montán tycker att det är ett stort problem att antalet grupper minskar och tycker att man bör tillsätta två uppdragsgrupper som har olika tidsperspektiv, kortsiktigt respektive långsiktigt. Sofia Karlsson menar att aktivismaspekten bör ingå i organisationsuppdraget eftersom sakerna är förknippade genom att ställa frågan "Hur kan organisationen se ut för att öka aktivismen?" Jörgen Qwist tycker att det är viktigt att de strategier som styrelsen har antagit inte undergrävs, att man undviker att "uppfinna hjulet igen", och förhåller sig kritisk till två parallella grupper. Dan Grundin menar att en framkomlig väg kan vara att be årsmötet 2007 om mandat att utreda frågan om det framtida Amnesty eftersom uppdragsgruppens slutsatser kan komma att innebära förslag till stadgeändringar, vilket i så fall skulle kunna presenteras inför årsmötet 2009.

Beslut

att med ovannämnda diskussion i beaktande gå vidare med de tidigare föreslagna uppdragsgrupperna Amnestys struktur/aktivism (strategigrupp 2), Internationella kontaktytor (strategigrupp 1) samt Hur ge aktivisterna initiativet? (strategigrupp 2),

att uppdra åt respektive strategigrupp att senast den 30 september återkomma i styrelseforumet med förslag på direktiv.


§ 58 Rekrytering av ny generalsekreterare

Under våren 2007 kommer Carl Söderbergh att avsluta sitt uppdrag som generalsekreterare för den svenska sektionen. En rekryteringsprocess kommer därför att behöva inledas under hösten. I de till dagordningen länkade underlagen presenteras förslag på hur rekryteringsprocessen praktiskt ska genomföras samt en budget för det arbetet.

Punkten inleds med att alla ledamöter ges tillfälle att uttrycka sina förväntningar i samband med rekryteringsprocessen. Därefter presenterar Christine Pamp förslaget som bland annat innehåller;
-en rekryteringsgrupp som består av följande fyra personer; styrelsens ordförande, vice ordförande och kassör, samt en representant från sekretariatet som personalen själva utser
-rekryteringsproceduren kommer att skötas av ett extern konsultföretag
-en tidsplan som sträcker sig från september 2006 till juni 2007 där styrelsens formella beslut ska fattas senast den 4 mars 2007
-budget för rekryteringsprocessen

Andrea Bodekull framför ett önskemål från sekretariatspersonalen om att ytterligare en person från sekretariatet ska ingå i rekryteringsgruppen.

Christine Pamp meddelar ett förslag på tillägg som hon har diskuterat tillsammans med sekretariatet, att ansökningarna i inledningsskedet skall vara avidentifierade samt att rekryteringskonsulterna ska bestå av en man och en kvinna.

Carl Söderbergh informerar om att det i det nuvarande förslaget till budget inte har lagts in utrymme för en eventuell löneökning för den tillträdande generalsekreteraren, vilket kan behöva göras.

Jörgen Qwist föreslår att den rubrik som anges i rekryteringsschemat för 30 oktober "Målgrupp" är missvisande och istället bör ersättas med "Information". Vidare förslås ett förtydligande i samband med den andra intervjuomgången, där det "maximala" antalet av de främsta kandidaterna ska vara 4-5.

Beslut

att tillsätta en rekryteringsgrupp som består av Christine Pamp, Lisa Moraeus, Jörgen Qwist samt två representanter som personalen utser,

att utse Lisa Moraeus som sammankallande i rekryteringsgruppen,

att efter ovannämnda justeringar anta förslaget till process och kalendarium enligt förslaget,

att anta förslaget till budget för rekryteringsprocessen enligt separat underlag,

att uppdra åt sekretariatet att i förslaget till budget för 2007 beaktar sannolika löneanspråk för den tillträdande generalsekreteraren, samt

att ansökningarna inledningsvis ska vara avidentifierade.


§ 59 Övriga frågor

- Utbildningsdag för styrelsen

Lisa Moraeus informerar om att den utbildningsdag som brukar ske i samband med oktobermötet i år måste flyttas på grund av att budgetmötet och distriktsombudsmötet numera sker under samma helg som styrelsemötet och föreslår därför att utbildningsdagen istället förläggs till styrelsens decembermöte.

Beslut

att förlägga styrelsens utbildningsdag i samband med decembermötet.

-Möteskalender för att träffa specialgrupper, m.m.

Lisa Moraeus initierar en diskussion angående framtagandet av en möteskalender som anger när och vilka specialgrupper och andra aktörer inom den svenska sektionen som ska bjudas in i samband med styrelsens möten.

Beslut

att uppdra åt strategigrupp 1 att presentera ett förslag för ovannämnda möteskalender i styrelseforumet varefter beslut fattas per capsulam.

-Amnestys 90-konto

Jörgen Qwist informerar om att han har initierat en diskussion i styrelseforumet angående Stiftelsen för Insamlingskontrolls (SFI) definition av ändamålskostnader, och menar att delar av den svenska sektionens kostnader i samband med medlemsvärvning bör anses vara det.

Beslut

att uppdra åt Christine Pamp och Jörgen Qwist att gentemot SFI driva linjen att kostnader i samband med medlemsvärvning ska kunna anses vara ändamålskostnader.


§ 60 Mötet avslutas

Jörgen Qwist avslutar mötet.







Christine Pamp Jörgen Qwist
Mötesordförande Mötesordförande








Fredrik Mattsson Anna Nilsdotter
Sekreterare Justerare